1on1はストレスになる？ストレスになる理由と軽減させるコツを解説
1on1ミーティングとは、「上司と部下の一対一で行う定期的な面談」のことです。
アメリカのシリコンバレーで確立されてから優秀な人材マネジメント方法として全世界に広まり、近年はヤフーや楽天といった代表的なリーディングカンパニーで導入されたことを皮切りに日本でもメジャーになりつつあります。
そんな1on1ですが、比較的新しい施策であるために制度への理解やサポートが十分でなく、実施をストレスに感じてしまう人も少なくないようです。1on1をストレスに感じてしまう理由やその対策を紹介してくので、ぜひ最後まで読んでトラブル解決の参考にしてみてください。
1on1がストレスに感じる理由
そもそも「なぜ1on1をストレスに感じるのか」が分からなければ、対処のしようがありません。ここでは考え得る代表的な理由3つを紹介していくので、一つずつ確認していきましょう。
- 時間の無駄と感じている
- 心理的・工数的な負担を感じている
- 話すことがない・何を話せば良いのかわからない
時間の無駄と感じている
1on1がストレスに感じる理由の一つ目は、「時間の無駄と感じている」からです。
現代のビジネスシーンでは何よりも業務効率やスピード感を求められるため、定期的にまとまった時間を取る必要がある1on1は負担が小さくありません。長い目で見れば目標管理や人材育成に非常に有効な1on1ですが、目に見えてメリットや効果の即効性のあるような施策ではないため、1on1のメリットや必要性を理解した上でなければ「他のタスクに時間を使いたい」や「時間の無駄」と思ってしまうのも無理もないでしょう。
後述する1on1のメリットや効果を全体で共有し、意味を感じてもらった上で実施する必要があるでしょう。
心理的・工数的な負担を感じている
1on1がストレスに感じる理由の二つ目は、「心理的・工数的な負担を感じている」というものです。
1on1を実施する上では、アジェンダの用意に始まりスケジュールの調整やミーティング内容の記録など、1on1そのものの時間外でも要所要所でタスクが発生してしまいます。
会社で1on1に対する含蓄がありツールやアウトラインが整備されていればスムーズ且つノンストレスな実施が可能ですが、そもそも1on1自体が比較的新しい施策ですのでそのように手厚いサポートが整っている企業は多くなく、「とりあえず話題になってたから導入してみた」と1on1の手間や負担をメンバーやマネージャーが背置うことになっているパターンも珍しくありません。
また、人というのは「知らないもの、分からないもの」に対して漠然とした不安感や嫌悪感を感じる生き物であり、そもそも1on1に対する知識や理解が不十分な状態だと、参加に気が進まないのも無理ありません。
会社側は参加社員に対して1on1に対する知識・理解を促進させ、また1on1のやり方を分かりやすく示すルールやアウトラインを整備することで、社員の不明点や考えなければならないことを減らして1on1へのハードルを下げてあげましょう。
話すことがない・何を話せば良いのかわからない
1on1がストレスに感じる理由の三つ目は、「話すことがない・何を話せば良いのかわからない」というものです。
1on1は堅い人事評価面談ではなく、かといって勤務時間外の雑談タイムでもないので、「じゃあ何話せば良いの？」と疑問に思うかもしれません。話すことが尽きてしまうと、つい分かりやすい話題として日々の業務の振り返りや進捗確認に徹してしまうことになり、1on1が1on1たる所以である個人的キャリアやな相談やサポートができる場であるという強みが生かしきれません。
こちらも会社側が定番のアジェンダやアウトラインといった具体的なレールを示すことで解決できることなので、アジェンダリストやテンプレートを配布したり1on1ツールを導入したりと、形式的な面でのサポートを怠らないようにしましょう。
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部下にストレスを感じさせる上司の1on1の4タイプ
部下にストレスを感じさせる典型的な1on1のタイプはいくつか存在し、これらを避けることを意識しながら1on1を実施しましょう。
反面教師にするためにも、詳しくこれらのタイプを解説していきます。
- 1on1が「詰められる」場になっている
- 部下の意見を否定し、自分の意見を押し付けている
- 上司が一方的にアドバイスしている
- 部下の話を途中で遮ってしまう
1on1が「詰められる」場になっている
部下がストレスに感じる1on1の1つ目は、「1on1が”詰められる場”になっている」ことです。
1on1の場ではなかったとしても、そもそも部下に「詰められている」と感じさせるのは、心理的安全性を大きく損なうことになるので非常に悪手です。
「なんでここ○○しなかったの？」や「ここの目標未達の理由は？」というような部下の過去の行動についての質問は、訊いている上司側からするとただの確認事項に過ぎず「詰め」とは捉えていないかもしれません。
しかし部下の立場となると、マイナス面での過去の行動や判断について理由を問われてもどうすることもできませんし、責められているような感覚になるのも仕方ありません。また、そのような状況は部下が口を閉ざしてしまいがちになるという点でも非常に好ましくありませんし、さらに1on1が上司と部下という関係で構成されているがゆえに、最悪の場合だと「パワーハラスメント」と受け取られてしまう恐れもあります。
仕事を進めるうえで部下の不手際やミスはもちろん都度指摘して直させるべきではありますが、1on1でそのような「詰め」や「説教」が常習化してしまうと、部下からすると「1on1に怒られに行く」という認識になってしまいます。
とはいえ、業務進捗の確認や振り返りというのは1on1の定番のアジェンダであり、積極的に活用していくべきであるのは確かです。要は活用の仕方であり、反省や考察といった過去の業務に対する「答え合わせ」を部下だけに求めるのではなく、ヒントやアドバイスを与えたりと上司自ら一緒に考えてあげると良いでしょう。
部下の意見を否定し、自分の意見を押し付けている
部下がストレスに感じる1on1の1つ目は、「部下の意見を否定し、自分の意見を押し付けている」というものです。
そもそも1on1は部下の力を伸ばすためのものであり、たとえ部下の考えが間違っており上司の意見やアドバイスが正解だったとしても、「こうしておけば間違いない」と押し付けることは良いやり方とは言えません。
このように行動指針や目標を決めたとしても、それは部下が自ら考え出したものではなく思考停止的に指示を受け入れているに過ぎないため、部下自身の課題解決力や思考力の成長には何ら寄与できていないことに注意しましょう。
またそのように部下自身に考えさせずに指示を遂行させるだけで終わらせてしまうと、部下の成長を阻害してしまうだけでなく、上手くいかなかったときに「自分は言われたことをやっただけ」という他責思考を生んでしまうリスクもあります。
まずは部下の考えや計画を尊重し、その上で修正すべきことやアドバイスを適宜与えながらもあくまで部下主体で考えさせ、方針や目標を「自身で打ち立てたもの」として責任感をもって貰うことを意識しましょう
上司が一方的にアドバイスしている
部下がストレスに感じる1on1の1つ目は、「上司が一方的にアドバイスしている」というものです。
人とはどうしても自分の良かった経験やマインドを聞いてほしくなる生き物であり、部下は上司の話を熱心に聞いてくれるという上下関係的要因も相まって、つい部下を前にすると一方的なアドバイスや自分語りに熱が入ってしまうこともあるかもしれません。
しかし上司が一方的に話すだけの1on1は部下の自主性や創造性の成長に何ら寄与しないほか、時代の変化に合わせてビジネスの形もめまぐるしく変わっていくので、上司の逸話や成功事例が何の参考にもならない、むしろ現代においては「古い」とされるような悪手である可能性すら否定できません。
自信の体験や事例を話すときにはあくまで「そういうケースもある」というように頭の片隅に置いてもらう程度に留め、解釈や受け取り方は部下個人の考え方に委ねるようにしましょう。
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部下の話を途中で遮ってしまう
部下がストレスに感じる1on1の1つ目は、「部下の話を途中で遮ってしまう」というものです。
1on1に臨むほとんどのマネージャーは1on1の目的である「部下の成長促進」を理解しており、有効なアドバイスやサポートをしようと意気込んでいる人も多いため、「早く終わらせたいから」や「面倒くさいから」という理由で部下の話を遮るようなことはまずしないでしょう。
しかし部下をサポートしようという熱量ゆえに、いち早く話の趣旨を汲み取ったり先を引き取るつもりで「わかる、○○って言いたいんだよね」などと遮ったり被せてしまうということは多々あり、また悪意ではなくむしろ部下へのポジティブな姿勢ゆえであるために話を遮ってしまていることに気づけていないということが意外なほど少なくありません。
部下からしてみるとそのような上司の胸中は知る由もないため、ただ「話を遮られた」という経験になってしまい、話すモチベーションが削がれてしまいます。
また、上司から部下とは違い、部下から上司というボトムアップ方向のコミュケーションというのは想像よりもはるかにハードルが高く、また内容の準備や言葉選び一つとっても非常に神経を使うものであることを念頭に置いておくほうが良いでしょう。
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実はマネージャーもストレスを感じている
1on1にストレスを感じているのは、何も部下側だけではありません。上司・部下双方が有意義であると感じられる1on1にするためにも、上司側として1on1を実施する際のストレスポイントや懸念点も知っておきましょう。
- 部下の不満を聞くだけの場になっている
- 上司も何を話せば良いかわかっていない
- 準備不足である
部下の不満を聞くだけの場になっている
部下の不満を聞くだけの1on1は、メンバーとマネージャー双方にとって良い1on1とは言えません。
部下の不満を解消したり意見や考えを肯定して心理的安全性を高めることは非常に重要ですが、しかしそれがゴールであると目的を履き違えてはいけません。
そもそも1on1は部下の成長や目標達成への貢献を期待して実施されているものであり、心理的安全性の確保はそれ自体が目的ではなく、1on1を効果的に実施するための過程に過ぎないことを念頭に置きましょう。
上司も何を話せば良いかわかっていない
部下が「1on1で何を話せば良いか分からない」と感じてしまうのは良くあることですが、上司側も同じような状況である可能性があります。
1on1は部下主体で進めるものであり部下がアジェンダを用意するのが基本ではありますが、しかし「部下がやるものだから」と丸投げして何も考えずに始めてしまうと、部下側が1on1に不慣れだったり用意してくれた話題が尽きた時などのカバーができなくなってしまいます。
何を話せば良いかわからず1on1が停滞してしまうのは非常にもったいないので、普段の部下の仕事ぶりや何気ない会話から話題をいくつかストックしておくと良いでしょう。
準備不足である
上司・部下側ともに準備不足だと、1on1の効果を最大限に引き出すことができません。
昨今のマネージャーはプレイング業務とマネジメント業務の両方を担う「プレイングマネージャー」であることが多く、業務量が多かったりスケジュールがタイトだったりと非常に多忙な傾向にあるため、1on1にそこまでのリソースが割けないということもあるでしょう。
そのため部下が1on1の準備や進行を行うことが理想ではありますが、経験がまだ浅いことが多い部下主体で必ずしも円滑な実施ができるとは限らず、ある程度は上司のサポートも必要になってきます。
部下の1on1の負担を軽減して準備を抜かりなく行ってもらうことが上司自身の負担軽減にも繋がるので、1on1の大まかな進め方やテンプレートといったアウトラインをまず示してあげることが重要です。
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1on1のストレスを軽減させるコツ
今まで紹介してきたような「1on1のストレス」を踏まえて、ストレスを解消したり軽減しながら1on1を実施できるようなコツをいくつか紹介していきます。
- 1on1ミーティングの目的を共有する
- 1on1ミーティングの話題を事前に決める
- 承認・共感を必ずするようにする
- 部下の話を最後まで聞く
- 部下に合わせたコミュニケーションをとる
1on1ミーティングの目的を共有する
「1on1の目的を共有する」ことは、部下に1on1を有意義に感じてもらうためにも必ず行うようにしましょう。
意味が理解できないまま物事に取り組むと、「無意味」や「時間の無駄」と感じてしまうことによってストレスを生みやすくなります。「何のための1on1なのか」や「なぜ1on1をするのか」を予め共有しておくことによって、意味や有意義性を理解した上で1on1を進めることができますし、目的を意識しながら進めるほうがより目的の達成に近づくことができます。
部下主体で1on1を進めているとどうしても本来設定した目的や趣旨からずれてしまうこともありますが、その際は上司側からも会話の提起を行うなどして修正し、目的や趣旨に沿ったコミュニケーションを深められるように心掛けましょう。
1on1ミーティングの話題を事前に決める
1on1をスムーズに実施するためにも、話題は事前に決めておきましょう。
先述したように部下・上司共に準備不足な状態で1on1に臨むのは避けるべきであり、そのためにも部下が1on1の準備を進めやすいような情報を教えてあげましょう。アジェンダが思い浮かばない、話すことがないと感じてしまうようであれば、公式のアジェンダリストを作成してその中から選んでもらうようにすると時間や手間を削減できます。
承認・共感を必ずするようにする
「承認・共感を効果的に使う」ことでは、部下に「詰められている感」を感じさせないためにも非常に重要です。
1on1での指摘や説教があまりにも多いと、部下からすると「1on1は指摘や説教をされる場」という印象を持たれてしまい、心理的安全性を大きく損なってしまいます。「1on1が詰められる場になっている」ことは、1on1にネガティブなイメージを持たれてしまう代表的な理由であるとも先述しました。
一般的に、日本人は「3回承認して1回アドバイスを行う」というやり方が一番合っていると言われています。部下が話してくれる業務の振り返りや相談内容などについて、基本的には承認して部下の心理的安全性を確保した上で一言アドバイスや意見を挟むようにしましょう。
また、アドバイスについても、「指摘ではなく提案形式で投げかける」ことで、角を立てずにすんなりと受け入れてもらうという対話のスキルがあります。
例えば、「この資料だと〇〇についての情報が不足しててダメだよね」ではなく「○○について情報をもう少し盛り込んだら分かりやすくなるんじゃないかな？」というように、命令や指示として思考停止的に受け入れさせるのではなく、あくまで提案として投げかけることで、部下が自身で考えて納得した上で決定したという認識を持ってもらうことができます。
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部下の話を最後まで聞く
「部下の話を最後まで聞く」ことを意識しましょう。
先述したように、部下の話を遮ることは会話のモチベーションを削いでしまうため非常に悪手です。
部下の話に対して逐一訂正やアドバイスを入れたくなったとしても結論までは口を挟まずに傾聴に徹するようにしましょう。「貴方の話を聞きたい」という姿勢を見せることで、部下も自ずと積極的に発言してくれるようになるでしょう。
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部下に合わせたコミュニケーションをとる
1on1では「部下に合わせたコミュケーションを取る」ことを意識してみましょう。
部下と一口に言っても、「行動力・野心が強い主体的な部下」や「好奇心旺盛で周りと楽しむことが好きな部下」、「論理的で分析力が強い部下」など、それぞれ異なる性格や強みを持っています。このような異なるタイプにそれぞれ対応したコミュニケーションを取るために、ソーシャルスタイルという理論を活用することをおすすめします。
ソーシャルスタイルは、1968年にデビッド・メリル氏が提唱したコミュニケーション理論であり、人のコミュニケーションのタイプを「主導タイプ」「促進タイプ」「分析タイプ」「指示タイプ」という4つにカテゴライズし、最適なタイプを選択するというものです。
例えば、主導タイプは文字通りリーダーとして周囲を主導するような立場に立つことが多く、主体的な性格を持つ場合が多いです。このようなタイプはリーダーシップがある反面、意思が強く頑固な面もあるので、上司という立場から様々な意見や視野に触れさせて凝り固まらないようにサポートしてあげることが有効です。
また、この主導タイプとほぼ対極に位置するタイプとして支持タイプがあります。支持タイプは発言や主張が控えめで、そのため比較的パーソナリティを把握しづらい傾向にあります。このような部下には積極的に傾聴する側に回ることで、普段はなかなか聞くことができない相談や不満などを引き出してあげることが重要です。
【部下の特性ごとの接し方やソーシャルスタイルについてさらに知りたい方へ】
●部下の特性・タイプごとの取扱説明書
●ソーシャルスタイルを生かした1on1のやりかた
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まとめ
メンバーの1on1へのストレスを解消して前向きに取り組んでもらうためには、そもそも1on1のどこにストレスを感じているのかという原因を特定して対処法を考える必要があります。本記事では1on1にストレスを感じる理由やパターン、またそのような状況を好転させるためのコツ等を紹介してきたので、ぜひメンバーの現状に照らしてトラブル解決を図ってみましょう。
本記事をトラブルシューティング的な見方で参考にしていただくことで、スムーズな1on1の実施や普及に貢献できれば幸いです。
効果的な1on1を実施するなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
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