「マネジメント」とはなんなのか。多くのマネージャーや管理職の方はこのような疑問を感じたことはないでしょうか。これは「マネジメント」とつく言葉が、世の中には多く存在することが原因で生じてしまう問題なのではないでしょうか。
「このような悩みを持つ方」や「マネジメントって言葉は知っているが、上手く利用できていない方」に向けて、本記事ではマネジメントがつく言葉の1つである「マネジメントサイクル」について説明します。
マネジメントサイクルという言葉自体は聞き馴染みがない方もいるのではないでしょうか。しかしながら、マネジメントサイクルという言葉は聞いたことはなくとも、「PDCAサイクル」という言葉について聞いたことがある方は多いのではないでしょうか。「PDCAサイクル」はマネジメントサイクルのフレームワークの1つで、仕事を効率的におこなうためのマネジメント手法の1つです。
マネジメントサイクルを知っていると目標達成を効率的に行なえ、企業の持続的な成長に繋がります。そのため、本記事ではマネジメントサイクルの定義や有名なフレームワークについて紹介しますので、ぜひ最後までお読みいただけますと幸いです。
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マネジメントサイクルとは？
この項では、マネジメントサイクルの定義や重要性について解説します。
マネジメントサイクルの定義
マネジメントサイクルとは、目標を効率的に達成するためのマネジメント手法です。具体的には、マネジメントサイクルは「目標を達成するために計画を立て、その計画を実行し、実行した結果を改善する」という一連の流れを繰り返すものとされています。
マネジメントサイクルが重要な理由
近年、マネジメントサイクルの1つである「PDCAサイクル」に注目が集まっています。マネジメントサイクルという言葉は聞いたことはなくとも、「PDCAサイクル」という言葉について聞いたことがある方は多いのではないでしょうか。
PDCAサイクルのようなマネジメントサイクルになぜ注目が集まっているのでしょうか。それはマネジメントサイクルは企業の持続的な成長には欠かせない3つの重要な理由があるからです。
- 生産性の向上
- 目標達成率の向上
- 従業員の成長
この3つについて詳しく解説していきます。
生産性の向上
マネジメントサイクルが重要な理由の1つ目は、「生産性の向上」です。マネジメントサイクルを効果的に運用できれば、従業員一人ひとりの生産性の向上を期待することができます。
マネジメントサイクルを効果的に運用できれば、効率的に目標達成することが可能になります。つまり、業務をする上で無駄が少なくなり、生産性の向上に寄与することができるでしょう。
そして、企業においてはこの従業員一人ひとりの「生産性の向上」は急務になっています。なぜなら、現代日本は少子高齢化を原因とした生産労働人口の減少によって働き手不足が深刻化しており、2030年には約1千万人の労働力が不足するといわれているからです。新たに人材を確保できないのであれば、現在働いている従業員の能力を高めて生産性を向上させることで将来的に人手不足の解消に繋がります。例えば1万人の企業で全従業員の生産性を5％向上できれば、500人分の人手不足に対応できます。そして一人ひとりの生産性向上は企業全体の生産性向上に直結します。
目標達成率の向上
マネジメントサイクルが重要な理由の2つ目は、「目標達成率の向上」です。マネジメントサイクルを効果的に運用できれば、従業員一人ひとりの目標達成率の向上を期待することができます。
マネジメントサイクルは目標を達成するために計画を立て、その計画を実行し、実行した結果を改善する」という一連の流れを繰り返すものです。そのため、マネジメントサイクルが定着すれば、目標達成を行動の第一原理にすることが可能になります。また、仮に目標達成をすることができなくても、マネジメントサイクルでは改善を行うことができます。そのため、始めは目標達成ができなくても、最終的には目標を達成することができます。
従業員の成長
マネジメントサイクルが重要な理由の3つ目は、「従業員の成長」です。マネジメントサイクルを効果的に運用できれば、従業員の成長につながります。
マネジメントサイクルでは、自分自身の行動を振り返ることができます。この振り返りをするかどうかが成長スピードに差を生じさせます。そのため、自分自身の経験を振り返ることができるマネジメントサイクルは部下の成長に貢献できます。
マネジメントサイクルのフレームワーク6選
マネジメントサイクルが企業の持続的な成長に貢献することができることがわかりました。この項ではマネジメントサイクルを6つ紹介します。
- PDCA
- OODA
- PDR
- CAPD
- PDS
- STPD
PDCA
フレームワークの1つ目は、「PDCA」です。PDCAサイクルはマネジメントサイクルの代表的な例で、「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」の4つのステップの頭文字をとったマネジメントサイクルのことです。PDCAではPlanで計画を立て、Doで計画を実行し、Checkで実行した結果を評価し、Actionで改善を図り、次のPlanに活かすといったサイクルを回し、最終的に目標達成を目指すものです。
OODA
フレームワークの2つ目は、「OODA」です。OODAは「Observe（観察）」、「Orient（方向づけ）」、「Decide（意思決定）」、「Act（行動）」の4つのステップの頭文字をとったフレームワークのことです。OODAはPDCAと比較して計画のステップがなく、観察のステップに替わっています。OODAでは観察に重きをおいており、素早く臨機応変な対応をとることができるのが特徴です。
OODAは、Observeで状況を観察し、Orientで状況の方向づけを行い、Decideで行動の意思決定を行い、Actで行動するといったループを繰り返すものです。そのため、特にOODAは先の読めない環境で力を発揮し、現在のビジネス環境に適しているとされ注目が集まっています。
PDR
フレームワークの3つ目は、「PDR」です。PDRは「Preparation（準備）」、「Do（実行）」、「Review（見直し）」の3つのステップの頭文字をとったフレームワークのことです。PDRはPDCAと比較して計画のステップがなく、計画をせずに準備のステップを行います。そのため、PDCAよりも短い期間でサイクルを回すことができるのが特徴です。
CAPD
フレームワークの4つ目は、「CAPD」です。CAPDは「Check（評価）」、「Action（改善）」、「Plan（計画）」、「Do（実行）」の4つのステップの頭文字をとったマネジメントサイクルのことです。CAPDはPDCAと比較すると、順番が入れ替わって、Check（振り返り）で始まるのが特徴です。これはPDCAと違い、Checkで現状の評価から始まるため、現状を把握することに重きを置いています。
PDS
フレームワークの5つ目は、「PDS」です。PDSは「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「See（評価・見直し）」の3つのステップの頭文字をとったマネジメントサイクルのことです。PDSはPDCAと比較すると、「Check（振り返り）」と「Action（実行）」のステップを1つにまとめ、「See（評価・見直し）」に置き換えたものです。そのため、PDSはPDCAよりも迅速にサイクルを回すことができ、短期的な目標や小さな業務に適しているのが特徴です。
STPD
フレームワークの6つ目は、「STPD」です。STPDは「See（現状把握）」、「Think（分析）」、「Plan（計画）」、「Do（実行）」の4つのステップの頭文字をとったマネジメントサイクルのことです。STPDはPDCAと比較すると、「See（現状把握）」、「Think（分析）」、「Plan（計画）」、という計画までの工程に重きを置いているのが特徴です。
マネジメントサイクルが上手く回らない理由
前項までにマネジメントサイクルについて紹介しました。しかしながら、マネジメントサイクルは上手く回さないと効果を十分に発揮することはできません。そのため、本項ではマネジメントサイクルが上手く回らない理由について紹介します。
目標や計画が明確ではない
マネジメントサイクルが上手く回らない理由の1つ目は、「目標や計画が明確ではない」です。マネジメントサイクルの多くは目標や計画をサイクルの中で立てます。そのため、目標や計画が明確ではないと、目指す先がわからず、サイクルの次の段階に進むことができません。また、曖昧な目標では、目指す方向が分からず、モチベーションを維持し続けることは困難です。そのため、マネジメントサイクルを上手く回すためには目標や計画が明確ではない状態は避けましょう。
実現不可能な目標を設定している
マネジメントサイクルが上手く回らない理由の2つ目は、「実現不可能な目標を設定している」です。設定した目標が高すぎると、目標未達に終わってしまう可能性があります。PDCAのようなマネジメントサイクルは目標達成に向けての非常に強力なフレームワークです。そのため、実現不可能と考えられる目標を設定したとしても、最終的には目標を達成できてしまうこともあるでしょう。そのため、マネジメントサイクルにおいて実現不可能な目標を立てることは完全に間違いではないと言えます。しかしながら、実際に働いていると、急なトラブルや事情に巻き込まれてしまうことはよくあります。そのため、自分自身のキャパシティや現状の立ち位置を理解した上で適切な目標を設定した方が、結果的にマネジメントサイクルを上手く回すことにつながります。
改善と評価が行なえていない
マネジメントサイクルが上手く回らない理由の3つ目は、「改善と評価が行なえていない」です。改善と評価が行なえていないと、マネジメントサイクルは上手く回りません。マネジメントサイクルでは評価が非常に重要です。そのため、定性的な評価のような評価基準が曖昧であると、適切に行なった結果の評価を行なえません。また、評価を適切に行なったとしても、改善に繋げることができないと意味がありません。三日坊主という言葉があるように、人は自らの行動を変え続けるのが苦手な生き物です。最初のうちは行動の変化を意識していたのに、最終的には元の行動に戻ってしまったのは誰しも経験があるのではないでしょうか。そのため、マネジメントサイクルを上手く回すためには、改善と評価をしっかりと意識しましょう。
継続的に行なっていない
マネジメントサイクルが上手く回らない理由の4つ目は、「継続的に行なっていない」です。マネジメントサイクルは継続的に行うことが非常に重要です。しかしながら、マネジメントサイクルは、長期的に行なっているとマネジメントサイクル事態が形骸化してしまい、適切な運用がされないことがよくあります。そのため、マネジメントサイクルが形骸化しないような工夫を行うことが非常に重要です。
マネジメントサイクルを上手く回すためには
では、マネジメントサイクルを上手く回すためにはどのようにすればよいでしょうか。そのため、本項ではマネジメントサイクルを上手く回すための方法について紹介します。
実現可能な目標を立てる
マネジメントサイクルを上手く回すための方法の1つ目は、「実現可能な目標を立てる」です。マネジメントサイクルを上手くまわすためには実現可能なレベルの目標を立てることが非常に重要です。実現可能な目標を立てる上では、「SMARTの法則」を意識すると良いでしょう。「SMARTの法則」とは目標達成を実現するための、「Specific」「Measurable」「Achievable」「Related」「Time-bound」の頭文字をとって名付けられた目標設定の理論です。
目的達成のためには5つの成功因子が必要であることに着目したフレームワークで、その使いやすさから多くの企業で採用されています。
・Specific（具体的）：誰が読んでもわかるような、明確で具体性を持った目標であるのか。
・Measurable（測定可能な）：目標の進捗や達成を判断するために、定量的な目標であるのか。
・Achievable（達成可能な）：設定した目標を達成することはできるのか。達成不可能な目標を立てていないか。
・Related（経営目標に関連した）：企業の経営戦略や方針や、部署の目標と関連しているのか。
・Time-bound（時間制約がある）：いつまでに達成するのか、期限は明確な目標であるのか。
この「SMARTの法則」を意識し、実現可能な目標を設定しましょう。
定量的な評価基準を設定する
マネジメントサイクルを上手く回すための方法の2つ目は、「定量的な評価基準を設定する」です。評価基準を明確にし、具体的に示すことはマネジメントサイクルを上手く回すためには非常に重要な要素です。定量的な評価基準がないと、客観的な評価をくだすことができません。なぜなら、自分自身の結果を主観的に評価してしまい、適切な評価ができないからです。客観的な判断ができれば、自分自身の行動の悪い原因の追求につながります。したがって、定量的な評価基準を設定することはマネジメントサイクルを上手く回すためには重要です。
1on1ミーティングを導入する
マネジメントサイクルを上手く回すための方法の3つ目は、「1on1ミーティングを導入する」です。1on1ミーティングとは「上司と部下の1対1で行う定期的な面談（ミーティング）」のことです。アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、定期的に上司と部下の1対1で行われる対話を指します。
1on1ミーティングはマネジメントサイクルを上手く回すことにおいてとても有効な手段です。なぜなら、1on1ミーティングを行うことで、部下にフィードバックやコーチングを行い、部下に気づきを与え、改善につなげることができるからです。また、1on1ミーティングを人事施策として導入すれば、マネジメントサイクルを継続的に行うことができ、マネジメントサイクルの形骸化も防ぐことができます。そのため、1on1ミーティングはマネジメントサイクルをまわすために非常に重要な施策です。
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まとめ
本記事ではマネジメントサイクルについて説明しました。マネジメントサイクルは目標を効率的に達成するためのマネジメント手法です。具体的には、マネジメントサイクルは目標を達成するために計画を立て、それぞれの違いについてしっかりと理解し、適切に使い分けてください。最後までお読みいただきありがとうございました！
