1on1ミーティングの日程調整メールの書き方とは？上司側・部下側のメール文例を紹介！

今回は、1on1の日程調整メールの作成方法、注意点や正しい書き方、例文などを紹介します。1on1の日程調整メールを書いた経験がない、もしくは経験が浅い方でもこの文章を読むことで簡単に日程調整メールを書くことができるようになります。

そもそも「1on1ミーティングとは？」を知りたい方はこちらの記事をご覧ください」

1on1の依頼メールを書く時の注意点

まず、1on1日程調整のメール文章を作成する際の注意点を5つ紹介します。
これらのポイントを注意するだけで、簡単に日程調整メールを作成することができます。

件名は簡潔にする

件名（タイトル）には、簡潔に要件を書き、一目でメール内容が相手に分かるようにしましょう。それにより、相手がメールを開く確率を高め、重要な内容だと示唆することができます。
一目で相手に分かってもらうコツとして冒頭に、【日程調整のお願い】【営業部】【社内1on1】などの文言を入れましょう。

もし、件名で内容が分からない場合、自分が送ったメールが見落とされてしまったり、後回しにされてしまう可能性があります。

メールでも迅速な対応を心がける

返信を受け取った際は、迅速な対応を心がけましょう。時間はビジネスにおいて最も重要なものです。相手の貴重な時間を無駄に消費しないように、返信を放置することは避けましょう。ただ、どうしても返信が難しい場合、以下のような一次返信をしましょう。

・メール拝見いたしました。詳細につきましては後ほど改めてご連絡させていただきます。
・ご連絡いただきありがとうございます。日程調整につきましては現在確認をしております。◯◯時／日までに回答させていただきます。

これにより、送った相手はメールが届いているとわかるので安心できます。 返信がない場合、届いていないか読んでいないのでは？と再度催促のメールが来てしまう可能性もあるでしょう。

複数の日程候補を提示する

1on1ミーティングの日程を決める際には、いくつかの選択肢を記載しましょう。理想的には、3つから5つの範囲で日程を候補を提案し、過多な選択肢による調整の複雑化を避けましょう。

複数の日程候補を提示することは、ミーティングの予定を効率化し、相手の都合を尊重することができます。これにより、受取人は自身のスケジュールと照らし合わせやすくなり、選択肢の中から最適な日時を選べます。また、複数の日程候補を提示するアプローチは両者間のメールのやり取りをスムーズにし、時間の無駄を減らす効果があります。さらに、予期せぬ予定変更にも対応しやすく、計画の立て直しが容易になります。

注意点として、週初めの忙しい時を選ばない、商談や面接がある日を選ばない、顧客サービスがピークになる時期を避けるなど、参加者のスケジュールを考慮した日程を選ぶようにしましょう。

相手の都合を考慮する

自分の都合ばかり押し付けるばかりではビジネスパーソンとしては良いとは言えません。
相手がどんな方であれ、「お忙しいところ恐縮ですが」「もし難しければ別日程をご提示いたします」などの文章で考慮していることを気持ちよく伝えましょう。

相手のスケジュールや負担を尊重することで、対話が建設的になり、ミーティングの成果も向上します。また、相手の都合を考慮する姿勢は、互いの信頼関係を築き、よりオープンなコミュニケーションを促進する効果があります。

カレンダーのスケジュール上は空いていても臨時で入った予定などの都合までは分からないため、常に相手の都合を考慮しながら日程調整メールを送ることが不可欠です。

返信の期限を設定する

1on1の依頼メールに返信の期限を設定する理由は、効率的なスケジュール管理と迅速な対応を促進するためです。
期限を設けることで、受取人に具体的な行動計画を示すことで、計画における不明確さを解消することが可能です。これにより、両者の予定が確定しやすくなり、他の業務やミーティングの計画にも余裕が生まれます。また、期限を明記することは、メールの優先度を高め、メールの見落としを避けることができるので、タイムリーな対応を促す役割も果たします。

そのため、メールの本文中、もしくは件名に「〇月〇日までに」と返信期限を明記することをおすすめします。

1on1ミーティングの5つのルールとは？定着率が上がるルールの作り方を解説！

https://coteam.jp/note/1on1-and-feedback/1on1-official-rules

1on1ミーティングは、アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、日本でもヤフー株式会社などが取り入れたことから注目を集め始め、2020年には、規模に関わらず約4割の企業が導入しています。1on1ミーティングを導入し始めている企業が多い中「なかなか定着しない」「社員が実施してくれない」など1on1の定着・浸透に悩む企業様が多いように思われます。また、リモートワークなど環境が変わりつつある昨今、1on1の運用を見直している方もいるかもしれません。そこで、1on1の定着に非常に効果的な公式ルールの作...

詳細を見る

新入社員との1on1のやり方とは？効果的な進め方や質問例などを徹底解説！

https://coteam.jp/note/1on1-and-feedback/new-employee-1on1

新入社員の定着や育成のために、1on1を実施している企業も多いでしょう。本記事は新入社員と1on1を任された先輩社員・上司や会社として新入社員との1on1を実施してほしい経営者・人事担当者に向けて、新入社員との1on1のやり方や必要となる社会的な背景、メリット、注意点についてわかりやすく解説していきます！そもそも1on1について知りたい方はこちらの記事をご覧ください▼新入社員で1on1で何を話せばいいかわからないという方は下記記事をご覧ください新入社員と1on1を実施するべき背景まずは、新入社員と1on1を実施するべきだと言...

詳細を見る

部下から1on1の依頼メールを送る文例

上記で紹介した5つのポイントを押さえた部下から上司に送る1on1の依頼メールの参考文を2つ紹介していきます。

• 件名は簡潔にする
• 迅速な対応
• 複数の日程候補の提示
• 都合を考慮する
• 返信期限の設定

例文2では、こちらから複数の日程候補の提示と上司にも都合の良い日程を提示いただく型を紹介します。

例文1：部下から上司に複数の日時を提示する

例文2：複数日時の提示と上司の候補日を確認する

1on1ミーティングの適切な頻度・時間設定とは？効果的な1on1の実践方法

https://coteam.jp/note/1on1-and-feedback/1on1-frequency

1on1ミーティングは、アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、日本でもヤフー株式会社などが取り入れたことから注目を集め始め、2020年には、規模に関わらず約4割の企業が導入しています。そのような1on1ミーティング導入企業が増えている中、お客様から「おすすめの実施頻度や時間はありますか？」と聞かれることも多くなってきました。同じような悩みを持つ人は多いのではないかと思い、本記事では、効果的な1on1の頻度や時間を説明していきます。加えて、定期的に1on1を実施する効果、実施頻度と時間ごと...

詳細を見る

上司から1on1の依頼メールを送る文例

上記で紹介した5つのポイント「件名は簡潔にする・迅速な対応・複数の日程後方の提示・都合を考慮する・返信期限の設定」を抑えた上司から部下へ1on1（1対1の個別ミーティング）の依頼メールを送る参考例文です。

日程を提示するパターン（例文1）と日程をあらかじめ抑える（例文2）の2パターンをご紹介します。

効果的な1on1ミーティングの6つのコツとは？1on1専門会社のノウハウを大公開！

https://coteam.jp/note/1on1-and-feedback/1on1-tips

最近では1on1に注目される企業様も増えて、「1on1は部下の声を聞け」「1on1は傾聴が全て」など様々な1on1に関する情報も増えています。しかし、1on1を取り入れた企業様の中には「1on1は意味がなかった」「1on1が逆効果だった」「1on1で心理的安全性が作れなかった」とおっしゃられる方もいます。そのため、この記事では弊社で1on1サポートやマネジメント研修を導入させていただいた知見や事例を元に、効果的な1on1ミーティングを行うコツや1on1ミーティングでの注意事項についてまとめました。1on1をこれから始めたい方や、1on1をやっ...

詳細を見る

例文1：上司から日時を複数提示するメール

1on1ミーティングは部下であるあなたのための時間だということをきちんと明記することもポイントです。

例文2：共有カレンダー等で日時を抑えるメール文

社内の共有のカレンダーがある場合、複数日時を仮ブロックして、部下に確定してもらうことも1つの方法です。

【参加者が大絶賛の研修！】
明日から使える1on1で重要な「承認」「共感」「フィードバック」のテクニックをわかりやすく解説！
「今まで受けた研修で1番良かった！」「マネジメントの新しい考え方を得れた！」など現場管理職・マネージャーに大人気の1on1研修の第1回目の資料を無料公開中！！
>>1on1研修第1回『マネジメントと1on1って何ですか？』はこちらから無料ダウンロード

1on1の日程調整は面倒じゃないですか？

1on1ミーティングを開催する度に日程調整のメールを送信するのは面倒ではないでしょうか？
実際にメールのテンプレートを作っていても、社内の予定調整でメールを作成するのは時間を消費してしまいもったいないです。
そんな時には、1on1を実施するのに特化したツール「Co:TEAM（コチーム）」では、定期的な1on1のスケジュールが自動で設定されます！

1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！

• 1on1のスケジュールを何度も設定する
• 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
• 1on1の記録の管理が面倒くさい
• 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない

• 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
• 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
• 1on1の対話を深める質問を提案するAIアシスト機能！
• 1on1の実施率・アジェンダの使用率がわかる分析機能！
• 従業員の特徴に応じたコミュニケーションを促進するソーシャルスタイル診断機能！

1on1ミーティングのよくある12個の課題の対策をフェーズ別に解説！

https://coteam.jp/note/1on1-and-feedback/1on1-common-problem

1on1ミーティングを導入したものの「なかなか定着しない」や「従業員が実施してくれない」など1on1に関わる課題を感じている方は多いと思います。そのような悩みを抱える1on1を導入している企業の経営者や人事部の方々、これから1on1を導入していこうと考えている方、実際に1on1を実施している方々に向けて、1on1の導入前から導入後の実践のフェーズまでに起こる課題と対策について、1on1専門会社だからこそお伝えできる内容をご説明していきます。この記事を読んだ後には、現状の課題を乗り越える方法が明確になっていると思います。...

詳細を見る