効果的な1on1ミーティングの6つのコツとは?1on1専門会社のノウハウを大公開!

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効果的な1on1ミーティングの6つのコツとは?1on1専門会社のノウハウを大公開!

最近では1on1に注目される企業様も増えて、「1on1は部下の声を聞け」「1on1は傾聴が全て」など様々な1on1に関する情報も増えています。
しかし、1on1を取り入れた企業様の中には「1on1は意味がなかった」「1on1が逆効果だった」「1on1で心理的安全性が作れなかった」とおっしゃられる方もいます。
そのため、この記事では弊社で1on1サポートやマネジメント研修を導入させていただいた知見や事例を元に、効果的な1on1ミーティングを行うコツや1on1ミーティングでの注意事項についてまとめました。
1on1をこれから始めたい方や、1on1をやってみたもののうまくいっていない方にぜひ活用していただきたい記事になっています。

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1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは、1対1で部下と管理職などの上司が定期的に話す施策のことを言います。

実地目的としては、「部下の悩み事への対応」「部下のモチベーションやパフォーマンスの向上」「部下のスムーズな育成」のような目的で実施することが多いです。
しかし、1on1の最上位の目的は「会社の課題を解決する事」です。

そのため、会社の課題に応じた1on1を実施することが重要です。具体的には以下のようなことが考えられます。

  • 課題:メンバーの離職が多い→「部下の悩みを聞いて解決する機会」としての1on1
  • 課題:メンバーレイヤーが成長しないため、業績が上がりにくい→「人材育成の打ち手」としての1on1

世間では「1on1は部下のための時間」と言われることが多いですが、「マネージャーから部下に指導やアドバイスができていない」という状態が会社にあるのであれば「マネージャーが部下に指導する場」として1on1をする事もあります。

1on1のメリット

1on1の最大のメリットは「現場からの生の声を聞いた上で対策が打てる」ことにあります。
全体でのミーティングや数字だけでの判断ですと、どうしても現場とズレた施策がなされる事が多いため、直接メンバーから困りごとを聞いて解決できる1on1という場は他の施策とは別の大きなメリットがあると言えます。

他にも1on1を実施すると以下のようなメリットがあります。

  • 部下の悩みや現状を把握できる
  • 部下の成長を促進する
  • 組織の理念や行動指針が浸透する
  • 離職を予防する

効果が出ない1on1ミーティングの特徴

1on1は効果がないと言われていたり、メンバーから「1on1やりたくない」という声が出てしまう1on1施策には共通点があります。
ここからは、効果が出ない1on1ミーティングの特徴について3つ説明します。

  • 1on1のルールが決まっていない
  • 話す内容(アジェンダ)が決まっていない
  • キャンセルが多い

1on1のルールが決まっていない

これは1on1問わずかもしれませんが、ルールを作らずに施策を運用すると失敗する確率が上がります。
1on1は進め方がマネージャーごとにバラバラになることが多いですが、極力ルールを揃えておく事を推奨します。
ルールとして、1on1の頻度や時間、1on1の目的は最低でも決めておくと良いです。
例えば、1on1の目的としてはメンバーの離職改善と決めたのであれば、会社としてメンバーの離職改善施策にどれくらいの工数をかけても良いかを判断して、「1on1は週1回で30分」のように決めていくと良いです。

話す内容(アジェンダ)が決まっていない

一番失敗しやすいパターンとしては、話す内容が決まっておらず、雑談の話題のみで終わってしまう事にあります。
例えば、チームができたばっかりで1on1の目的が「上司と部下が仲良くなる事」であれば、雑談メインの1on1でも良いです。
しかし、1on1の目的が「部下の職場での悩みを聞く」であれば、「部下が何に悩んでいそうなのか?」を予め考えておいたり、「もし、自分が部下だったらどんな質問の仕方だったら悩みを打ち明けることが出来るか」を考えておいたりするとと良いです。

キャンセルが多い

1on1がうまくいっているかどうかは「キャンセルの多さ」で一発で見極めることが出来ます。
1on1の参加率が低いという事は、その会社での1on1の重要性がそこまで高くないということになります。

1on1はあくまでも会社の課題を解決するための施策なので、1on1の重要性が高くないということは「この課題を解決した方が良さそう!」と思っていた課題が外れていたか、マネージャーと現場で解決すべき課題の認識がすり合っていない可能性が高いです。

そのため、1on1のキャンセル率が高い場合は、「なんのために1on1をやっているか?」を問い直すと良いでしょう。
とはいえ、どうしても1on1をキャンセルしないといけない事もあるので、その際は、キャンセルするのではなく、出来る限り早めに1on1のリスケジュールをする事を推奨します。

効果的な1on1ミーティングを実施するための6つのコツ

ここからは効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツについて、より具体的に記載するので参考にしてもらえると良いかと思います。

効果的な1on1を実施するための6つのコツは以下の通りです。

  • 1on1の目的を明確にして伝える
  • 話す内容(アジェンダ)を事前に決めておく
  • 経験学習サイクルを意識する
  • 部下から上手に話を聞き出す
  • メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける
  • 部下に合わせたコミュニケーションをとる

1.1on1の目的を明確にして伝える

1on1でよくある失敗例は目的もなく1on1を行う事です。逆にいうと、効果の出ている1on1は明確に目標が決まっています。

「効果が出ない1on1ミーティングの特徴」のパートでで述べたように、「メンバーの離職が多い」という課題が会社にあるのであれば「部下の悩みを聞く」ことを目的に1on1をすると1on1施策が成功に近づきます。
また、今やっている1on1は何のためにやっているのかをメンバーに伝えて合意をとっておくことも大事です。
何のための1on1なのかということを共有しておかないと、メンバーとしては大事な業務時間がなくなるので1on1施策が形骸化します。

ただ、「メンバーの離職が多い」という課題が会社にある場合、本音で「これはメンバーの離職を止めるための1on1です」と伝えるわけにはいかないので、
「この1on1はあなたの会社での満足度を上げるための1on1です」と伝え、そこから、メンバーが会社に何を期待しているのか?メンバーが会社に不満に思っている事を探っていくことになります。

2.話す内容(アジェンダ)を事前に決めておく

先程は1on1では目的を明確に決めて伝えることが大事と記載しましたが、簡単でも良いので、アジェンダを設定しておくと1on1がより質の高いものになります。
例えば、1on1の目的が「部下を成長させる」であれば、下記のような手順で1on1の全体を設計して、各パートでどんな話をメンバーとするかをイメージしてアジェンダを準備しておくと、1on1を用いて部下を成長させるという目的を1on1で達成させやすくなります。

1.部下がどんなキャリアを実現したいのか聞く
2.現場の部下の状況となりたいキャリアの差分を比較する
3.部下がキャリアに向けて挑戦する中で、何が今障害になっているか聞く
4.自分が部下にできることを確認して、一緒に行動していく

3.経験学習サイクルを意識する

コルブの経験学習のサイクル

経験学習サイクルを意識しながら行うと、1on1の質を高めることができます。

経験学習サイクルと似ているサイクルとして、PDCAサイクルがありますが、
PDCAサイクルは、計画(Plan)を立てて実行(Do)し、その結果をチェック(Check)、改善(Action)をします。そして、また計画(Plan)を立て、実行(do)する、といった具合にPDCAを繰り返していくことで、継続的な業務改善につながっていく手法です。

PDCAサイクルでは「業務改善」を重視する一方、経験学習サイクルは「経験から気付きを得て、深く掘り下げていき学習する」ことを重視する手法です。
経験学習サイクルは、「経験→内省→教訓→実践」の4段階で構成されています。

経験フェーズでは、実際に経験して学びます。ちなみに、人間は経験から7割、他人や文献から3割学ぶと言われています。
次の内省フェーズでは失敗や成功から、自分自身が経験したことを多様な視点、俯瞰的な立場から振り返ることで原因、背景などを多角的に考察します。
次の教訓フェーズでは、経験した結果を内省して得たものをほかのケースでも応用できるよう教訓にします。
最後の実践フェーズでは、得た教訓をまた実践し次の経験学習サイクルの糧にします。
マネージャーは部下が内省するために、多様な視点を与えたり、教訓フェーズのケースで応用できるような概念化の手伝いをします。

4.部下から上手に話を聞き出す

一つ前の所で経験学習サイクルを意識すると1on1の質を高めることができるとお伝えしたが、部下が内省するために、多様な視点を与えたり、教訓フェーズのケースで応用できるような概念化の手伝いをするのはかなりテクニックが必要です。
うまく行っている1on1ではマネージャーの傾聴力が高いことが多いのでこのパートでは、「部下から上手に話を聞き出す方法」について記載します。

一つ目は、会話を横に展開しながら聞くことです。メンバーがどんな事を考えて業務をしていたかを網羅的に聞く事で、メンバーの状況を把握できます。
質問例としては、「他にも意識したことはある?」という質問が有効です。

次は会話を横に展開していく中で、もっと深ぼって聞くと良さそうと思った話を、マネージャーが縦に深ぼって聞くことでメンバーの考えをより明確にし教訓にできるようにします
質問例としては、「具体的にはどんなことしたの?」という質問が有効です。

そして最後に、なかなかメンバーから意見が出てこない際にマネージャーが仮説を持って聞くことで、メンバーの話を広げるテクニックになります。
質問例としては、「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど、あってたりする?」という質問が有効です。

メンバーがどこにこだわっているかを予想する能力が必要なので、テクニックが必要ですが、仮説が外れることをそこまで恐れなくても問題ありません。
メンバーとしては、抽象度の高い質問ばかりされるよりも「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど」と聞かれる方が、「意識はしてなかったけどマネージャーにはそう見えていたのか」「無意識の中で自分は〇〇にこだわっていたのかも」と考える視点を与えることができるメリットがあります。

5.メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける

マネージャーとしてはメンバーに成長してほしい、目標達成してほしいと思うが故にどうしても指摘や厳しいフィードバックが多くなることがある。これは一定しょうがない事ではあるが、指摘が多くなるとメンバーが心を開いてもらいづらくなります。
そのため、メンバーが話したくなるような承認の時間があるかどうかは1on1において大事になってきます。

一般的には日本人は、「Good Good Good moreの法則」と呼ばれる程度、3回承認して1回指摘するくらいの頻度が良いとされています。

そのため、「先週お客様としっかり対話していてよかったね」「最近いろいろな人とコミュニケーションを取るように意識していて良いね」「以前に比べて業務管理ができていて良いね」と承認をした後に、「事前準備をもっとしっかりするとより良いと思ったんだけどどう思う?」と指摘するくらいの頻度が良いでしょう。

また、指摘する際も「もっと事前準備をしないとダメですよね。」と決めつけるのではなく、「事前準備をもっとしっかりするとより良いと思ったんだけどどう思う?」を疑問形で相手に合意を取らせる形の方が指摘感がなくなるのでおすすめです。


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6.部下に合わせたコミュニケーションをとる

続いて、効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツ6つ目は、「部下に合わせたコミュニケーションをとる」ということが挙げられます。

例としてはソーシャルスタイルごとにメンバーを場合分けするのがおすすめです。
「ソーシャルスタイル」とは1968年にアメリカの産業心理学者、デビッドメリル氏が提唱したコミュニケーション理論のことで、4つに分類される人のコミュニケーションのパターンを活用し、適切なコミュニケーションを選択するものです。

種類としては、主導型・促進型・分析型・支持型に分けて適切なコミュニケーションを選択します。
例えば、主導型の方は特徴として、合理的に物事を達成していく傾向にあり、プロセスよりも結果を重視するビジネスライクな性格な方が多いです。
そのため、1on1の最中に雑談等は少なめにして、「いかに目標達成していくか?」を軸に話すと、メンバーと信頼関係が構築でき、メンバーにとって有意義な時間になるのでおすすめです。

※ソーシャルスタイルについてさらに知りたい方は以下の資料をダウンロードする事をお勧めします。

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効果的な1on1の流れの具体事例

このパートでは、1on1の流れの一例を記載する事で、読んでいただいた方により1on1を具体的にイメージしていただけたらと思います。
今回は、人材紹介サービス会社の営業チームでの1on1で、1on1の目的は「チームとしての売り上げアップ」の設定で記載します。

また、メンバーの部下さんは予算の大幅達成を記録しているハイプレイヤーで、
マネージャーとしては、ハイプレイヤーである営業メンバー部下さんのノウハウを言語化して、他の方に広げる事でチームでの売り上げを向上させたいと思っていると仮定します。

実際の1on1の会話例

お疲れ様!今月も予算ハイ達成しそうで、絶好調だね!

ありがとうございます!

他のメンバーも部下さんくらい優秀だったらチームとしても嬉しいんだけどね

自分もまだまだですよ

ちなみに部下さんの中で、達成できた理由ってわかってたりするの?

そうですね、結構、基礎基本のことかもしれないのですが、
自分は人材紹介会社に転職してきて1年ではあるものの人事の方の気持ちがまだまだ理解できていなかったなと思ったので、人事の方が読みそうな記事とかを読んでみたのが良かったかもです。

おお〜!!お客様の気持ちになるのはいいことだね!他にもやったことってあったりする?

お客様と良い関係を構築できるように気は遣っていた気がします。

いいね!具体的にはどんなことしてるかとかって言語化できたりする?

色々やっていた気はするんですけど、目の前のことで精一杯だったので言語化できないかもです。

そうだよね!先月、残って資料作成していた気がしていて、資料にこだわっているのかな?と思ったけど合ってたりする?

あ!確かに、資料は結構こだわっているかもです!
お客様との面談の時に、良い資料を出せたらお客様に信頼してもらえるかなと思ったので!

いいね〜!もしよかったらAさんの作った資料を他の社員に展開してもよかったりする?
できれば、資料のポイントを解説してもらえると嬉しいかも

恥ずかしいですけど、チームのためならもちろんです!

ありがとうね!Aさんがチームのために動いてくれてるところは、自分もちゃんと評価に入れれるようにしようと思っているから、今後もAさんの個人のハイ達成だけでなく組織でのハイ達成に貢献してくれると嬉しい!

承知です!これからは組織にも貢献できるように仕事に取り組みますね!


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会話の中に含まれていたポイント

今回の会話の中で良かったポイントがとしては大きく分けて3点あるので、解説します。

1.承認による良い雰囲気づくり

お疲れ様!今月も予算ハイ達成しそうで、絶好調だね!

最初に、「今月も予算ハイ達成しそうで、絶好調だね!」と言う承認の言葉から入ったことで、Aさんが話しやすくなるオープンな1on1の環境を作ることに成功していました。

2.マネージャーの質問で部下の考えを引き出せていた

おお〜!!お客様の気持ちになるのはいいことだね!他にもやったことってあったりする?

いいね!具体的にはどんなことしてるかとかって言語化できたりする?

「他にもやったことってあったりする?」で話を横に広げ、「具体的にはどんなことしてるかとかって言語化できたりする?」で深ぼることができていました。

そうだよね!先月、残って資料作成していた気がしていて、資料にこだわっているのかな?と思ったけど合ってたりする?

部下が深ぼることができなかった時は「先月、残って資料作成していた気がしていて、資料にこだわっているのかな?と思ったけど合ってたりする?」と仮説を持って聞くことで、部下が思考しやすいように手助けできていました。

3.マネージャーの中で今回の1on1の話すテーマが決まっている

マネージャーの中で、今回の1on1の意義としてチームでの売り上げを向上させたいと言うのが定まっていたので、ハイプレイヤーである営業メンバーAさんのノウハウを言語化できるような話の運びができていた。

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まとめ

本記事では、効果的な1on1を実践するための6つコツについて解説してきました。1on1は人事施策ですので、目的に応じた1on1を実施することが重要です。
以下のコツを意識して、目的に応じた効果的な1on1を実践していただけますと嬉しいです!

  • 1on1の目的を明確にして伝える
  • 話す内容(アジェンダ)を事前に決めておく
  • 経験学習サイクルを意識する
  • 部下から上手に話を聞き出す
  • メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける
  • 部下に合わせたコミュニケーションをとる
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