1on1ミーティングが苦痛な人に知ってほしいこと、つらい原因と対処法を解説
1on1ミーティングは、アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、「上司と部下の1対1で行う定期的な面談」のことです。
日本でもヤフー株式会社などが取り入れたことから注目を集め始め、2020年には、規模に関わらず約4割の企業が導入しています。
1on1ミーティングを導入し始めている企業が多い中、1on1を実際に行っている管理職やマネージャー、メンバーから「1on1をやりたくない」や「1on1の時間が憂鬱」など苦痛に感じている声もあります。
本記事では、1on1を苦痛と感じている人の特徴や悪い1on1の特徴、原因と解決策について徹底解説します！
そもそも「1on1ミーティングとは？」を知りたい方はこちらの記事をご覧ください
1on1ミーティングが苦痛・つらいと感じる人の5つ特徴
1on1ミーティングを「苦痛」「つらい」と苦手意識を持っている人は多いです。
このような人たちには共通する特徴があります。その特徴を認識することで、苦手とする部分が明確になり、対策できるようになります。
1on1を苦痛と感じる人の5つの特徴
- 心理的・工数的な負担を感じている
- 時間の無駄と感じている
- 話すことがない・何を話せば良いのかわからない
- 時間がないと感じている
- 部下との信頼関係が構築できていない
それでは、それぞれの特徴について解説していきます。
1.心理的・工数的な負担を感じている
1on1ミーティングを苦痛と感じている人の特徴の1つ目は「心理的・工数的な負担を感じている」ことです。
管理職やマネージャーの方々の中には、多くの部下をマネジメントし、1人で10人を超えるメンバーを管理しているケースもあるでしょう。
このように受け持つ部下の人数が多いほど、全員とコミュニケーションを取るには相応の時間が必要です。部下の1人ひとりとのスケジュールの調整管理も必須となるため、負担は大きなものになるでしょう。
また、管理職やマネージャーは非常に忙しいため、仕事が終わる前に1on1の時間が来てしまうなど、完了しないストレス・焦りで心理的な負担も感じていると思います。
このような人たちの多くは、効果的な1on1を様々な理由で実施できておらず、1on1の真の効果を実感できていません。
実際は、効果的な1on1を継続して行うと部下が成長して、上司の負担が減るため、「心理的・工数的な負担を感じている」ため苦痛であると感じている方は、後述の1on1のやり方を読んでいただけますときっかけが掴めると思います。
2.時間の無駄と感じている
1on1ミーティングを苦痛と感じている人の特徴の2つ目は「時間の無駄と感じている」ことです。
1on1ミーティング中に双方にとって有意義な時間を過ごせていなければ、時間の無駄だと判断してしまうことも仕方がないでしょう。「この時間で別の仕事ができたのに」とただの時間の浪費と感じてしまうこともあるでしょう。
このような方は、実際に1on1を実施する意義・意味を理解できていないか、1on1のやり方を知らない場合が多いです。
部下1人につき30分〜1時間程度に設定されることが多く、それぞれ業務時間を割いて行われるため、効果的な1on1を実践するやり方を知ることが重要です。
また、1on1の記録をつけていくことで、人事評価業務が効率化され、自然と納得度の高い評価を実施することもでき、マネージャーにとって時間を使うというデメリットよりも、メリットの方が非常に多いです。
3.話すことがない・何を話せば良いのかわからない
1on1ミーティングを苦痛と感じている人の特徴の3つ目は「話すことがない・何を話せば良いのかわからない」です。
話すことが決まっていない1on1では、ただ雑談で終わってしまったり、「最近どう？」「あれどうなった？」といった上司・部下ともに何話すのかという状況に陥る場合が多く、せっかくの機会を無駄にしてしまうことが多いです。
また、1on1導入時は話すことに困らなかったとしても、回数を重ねるごとに、話題が尽きてしまう場合もあるでしょう。
会話が弾まないと上司の期待に応えられなかったと部下が気を落とし、仕事へのモチベーションが低下してしまう恐れもあります。
事前に話す内容やテーマを決めてから1on1に臨むことができますので、スムーズに会話を進めることができます。
4.時間がないと感じている
1on1ミーティングを苦痛と感じている人の特徴の4つ目は「時間がないと感じている」ことです。
国内に専業マネージャーは全体の10%しか存在せず、90%が「プレイングマネージャー」ということがわかっています。前述の通りマネージャーはプレイング業務とマネジメント業務を兼任することが多いため、非常に多忙です。
そのような状況の中、部下も常に多くの業務を抱えており、1on1より目先の仕事を優先しがちです。
繁忙期と重なった場合はなおさら時間がとれず、忙しさを理由にスケジュールの変更を繰り返し、なし崩し的に立ち消えになって、最終的には形骸化してしまう可能性が高いでしょう。
本来、1on1の実施目的は「部下の成長」であるため、目的を達成できないだけでなく、マネージャーの負担も一向に減りません。
そのため、定期的に効果的な1on1を実施することによって、最終的にマネージャーの負担が軽減されます。
5.部下との信頼関係が構築できていない
1on1ミーティングを苦痛と感じている人の特徴の5つ目は「部下との信頼関係が構築できていない」ことです。
意外と見落としがちなのが、1on1を実施しても効果が得られない理由はお互いに信頼できるほどコミュニケーションを取れていないことがあります。また、テレワークやリモートワークなどが一般的になり、さらに信頼関係が築きにくい状況になっています。
普段から信頼関係が築けていないと、いくら正しいアドバイスをしても、部下の成長するための行動の後押しにはなりません。
部下の話をしっかり傾聴することを心がけ、「承認」や「共感」を効果的に活用し、回数を重ねることで、信頼関係が構築されていきます。
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部下が1on1ミーティングが苦痛だと感じさせる嫌がられる上司の1on1の7タイプ
1on1ミーティングを導入していても、部下の方が1on1が苦痛と感じているケースも少なくありません。
部下が1on1を嫌いになる原因のほとんどは上司の関わり方が問題です。
部下が1on1嫌いになると、上司も1on1を時間の無駄と思ってしまい上司も1on1を面倒だと思ってしまいます。
このようなバッドサイクルになって、上司部下ともお互いそれぞれ1on1を遠ざける結果になってしまうのです。
部下が1on1を嫌いになる上司の1on1の特徴は7つです。
- 1on1が「詰められる」「説教」の場になっている
- 部下の話を聞かずに自分の意見を押し付けている
- 自分のことばかりを話している
- 否定だけしてアドバイスや次のアクションが不明確に終わる
- 結論をすぐ出そうとする
- 業務の進捗が中心になっている
- 上司が片手間でやっている（意義を見出せていない）
それでは、各項目について解説していきます。
1.1on1が「詰められる」「説教」の場になっている
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴1つ目は、「1on1が「詰められる」「説教」の場になっている」です。
何事においても「なぜ？」を繰り返して原因を追究していくことは重要です。ビジネス業界でも「なぜ？を5回繰り返せ」ということが定説になっています。
例えば、「なぜやっていないの？」「なぜできないんですか？」など、部下ができなかったことに対して、その原因を特定しようと上司はコミュニケーションを取ります。
※論外ではありますが、「はぁー」とため息をついたり、「ちゃんとやって」など語気が強い当たりをしてしまう場合も見受けられます。
しかし、この「なぜ？」を繰り返すことは、自分自身の課題に対して行うことは効果的ですが、他者とのコミュニケーションにおいては一概にも効果的とは言えません。
部下の立場からすると、詰められて、責められている感覚になってしまいます。
また、理由をいくら聞き出しても、それは過去のことなので今からどうすることもできないので、部下は謝罪しかできません。
ここでの建設的なコミュニケーションは、その失敗を繰り返さないために、これからどうするのかが重要なはずです。
部下と対立するのではなく、一緒の方向を見て、柔らかい口調で「どうして問題が起こったんだっけ？」と原因を一緒に探り、「これからどうしていこうか？」と解決策を一緒に考え、時にはサポートしてあげることが重要です。
これを繰り返していくことで、部下は間違いなく成長します。
このように過去の経験を踏まえ学びに変えて、「未来をどうよくするのか」「どういう行動をしていくのか」にスポットを当てることが重要です。
2.部下の話を聞かずに自分の意見を押し付けている
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴2つ目は、「部下の話を聞かずに自分の意見を押し付けている」です。
1on1では、部下自身が感じている悩み・課題を特定して、その解決のために対話を重ね、個人に適した解決策を決めることが重要です。
時には、新入社員や入社してきたばかりの中途採用の部下などの新人には、上司自身の成功した考えややり方、スタイルを教えていくことも重要です。
しかし、入社後の時間が経過してもなお上司がやり方を事細かく指示していたら、部下はそれに安易に従うことが当たり前になり、自分はどうしたいのか何も考えなくなってしまい、いつまでも独り立ちしなくなってしまいます。
このような上司が考え、指示を出すコミュニケーションを続けていると部下に他責思考が身についてしまいます。
例えば、「言われた通りにやっていればいい。結果悪くても自分のせいじゃない上司の指示のせいだ」「自分で考えた案を言っても却下され、結局上司の意見になるから、自分の意見は言わなくていいや」「言われたこと以上は無駄だからやらない」などと、他責で受け身な人材を育成することになってしまいます。
このような状態が続くと、将来部下が成長しないだけでなく、モチベーションも低下し、最悪の場合離職につながってしまいます。
そうならないためには上司の意見や考えの押し付けは最低限にしましょう。
まず、きちんと「あなたはどう考えていますか？」と部下の考えや判断を聞き出す傾聴の姿勢で、最後まで部下の話を聞くようにするようにしましょう。
部下の話を途中で切って、自分の意見を言うのではなく、最後まで部下の話を聞くことが重要です。
そして、部下が今後どうしていきたいのかを明らかにして、必要に応じてアドバイスやサポートするようにしましょう。
3.自分のことばかりを話している
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴3つ目は、「自分のことばかりを話している」です。
たまにある1on1として、上司自身の成功事例や自慢、武勇伝などばかり話している場合があります。
人は基本的に自分の話を聞いてほしい生き物で、上司も話したいと言う気持ちが前に出ているのでしょう。話を聞いて欲しいのは相手も同じです。
上司が一方的に話すだけの1on1は、いくら部下が「非常に参考になります！」や「すごい、やってみます！」などを言っていたとしても部下の成長を促進しません。
現代のビジネス環境は目まぐるしいスピードで変化しています。過去の成功事例が必ずしも今の成功事例とは限りません。そのため、今の時代、部下の取り巻く環境に応じた方法を部下と一緒に考えていく必要があります。
また、部下の特性やパーソナリティも異なり、完璧に上司のやり方を模倣することは不可能です。
このようなことを理解して、あくまで自分の事例を参考程度に出すくらいに留め、部下にどうしていくのかを決めさせてください。
4.否定だけしてアドバイスや次のアクションが不明確に終わる
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴4つ目は、「否定だけしてアドバイスや次のアクションが不明確に終わる」です。
部下が勇気を出して自己開示をしても、上司が否定的な態度やダメ出しのみで終わってしまうと、部下のモチベーションやエンゲージメントが低下してしまいます。
そのような否定的な態度を続けていると、部下もやる気をなくし、チャレンジしようとしなくなり、会社の求めている人材は育成できません。
部下がチャレンジできるようにするために、肯定的な態度はもちろんのこと、次の1on1までにどのようなアクションを取るのかの予定を立てたり、時にはアドバイスを実施して、チャレンジへのハードルを下げてあげることが重要です。
5.結論をすぐ出そうとする
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴5つ目は、「結論をすぐ出そうとする」です。
ビジネスにおいては、結論をすぐに出し、すぐに決断し、実行することが重要ですが、1on1にその考えを持ち込むと失敗する可能性が高いです。
業務報告では上記の考え方は効果的ですが、部下の悩みを聞き出し、成長を後押しするためには自発的な行動が重要なので、上司が結論をすぐに出そうとすると部下が納得する行動が導き出せません。
そのため、1回結論をすぐ出す気持ちを落ち着けて、部下の話を聞くことに注意してみましょう。
6.業務の進捗が中心になっている
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴6つ目は、「業務の進捗が中心になっている」です。
1on1の時間で、具体的な業務のチェックや、設定した目標の確認だけで終わってしまうことがあります。
もちろん目標の進捗状況を振り返って、次のアクションを決めることで、目標達成に近づくかもしれません。
しかし、部下の目標達成力をあげるためには、目標のどの部分に悩みや課題を持っているのかを明らかにし、解決策や適切なフィードバック、サポートを提供することが必要です。
そうすることで、部下は自身の行動を振り返り、成長することができるようになります。
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7.上司が片手間でやっている（意義を見出せていない）
部下が1on1ミーティングを苦痛に感じる上司の1on1の特徴7つ目は、「上司が片手間でやっている（意義を見出せていない）」です。
何度も申し上げている通り、現代のマネージャーは多忙です。そのため、1on1をしながら裏側でメールやチャットを返信したりしている方もいらっしゃいます。
このような方は1on1の意義を感じておらず、会社に言われたからという義務感で行っている方が多いです。（もちろん忙しすぎて悪気なくという方もいます）
相手の立場になって考えると、自分と1対1で話しているのに、スマホを触ったりなど集中していない様子であれば、話す気も失せるのではないでしょうか？
相手が部下であってもしっかりと配慮して、1on1の時は1on1に集中するようにしましょう。
このような細かなところで、部下との信頼関係は作られていきます。
1on1ミーティングが苦痛になる3つの原因
これまでは、1on1ミーティングが苦痛になる特徴や上司の1on1について解説してきましたが、効果的な1on1が実施されない原因は属人的なものだけではありません。
全社で1on1を導入している場合、組織が失敗する原因を作っている場合もあります。
ここからは、組織の仕組みとして1on1が苦痛になる原因を紹介していきます。これらの原因に対応することで、期待した成果
1on1ミーティングが苦痛になる原因は3つです。
- 1on1ミーティングの目的が共有されていない
- 公式ルールが設定されていない
- 1on1ミーティングの記録フォーマットがない
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1.1on1ミーティングの目的が共有されていない
1on1ミーティングが苦痛になる原因は1つ目は「1on1ミーティングの目的が共有されていない」です。
1on1の導⼊背景や⽬的に経営層・人事部・現場で「共通合意」できていないと1on1が形骸化していまします。
1on1の導入目的等は経営層や人事部のメンバーのみで決定しがちですが、現場の主要マネージャー数人（6人以下がおすすめ）も交えて、特に目的の部分を一緒に定めることを強くおすすめしています。
現場マネージャーを巻き込むことによって、現場の意見を反映させることができ、1on1導入後にも定着しやすくなります。
また、現場に目的等をしっかりと理解しているマネージャーがいることで、その方達が1on1の魅力をプロモーションしてくれる存在にもなります。
1on1の目的が共有されていない問題は非常によくあります。他にも1on1でよくある課題についてフェーズ別に解説した記事がありますので、ご興味ありましたら、こちらの記事をご覧ください！
2.公式ルールが設定されていない
1on1ミーティングが苦痛になる原因は3つ目は「公式ルールが設定されていない」です。
1on1ミーティングの定着には公式のルールを設定することが非常に重要です。
1on1に限らずあらゆる人事施策は、どんなに素晴らしくとも「現場への押しつけ」と捉えられるとうまくいきません。
「ただでさえ忙しいのに会社が人事部がまた何か始めたぞ、めんどくさいな」なんて思われないために日々の業務で忙しい現場マネージャーの本音を理解して、寄り添い、巻き込みながら運営チームと現場マネージャーが一体となって公式ルールを定着させることをおすすめします。
ある程度の形式的なルールがあることによって、現場マネージャーたちも1on1のやり方を理解し、効果的な1on1を実施するきっかけとなります。
また、1on1の目的の浸透にも役に立ち、人事施策としての1on1の目的も達成できるようになるでしょう。
1on1の設定すべきルールについてはこちらの記事をご覧ください！
3.1on1ミーティングの記録フォーマットがない
1on1ミーティングが苦痛になる原因は3つ目は「1on1ミーティングの記録フォーマットがない」です。
上司と部下の業務時間をせっかく使っても、記録を残していないと後から活用できず、無駄になってしまう部分が多くなってしまいます。
また、上司は1人で複数名の部下とミーティングを行なっているため、話が混同してしまったり、他の人の1on1の内容を間違えて話してしまったりする可能性もあります。
部下としても前回話した内容を何度も聞かれたり、話してほしくない内容を他の人に話されると信頼関係を構築できる1on1の効果を台無しにしてしまう可能性もあります。
1on1の記録を取ると議事録としての効果だけでなく、社内教育の制度にも活用できるなど、様々なメリットがあります。
すぐに使える1on1ミーティングシートのテンプレートを下記記事で公開していますので、是非ご覧ください。
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効果的な1on1ミーティングを実践するやり方の7つのポイント
これまでは、1on1が苦痛となる原因について説明してきました。
ここからは、1on1が苦痛にならない「効果的な1on1」の7つのやり方のポイントを解説していきます。
効果的な1on1を実践する7つのポイント一覧
- 1on1ミーティングの目的を共有する
- 1on1ミーティングの話題を事前に決める
- 経験学習サイクルを意識した対話をする
- 短期間でこまめに1on1を実施する
- 中長期的な視点を持つ
- 全社的に取り組む
- 内容を記録して継続的に実施する
1.1on1ミーティングの目的を共有する
効果的な1on1のポイント1つ目は「1on1ミーティングの目的を共有する」です。
1on1の実施目的は企業によって様々でしょうが、大きく以下のようなものがあります。
- 従業員の成長を促進
- 上司・部下間の信頼関係の構築
- 目標の達成力の向上
- 部下の自律的なキャリア支援・エンゲージメントの向上
これらの実施目的を明確化して、経営・人事部と現場の上司・マネージャーと共通認識を持つことで、適切なコミュニケーションが実施できます。
現場に目的を共有するために、説明会や1on1研修を実施すると効果的です。
2.1on1ミーティングの話題を事前に決める
効果的な1on1のポイント2つ目は「1on1ミーティングの話題を事前に決める」です。
話題を決めておくことで、1on1の時に話すことが明確になり、目的に応じた建設的な対話を進めることができます。
また、アジェンダを準備するだけでなく、先に部下に共有して、部下に話すことを書いてもらうことで、1on1の準備時間を短縮することができるので、忙しいマネージャーに非常におすすめの方法の1つです。
3.経験学習サイクルを意識した対話をする
効果的な1on1のポイント3つ目は「経験学習サイクルを意識した対話をする」です。
「経験学習サイクル」とは、アメリカの教育学者であるコルブが提唱した人が成長する過程を示したものです。
- 経験：具体的な経験をする
- 内省：行動の振り返り・フィードバック
- 概念化：何を学んだかを明らかにする
- 実践：次に行うときに学びを応用する
という4ステップを踏み、人は学習・成長していくとされています。
1on1を効果的に実施するには、STEP2の「内省」とSTEP3の「概念化」を1on1内のコミュニケーションで実施することが理想です。
経験学習サイクルに沿った1on1を実践するために、部下の頭の中を整理するべく以下のような順序で質問してあげると良いでしょう。
- 成功した・失敗したプロセスを聴く
- 成功・失敗は何に起因したのか
- 成功・失敗を再現・予防するために何をすべきか
部下の成長を促進させる「経験学習サイクル」を意識したコーチング・ティーチングのスキルなどの「1on1のやり方」を全解説した資料『【全230スライド超】メンバーの成長・マネジメントを最適化させるプロが実践する1on1パーフェクトガイド』はこちらから無料ダウンロード！
4.短期間でこまめに1on1を実施する
効果的な1on1のポイント4つ目は「短期間でこまめに1on1を実施する」です。
1on1ミーティングの効果を最大限発揮させる頻度と時間は、週1回30分です。
ただ目の前の業務をこなしていくだけであれば、上司とメンバー間での密なコミュニケーションは頻繁には必要ないかもしれませんが、上述の通り1on1ミーティングはメンバーの成長促進や生産性向上のために行われるので、目的の達成のためには1週間に1度は開催することが効果的です。
1on1の期間が空いてしまうと、メンバーが抱えている悩みや課題のキャッチアップが遅くなってしまいます。その間、メンバーは同じ悩みなどを抱え続けることとなり、生産性が低下してしまうでしょう。
あくまで、おすすめの頻度・時間ですので、会社やチームなどの職場の状況によって変わりますが、頻度や時間を決められていないという方は、週に1回30分の1on1を試して、お互いにとって最適な頻度に調整してみてください。
「もっと短時間ではダメなのか？」「週に1回しかダメなのか？」などの実施頻度や時間についてより解説した記事はこちら
5.中長期的な視点を持つ
効果的な1on1のポイント5つ目は「中長期的な視点を持つ」です。
1on1ミーティングの成果は、すぐに結果が出るものではありません。
人の成長にはそれなりの時間がかかりますので、すぐに成果を求めず中長期的な視点で取り組むことが大切です。
1on1の成果は早くて3ヶ月ですが、数年後に実感するというケースも少なくありません。
効果的な1on1を実施し続けると必ず効果は現れますので、経営・人事戦略に則った1on1を実施できているか定期的に現場マネージャーたちの1on1を振り返りを行うことが非常に重要です、
6.全社的に取り組む
効果的な1on1のポイント6つ目は「全社的に取り組む」です。
一部の部署で部分的に導入するよりも、会社の代表や役員などの経営者も含めて、全社で1on1を導入する方が定着がスムーズです。
一部の部署だけ1on1を実施すると、まだ1on1の効果を実施していない段階では「なんでこの部署だけ…」と他部署と溝ができたりするので注意が必要です。
周りがやっている方が1on1に否定的な人も実施するようになる人間の心理も利用し、全社で実施する方が効果的でしょう。
検討の段階で、どうしても部分的に導入する場合は、担当部署に会社としての重要性や依頼する背景情報などをきちんと説明するようにしましょう。
また、安心して実践してもらうために、1on1について相談できる問い合わせ窓口を設置するなど配慮することが重要です。
7.内容を記録して継続的に実施する
効果的な1on1のポイント7つ目は「内容を記録して継続的に実施する」です。
1on1の記録を取ることで以下のようなメリットがあります。
- ミーティング中の対話の質が上がる
- 認識の違いを防ぐことができる
- 異動時に引き継げる
- 部下の成長過程が記録できる
- 人事評価業務が楽になる
1on1の実施記録や話した内容、次回のスケジュールなどを管理できるツール・サービスを利用するのもおすすめです。
また、前回までに話した話題を確認し定期的かつ継続的に進める助けとなり、目的に応じた1on1を実践することができます。
このように1on1の記録をデータとして活用することで、1on1だけでなく他の部分でも活用することができるため、1on1の記録は必ず取るようにしましょう。
効果的な1on1を実践するなら「Co：TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
まとめ
本記事では、1on1が苦痛になる人や1on1の特徴、苦痛にならないための方法について説明してきました。
説明した対処法を実践することで、1on1を苦痛に感じている人も1on1が楽しみになるはずなので、ぜひチャレンジしていただけたら嬉しいです！
最後までお読みいただきありがとうございました！
