【テンプレート配布】1on1ミーティングシートで効果的な1on1を実施する方法を徹底解説！
昨今、1on1が注目され始め、導入している企業も多くなり、1on1を行なっている人も急激に増加しました。
1on1を実践している中で「何を話したらいいんだろう」「話した内容を記録するにはどうしたら良いんだろう？」と思ったことがある人は多いのではないでしょうか？
それらの悩みを解決するのは「1on1ミーティングシート」です。特に自社で定期的な1on1を導入しているが、中々うまく行かない、定着しないという方におすすめの記事になっています。
今回は、1on1ミーティングシートのテンプレートやその活用法までお伝えしていきます。
そもそも「1on1ミーティングとは？」を知りたい方はこちらの記事をご覧ください
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1on1ミーティングシートとは
1on1ミーティングシートは、その名の通り1on1ミーティングを実施するときに使用するフォーマットのことです。
個人として1on1ミーティングシートを使うメリットは、対話をスムーズに進めることができ、目的に応じた1on1を実施することができます。
組織として1on1ミーティングシートを活用していく場合は、1on1の質が均質化できたり、1on1の記録を保存することができます。
このような効果が期待できるので、1on1ミーティングを実施する際はミーティングシートを活用することがおすすめです。
1on1ミーティングシートの活用事例
実際に1on1ミーティングシートを活用するにあたっての流れの一例をご紹介します。
企業によって実際の活用方法は異なりますので、参考にしていただけますと幸いです。
- 全社共通の1on1ミーティングシートのフォーマットを作成し、面談前に部下が内容を記入し事前に上司に共有する
- 上司は面談前までに内容に目を通し、何を話すのかを整理して当日を迎える
- 面談中は部下が記載した内容をきっかけにしながら、対話を進めていく
- 面談終了後は振り返りができるように、適切に保管をしておく
上記はあくまでも一例ですが、おおまかな活用方法はこのような流れです。
ここで登場する1on1ミーティングシートの内容には、特に決まりがありませんがおすすめのテンプレートを後述しますので、ご覧いただけますと幸いです。
1on1ミーティングシートの項目
1on1ミーティングシートの項目について解説していきます。
1on1ミーティングシートの項目は以下の通りです。
- 日時/名前：1on1を実施した日時と1on1をする部下の名前を記入しておきましょう
- 話したいこと：1on1で話したいこと・トピックを部下に記入してもらいましょう
- 目標：現在部下の方が持っている目標について認識を揃えておきましょう
- 前回の1on1から実践したこと：1on1を通じて決めたことを実践できたか確認しましょう
- 困っていることや気づき：日々の業務での困りごとや気づきを記入してもらいましょう
- マネージャーへのお願い：部下がして欲しいと思っているサポートについて明らかにしましょう
- 個人的なトピック：部下のプライベートなことや体調について書いてもらい、部下の状態を把握しましょう
- ネクストアクション：1on1を通じて決まったことや、やるべきことを書いて部下と認識を揃えましょう
話したいことは、キャリア・評価についてやチームの状態についてなど様々あると思いますので、おすすめの質問については後述します。
また、部下の方に事前に話したいことなどを記入してもらいますが、上司・マネージャーから特に聞きたいことがある場合は、事前に書いておくと良いでしょう。
おすすめ1on1テンプレートシート
1on1実施時に、聞くことや話した内容をメモしておくシートがあると、聞きもらしを防ぐなど、計画的でスムーズな開催に役立ちます。
前述した要素を兼ね備え、次回の1on1からそのまま使える1on1ミーティングシートのテンプレートをご用意しましたので、ダウンロードしてぜひご活用ください。
1on1ミーティングシートのダウンロード
「ダウンロードはこちら」をクリックするとダウンロードされます。
1on1テンプレートシートのダウンロードはこちら！
1on1ミーティングシートを活用するメリット
1on1ミーティングシート活用すると、1on1をより効果的なものにすることができます。
理由は以下の通りです。
- ミーティング中の対話の質が上がる
- 1on1ミーティングの準備時間が短縮され、1on1が効率化される
- 内容のクオリティを一定にできる
- 議事録として記録しておくことができる
- 認識の違いを防ぐことができる
- 部下の成長過程を記録することができる
- 人事評価業務が楽になる
ここからは上記の理由について詳しく説明していきます。
ミーティング中の対話の質が上がる
1on1ミーティングはお互いの業務時間を割いて行うものであるため、短時間でも有意義なミーティングすることが重要でしょう。
また、特にマネージャーは多忙なので、基本1on1直前まで別の仕事をしていて、1on1用の脳のスイッチが入っていません。
この状態だと「最近どう？」「あれどうなった？」といった会話や雑談で終わってしまう場合も少なくありません。
そこで1on1ミーティングシートを利用し、面談前にその内容を上司と部下で共有しておけば、内容のポイントを事前に整理することができます。
シートで整理されている内容に沿って、1on1を進めることができるので、話すべきことを話す要点を押さえた1on1を実践することができ、質の向上が期待できるでしょう。
1on1ミーティングの準備時間が短縮され、1on1が効率化される
国内に専業マネージャーは全体の10%しか存在せず、90%が「プレイングマネージャー」ということがわかっています。前述の通りマネージャーはプレイング業務とマネジメント業務を兼任することが多いため、非常に多忙です。
そのような状況の中で、1on1の準備もするとなると非常に負担になってしまいます。このような状況が続いてしまうとせっかく導入した1on1ミーティングが形骸化してしまう可能性が高いでしょう。
1on1ミーティングシートを活用することで、事前準備のほとんどを部下に任せることができるようになり、尚かつ質も担保されるため、マネージャーの準備時間を削減することができるでしょう。
実際に弊社の1on1ツール「Co：TEAM（コチーム）」を使うことで、1on1の準備時間が半分になっただけでなく、話す内容も3倍になったという事例があります。
このように1on1ミーティングツールを使うことで、準備時間の削減だけでなく、1on1の効率化にも繋がるのです。
内容のクオリティを一定にできる
上司・マネージャーによって、部下の成長や満足度、目標達成などにバラツキがあるということは多いのではないでしょうか？
日本の多くの昇進システムの都合上、プレイングスキルは一定以上担保されている方々がマネジメント職に就く場合が多いですが、マネジメント能力には経験やパーソナリティ、能力によってバラツキがあることが一般的です。
1on1スキルは上司・マネージャーによって大きな差がありますので、もし「効果的でない1on1」を実施し続けると、逆効果になることもあります。
しかし、組織的に1on1ミーティングシートを導入すると一定の枠組みを作れるので、「ミーティング中に何を話したら良いか分からない」「直近の業務ばかりを聞いてしまう」といった会話のレパートリーが少ない上司・マネージャーの方がいてもある程度の質を担保して、1on1を運用することができます。
議事録として記録しておくことができる
1on1ミーティングシートを使うと、議事録として記録しておくことができることも魅力の1つです。
上司・マネージャーは1人で複数名の部下とミーティングを行なっているため、話が混同してしまったり、他の人の1on1の内容を間違えて話してしまったりする可能性もあります。
また、1on1に限らず、コミュニケーションは生ものであるため、どの会議でも議事録をとっていないと話した内容を忘れてしまったりする可能性があります。
部下としても一度話した内容を忘れられていたり、話してほしくない内容を他の人に話されると信頼関係を構築できる1on1の効果を台無しにしてしまう可能性もあります。
そのようなリスクを避けるために、ミーティングシートに話した内容を毎回記録しておき、議事録として残しておくことをおすすめします。
認識の違いを防ぐことができる
1on1ミーティングシートに書くことによって、上司・部下との認識の違いを防ぐことができます。
1on1で話した内容をシートに明記することで、話した内容が明確になります。
仮に、双方の認識が違った場合にもすぐに気づくことができ、修正することができます。
特に行動ベースのネクストアクションを立てる時に双方の認識を揃えることで、迷いなく実行することができるようになります。
部下の成長過程を記録することができる
1on1ミーティングの目的の1つに部下の成長を促進し、育成することがあります。
1on1において、部下に対して的確にフィードバックすることで、その部下の成長を促進することはもちろんですが、1on1ミーティングシートを活用することで、その部下の成長過程を時系列上に記録することができます。
そのため、違う部下を育成する際にも過去の1on1の記録は活用でき、当時の先輩社員がどのような悩み・壁を持ち、どのようにしてそれを乗り越えたかの過程がリアルに記録されています。
これらの記録が集積することができると、マネジメントに活かすだけでなく、共通する課題を特定することで人事施策に活用することもできるでしょう。
このように、1on1ミーティングシートで記録をしておくことで、人材育成の効率化にも非常に役立ちます。
人事評価業務が楽になる
1on1の実施目的にその考え方はなかったと言われることが多いのですが、1on1ミーティングシートで記録を取り続けると人事評価の業務が非常に楽になります。
日々の1on1ミーティングで、評価の際に活用できる評価材料を集めることで、実際の評価の際は過去の1on1ミーティングシートを見るだけで、評価できるようになります。
また、部下が評価期間中にやってきたことが記録されているので、評価の直前に印象の良かった人が高評価になりやすいというバイアスがかかった評価ではなく、公平な評価も実現できます。
評価材料収集のための事項を盛り込んだミーティングシートを作成することで、公平で満足度の高い評価を実現することができるでしょう。
「Co:TEAM（コチーム）」なら目的ごとのテンプレートのアジェンダ集がいくつも作ることができます。
- 組織として話してほしいことを全員の1on1に反映できる組織アジェンダ機能
- 部下ごとに質問のテンプレートを決めれる個人テンプレート機能
- 社内で良かったテンプレートを共有できる共有テンプレート機能
- コチームがおすすめするアジェンダテンプレート
1on1ミーティングの均質化や記録の管理だけでなく、人事評価まで一元管理できるツール「Co:TEAM（コチーム）」の詳細はこちら！
【目的・テーマ別】1on1ミーティングシートに入れるべき基本的な質問項目
ここからは、1on1ミーティングの際に聞いておきたい質問の具体例を目的・テーマ別にご紹介していきます。
質問のレパートリーを増やしておくことは1on1の成功に非常に重要となりますので、ぜひ参考にしていただけると嬉しいです。
質問をもっと多く知りたいという方はこちらの記事をご覧ください。
能力開発（業務編）
業務に関する話題から、部下の能力開発・育成を行いたいときにおすすめの質問です。
- 取り組んでみて難しいと感じたところやほしいサポートはありますか？
- 前回の1on1やそれ以前からの業務で一番力を入れた業務は何ですか？
- その業務で自分が学べたことや気づいたことは何かありますか？
- 私や他のメンバーへの要望やしてほしいサポートなどありますか？
- 現在の業務で納得のいっていないことやモヤモヤはありますか？
能力開発（強み・弱み編）
部下の強み・弱みを明確にして、部下の成長を促進していく時におすすめの質問です。
- 自分の今の強みは何だと思いますか？
- 自分の今の弱みは何だと思いますか？
- 今の業務に強みを活かすとどういうことができると思いますか？
- 今、自分の強みは業務で活かせていると思いますか？
- 自分の強みを活かすため、弱みが出ないようにするために必要なサポートは何かありますか？
部下の特性に応じたコミュニケーションを取ることも非常に重要です。
部下のタイプを判断したり、タイプに応じたコミュニケーションの具体例を知りたい方は『ソーシャルスタイルに基づくパーソナライズド1on1の実践』をこちらからご覧ください！
キャリア支援
1on1を実施する目的としてキャリア支援を掲げている企業も多いでしょう。キャリア支援の際に使えるおすすめ質問です。
- キャリアの方向性ややりたいことは変わっていませんか？
- 将来的に関わりたい仕事やキャリアの方向性があれば教えてください
- これからどういう能力を伸ばしていきたいですか？
- 社内にロールモデル（模範）となる人はいますか？
目標支援
目標達成に向けての1on1におすすめの質問です。
- 今の目標を、さらに具体化したサブ目標はありますか？
- 目標を達成することで、あなたは何が得られると思いますか？（これをやることのメリットは何でしょうか？）
- 目標を達成することで、周囲にどんな影響を与えられると思いますか？
- 目標は、何があれば達成できるでしょうか？
また、部下自身の個人目標が、どのように全体目標につながっているのかについて1on1で伝えることも非常に重要です。
評価面談
評価についての話をするときにおすすめの質問です。
- 今回の評価結果の中で、不明点や納得していない点はありますか？
- 今回の評価を受けて、来期以降取り組みたいことや改善点はありますか？
- 評価制度の中で、よくわからないところや詳しく説明してほしいところはありますか？
汎用で使える質問項目
部下の体調や周辺環境についてなど、いつでも使える質問をまとめています。
- 体調面やメンタル面に問題は無いですか？
- 仕事で困ったことなどを身近な人と相談できていますか？
- 現状サポートしてほしいことはありますか？
1on1ミーティングシートを活用するためのツール・方法
1on1を記録することの重要性について解説してきましたが、実際に1on1ミーティングを記録するための具体的なツール・方法について解説していきます。
Co:TEAM（コチーム）
Co:TEAM（コチーム）は1on1を中心として、目標管理・人事評価などを一元管理できる国内初のパフォーマンスマネジメントツールです。
1on1ミーティングシートをさらにグレードアップさせた機能であるアジェンダテンプレート機能が搭載されています。
組織として話してほしい質問を全員の1on1アジェンダに追加できる組織アジェンダ機能や効果の出た1on1のアジェンダを共有できる機能も搭載しています。
テンプレートアジェンダで1on1の質を担保できるだけでなく、1on1の記録を簡単に取ることができ、保管することができます。
また、1on1の実施率や設定したアジェンダの活用率など、経営者・人事担当の方が特に気になる組織に1on1を定着させていくための必要な情報を収集することができます。
Excel・Word
ExcelやWordなどの表計算・文書ツールで管理するのも一つの方法でしょう。
すでに前者でMicrosoftのツールを導入している企業であれば、追加の料金は無しで活用できます。また、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどを活用すると一定のデータ量までは無料で活用できるでしょう。
しかし、個人で管理するには適しているのですが、会社全体として良かった1on1の事例やノウハウを共有したり、従業員に共通する課題を特定して人事制度に活かしていくことを実現するには少し難しいでしょう。
紙で記録・ファイリング
無料でできる1on1ミーティングシートの記録方法は、紙で記録しファイリングすることです。
こちらは無料でできることが最大の魅力です。
しかし、管理コストが非常に高く、1回のみの1on1であればあまり支障はないのですが、定期的に開催される1on1の記録を手書きで記入することは負担が大きいですし、ミーティングシートに書いた内容の共有も難しくなります。
そのため、予算が全くない・費用を1円もかけたくないなどの方以外は、紙で管理すると形骸化の可能性が非常に高いでしょう。
1on1ミーティングシートを適切に活用すれば効果が高まる
1on1ミーティングシートを活用することで、1on1の質の向上に貢献したり、ノウハウを蓄積するのに非常に役立ちます。
貴重な上司・部下の時間を使って実施している1on1の機会を無駄にすることなく、モチベーションの向上や目標管理などの本来の目的を達成するためにも1on1ミーティングシートの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
