「日報」と聞いて持つイメージは様々だと思いますが、「手間」「面倒」「古い」「強制的」といった印象を持つ方は少なくないのではないでしょうか。
昨今は、ビジネスチャットや社内SNSなど、日報と同様の役割を果たす新しいITツールも台頭しています。
一方で、多くの日本企業では、社内の情報共有や目標達成を推進する手段として根強い人気を誇っています。
また、2020年以降テレワークが一気に浸透した事により、対面コミュニケーションが減少した事で、偶発的なコミュニケーション機会の創出や情報共有の仕組みづくりの重要性・課題感が高まっています。
そのため、テレワークが抱える問題に対する解決策として、日報が再注目を集めているという側面もあるでしょう。
本記事では、日報の定義に始まり、目的・意味・メリット・内容・書き方・方法・効率化するためのツール等について網羅的に紹介します。
日報とは？
日報とは「日次で提出する当日の業務内容や所感に関する報告・レポート」を指します。
運用方法は会社によって様々であり、提出者が新人や若手に限定されるケースもあれば、管理職から経営層まで全社員が提出を義務付けられているケースがあります。
また、職種毎に報告すべき内容や項目が異なるため、個別のフォーマットを設定して運用しているケースもあります。
例えば、代表的なものとして「営業日報」がありますが、詳しくは下記記事をご覧ください。
日報を書く目的・意味・メリット
日報を書く事には、当然の事ながら、目的・意味・メリットが存在します。
記載するボリュームにもよりますが、一般的に、日報を記載するためには、5～15分程度の時間を要します。
そのため、日報は「無駄」「手間」「面倒」「意味がない」と感じる層も一定数存在し、運用が形骸化しているという会社も少なくありません。
一方で、日報が今でも根強い支持を受けているのは、それを上回るメリットがあるためです。
したがって、社内への浸透や納得感を醸成するためにも、日報の意味と目的を整理する事は非常に重要です。
日報の意味・目的・メリットを網羅的に整理すると下記の通りです。
- 部下への的確な指示の支援
- 信頼関係を構築する
- 人材の育成
- 1日の業務内容の確認
- 振り返りによる学びの深耕
- 会社全体の生産性工場
- 会社経営に役立つ情報やノウハウの蓄積
日報の意味・目的・メリットについてより詳しく知りたい場合は、下記の記事をご覧ください。
日報と週報の違い
日報とよく似た取り組みとして、週報があります。
週報とは、その名の通り、週次＝1週間という単位で行う業務や所感に関する報告・レポートです。
日報と週報は、頻度が異なる事によって、目的や対象がやや異なります。
まず、週報は、日報より提出頻度が少ないため、必然的に記載する内容の抽象度が高くなり、サマリを記載する運用となるケースが多くなります。
したがって、日報は新人・若手向け、週報は中堅以上向けといった仕事の経験・習熟度によって頻度を調整する事が有効です。
なお、週報について詳しく知りたい場合は、下記の記事をご覧ください。
日報の書き方・内容・ポイント
日報によって得られるメリットを享受するためには、書き方を工夫する必要があります。
日報の効果を最大化させるためには、下記のポイントを押さえましょう。
- 箇条書きで書く
- 結論を始めに書く
- 事実の羅列にならない
- 定量的な振り返りを意識する
- 5W1Hを意識して書く
なお、日報を記載する際にとにかく「量」を重視するという方法はあまりオススメ出来ません。
なぜなら、日報は前述の通り、書く事が自体が目的ではなく、記載者が振り返ったり、上司や同僚との情報共有やコミュニケーションを円滑化することが目的だからです。
日報の書き方やポイントについて、より詳しく知りたい場合は、下記記事をご覧ください。
日報を書く手段・方法
近年のSaaSを中心としたITツールの台頭に伴い、日報を書く手段は多様化しています。
代表的な手段としては、下記が挙げられます。
- 紙媒体（ノート・報告書など）
- メール
- エクセル
- スケジュール管理ツール
- 日報管理ツール
各手段毎に、向き・不向きやメリット・デメリットがあります。
自社における日報運用の意味や目的を整理した上で、最適な方法を選ぶ事が重要です。
なお、各方法毎の特徴や強み・弱みは下記の記事をご覧ください。
日報運用を効率化する「日報ツール」
日報ツールは、日報の管理・運用に特化したITツールです。
日報ツールは、日報アプリとも呼ばれますが、具体的に下記の様なメリットがあります。
- 提出状況が管理出来る
- 記載する項目のテンプレート（雛形）がある
- チームや部署間で閲覧範囲を指定出来る
なお、日報ツールについて詳しく知りたい場合は、下記の記事をご覧ください。
目標達成を支援する日報ツール「Co:TEAM」
Co:TEAMは、「強いチームを、カンタンに」をコンセプトとする日報・目標管理・タスク管理一体型の日報アプリです。
従来の日報ツールでは、毎日の業務報告や振り返りは出来るものの、中長期の目標と日々の業務を紐付ける事が出来ませんでした。
また、目標管理制度の課題として、設定した目標が定期的にモニタリングされていないという「目標管理制度の形骸化」が挙げられます。
Co:TEAMは、中長期目標の進捗を日報に反映する事により、組織/個人の目標達成の促進や目標管理制度の形骸化の防止が可能となっています。
まとめ
日報は、IT化が進んだ現在においても、形態や媒体を変えて多くの会社で採用されている取り組みです。
情報共有やコミュニケーションの円滑化、人材育成といった数多くのメリットを享受出来ます。
日報のメリットを最大化するために、日報を運用する意味や目的を整理するとともに、効率的に運用するための改善やツール導入を進めていきましょう。
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