従業員のパフォーマンスを測定し、向上させる方法とは？重要な理由・影響を与える要素
当たり前の話のように思われますが、企業/法人やビジネスは、実際に働く従業員によって成り立っています。
つまり、素晴らしい製品やブランドがあったとしても、継続・維持する従業員なしでは、ビジネスは成功することはないでしょう。
また、いわゆる「ハイパフォーマー」に該当する優秀な従業員は、ビジネスの収益と成長に大きく貢献するため、企業は従業員のパフォーマンスに高い関心を持っています。
本記事では、従業員のパフォーマンスの定義、パフォーマンス測定の重要性と測定方法、パフォーマンス向上の方法について解説します。
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従業員のパフォーマンスとは？
高業績の会社においては、各々のステークホルダーは下記の様なニーズを持っていることが想定されます。
- 従業員：自分の仕事を上手く進めたい / 成功を収めたい
- マネージャー：パフォーマンスの高いチームを構築したい
- 人事：ビジネスの成果を最大化させたい
上記を実現するためには、組織内の全ての階層や職種・部門において、「成功」や「成果」を明確に定義・理解してもらう必要があります。
そうする事によって、従業員のパフォーマンスは、「どの程度成果責任を果たし、チームメンバーとして貢献したか」によって定義することが出来るようになるでしょう。
その結果、企業は、共通の成果・成功に向けて前進できるようになり、サービスの品質と効率性、顧客体験を向上させることで、大きな利益という見返りを得ることが出来るようになります。
パフォーマンスと生産性の違い
従業員のパフォーマンスと生産性は、似た言葉ですが、意味が違う事に注意しましょう。
生産性は、達成した目標の数（アウトプット）と達成に費やされた時間・労力・コスト（インプット）に基づき、数学的に計算出来るため、測定が容易であると言えます。
一方、パフォーマンスは、単純化することの出来ない、従業員の仕事における様々な側面が含まれているため、良し悪しを測定することが困難です。
例えば、チームビルディングに貢献する従業員もいれば、専門知識を示す事で貢献する従業員もいるでしょう。
これらの貢献は、定量化する事が極めて難しいものですが、チームの成果と成長に貢献するものであり、従業員のパフォーマンスを評価する時に認識しておく必要があります。
従業員のパフォーマンスに影響を与える3つの要素
従業員のパフォーマンスに影響を与える可能性がある要素は様々であり、かつ、コントロール可能であるとは限りません。
よくある間違いとしては、従業員のパフォーマンスの低下に対して、その原因を当てずっぽうで推測してしまう事です。
無根拠なパフォーマンス低下要因の推測を回避するためには、データと従業員の協力を通じて、問題の根本的な原因を理解する事が重要です。
本パートでは、従業員のパフォーマンスに影響を与えるいくつかの要因について解説します。
スキル不足
スキルの不足はパフォーマンスが低下する極めて一般的な原因ですが、周囲が認識するには時間がかる場合も少なくありません。
求められているスキルと実際のスキルに乖離がある場合には、企業や管理職は、追加のトレーニングを提供したり、外部のサポートを活用する事で、ギャップを努力が必要となります。
目標と責任の不明確さ
チームの目標についてが従業員にとって見え辛くなっている場合、パフォーマンスは低下する傾向にあります。
また、従業員が個々のタスクや成果物に固執すると、組織における自分の役割の全体像を見逃し、期待水準を超える可能性は低くなります。
この傾向は、リモートワークによって業務の全体像が見え辛くなった事で、加速しているものと思われます。
さらに、よくあるケースとしては、会社やチームの目標が非現実的である場合、メンバーは燃え尽き症候群に陥ってしまい、結果としてパフォーマンスが悪化してしまう事もあるでしょう。
逆に、具体的で測定可能な目標は、より高いパフォーマンスをもたらします。
管理者は、成果物への固執を止め、目標を明確にし、チームの方向性を明らかにする事に注力しましょう。
心身の健康
当たり前の様な事ですが、過度なストレスは、ミスやパフォーマンスの低下をもたらします。
どんなに能力の高い従業員であろうとも、常に全力疾走で仕事を継続する事は難しく、適度は休息を取ることが重要です。
企業やマネージャーは、従業員が精神や身体的な健康状態の変化によって、パフォーマンスが低下するリスクについて念頭に置いておく必要があります。
従業員のパフォーマンス測定が重要な理由
従業員のパフォーマンス測定は、会社の文化やプロセス、目標が実行に移されているかを理解するために極めて重要です。
本パートでは、従業員のパフォーマンスを測定出来るようにすることが必要な3つの理由について解説します。
ハイパフォーマーを特定する
従業員のパフォーマンスを個人単位で測定する事で、企業側は貢献度の高い人材を特定することができます。
効率姓・信頼性・協調性などのパフォーマンス評価指標を設け、トラッキングしている企業は、従業員に公正な報酬と評価を提供するための土台が整っています。
また、優秀な人材を将来のリーダーに育成できるようになる事で、期待水準を満たせず苦労している従業員をサポートできる可能性も高くなるでしょう。
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収益性を向上させる
従業員のパフォーマンスを測定する事で、ビジネスのROIや利益に関する意思決定を行う上でのヒントを得られるようになります。
例えば、2020年を契機にリモートワークが浸透する中で、在宅勤務の導入前後で従業員のパフォーマンスを測定していた企業は、その前後で従業員の生産性と満足度が向上したことを確認出来ていたのではないでしょうか。
結果として、従業員に柔軟な勤務形態を提供し、オフィス戦略を見直す組織が増えてきています。（実際に、2021年には、電通やリクルートのオフィスビル売却報道が大きな話題を呼びました。）
この例では、パフォーマンスの測定が、働く場所の分散化という意思決定をもたらし、組織の間接費を大幅に節約する事で、会社全体の利益率を改善する影響を与えています。
業務プロセスの問題を特定する
例えば、従業員が単純なタスクに必要以上の時間を割いているケースや、顧客の一定水準以上のサポートを提供する事に苦労しているケースを考えてみましょう。
上記の様な場合に、パフォーマンスを追跡する事で、期待を下回っている原因を特定することが出来ます。
重要なポイントは、業務プロセスの問題は、チームによって異なった評価がもたらす事です。
なぜなら、既に問題のあるプロセスそのものに慣れてしまっている場合、問題の所在に気づくことが難しくなるためです。
チーム内部から見れば、従業員能力の問題に見えるような場合にも、一部の人にとっては、リソースの不足がボトルネックになっていると見える場合もあれば、マネジメントの問題に見える場合もあるでしょう。
これらの観点は、一貫したパフォーマンス測定を行って初めて得られるものです。
パフォーマンスを測定する方法
前述の通り、従業員のパフォーマンスを測定するための絶対解はありません。
なぜなら、パフォーマンスは職種や環境、組織風土によって、成果も評価も異なるものだからです。
ですが、以下の様な一般的な基準は、パフォーマンスを測定する上で参考になるでしょう。
- 成果物：期待値と成果物の差分、売上やコスト削減への貢献度
- 効率：目標達成に要した時間とリソース、他従業員と比較した効率性
- 品質と信頼性：仕事のQCDに関する信頼性、QCDを担保する仕事の進め方
重要なことは、上記の様な基準を参考に、パフォーマンスを測定した上で、改善に向けたアクションやアイディアを整理し、実行に移す事です。
パフォーマンスを向上させる方法
パフォーマンスを向上させるためには、必ずしも高額なトレーニングやコンサルタントを雇う事が必要ではありません。
本パートでは、従業員のパフォーマンス向上に役立つパフォーマンス・マネジメントの5つの実践方法について紹介します。
業務とスキルの一致
前述の通り、スキルの不足は、パフォーマンスの低下をもたらします。
したがって、会社やマネージャーは、従業員が強みを発揮出来る責任や業務をアサインすることで、パフォーマンスを発揮出来るよう調整を行う必要があります。
目標を明確化する
下記の基準に基づいて目標を明確にし、チームの方向性と指針を明らかにしましょう。
- スケジュールや期日
- 優先順位
- レポーティングの頻度
- ベンチマークやKPI
- 紐付いている上位の目標
具体的な手法として、「OKR」や「SMART」に基づいて目標設定することも有効な選択肢となります。
マイクロマネジメントを避ける
マイクロマネジメントは、マネージャー自身を業務プロセス上のボトルネックに仕立てあげるだけでなく、メンバーの創造性を阻害し、パフォーマンスに悪影響を及ぼします。
パフォーマンスの高い組織運営には、適切な権限委譲に加えて、アウトプットの品質を担保するための、締切（デッドラインの設定）や期待水準について合意することが重要です。
マネージャーは、達成のプロセスや方法に執着する事を止め、自分の仕事や役割に集中する事で、チームのパフォーマンスを一段階高いレベルに押し上げられるでしょう。
成功や成果を祝う
優れた仕事や成果をチームで承認したり祝うことは、従業員のモチベーションを高めるだけでなく、組織において評価されてたり、推奨される仕事とはなにかを、チーム全体に示す効果があります。
定期的に、成功や成果を祝う機会を設けることによって、成長と努力が報われる組織風土を醸成することが可能です。
その様な組織風土は、多くの従業員にとって、パフォーマンスを向上させるためのインセンティブとなるでしょう。
健康的な習慣を組織に根付かせる
チームがパフォーマンスの向上に繋がる行動や習慣に従っているかを確認することは非常に重要です。
例えば、時間外の連絡を控えることで、ワークライフバンスを示したり、ウェルネスプログラムに参加する事は、従業員の健康をを維持する事に繋がるでしょう。
燃え尽き症候群に陥ってしまうと、従業員のパフォーマンスは大きく低下します。
したがって、自分自身をケアすることが重要である理由と対策を会社やマネージャーは、従業員に示す必要があるでしょう。
まとめ
従業員のパフォーマンスを向上させるための、絶対解はありませんが、パフォーマンスを測定した上で、課題を特定し、改善のサイクルを回すことによって達成する事が可能です。
そのためには、会社やチーム単位の目標の明確化と共有に加えて、その進捗にトラッキングし、必要に応じてフィードバックを行うという一連のサイクルが必要となります。
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