1on1ミーティングの適切な頻度・時間設定とは？効果的な1on1の実践方法
1on1ミーティングは、アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、日本でもヤフー株式会社などが取り入れたことから注目を集め始め、2020年には、規模に関わらず約4割の企業が導入しています。
そのような1on1ミーティング導入企業が増えている中、お客様から「おすすめの実施頻度や時間はありますか？」と聞かれることも多くなってきました。
同じような悩みを持つ人は多いのではないかと思い、本記事では、効果的な1on1の頻度や時間を説明していきます。
加えて、定期的に1on1を実施する効果、実施頻度と時間ごとの具体的な実施方法まで解説していきます！
そもそも「1on1ミーティングとは？」を知りたい方はこちらの記事をご覧ください
1on1ミーティングの最適な頻度・時間
1on1ミーティングは「上司とメンバーが1対1で定期的に行われる対話の時間」ですので、実施頻度や時間は明確には決まっていません。
頻度や時間は、会社や組織体制、仕事の繁忙度合いなどによって異なるため、毎週1回15分や月1回1時間など様々な形で実施されています。
一方で、1on1が効果を発揮するためにおすすめの頻度と時間は存在していますので、このセクションでは以下のようによくある疑問と合わせてお答えしていきます。
- おすすめの頻度・時間は週1回30分
- 2週間に1回や月に1回はダメなのか？
- 15分程度の短時間でも良いのか？
- 1on1ミーティングでおすすめの曜日はありますか？
- 1on1ミーティングを頻繁に行った方が良い理由
おすすめの頻度・時間は週1回30分
1on1ミーティングの効果を最大限発揮させる頻度と時間は、週1回30分です。
1on1はメンバーの抱える悩みや課題を明らかにし、その解決策を考え、実行することで、メンバーの成長の促進や生産性の向上、モチベーションアップを目的としています。
ただ目の前の業務をこなしていくだけであれば、上司とメンバー間での密なコミュニケーションは頻繁には必要ないかもしれませんが、上述の通り1on1ミーティングはメンバーの成長促進や生産性向上のために行われるので、目的の達成のためには1週間に1度は実施することが効果的です。
1on1の期間が空いてしまうと、メンバーが抱えている悩みや課題のキャッチアップが遅くなってしまいます。その間、メンバーは同じ悩みなどを抱え続けることとなり、生産性が低下してしまうでしょう。
また、一般的に目標は週単位や行動単位で設定していることが多いため、目標を管理する上でも週に1回は、最適な頻度と言えるでしょう。
もし、そのような高頻度で確認するような目標でない場合は、1on1の時間で目標を行動ベースに細分化することをおすすめします。
30分に関しては、ただキリが良いというだけでなく、人間が集中し続けることができる時間は45分程度と言われているため、1on1にしっかりと集中できる時間になっています。
あくまで、おすすめの頻度・時間ですので、会社やチームの状況によって変わりますが、頻度や時間を決められていないという方は、週に1回30分の1on1を試して、お互いにとって最適な頻度に調整してみてください。
2週間に1回や月に1回はダメなのか？
1on1ミーティングを2週間に1回や月に1回のみの実施がダメというわけではありません。
しかし、あまり間隔が空きすぎると、前回話した内容を忘れてしまったり、部下の悩みなどをリアルタイムで把握することが難しくなってしまいます。
また、各目標の進捗や行動プランの確認なども遅くなってしまい、目標進捗の遅れに気づくのが遅くなり、対策も打ちづらくなってしまいます。
他にも、人が人を信頼するために重要な要素が接触回数の多さであると言われていることもあり、メンバーとの信頼関係の構築を図る上でも、高頻度で実施することが重要になってきます。
そのため、1週間に1度の実施だと期間が空きすぎず、負担も大きくなりすぎない頻度となっています。
仕事が繁忙期でどうしても時間が取れないという方々は、隔週に1回や月に1回で、少し時間を長めにした1on1を実施しても良いでしょう。
15分程度の短時間でも良いのか？
結論として言えば、話すべき内容を話せていて、メンバーが納得感を持って業務に取り掛かれる状態であれば問題ありません。
しかし、15分という短い中、きちんと話し合うことは難しいと思いますので、事前に話す内容（アジェンダ）を決めておくことが重要です。
そして、そのアジェンダを部下に共有して、質問項目についての回答を事前に記入してもらうことがおすすめです。
このように事前にアジェンダを共有しておくことで、話すべきことが明確になり、効率的で効果的な1on1を実施することが可能になります。
また、月に1回1時間の話すことが盛りだくさんの1on1ミーティングよりも、話すことが絞られていても週に1回15分の1on1ミーティングの方がおすすめです。
一方で、1on1ミーティングを実施して間もない部下との1on1では、時間が短すぎると思うように話せない場合もありますので、相手に合わせて時間を設定してあげるようにすることも大切です。
アジェンダを共有するためのテンプレートシートについて知りたい方は、こちらの記事で無料公開しておりますので、ぜひご覧ください。
1on1に慣れていない新入社員向けのやり方を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
1on1ミーティングでおすすめの曜日はありますか？
1on1ミーティングを実施するおすすめの曜日は、月曜日又は金曜日の午後です。
1on1ミーティングは、メンバーの経験学習サイクルを回すのに非常に効果的な手法です。
経験学習サイクルとは、アメリカの教育学者であるコルブが提唱した「経験から学び成長するためのフレームワーク」のことです。
- 経験：具体的な経験をする
- 内省：行動の振り返り・フィードバック
- 概念化：何を学んだかを明らかにする
- 実践：次に行うときに学びを応用する
というステップを踏み、人は学習・成長していくとされています。
1on1を効果的に実施するには、STEP2の「内省」とSTEP3の「概念化」を1on1内のコミュニケーションで実施することが重要です。
そのため、1on1と1on1の間にメンバーが日常業務で十分な経験をしておく必要があります。
そして、その経験を振り返り（内省）し、学びを明確にする（概念化）を実施し、翌週の行動に応用していく（実践）ことが重要です。
前週の経験について話すために週初めの月曜日や、今週の経験について話す週終わりの金曜日の午後が効果的だと考えています。
上記画像は、1ヶ月の1on1のサイクルの一例です。
このような1on1の予定をメンバーに共有しながら、スケジュールを立てることで、お互いに共通認識を持って1on1を実施することができるでしょう。
1on1ミーティングを頻繁に行った方が良い理由
度々説明していますが、1on1ミーティングは低頻度1回あたり長い時間実施するのではなく、短時間で高頻度の実施を推奨しています。
高頻度で実施することの効果は以下のようなものがあります。
- 部下の悩みや課題をリアルタイムで把握できる
- 部下の経験学習サイクルを高頻度で回すことができ、成長を促進することができる
- 部下の状況に応じて、適切にフィードバックを実施することができる
- コミュニケーション量増加や単純接触回数の増加により信頼関係を構築できる
このような理由から、双方にとって無理のない範囲内ではありますが、高頻度で実施することをおすすめしています。
1on1ミーティングを定期的に実施するメリット
これまでは、1on1ミーティングを高頻度で実施した方が良いということをお伝えしてきました。
そもそも1on1を定期的に実施する必要があるのかと疑問に持たれる方もいらっしゃると思います。
このセクションでは、1on1ミーティングを定期的に実施するメリットについて解説していきます。
1on1ミーティングを定期的に実施するメリットは以下の通りです。
- コミュニケーション機会の創出
- 信頼関係を構築できる
- 評価材料を収集できる
- 目標達成に向けた進捗管理ができる
- メンバーの育成が促進される
- モチベーション・エンゲージメントの向上
- 働き方の多様化への対応
それでは、それぞれの詳細についてご説明していきます。
コミュニケーション機会の創出
1on1ミーティングは、人事評価面談のように一方的なコミュニケーションと異なり、日常業務を行っている中での悩みやキャリアについて話したりする双方向の対話型のコミュニケーションです。
1on1ミーティングを定期的に実施することで、コミュニケーションの機会を創出することができます。
上司・マネージャーとしては、部下の悩みや課題を聞きサポートしてあげたいと思っていることでしょう。
一方で、普段忙しいそうにしている上司・マネージャーを見て、部下は「この程度の自分の悩みなんて話せない」と遠慮してしまうものです。
そのような状況の中で、わざわざ「上司と部下が1対1で定期的に話す機会」を作ることによって、部下が悩みなどを話すきっかけを作ることができます。
最初の方は、話しにくそうにしても、上司側が「あなたのための時間」ということをしっかりと伝えることで、部下も遠慮することなく話してくれるようになるでしょう。
そのため、1on1ミーティングを定期的に行うことで、コミュニケーションの機会を作ることができ、部下のマネジメントもスムーズに行うことができるでしょう。
信頼関係を構築できる
1on1ミーティングを定期的に実施することで、上司と部下の信頼関係を構築することができます。
本記事でも度々お伝えしていることですが、信頼関係を構築するために、部下とのコミュニケーションの頻度が重要です。
定期的に1on1を実施することで、部下との接触頻度が多くなり、自然と信頼関係を築くことができるでしょう。
しかし、ただ接触回数を増やすだけでは不十分で、部下に寄り添っていない発言や高圧的な態度をとっていると逆効果です。
部下が安心して話せる環境を作ることを心がけることで、部下も心を開き、相談してくれたり、本音を話してくれるようになるでしょう。
部下と信頼関係を築くことができると、自分では気づけなかった部署・チームの状況も教えてくれるなど、良き相棒として部下が育ってくれるようになるでしょう。
評価材料を収集できる
1on1ミーティングを定期的に実施することで、上司・マネージャーの方の人事評価業務が非常に楽になります。
日々の1on1で、評価の際に活用できる評価材料を集めることで、実際の評価の際は過去の1on1の記録を見るだけで、評価できるようになります。
また、部下が評価期間中にやってきたことが記録されているので、評価の直前に印象の良かった人が高評価になりやすいというバイアスがかかった評価ではなく、公平な評価も実現できます。
評価材料収集のための事項を盛り込んだアジェンダを準備しておくことで、公平で満足度の高い評価を実現することができるでしょう。
公平な評価を実施することで、部下も評価に対して納得度が上がり、モチベーションが上がるだけでなく、上司への信頼感も高まります。
目標達成に向けた進捗管理ができる
1on1ミーティングで、定期的に目標について話し合うことで、高確率で目標達成ができるようになります。
目標は、組織として達成しなければいけない目標から逆算される形で、部下の個人目標が設定されていると思います。
一方で、部下側からするとそれらの十分な説明がないまま目標だけを伝えられると、組織目標と自分の目標のつながりが見出せずに、ただ上から押し付けられる目標になってしまいます。
そのため、1on1で上司から部下に、なぜその目標になっているのかの説明をしてあげ、疑問点を解消することで、部下にとって納得できる目標になります。
部下が自分の目標に納得できたら、目標達成に向けた業務内容について、1on1で具体的にしていきましょう。
具体的な業務内容を決めることで、部下は迷いなく行動することができ、目標達成力が上がるだけでなく、業務効率も改善します。
そして、日々の業務の中で、課題を感じて立ち止まってしまうことが往々にしてあります。
その際は、1on1で「どのようにしたらできるようになるのか」「何があれば達成できそうか？」などを聞くことによって、解決策が明確になることで、目標達成の実現可能性が高まっていくでしょう。
期初に目標の説明を行い、日々の1on1で部下へフィードバックを実施したり、解決策を一緒に考えたりすることで、目標達成に向けた行動をとることができることで、目標達成に向けた進捗管理ができるのです。
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メンバーの育成が促進される
1on1ミーティングで、経験学習サイクルに基づいた実践を行うことで、メンバーの育成を促進することができます。
- 経験：具体的な経験をする
- 内省：行動の振り返り・フィードバック
- 概念化：何を学んだかを明らかにする
- 実践：次に行うときに学びを応用する
前述の通り、STEP2の「内省」とSTEP3の「概念化」を1on1内のコミュニケーションで実施することが重要です。
また、定期的な1on1を実施することで、メンバーの悩み・課題を明らかにすることで、適切なフィードバックやサポートを実施することもできるでしょう。
他にも、1on1で話した内容を記録しておくことで、部下の成長過程を時系列上に記録することができます。
そのため、違う部下を育成する際にも過去の1on1の記録は活用でき、当時の先輩社員がどのような悩みや課題を持ち、どのようにしてそれを乗り越えたかの過程がリアルに記録されています。
これらの記録が集積することができると、マネジメントに活かすだけでなく、共通する課題を特定することで社内の教育制度にも活用することもできるでしょう。
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モチベーション・エンゲージメントの向上
定期的な1on1ミーティングを実施することで、部下のモチベーションやエンゲージメントが向上します。
1on1を実施することで、部下の悩みや課題を解消したり、目標を達成できたり、自分のことに親身に寄り添ってくれる上司の存在を認識することができるようになります。
そのような自分にとって良い環境であれば、自ずとモチベーションやエンゲージメントが高まるでしょう。
働き方の多様化への対応
新型コロナウイルスの影響で、リモートワークや時短勤務が一般的になったりと働き方が多様化しています。
リモートワークや時間差出勤など勤務状況の幅が広がったことで、上司が部下の悩みや課題を把握しにくくなったという側面があります。
そのため、1on1ミーティングを続けることで、簡単に部下の状況を把握できるようになります。
また、プライベートな悩みなども仕事に影響が出る部分であるため、差し支えのない範囲で、その悩みを聞いてあげることも効果的でしょう。
1on1ミーティングの頻度・時間ごとのおすすめアジェンダ
ここからは、1on1ミーティングの頻度・時間に応じたおすすめのアジェンダを紹介していきます。
ここでは「週1回30分の場合」と「月1回1時間の場合」の具体例についてご紹介していきます。
週1回30分の場合
週に1回30分の場合の1on1の流れについて紹介していきます。
- 振り返り
- 前回のネクストアクションの振り返り
- 気になっていることや悩みの確認（傾聴）
- 最近の取り組みの承認（褒める）
- 週次定量⽬標の振り返り
- 数値の進捗確認（⽬標 – 現状 – 差分）
- 差分（成功and失敗）の要因特定
- 差分を埋めるためのアクション検討
- ネクストアクションの設定
- 次回に向けてのアクションの設定
- 今回のテーマ
- ⽬標達成に向けた課題解決
- 業務・組織課題の改善
- ⼈間関係・チーム状況について
- 能⼒開発
- キャリア⽀援
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月1回1時間の場合
どうしても週1回や隔週に1回を行えなかったり、組織として月に1回と決まっている方のために、月に1回1時間の場合の1on1の流れについて紹介していきます。
- キックオフ
- 上司による先⽉の振り返り
- 今⽉の定量⽬標確認
- 今⽉の⽬標確認
- 定量⽬標の達成プロセスの検討
- ⾏動内容の確認
- 今⽉の定性⽬標の確認
- ⾃⼰評価と上司評価の認識のすり合わせ
- 今回のテーマ
- ⽬標達成に向けた課題解決
- 業務・組織課題の改善
- ⼈間関係・チーム状況について
- 能⼒開発
- キャリア⽀援
テーマごとの具体的な質問項目について知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
短時間でも1on1ミーティングの効果を発揮させる7つのコツ
適切な1on1ミーティングの頻度は週1回に30分程度とご説明しました。
しかし、中々週に1回30分も時間は取れないという方や逆に時間を取れても「最近どう？」「あれどうなった？」といった会話や雑談で終わってしまうという方もいらっしゃいます。
そのため、短い時間でも効果的な1on1を実践するコツについて紹介していきます。
今回紹介するのは以下の内容です。
- 余裕を持たせたアジェンダ設定
- 1on1の相手から話す内容を事前に共有してもらう
- 実施目的の共通認識を持つ
- 前回の振り返りは事前に済ませる
- 定期的に1on1を振り返る
- 継続的に高頻度で実施する
- アジェンダのテンプレートを複数持っておく
余裕を持たせたアジェンダ設定
1on1ミーティングの実施にあたっては、時間に余裕のあるアジェンダを準備するようにしましょう。
1on1をする際に、あれもこれも話したいと話す内容が非常に多くなってしまうということに陥ってしまう方も少なくありません。
話す内容が多すぎると、各項目について十分に話すことができずに次の話題に進んでしまいます。
1回で完璧な1on1を実践する必要はなく、複数回に分けて実施するようにしましょう。
1回の1on1につき、1つのテーマがおすすめです！
このように余裕の持った1on1のアジェンダを設定しておくと、1つの話題あたりにお互いに深く対話できるようになり、1on1の満足度も向上するでしょう。
また、話している最中にメンバーから「そういえばあれも」という形で相談を引き出すきっかけにもなります。
1on1の相手から話す内容を事前に共有してもらう
7つのコツの中で最もおすすめなものは「1on1の相手から話す内容を事前に共有してもらう」ことです。
1on1ミーティングで、アジェンダを決めていても会話がうまく進まなかったりする経験をされた方はいるのではないでしょうか？
その原因は明確で、上司自身は何を聞こうか決めていても、部下にとっては初耳なので回答に戸惑ってしまいます。
そのような事態を避けるために、上司が話したいことのトピックを書いたアジェンダシートを共有することが効果的です。
そして、部下の方にも話したいトピックを追加してもらいます。
さらに、それぞれのトピックについて、部下の考えや所感などを記載してもらって共有してもらいます。
そうすることで、1on1の時には書いてもらった内容をもとに話を進めることができ、非常に効果的な1on1を実施することができます。
また、アジェンダのシートを作っておくことで、1on1の準備時間も短くなり、上司の方の負担の削減にもつながるため、非常におすすめです。
実施目的の共通認識を持つ
1on1ミーティングの実施目的を上司・部下で共通認識を持つことも重要です。
1回目の1on1ミーティングで、1on1の実施目的を上司・部下の双方で共通理解を作れておくと、余計なすれ違いなどが起こらずにスムーズに対話が進みます。
余裕がある場合には、アジェンダにそれぞれの回ごとの目的を記載しておけば、その日に主として話したい内容がわかるため、対話が建設的になります。
また、1on1を組織として導入している場合には、1on1の事前研修を実施することも効果的でしょう。
前回の振り返りは事前に済ませる
1on1ミーティングのアイスブレイクの一環として、前回ミーティングの振り返りをするといったことはあるでしょう。
決して悪いことではないのですが、前回の振り返りを行うよりも前回からどう変化したのかが重要なはずです。
もし前回ミーティングの内容を思い出すためだけの振り返りを実施しているのであれば、事前に前回の記録確認することで省略できます。
当日の1on1ミーティングでは、前回の1on1を踏まえてどのような行動をし、どういった結果になったのか、これからどうしていくのかを中心に話せるとよいでしょう。
定期的に1on1を振り返る
部下の成長を促したり、コミュニケーションの質を高めたりするには時間がかかります。
そのため、1on1ミーティングで話した内容を定期的・継続的に振り返るようにしましょう。
「本当に部下の本音を引き出すことができたのか」や「フィードバックが適切だったか」などの振り返りを実施することで、質問やフィードバックの質を高めることができ、自身の傾聴やコーチングのスキルの向上にも繋がります。
継続的に高頻度で実施する
1on1ミーティングを継続的に高頻度で行うことは、1on1の効率化のためにも非常に重要です。
まず、前回に話した内容を忘れることが少ないので、前回からの変化などについてスムーズに対話できます。
また、緊急性の高くない話題などは、アジェンダによっては次回に回すといった判断ができ、翌週すぐにそのアジェンダを回収することができます。
一般的に1on1の効果が現れ始めるのは早くても3ヶ月ほどなので、1回あたりの負担を軽減することが非常に重要です。
アジェンダのテンプレートを複数持っておく
毎回部下との1on1ミーティングでアジェンダを作成するのは非常に負担が大きいと思います。
負担が大きい状態が続いてしまうと、効果的な1on1が実施できなくなるだけでなく、形骸化の恐れもあります。
そのため、上司の方はアジェンダのテンプレートを複数持っておくことがおすすめです。
目的別にアジェンダテンプレートを持っておくことで、準備時間が非常に短縮され、効果的な1on1を継続して実施することができるようになります。
簡単に1on1のアジェンダ共有・テンプレートの作成ができる！
・1on1のスケジュールを何度も設定する
・毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
・1on1の記録の管理が面倒くさい
・従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
「Co:TEAM（コチーム）」は上記のような1on1の時によく困ってしまことを簡単に解決できるツールです！
・1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
・1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
・1on1の実施率・アジェンダの使用率がわかる分析機能！
1on1ミーティングを定期的な頻度で実施する際の注意点
1on1ミーティングは定期的に行うことで効果を発揮しますが、注意点を押さえておかないと失敗してしまう可能性もあります。
ここからは、1on1ミーティングを定期的な頻度で実施する際の注意点について以下の内容を解説していきます。
- 実施目的を忘れないようにする
- ミーティング内容を記録・保管する
- リスケは行っても、スキップはしない
実施目的を忘れないようにする
1on1ミーティングを定期的に行うことで、慣れが生じてしまい、1on1の目的意識が薄くなってしまうことが起こります。
目的を見失ってしまっては、効果的な1on1を実施することはできません。
もし、メンバーに課題があったとしても状況に合わせたコミュニケーションが取れなければ、成果が出ないだけでなく、形骸化のリスクもあります。
しっかりと毎回の1on1にはテーマを持って臨むようにすることが重要です。
ミーティング内容を記録・保管する
上司やマネージャーの方は複数のメンバーと1on1ミーティングを実施することが多いでしょう。
複数人の悩みや課題を聞くと、どのメンバーがどのような課題を抱えているのかを忘れてしまう可能性があります。
また、他の人と話が混同してしまったり、他の人の1on1の内容を間違えて話してしまったりする可能性もあります。
1on1に限らず、コミュニケーションは生ものであるため、どの会議でも議事録をとっていないと話した内容を忘れてしまったりする可能性があります。
部下としても一度話した内容を忘れられていたり、話してほしくない内容を他の人に話されると信頼関係を構築できる1on1の効果を台無しにしてしまう可能性もあります。
そのため、1on1ミーティングの内容はしっかり記録し、1on1ミーティングの前には内容を確認するようにすることがおすすめです。
リスケは行っても、スキップはしない
多忙な上司・マネージャーの方は突発対応などが生じて、1on1ミーティングを実施できないという状況も往々にして起こると思います。
その際に注意してほしいポイントは「リスケはしても、スキップはしない」ということです。
1on1をスキップしてしまうと、1on1の期間が空いてしまうことだけでなく、自分を大切にしてくれていないと部下からの信頼を失ってしまう恐れもあります。
また、そのような事態が続くと、1on1をすること事態が億劫になり、形骸化の一途をたどります。
そのため、なるべく1on1をスキップすることなく、その週中に別日程でリスケジュールを行うようにしましょう。
まとめ
本記事では、適切な1on1ミーティングの頻度・時間について解説してきました。
コツや注意点を踏まえて、適切な頻度・時間で1on1を実施していきましょう。
そうすることで、部下は成長し、あなたにとって良い結果が返ってくることでしょう。
