1on1ミーティングの目的とは?目的別の会話例も解説!

近年、マネジメント手法として「1on1ミーティング」が話題に上ることが非常に多くなりました。
急速に広がりつつある1on1ですが、なんとなく「一対一で面談する」というイメージは普及しつつあるものの、実施の目的や効果的な方法については未だ詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、より1on1について詳細且つ正確な理解を持ってもらい、その上で効果的な実施に繋げていただくために、1on1の実施目的やメリットだけでなく実施方法やおすすめのアジェンダ例といった実践的な内容についても紹介していきますので、ぜひ最後まで目を通していただけますと幸いです。

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1on1ミーティングとは?

まず「1on1ミーティング」とは何なのかについて、改めて詳しく確認してみましょう。
また、混同しがちな他のミーティングや面談との違いについても解説していきます。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングは、「上司と部下が1対1で定期的に行う面談」を指します。

会社の業務や人事施策として「ミーティング」や「面談」と名前の付くものは数多くありますが、1on1に特徴的なのは、何といっても「内容の自由度」と「定期性・継続性」でしょう。

1on1では、話す内容は基本的に当事者であるマネージャーとメンバーによって決定されます。そのため、アイスブレイクやメンバーの悩みや近況等のヒアリングに使うも良し、目標管理や業務上の課題を確認したり、あるいは現在の業務に直接作用しないような部下のキャリアビジョンについてコンサルティングする場として利用しても問題ありません。

1on1ミーティングは人事や会社のためのものではなく、メンバーとマネージャー、特にメンバーのための場であるという前提のもと、様々な話題を活用してメンバーとマネージャーの自己開示を進めることが肝要です。

また、メンバーのための場とあるように、上司からの一方的な評価やアドバイスを与えるのではなく、部下が主体的に話す時間を多く設けられることも1on1の特徴です。

より深い相互理解と信頼関係の構築のためにも、仕事の課題感や目標達成へのアプローチ構想といった業務上の話であれ、近況やキャリアビジョンといったプライベート寄りの話であれ、あらゆる範囲での対話の場として活用することができるのが1on1です。

評価面談(MBO面談)との違い

1on1ミーティングと人事面談(MBO面談)には、いくつかの明確な違いがあります。

人事面談は主に半期や四半期ごとに実施され、目標の設定や評価、処遇に関する話し合いが中心となりますが、1on1ミーティングは「週1回」「隔週に1回」などより高い頻度で行われ、日常的な業務課題や部下の成長に焦点が当てられます。
また、人事面談では評価者である上司からの一方的なフィードバックが中心となりがちですが、1on1ミーティングでは部下が自身の考えや課題を自由に話せる場であるといえるでしょう。

さらに、人事面談が組織の評価制度の一部として位置づけられているのに対し、1on1ミーティングは部下への包括的なサポートとチーム全体のパフォーマンス向上を目的とした、より柔軟なコミュニケーションが可能な場として活用されています。

1on1を実施する目的

1on1ミーティングの実施目的として、主に人材育成・組織の売上向上・離職防止の3つの側面が挙げられます。

3つの重要な経営課題に対して非常に効果的なアプローチである1on1ですが、なぜこれらの課題に効果的であるかについて、以下で詳しく解説していきます。

部下の成長

1on1ミーティングを行う目的の一つが、「部下の成長」です。

1on1は部下と上司が一対一で関わる機会であり、上司は担当の部下のみに集中してアドバイスやフィードバックを行えるため、より部下個人にフォーカスした手厚いサポートが可能となります。

また、上司からの指示やアドバイスに基づいてトップダウンに忠実に動くことは、もちろん社会人としての基本ではありますが、それだけでは指示待ちの姿勢に陥りがちです。

その点1on1では、部下自身に目標達成やパフォーマンスについて主体的に分析・発言してもらう場であるため、自立性や課題分析能力を伸ばすのに非常に効果的です。

部下主体でアウトプットを行わせた上で、必要に応じてアドバイスやヒントを与えるなどあくまでアドバイザーとして立ち回ることで、部下の成長を促すことができます。


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会社の売上向上

まず、1on1ミーティングを通して個人の生産力を向上させ、それによって会社全体の成績をも向上させることができます。

定期的な対話を通じて部下の業務上の課題やトラブルを早期に発見し、それに合った適切なサポートを提供することで、個人のパフォーマンスを最大限に引き出すことが可能になります。

また、1on1を通して部下の強みや興味関心を深く理解し、その特性を活かした役割分担やプロジェクトへのアサインメントを行うことで、個人の生産能力を最大限まで引き出すことが可能となり結果としてチーム全体の生産性向上につなげることができます。

さらに、目標達成に向けた具体的な計画を一緒に考えて、定期的な1on1の場を活用して進捗状況を確実に確認することで、より効果的なアウトプットや、そのためのサポートを実現することができます。

離職防止

1on1ミーティングは従業員の離職防止に非常に効果的です。

1on1を定期的に実施することによって従業員の不満や悩みを早期に見つけ出し、より迅速に適切な対応を取ることができるため、不満や悩みを抱えたメンバーが離職という最悪の決断を行う事態を避けることができます。

離職とは、社員側と会社側の何かしらのミスマッチによって起きるものです。

例えば、業務内容や待遇面でのメンバーと会社側のギャップ、理想とする働き方が社内環境や業務量のせいでできないなど、社員の求めるものと会社側の求めるものにひずみが生じてしまうと、それは最終的に離職という決断に繋がってしまうことになります。

1on1ミーティングは評価が絡むような人事面談に比べて、比較的フランクに落ち着いて話すことができる場であり、部下の本音や不満などを聞き出すことができる絶好の機会です。
また、必ず定期的に行われるため早い段階で部下の不満や改善要望を聞き出すことができるようになり、離職を決断されてしまう前に手を打つことも可能となります。

そして、離職には直結しないようなごく些細な不満であっても、蓋を開けてみれば意外なほど多くの社員が同じような感覚を共通して持っていたということも少なくはありません。
会社側が社内環境や働き方を整える上で非常に有益なカギとなるので、1on1において部下は不満や要望を溜めずに率直に伝えること、上司側はそれを見落としたり過小評価しないようにすることを心がけましょう。

1on1を実施する効果とメリット

1on1ミーティングを実施することで、メンバーやチームのみならず、会社全体に様々なポジティブな効果をもたらすことができます。
その中でも特に重要である4つの効果やメリットについて、それぞれの特徴やポイントを詳しく解説していきます。

目標達成のサポート

1on1ミーティングによる最も重要な効果は、「目標達成のサポート」です。

通常1on1はメンバーとマネージャー双方の自己開示やアイスブレイク、悩みのヒアリング等のアジェンダが推奨されることが多く、目標管理の場として活用されることはあまりないかもしれません。

しかし、1on1ミーティングは部下の目標達成を効果的にサポートする絶好の機会なのです。

1on1は定期的に行われるためメンバーの進捗管理をこまめに行うことができ、課題が発生した際には早期に対応策を検討したり、目標や目標達成へのアクションプランを柔軟に微調整・修正したりと、現状に即したフレキシブルな対応が可能になります。

また、部下ひとりだけに集中してサポートすることが可能であるため、より個人に合った目標達成へのアドバイスやプランの提案を行うことができるでしょう。

このように、1on1ミーティングを通して部下の目標管理より効果的に行うことができるようになるため、目標達成のサポートとして非常に適していると言えます。

モチベーション向上

1on1ミーティングを行うメリットの一つに、「モチベーション向上」があります。

1on1ミーティングは、部下のモチベーション向上に大きな効果をもたらします。
上司が部下の意見や考えに真摯に耳を傾け、適切なフィードバックを提供することで、部下は自身の仕事の価値や重要性を実感することができます。

また、キャリアビジョンについての対話を通じて、将来の成長への期待感を持つことができ、それが現在の業務へのモチベーション向上につながります。

さらに、困難な課題に直面した際も、上司からの適切なサポートを得られることで、前向きに取り組む姿勢を維持することができます。

上司と部下の信頼関係の構築

通して1on1ミーティングを行うメリットの一つが、「上司と部下の信頼関係の構築」です。

1on1を通して上司と部下の間で必ず自己開示が進むため、相互理解を通して距離間を縮めることができるでしょう。

またそれだけでなく、定期的且つ継続的に1on1ミーティングを実施することで、一対一でのコミュニケーションの機会を繰り返し持つことになり、「単純接触効果」により自ずと好感度や信頼関係は醸成されていくことになります。

「単純接触効果」は、「人が対象と繰り返し接触する」「接触を繰り返すにつれ、警戒心が薄れる」「警戒心が薄れる代わりに、好意度が増していく」という流れで人と接触するほど好感度が上昇するというもので、1on1はこの単純接触効果による関係の強化に非常に親和性が高い施策であると言えます。

1on1の実施方法

1on1ミーティングを効果的に実施するためには、体系的なアプローチと準備が必要です。以下では、1on1ミーティングを成功させるための具体的な実施手順について、5つのステップに分けて詳しく解説していきます。

1.メンバーに実施の目的を伝える

1on1ミーティングを開始する前に、まず部下に対してその目的や意義を明確に伝えることが重要です。

1on1は比較的新しい施策であり、部下が有用性や実施の目的について十分に把握していないことも考えられるため、部下の不信感を払拭して意義をもって1on1に参加してもらうためにも1on1の目的やメリット等を予め知っておいてもらいましょう。

部下には、このミーティングが単なる業務報告の場ではなく、部下のサポートやキャリア開発を目的とした対話の機会であることを説明し、また部下が主体的に話すことが一般的であり、上司からの一方的な指示や評価の場ではないことも併せて伝えることが大切です。

このように、「なんのための1on1なのか」、「なぜ1on1をするのか」をあらかじめ共有しておくことによって部下のモチベーションも向上しますし、より有意義に1on1を進めることができます。

2.スケジュールや場所を決める

1on1ミーティングの効果を最大限に引き出すために、適切な実施環境とスケジュールを設定しましょう。

実施場所は、他の社員の目を気にせずリラックスして話ができる個室やオンライン環境を選択しましょう。
また、定期的かつ継続的な実施を確実にするため、あらかじめ固定の時間枠を繰り返しでスケジュールに設定しておくことをおすすめします。

通常30分から1時間程度の時間を確保し、週1回の頻度で実施することが一般的です。
もし急用やアクシデントが発生した場合でも安易にキャンセルせず、時間を短縮したり、同じ週に再設定するなど、可能な限り継続的な実施を守るようにしましょう。

3.対話の内容や質問項目を作成する

また、特に効果的な1on1ミーティングを実施するためには、事前に対話内容や質問項目を準備しておくことが重要です。

1on1は限られた時間内で行うため、スムーズに進行するためにもアジェンダをいくつか想定しておきましょう。
また、特に確認すべき内容や質問事項があるのであれば、確実に1on1内で触れられるように予め当日の1on1の流れを決めておくことをおすすめします。

1on1でのアジェンダについては、以下のサイトでいくつか例を紹介しているのでぜひ参考にしてみてください!

4.1on1を実施する

実際の1on1ミーティングでは、部下が主体的に話せる環境づくりを心がけましょう。

上司は積極的な傾聴の姿勢を示し、部下の発言を遮ることなく、タイミングを見計らって質問や確認を行いましょう。
また、業務上の課題だけでなく、部下のキャリアビジョンや個人的な悩みについても話し合える雰囲気を作ることが重要です。

5.フィードバックをする

1on1ミーティング終了後は話し合われた内容を記録し、必要に応じて部下にフィードバックを行いましょう。

業務状況や業績への分析や今後のアクションプランの立案など、部下が1on1内で行った取り組みについてフィードバックを行いましょう。

部下は1on1のフィードバックを受け取ることによって、自身が主体的に発言したり、建設的な対話や課題の分析が行えていたかについて客観的な評価を受け取ることができるため、次回の1on1をより良いものにするための参考にすることができます。

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1on1ミーティングを実施する際のポイント

1on1ミーティングを効果的に実施するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。以下では、成功につながる4つの主要なポイントについて詳しく解説していきます。

上司が1on1に必要なスキルを身に付ける

1on1ミーティングを成功させるためには、上司側にスキルが求められます。

最も重要なのは、「アクティブリスニング(積極的傾聴姿勢)」のスキルです。
アクティブリスニングとは、部下の話を単に聞くだけでなく、主張に寄り添って共感しながら話を引き出し、時には適切な質問を投げかけながら、部下の内なる考えを引き出したり課題の解消に繋げたりするコミュニケーション手法を指します。

また、その場で建設的なフィードバックを提供するスキルも重要であり、部下の成長を促すような具体的かつ実践的なアドバイスができることが求められます。

これらのスキルは、1on1という施策への理解や知識の修得だけではなく、マネージャー対象の研修やワークショップへの参加、実践を通じた経験の積み重ねによって習得する必要があります。


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部下の特性に合わせてサポートを行う

1on1では「部下の特性に合わせてサポートを行う」ことを意識してみましょう。

効果的な1on1ミーティングを実施するためには、部下一人ひとりの個性や特徴を理解し、それに合わせたアプローチを取ることが重要です。
部下と一口に言っても、「行動力・野心が強い主体的な部下」や「好奇心旺盛で周りと楽しむことが好きな部下」、「論理的で分析力が強い部下」など、それぞれ異なる性格や強みを持っています。
このような異なるタイプにそれぞれ対応したコミュニケーションを取るために、ソーシャルスタイルという理論を活用することをおすすめします。

ソーシャルスタイルは、1968年にデビッド・メリル氏が提唱したコミュニケーション理論であり、人のコミュニケーションのタイプを「主導タイプ」「促進タイプ」「分析タイプ」「指示タイプ」という4つにカテゴライズし、最適なタイプを選択するというものです。

例えば、主導タイプは文字通りリーダーとして周囲を主導するような立場に立つことが多く、主体的な性格を持つ場合が多いです。このようなタイプはリーダーシップがある反面、意思が強く頑固な面もあるので、上司という立場から様々な意見や視野に触れさせて凝り固まらないようにサポートしてあげることが有効です。

また、この主導タイプとほぼ対極に位置するタイプとして支持タイプがあります。支持タイプは発言や主張が控えめで、そのため比較的パーソナリティを把握しづらい傾向にあります。このような部下には積極的に傾聴する側に回ることで、普段はなかなか聞くことができない相談や不満などを引き出してあげることが重要です。


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雑談だけで終わらないようにする

1on1ミーティングは、単なる雑談の場ではなく、部下の成長と目標達成をサポートする機会であることを常に意識する必要があります。

プライベートな話題や日常的な会話も重要ですが、それらを通じて得られた信頼関係をベースに、具体的な業務課題や目標達成に向けた建設的な対話へと展開していくことが重要です。
各ミーティングでは、前回からの進捗確認や新たな課題の特定、次のプランの設定など、具体的な成果につながる要素を必ず含めるようにしましょう。

内容を記録として残す

1on1ミーティングの効果を最大限に引き出すためには、話し合われた内容を記録として残すことが重要です。

1on1の議事録を記録として残すことで、進捗管理や次回のミーティングの準備に活用できるだけでなく、長期的な成長の軌跡を振り返る際の貴重なデータとなります。

また、1on1を進行しながら議事録の作成まで行うようにすると現場の負担がかなり大きくなってしまうため、可能な限り負担を軽減するためにも、決まった記録フォーマットを提供したりツールを利用したりするようにしましょう。

【目的別】会社の売上向上のための1on1の具体例

売上向上を目的とした1on1ミーティングでは、成功/失敗事例の振り返りや分析を次につなげるための対話が重要となります。
以下では、具体的なアジェンダ例と実践例を詳しく解説していきます。

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アジェンダ例

売上向上を目指す1on1ミーティングでは、具体的な数値目標と行動計画に焦点を当てたアジェンダを設定します。

具体的には、以下のようなアジェンダが例として挙げられます。

  • 今月の売上目標の進捗状況
  • 売上を上げるために試している工夫
  • 顧客からのフィードバックで得られた気づき
  • 商談における課題と対策
  • 市場トレンドの分析
  • 競合他社との差別化戦略

実際の会話例

では、売上向上のための1on1の実際の会話例を見ていきましょう。

先月の売上実績がすごく好調で、特に○○社で大口取れたみたいだけど、意識したアプローチ方法などはありますか?

特に効果があったのは、○○社が最も解決したいであろう課題に焦点を当てたプレゼンだと考えます。

具体的にはどのような工夫をしましたか?

事前のリサーチで○○社の課題を理解した上で、自社製品を導入したソリューションについて具体的な数値とともに提案しました。

素晴らしいアプローチですね。他の案件にも応用できそうですか?

できるとは思いますけど、業界や業績の状況ごとに調整やカスタマイズは必要ですね。

素晴らしいですね!できそうな部分は具体的にどの部分だと思いますか?(続く…)

会話に含まれていたポイント

上記の会話例には、売上向上につながる重要なポイントがいくつか含まれています。

まず、具体的な成功事例を深く掘り下げることで、効果的なアプローチ方法を明確化しています。また、上司が適切な質問を投げかけることで、部下の思考を整理し、成功要因の分析を促しています。

このように、単なる報告や指示に終わらず、対話を通じて振り返りや分析を導き出すことが、売上向上のための効果的な1on1ミーティングの特徴となります。

【目的別】離職防止のための1on1の具体例

離職防止を目的とした1on1ミーティングでは、従業員のエンゲージメントを高め、職場環境の改善につながる対話を行うようにしましょう。
以下では、具体的なアジェンダと実践例を詳しく解説していきます。

アジェンダ例

離職防止に効果的な1on1ミーティングでは、業務や職場環境に関する悩み、或いは個人のキャリアといったアジェンダを扱うことが多いです。

具体的には、以下のようなアジェンダが例に挙げられます。

  • 現在の業務における満足度
  • 業務に関する悩み
  • 職場での人間関係や環境面での課題
  • キャリアビジョンと現在の仕事の整合性
  • スキルアップに向けた希望

実際の会話例

では、離職防止という側面での1on1について、会話例を見ていきましょう。

最近の業務状況はいかがですか?特に気になることはありますか?

実は、最近業務量が増えすぎている気がして負担を感じています

具体的にはどのような状況でしょうか?

既存プロジェクトが多忙な状況なのに新規プロジェクトの開始が重なり残業が増えています。家族との時間も取りづらくなってきました

その状況は芳しくないですね。すぐに対応できることといえば、既存プロジェクト内での分担見直しと、これ以上の新規案件をストップするくらいですが、前者は私の方からPMに確認を入れてみましょうか?

ありがとうございます。新規プロジェクトに関しては、今までの案件で業務効率化の余地があった部分を検討していただけると助かります。

〇〇さんの中で、ここは効率化できそうと思う部分はありますか?(続く…)

会話に含まれていたポイント

この会話例での離職防止に効果的な複数のポイントを見ていきましょう。

まず、上司が部下の状況を気にかけ、オープンな質問で課題を引き出しています。
また、問題が提起された際には解決策を丸投げにせず、上司の方から実現可能且つ確実に状況を好転させ得る具体的な解決策を提示し、部下の意見に真摯に取り組む姿勢を示しています。

また、その場では扱いきれない問題が出た場合はうやむやにせず、「次回の1on1で詳しい内容を詰めてから解決に向けて動く」と伝えておくことで、提起された問題に継続的に対処する姿勢を示すようにすることもポイントです。

このように、部下のSOSや課題間に確実に対応しようとする姿勢を見せることが大切です。

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1on1に関してよくある質問

1on1ミーティングに関して様々な説明を行ってきましたが、未だ不明な個所もあるのではないでしょうか。
そこで、よくある1on1に関する質問とそれに対する回答をいくつか紹介していきます。

1on1の効果が実感できないが実際どうなの?

1on1ミーティングの効果は、短期的には見えにくい場合がありますが、継続的な実施により確実な成果を引き出せるようになります。

実際の調査データによると、定期的な1on1を実施している組織では、従業員のエンゲージメントが平均で30%以上向上し、離職率が20%程度低下するという結果が報告されています。
効果を実感しづらい場合は、まず明確な目的設定を行い、定期的な振り返りを通じて改善点を見出すことが重要です。
また、部下との信頼関係構築には一定の時間が必要であることを理解し、焦らず継続的に取り組むことが成功への鍵となります。

1on1はどれくらいの頻度で行うべきですか?

1on1ミーティングの適切な頻度は、組織や個人の状況によって異なりますが、一般的には「週1回30分」が推奨されています。

週1回30分の面談は決して軽いものではなく、スケジュールの面で負担に感じてしまうかもしれません。しかし1on1は定期的に実施することこそが肝であり、頻度を落としたり間隔を空けてまうと得られるはずのメリットが半減したり目標達成が遠のいてしまう等のリスクがあるため、週1回のペースは保つようにしましょう。

また、人間が集中できる時間は45分が限界であると言われており、よって30分という時間が設定されることが多くなっています。

1on1はどのくらいの割合で導入されている?

日本企業における1on1ミーティングの導入率は近年急速に増加しており、最新の調査データによると、大手企業のうち約60%が何らかの形で1on1ミーティングを導入しるようです。
さらに「従業員1000人以上の企業」まで範囲を広げると、約70%以上が導入しているという結果が報告されています。

また、その効果や話題性により導入を検討中の企業も続々と増えつつあるため、今後さらに普及率が加速度的に高まることが予想されます。
特にリモートワークの増加が追い風となり、リモートという形態との親和性や、コミュニケーションツールやマネジメント方法としての有用性の認知拡大によって急速に普及していると考えられます。

まとめ

1on1ミーティングは、現代の社会人の働き方に非常にマッチしつつ、且つ組織マネジメントの課題解決において必要不可欠なマネジメント手法として、急速に普及・定着しつつあります。

1on1によってもたらされるメリットは、売上向上や離職防止といった具体的な経営課題の解決から、組織全体の生産性向上やエンゲージメントの強化まで多岐にわたります。
また、そのような1on1の効果を最大限引き出しつつ有効活用するためのカギは、明確な目的設定や適切な実施方法の選択、そして定期的・継続的な実施にあり、これら個々の詳しい内容については「1on1の実施商法」や「1on1ミーティングを実施する際のポイント」をぜひ参考にしてみてください。

1on1ミーティングを効果的に活用することで、個人の成長とそれによる組織の成長を同時に実現することが可能となり、今後も働き方改革やリモートワークの普及に伴ってその存在感はさらに高まっていくでしょう。

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