1on1ミーティングで部下側が話すこととは？準備や心構え、テーマを解説！
近年1on1ミーティングの取り組みをする会社が増えています。
それに応じて、「1on1で上司と何の会話をしたらいいかわからない」という声をよく聞くようになりました。
しかし、それと同時に1on1をうまく活用して仕事の業務改善や企業への貢献を行い、自己評価よりも高い評価をもらう方も増えてきています。
そこで、今回は1on1で部下が話すと良い質問や会話例をポイントを押さえて解説します。
これを読めば、1on1で部下側が準備する事や心構え、話すテーマに困ることは無くなるでしょう。
1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは、「1対1で部下と管理職などの上司が定期的に話す施策」のことを言います。
実地目的としては、「部下の相談への対応」「部下のスキルアップ」のような目的で実施することが多いです。
ただ、目的なく1on1を設定してしまい「1on1の効果が出ない」「1on1は意味ない」と言う方も少なくありません。
また、1on1の最上位の目的は「会社の課題を解決すること」です。
そのため、「メンバーの離職が多い」という課題が会社にあるのであれば「部下の不満や悩みを聞いて解決する機会」として1on1をするべきですし、「メンバーが成長しないため、業績が上がりにくい」という課題が会社にあるのであれば「人材育成の打ち手」として1on1をするべきです。
世間では「1on1は部下のための時間」と言われることが多いですが、「マネージャーから部下に指導やアドバイスができていない」という状態が会社にあるのであれば「マネージャーが部下に指導する場」として1on1をする事もあります。
以上のように1on1をするする際は、会社の解決したい課題は何か？を整理してからすると成功しやすいです。
>>1on1ミーティングについて詳しくはこちらの記事をご覧ください
1on1ミーティングのメリット
続いては、1on1ミーティングのメリットを4つ紹介します。
メリット1：メンバーの業務効率の向上
最初のメリットは「メンバーの業務効率の向上」です。
1on1は業務の遂行効率を高める目的で実施されることが多いです。1on1で業務の効率の良い方にヒアリングをする事で、良い方法や事例をシェアしてもらうことができます。
それを他のメンバーに展開する事で、他のメンバーの業務効率の向上が期待できるでしょう。
日頃話さない方が実はとても生産性の高いやり方を知っていたり、人前だと緊張して話せない方からの情報共有ができる所が1on1の強みです。
メリット2：メンバーの成長促進
メリット2つめは「メンバーの成長促進」です。
会議だと上司が中心でトップダウンで一方的な指示が多くなりがちです。
1on1を取り入れる事で、部下の進捗状況を聞いて目標達成のために有意義なアドバイスを行なったり、部下の成長を止めてしまっている要因を特定して、改善の手伝いをすることでメンバーの成を促すことができます。
メンバーを主体にした進め方がができる点が、他の施策より1on1が優れているポイントになります。
メリット3：信頼関係の構築
メリット3つめは、「信頼関係の構築」になります。
組織で働く上で、相手の価値観や興味のある分野を知っておいた方が一緒に働きやすくなります。
1on1で自己開示しながらメンバーとマネージャーで関係性を構築していくことで、より良い雰囲気で仕事ができるようになります。
複数人だと話せないことも1対１でなら話すことができるというタイプの方は結構多いので、信頼関係が構築しきれていない方は是非1on1に取り組みましょう。
メリット4：離職の防止
最後に紹介する1on1のメリットは「離職の防止」です。
離職防止対策として、会社についてのアンケート施策が挙げられますがなかなかあアンケートだけですとメンバーの本音を聞き出すことはできません。
普段では言いづらい不満のキャッチアップができます。
部下側が1on1ミーティングを苦手と感じる理由
続いては、部下側が1on1ミーティングを苦手と感じる理由について記載します。
1on1を苦手と感じている方の中に、1on1に対して誤解を産んでしまっている方も割と多かったので読むことで、少しでも苦手意識が薄れたら幸いです。
評価を気にして発言しにくい
弊社で支援している中でも、「1on1の話した内容で評価をされるから発言しにくい」という声がいくつか挙げられていました。
「1on1では評価はしないと言いつつ、話した内容が評価に関わるのではないか？」という不安な気持ちはとてもわかります。
実際、評価はしないと言いつつも上司の中で、1on1で話していた内容がイメージとして残り無意識の中で評価に繋げてしまうことはなくはないと思います。
そのため、メンバー側としては「1on1で評価されるのが怖い」という考え方から「1on1の時間をうまく使って評価してもらう」という考え方に変えるのが良いでしょう。
1on1の制度が普及されてはきましたが、一般的なメンバーの方で「1on1の時間をうまく使って評価してもらう」という考えの方はまだまだ少ないので、この視点を持っているだけでも評価されやすくなるでしょう。
上司の傾聴力が弱い
部下側が1on1ミーティングを苦手と感じる理由として「上司の傾聴力が弱い」というものが挙げられます。
自分の考えを言いたがりな特性を持つ方が上司だと、どうしても部下側は1on1を苦手になってしまいます。上司側の傾聴力が悪い場合は、人事の方に問い合わせるなどして対策を打ってもらうのが良いでしょう。
近年では、上司を対象とした研修に注目する企業様も増えているので、勇気を出して相談すると良いでしょう。
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上司と信頼関係が構築できていない
弊社で支援している中で、上司と信頼関係が構築できていない際の1on1がやりづらいという感想もよく挙げられていました。
信頼関係がないと相談をする事もできないですし、上司からのアドバイスも耳の痛い指摘にしか聞こえません。
部下と信頼関係を構築するのは上司の役割ではあるものの、主体性を持ってアイスブレイク等を行い、部下側から上司と信頼関係が構築できるようにすると上司をコントロールしながら仕事ができるようになるのでぜひ挑戦してみてください。
1on1で話すことがない
最後の部下側が1on1ミーティングを苦手と感じる理由としては、「上司と話すことがない」ということが挙げられます。
本来は上司側が用意すべきではあるものの、部下側が「今日はこれについて話したいです」「次回はこれについて話させてください」と伝える事ができると上司からの評価がもらえるので、部下側から話す話題を作れると良いでしょう。
1on1ミーティングで話すとよいトークテーマの例についてはこの後、記載するので是非参考にしてみてください。
1on1ミーティングでやってはいけない3つのこと
1on1ミーティングでやってはいけない3つのことを紹介します。
1on1はマネージャーが部下を評価する場でもあるので、やってはいけない事を把握して1on1で評価を下げられることがないようにしましょう。
上司の話を聞かずに自分の意見だけを言ってしまう
最初に解説する1on1でやってはいけないことは、「上司の話に耳を貸さずに自分の意見だけを言う」ことです。
1on1がメンバーの課題解決やメンバーの自己実現の支援の時間ではあるものの、1on1で上司の意見を傾聴せず、否定をする事で評価を下げられてしまう方はとても多いです。
理由としては、顧客折衝や他のメンバーとの会話でも耳を貸さずに、発言や行動を行っていると思われてしまうからです。
上司はメンバー同士の会話や顧客とのコミュニケーションを見ることができないため、どうしても1on1の際の様子で判断されてしまいます。
そのため、普段の顧客折衝やメンバーとの会話と同様に、立場が違う上司の話も傾聴しながら会話するように意識しましょう。
1on1をキャンセルする
次に解説する1on1ミーティングでやらない方が良いことは、「1on1をキャンセルしてしまう」ことです。
1on1の時間は上司がメンバーのサポートのために、時間を空けて作ってくれている時間です。
また、1on1でメンバーと話してみて新しい活躍の場を提供してくれる可能性もありますし、キャンセルが多いとメンバーの活躍を聞く機会が減ってしまうため、人事考課で低く評価をつけざるを得なくなります。
どうしても外せない用事がある場合はしょうがないですが、1on1のキャンセルが多い方は1on1を重要度の高い時間と捉えてキャンセルをしないようにしましょう。
雑談で終わってしまう
最後に1on1で気をつけた方が良いことは雑談で終わってしまう事です。
もちろん、趣味の話などの話題を話す事によって、上司と良い人間関係を構築する事も大事です。
ただし、1on1にはメンバーを評価する面談の側面もあるため、毎回雑談をしていると上司側も実績以外のメンバーの頑張りや考えを評価する機会がなくなってしまいます。
そのため1on1で、今挑戦している事ややりがいを感じている事を話し、自分のモチベーションを知ってもらう機会にする事も人事評価を上げる面では必要です。
効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツ
ここからは効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツについて、より具体的に記載するので参考にしてください。
1on1の目的を明確にする
1on1でよくある失敗例は「目的もなく1on1を行う」ことです。逆にいうと、効果の出ている1on1は明確に目標が決まっています。
「目標達成率が低い」という課題があるのであれば「目標達成のコツ」や「困っている課題の解決策を聞く」ことを目的に1on1をすると良いですし、「キャリア形成」に課題を感じているのであれば1on1の初めに「キャリア形成で悩んでいるので相談させてください」と伝えておくと1on1で良い情報を得る事ができるのでおすすめです。
経験学習サイクルを意識する
「経験学習サイクル」を意識しながら行うと、1on1の質を高めることができます。
経験学習サイクルと似ているサイクルとして、PDCAサイクルがありますが、
PDCAサイクルは、計画（Plan）を立てて実行（Do）し、その結果をチェック（Check）、改善（Action）をします。
そして、また計画（Plan）を立て、実行（do）する、といった具合にPDCAを繰り返していくことで、継続的な業務改善につながっていく手法です。
PDCAサイクルでは「業務改善」を重視する一方、経験学習サイクルは「経験から気付きを得て、深く掘り下げていき学習する」ことを重視する手法です。
経験学習サイクルは、「経験→内省→教訓→実践」の4段階で構成されています。
- 経験フェーズ
- このフェーズでは実際に経験して学びます。ちなみに、人間は経験から７割、他人や文献から３割学ぶと言われています。
- 内省フェーズ
- このフェーズでは失敗や成功から、自分自身が経験したことを多様な視点、俯瞰的な立場から振り返ることで原因、背景などを多角的に考察します。
- 教訓フェーズ
- このフェーズでは、経験した結果を内省して得たものをほかのケースでも応用できるよう教訓にします。
- 実践フェーズ
- このフェーズでは、得た教訓をまた実践し次の経験学習サイクルの糧にします。
経験したことから自分が得た気づきを上司に話すことで、言語化の手伝いをしてもらったり、経験フェーズで失敗したことを伝えることで関連する情報や解決策を教えてもらう事ができます。
- このフェーズでは、得た教訓をまた実践し次の経験学習サイクルの糧にします。
上司から上手に話を聞き出す
経験学習サイクルを意識すると1on1の質を高めることができるとお伝えしましたが、オープンクエスチョンで「どうしたらいいですか？」とだけ聞いてしまうと上司側もアドバイスがしづらいです。
そこでここではアドバイスを受けやすくする2つの質問を紹介します。
一つ目は、「会話を横に展開しながら聞くこと」です。
質問例としては、「他にもアドバイスあったら教えてください。」という質問が有効です。
この質問で多くの事例や解決策をもらうことでより自分に合った方法をゲットしましょう。
次は会話を横に展開していく中で、もっと深ぼって聞くと良さそうと思ったアドバイスを、「縦に深ぼって聞くことでより明確な教訓にできるようにする」方法です。
質問例としては、「具体的にはどうやったら良いでしょうか？」という質問が有効です。
上司から受けた質問の抽象度が高い場合はそのままにせず具体的なやり方を聞くことで、上司のやり方をコピーできるようにしましょう。
質問をする際は、「何でもかんでも聞いてしまって恐縮なのですが」「〇〇さんのアドバイスためになるのでもっと教えてほしくて」のような上司側が話したくなるような枕詞をつける事がおすすめです。
部下が1on1ミーティングで準備すべきこと
準備をせずに1on1に臨む方が多いですが、ざっくばらんな内容でも準備をした場合と、そうでない場合では1on1の質が大幅に変わるので準備はしたほうが良いでしょう。
そのためここでは、1on1ミーティングで部下側が準備しておくべき事を説明します。
トークテーマの事前準備
まずは、「トークテーマと話す項目を事前に用意する」ことが大事です。
また、あらかじめ「当日は以下のようなアジェンダで話します」と共有しておくと上司側もフォローがしやすくなります。
トークテーマについては後ほどお伝えしますが、例えば「個人目標の達成」をトークテーマにするのであれば、「現在の成果」「具体的に困っている事」「自分が思う対策案」を考えておくと、スムーズに話が進むでしょう。
また、Excel等のサービスを使って1on1シートを作成し話したテーマを記録しておくと、当日に話す内容を忘れてしまう不安もなくなるのでおすすめです。
振り返り内容の書き出し
次に準備しておくと良いこととしては、「振り返り内容を書き出しておく」ことになります。
失敗した事やそこからの内省を上司に伝える事で、上司から有効なフィードバックをもらえる可能性があります。
自分の失敗を話すことは勇気が必要ですが、話す事で今後も相談がしやすくなり、心理的安全性も担保されるため恐れずに本音でどんどん話していきましょう。
とはいえ、自分の成長のために上司を利用していると思われてしまうと良くないので、枕詞に「もっと成長して会社に貢献したいので一緒に考えて欲しいです」とつけたり、アドバイスをいただいたらしっかりとお礼を言ったりする事は忘れないようにしましょう。
1on1ミーティングで部下側に共有しておきたい心構え
ここでは1on1ミーティングで部下側に持っておいてもらいたい心構えについて解説します。
1on1ミーティングはメンバーが主役
そもそも1on1ミーティングは、メンバーの業務の遂行効率を高める目的で実施されることが多いです。
メンバー1人ひとりの業務効率が高まることで、チーム・会社全体の生産性向上につながります。
業務の遂行効率を上げるにはメンバーの成長が不可欠なため、1on1ミーティングはメンバーが主役であることを共有して、マネージャーとメンバー間で共通認識を持ると良いでしょう。
いつの間にかマネージャーが主役になってしまう事があるので、定期的に1on1ミーティングの目的を共有し、認識のズレを修正するのをおすすめします。
部下にも自己開示してもらう
基本的にマネージャーとメンバーは心の壁があることが多いです。
マネージャーとメンバーといった立場上、2人で面談となれば、リラックスできないメンバーがいるのは当然のことです。
リラックスができる関係になるにはお互いが自己開示する事が必要です。
まずはマネージャーが自己開示する事が大事ですが、それと同時に部下側に「ぜひ自己開示してほしい！」とお願いすることも重要です。
話すことの大事さを知ってもらう
部下側は「この言葉って言っていいのかな？」「この話はしたらダメなのかな」と不安に思い自由に話せない方が大勢います。
しかし、部下の何気ない話や部下の不満などに会社をよくできるヒントが隠れている事があります。
そのため、部下側だとりあえず思ったことを話してみるということが重要だということを、マネージャーは伝える必要があります。
追い詰めたいわけではないことを知ってもらう
メンバーが失敗をしてしまった場合、マネージャーは「何が不足していたのか？」「次回までに予防として何をするのか？」ということを聞く場合があります。
しかし、それはメンバーを追い詰めたいわけではなく、メンバーを成長させたいということを知ってもらう必要があります。
そのため、マネージャーは「〇〇さんが失敗してほしくないから、いくつか質問して失敗しないような手伝いがしたいんだけど良いかな？」と聞いておく事が重要です。
1on1ミーティングで話すテーマの例
1on1でプライベートの話やお互いの話をする事で仲良くなることも大事ですが、それだけですと自身の成長や上司からの評価アップに繋げることは難しいでしょう。
そのため、ここでは上司に評価されやすいトークテーマについて5つ紹介しようと思います。
業務の課題や解決策
最初に紹介するトークテーマは、「業務上の課題や解決策についての話」です。
1on1が導入される会社が増えてから、個人の目標達成ができる方とできない方に差が出始めています。
理由としては、アドバイスもパワハラと思われてしまうことが増えている時代なので、上司側は仕事のコツや情報を渡したいものの、部下が求めないと話すきっかけがない事にあります。
そのため1on1の際に、現在の目標達成率、業務の中で負担になっている事や課題、自分が思う課題の解決策を上司に伝えることで、
課題の解消方法やその選び方を教えてもらうことができます。
チームの目標達成の話
個人の業務の課題や解決策の話ができるようになった方は、「チームの目標達成につながる話」をすると良いでしょう。
現在は、タレントマネジメントシステムで能力をメモしておく企業様も増えました。
その中で自分の業務だけでなく、チーム全体に影響を及ぼせる方がリーダー職につきやすくなりました。
そのため、「どうやったらチームの目標と現在の実績のギャップを埋める事ができるのか？」を聞いたり提案をしたりすると良いでしょう。
マネージャーがチームのためにやっている事を参考にする事で、自分の視座や能力も上がりますし、さらにはエンゲージメントの高さもアピールすることができます。
会社についての話
続いて1on1で話すと良いテーマは「自社についての話」になります。
自分の所属している会社がどんなビジネスをしていて、どのような状況なのかを深く理解する事で、自らが会社に対してできることを提案できるようになります。
また、1on1前に会社についての記事やデータを確認して「うちの会社は今後〇〇で動いていく計画ですか？」と聞けると、自分が会社の活動に参加していきたいという姿勢を伝えることができます。
キャリアプランや将来の目標
続いての話すテーマ例は、「キャリアプランや将来の目標」についてです。
キャリアアップする方の特徴として、1on1でしっかり上司に自分のキャリア開発についての計画や考え方を伝えているというものがあります。
上司はメンバーが何に意欲があるかを知ることができれば、積極的にそのメンバーがより合う仕事を探し社内の他の部署にかけあう事ができます。
簡単にでも良いので、自分が将来仕事を通してどうなりたいのか？を相談したり対話したりしてみてはいかがでしょうか？
ワークライフバランスや働き方
最後の上司に話すテーマ例は「ワークライフバランスや働き方」についてです。
一見、1on1で話すと評価の下がりそうなトークテーマに見えますが、話した方が評価が下がりにくくなります。
管理職の方は経営側からのオファーとして、組織の目標達成を言い渡されている場合が多いですが、それとは別でメンバーが離職してしまうと評価が下がる場合が多いです。
そのため、管理職の方は無理な残業でストレスがあるような職場環境にはならないように注意する必要があります。
その際に、個人個人の求める働き方を聞いておく事でそれにあった仕事の差配を決定できるため、ワークライフバランスや働き方は伝えておくようにしましょう。
効果的な1on1の流れの具体事例
ここからは効果的な1on1の流れについて、実際の会話例とその中に含まれていたポイントを解説してきます。
こちらを見れば、今までに解説したテクニックをどのように使えば良いかがより具体的にわかると思います。
実際の会話
お疲れ様です。今回も通常通りアジェンダを準備してきたので、それに沿ってご相談してもよろしいですか？
もちろんです！Aさん（部下側）はいつも準備してきてくれるから無駄が少なくて助かってます。ありがとう！
ありがとうございます。早速なんですけど、本来の目標値から現在未達していて、、、
改善案を考えてきたのでフィードバックをいただけたらありがたいです！
オッケーです！相談してくれてありがとう！
自分の今月の動きを振り返った時に、一人一人の商談の準備に時間をかけすぎて、新規開拓のためのメールや電話や飛び込みをしていなかったのが足りなかった気がしています。
なるほどね。ちなみに周りと比べてどれくらい足りないの？
今月のアポイント数が従来の目標の半分くらいでした。
なるほどね！であれば、お客様の準備の時間を新規開拓のためのメールや電話や飛び込みの時間にするのは良いかもしれないね。
マネージャーさんもそう思いますか！であればそうします！
オッケー！ただ、お客様への準備がおざなりになってはいけないから、商談の前に最低限準備しておくべきことだけは認識合わせといた方が良かったりする？
ありがとうございます！是非お願いします！
ちなみになんですけど、他にも気をつけておいた方がいいことってありますか？
それで言うと、Aさんは電話や飛び込みの成績はいいけどメールで困っている印象があるんだけどどうかな？
ありがとうございます！まさにおっしゃる通りで、直接クライアントと話す際は問題なく話す事ができているのですが、メールになると表現がカジュアルになりすぎていないか不安になってしまってメール作成に時間がかかってしまうんですよね。
なるほどね。それなら会社のメールテンプレ使ったら時短にもなるし解決すると思うよ。
そんなものがあったんですね！一旦確認してみますが、もし使い方が分からなかったら具体的な使い方とか聞いても良いですか？
もちろん！わかんない事があったらすぐフォローアップするから言ってね！
会話の中に含まれていたポイント
ポイント1：自分の目標達成に前向きである
目標を未達していることに向き合い1on1で目標達成について話したい！と上司に伝える事で、上司に仕事へのやる気が伝わっています。
ポイント2：準備をして1on1に望んでいる
業務の課題や解決策を自分で準備してきていたので。スムーズに会話が進み部下もコーチングしやすくなっています。
また、「新規開拓のためのメールや電話や飛び込みをしていなかったのが足りなかった」という仮説を持って話せていたので、生産性の高い話ができています。
ポイント3：上司に上手に質問ができている
「他にも気をつけておいた方がいいことってありますか？？」と聞くことで上司から新たなアドバイスを聞き、自身の目標達成に繋げる情報がゲットできています。
これらの1on1の内容をメモすることが非常に重要です。メモの取り方については以下の記事で詳細に書いていますので、ぜひご覧ください。
まとめ：1on1ミーティングを成功に導くための心構え
今回は、1on1ミーティングで部下が話すことや部下側の準備や心構え、テーマについてまとめて解説しました。
今回紹介したテクニックを使って「1on1で評価されるのが怖い」という心構えから「1on1の時間をうまく使って評価してもらう」という心構えに変えて1on1をすると仕事で評価されることも増えるので、ぜひ参考にしてみてください。
効果的な1on1を実施するなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1のスケジュールを自動設定！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
