週報とは1週間で行った業務を上司に報告するための書類です。業務の内容、進捗状況、振り返りなどを、1週間単位でまとめます。日報とともに、多くの企業で使われています。
本記事では、効果的な週報のテンプレートを複数紹介していきます！
週報とは
週報とは1週間で行った業務を上司に報告するための書類です。業務の内容、進捗状況、振り返りなどを、1週間単位でまとめます。
週報を効果的に活用すれば、業務の効率化や生産性の向上につなげることが可能です。週報を用いて上司は、部下の計画達成度、課題、翌週の予定をスムーズに把握し、ベテランとしての経験を生かして的確なフィードバックやアドバイスを与えることができます。逆に、部下は週報を用いて上司に対して要望や疑問をシェアすることで、個々の成長を促進し、チーム全体の目標達成につながります。
日報と週報がどちらも活用される現場もありますが、日報と週報の違いが期間だけではないことは認識しておきましょう。週報がプロジェクトの全体像や進捗を把握し、問題解決や効率化をするために書かれるのに対して、日報は1日の個人の進捗や状況を書くものです。週報は日報をただ繋げたものではないことに注意する必要があります。
しかし、週報を単なる業務報告と位置づけ、機械的に処理しているだけになっている組織も多くみられます。目的や作成方法を正しく認識していなければ、本来の効果は得られません。
そこでこの記事では、一般的な週報の概要やフォーマット、作成する目的、上手な作り方、使い方を例文付きで解説します。また、週報をDX化できるツールも合わせて紹介していくので組織内で週報を効果的に活用するための参考にしてください。
週報の基本的な5つの項目
週報の基本的な記入項目は以下の5つです。こちらは業種が、エンジニアや事務スタッフであろうと徹底して含めるのがお勧めです。
- 1週間の目標
- 業務内容/成果
- 所感（振り返りと課題）
- 次週の計画と目標
- 相談・共有事項
以下でそれぞれの項目の書き方について解説します。
項目1：1週間の目標
「〇〇％まで進める」のように、数値を追加して定量的に目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならず、目標との比較や来週の予定への反映もしづらくなってしまいます。
具体例
- 新規顧客の獲得 〇件
- 棚卸作業 〇時間で完了
- 受注した契約の請求書作成、変更、押印作業 〇件
上記の例のように数値を明記し、一覧にしてまとめることによって客観的な視点で業務進捗を追跡しやすくなり、上司も支援が行いやすくなります。
項目2：業務内容/成果
一週間の業務内容とその結果両方を記載します。この項目では、主観的な感想や所感ではなく事実のみを明示します。
具体例
- 〇月〇日（〇） 新サービスAの商談のため、△△株式会社へ訪問
- 〇月〇日（〇） △△株式会社のコンペに出席、議事録作成
- 〇月〇日（〇） 新たに設立したセキュリティ部門の就任式出席
項目3：所感（振り返りと課題）
業務のなかで気付いたことや課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく、再現方法を記入するように注意しましょう。
具体例
- 〇〇株式会社との商談時、料金や機能を紹介する際に利用した資料が、「分かりやすい」と好評だったため、今後はこの資料を特にアピールして使っていきたい。
項目4：次週の目標と計画
項目1～3をもとに次週の目標を設定、更新します。上司のフィードバックも参考に現実的な目標を設定しましょう。1週間の振り返りと次週の目標設定を繰り返し行うことで、業務品質の向上が期待できるでしょう。
具体例
- 新規顧客を獲得するための施策について検討し、定例ミーティングで提案する
- 15件訪問営業を行う
項目5：相談・共有事項
円滑なコミュニケーションはもちろん、仕事上の部下の悩みを把握することを目的に相談・共有の欄を設けます。重要な連絡をメールやメッセージでももちろんすべきですが、週報を通しても積極的にコミュニケーションをとることで声を上司に届けサポートを受けやすくなったり質問に回答してもらいやすくなります。
具体例
- 現時点で○○が問題で○○様に問い合わせているのですが反応がありません。どうすればよいでしょうか。
- Excelの要求されたた機能を導入するやり方がわからず困っています。何か参考になるブログやコラムはないでしょうか。
週報のテンプレート
紙面やファイルをベースにして週報を作成するには以下のようなテンプレートを用いることが効果的です。部門ごとや会社ごとに様式を統一することで確認が行いやすくンあります。シンプルであったり上司などの承認印欄があるもの、コメント欄があるものなどが特によく用いられます。
以下に週報に使えるテンプレートを無料でダウンロードできるサイトをご紹介しますので、必要に応じて枠や罫線、フォント、テーマを必要に応じてカスタマイズしてぜひ利用してみてください。
Microsoft Office Word テンプレート
Microsoft Office公式サイトでは、Wordの週報テンプレートを無料でダウンロードが可能です。
ダウンロードすれば直接入力したり、印刷して手書きで書くことも可能なのでぜひ活用してみてくださ
い。
ダウンロードはこちら
Microsoft Office Excel テンプレート
Microsoft Office公式サイトでは、週報のエクセルテンプレートを無料でダウンロードすることも可能です。
ExcelではWordよりも数値の管理がしやすいというメリットがあります。
公式サイトはこちら
Canva
Canvaはオンラインで利用できる無料のグラフィックデザインツールです。ログインすれば無料から使用することができ、フリープランでもクオリティの高い様々なタイプのテンプレを活用できます。
Canvaはテンプレートが豊富で、画像や動画以外にも文書のテンプレートもあるため、週報のテンプレートもあります。テンプレートを参考に文言やデザインの修正も簡単に可能なので、自畏友度高く自社にカスタマイズして使用できる点も魅力的です。こちらも直接入力・印刷して手書き入力どちらも可能です。
公式ページはこちら
週報を書く3つの目的
先ほど述べた通り、週報の運用を成功させるにはその目的と必要性を認識して週報を利用することが重要です。
目的を理解せずに週報を書いても、「無駄な週報」ができあがってしまい、週報を活用して業務を良い方向に動かすどころか、週報に対してのモチベーションが低下し社員にとって週報が厄介なものになってしまいます。しかし、その目的と魅力を理解させれば社員の週報に対する動きをより良いものにすることができます。
週報の目的は次の3つに分けられます。
業務改善
週報の1つ目の目的は業務改善につなげるためです。
週報を活用すると一週間の業務の進捗度を上司が把握しやすくなります。一週間の業務を可視化することで、業務全体のボトルネックを特定しその理由の特定、解決、改善が行い、結果として効率的に業務を進めることができるのです。
また、経験豊富な上司が提出された週報に対してフィードバックやサポートを実施することで、社員の新たなアイデアのきっかけを生み出すことにもつながります。逆に上司に部下の声を届かせることによって上司の働き方自体も改善できたケースもあります。
このように週報は全体の業務改善に大いに役立つ可能性を持っている資料なのです。
作業状況を共有
週報を用いる2つ目の目的は、作業状況を効率的に共有するためです。
上司は部下からの週報を確認することで全体の進行度合いを確認できるほか、作業が遅れている場合の個人のタイムマネジメント不足などの課題の発見、対策を行えます。週単位で実行することで、その遅れが致命的なものとなる前に上司が課題の発見解決を行えるのです。
週報は業務進捗の見える化と致命的な遅れの防止にも大きく貢献しています。
情報資産としての活用
週報は情報資産としても運用することができます。
週報には一週間ごとの課題や、業務進行度が含まれているため、これを蓄積するシステムを整備しておけば企業の情報資産として扱うことができます。これらの知見はナレッジとして新入社員の教育に用いたり、過去の情報から効率的な課題解決のヒントを得たり、社外でも顧客に対して価値を提供したりと様々なことに活用できます。
週報の上手な書き方のコツ
週報の目的がわかってもそれを意識するだけで適切な週報がかけていなければ意味がありません。
見づらい表現ばかりの週報では上司が確認するときや自分が見返すときに負担が大きくなってしまいます。さらに業務の現状把握や進め方の改善に必要な情報や事実が含まれていないと、職場に何の変化ももたらせずただ毎週週報を書くだけになってしまいます。
どうすれば効果的な週報を作成できるのでしょうか。ここでは週報を書く際のコツを解説します。
適切な表現を用いる
週報は自分だけが理解できればいいわけではなく、読まれることを考慮して内容が的確に伝わる表現を用いる必要があります。気を付けなければならないポイントは主に4つです。
具体的に書く
週報は業務報告でもあるため、一週間で行った業務を具体的に書く必要があります。
例えば、「見込み客への訪問」と書くのであれば、見込み客ではなく具体的な社名や担当者名を記しておいたほうが良いでしょう。
このような記述を心がけることで誰が見てもわかりやすい週報を作成することができます。
冗長で分かりづらい表現を避けシンプルに表現する
週報は自分のために日毎のメモをつなげたものではなく上司はたくさんの週報を確認しなければならないため見やすく、簡潔でなくてはなりません。
簡潔な表現をするための考え方は5W3Hを意識することです。5W3Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）を指します。これらを意識することで具体的かつ簡潔に文章をまとめることができるのです。
定量的な表現を用いる
定量情報とは、数字や日付といった数値で表す情報です。定量情報の使用を意識することで、業務内容及びその進捗状況をさらに具体的に記載できるようになります。
定量情報を記載することで、整った文章以外に表や、箇条書きなどで表現することも可能になり書く側、見る側双方の手間を削減しつつわかりやすく業務内容を伝えることができます。例えば営業活動なら、「アポ〇件、会話成立〇件、継続〇件、再架電〇件」と書くだけでも業務内容の記録にできます。問題点や課題、次回の準備に関して付記することで、関連性も明確になることも期待できるのです。
わかりやすい形式で表現する
週報は自分のためのノートではなく人に見せるための報告書であるため単純に見た目がわかりやすい形式で表現することも重要です。上司は大量の報告書を確認する必要があるため1分でも早く確認できると大幅な時間短縮につながります。案件やワークの内容次第にはなりますが画像や動画を使ったり、表形式で表現したりすることで従来の週報と差別化されたよりよい週報を生み出すことができるのです。
必要な内容を盛り込む
週報は次の5つの必要項目が網羅されていなければいけません。これらの項目が含まれていなければ週報を活用することが困難です。項目自体は解説しましたが、改めてそれぞれの要素がなぜ大事かを中心に解説します。
一週間の計画、目標
一週間の計画と目標は必ず記載することが大切です。あいまいな表現にならないよう具体的な数値や行動に落とし込んだ内容を工程表やTodoリストのような形で記載するのがポイントです。また、一週間かけて行うものなので一日ごとにやらなければいけないことを整理して考えることで極端に高くて無理な目標や簡単すぎる目標になることを防ぐことができます。
業務報告/成果
実際に行った業務の内容や成果を記述する項目です。どれだけカスタマイズされていても大多数のテンプレート、一日ごとにこれを記入する欄が用意されているほどに重要です。
毎日の業務を具体的に記すことで、自分の振り返りだけでなく、上司がプラン通りにプロジェクトが進んでいるかチェックするのにも役立てることができます。ここでも感覚的な表現にならないよう定量的な表現を用いることでわかりやすくすることができます。
例えば、「大方資料作成完了」より「90％資料作成完了」としたほうが状態を確認しやすくなります。週報にかけられる時間にもよりますが備考欄も作成しておくとよいでしょう。
所感
感想だけでなく、自分が感じたこととそこから何をするか、何をしたいかをつなげて書くことが重要です。
具体的には「商品○○の機能および特典について多くの顧客が興味を持っていたような気がします」ではなく「商品○○の機能および特典について6割程度の顧客が興味を示したため、それらに関する資料を作成し、より強調して提案をしていきます」のほうが優れているといえるでしょう。
業務に取り組む中で感じたことを今後の行動につなげることが所感なのです。
次週の目標
今週の目標の達成度を確認しながら次週の目標を定めます。目標値は通常の値より少し上を目指しそれを少しづつ高めていくのを習慣にすると個人のペースに合わせた適切な目標を設定することができます。
相談、共有事項
一週間の業務をした際にチームに共有すべきことや上司に相談しなければならないことを記載します。ここは特に他人から見ても簡潔にわかりやすくなるよう記載しなければなりません。
あとから読み直してみると説明不足な部分や、冗長な表現になっていることに気づきやすくなります。これらを記載することで週報を報告書としてよりよいものにすると同時に仕事に関する報連相を活性化することができるのです。
さらに業務を効率化するならこれらの報告を用いて1on1をするのも効果的です。
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PDCAサイクルを意識する
週報を書く際はPDCAサイクル(計画→実行→評価→改善)の流れを意識しましょう。次の四つの項目を参考に、その週報が自らの成長につながるかを考えることが重要です。
- Plan ：業務の目的が明確か
- Do ：実行したことと、課題の分析が適切だったか
- Check ：過去の失敗が繰り返されていないか。
- Action：適切な目標が設定されていたか。
PDCAサイクルを意識して週報を書くことで、週報をこれを書く人および組織の成長につなげることができます。特にこのサイクルを踏まえたうえで「どうしてそうなったのか」という反省を意識しながらかけると成長効率は格段に向上するでしょう。社員が成長を実感できるようになると社員が週報に対して主体的に取り組むようになるというメリットもあります。
週報を形骸化させず、継続する工夫
週報は書くのに手間がかかるうえ、人によってはその内容を考えるのに苦労します。その結果週報に対してのモチベーションが下がり形骸化してしまうということはよく起こります。
形骸化してしまうと、週報から得られるはずのメリットが得られず週報がただただ社員の時間を奪う制度になってしまいます。週報を長期間運用し続けるために形骸化させないポイントは、大きくわけて2つあります。
制度設計
一つ目は、最初の制度設計です。どんな状況の会社であろうと形骸化する恐れはあります。そのため、制度を設計する段階から「きっと形骸化する」と考えながら仕組みを構築することが重要です。制度設計におけるの注意点は以下の3つです。
- 目的を明確にする
- 制度見直しの手続きを決めておく
- 運用開始時及び運用中適切なアナウンスをする
また、適切な人事・評価制度も社員のモチベーションを維持するためには重要です！
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柔軟に運用する
週報の運用が始まると、予期していなかった問題が出てくることが少なくありません。始めのうちは大きな改善につながるアイデアがたくさん出てくるものですが、時が経つにつれてアイデアが小粒になっていくのが通例です。制度の問題に気づきながら、問題に目をつぶってしまえば、どんな制度でも形骸化は免れません。
また、週報にかかわらず形骸化する多くの制度でありがちなのは制度運用の担当者が一人しかおらず、かつ運用方法を変える権限をその担当者がもっていないというケースです。運用を一人の責任にするのは難しいため、事前に週報の制度を実施、改善する担当を複数決めて、定期的に週報の運用制度の課題発見と改善を行っていくことがおすすめです。
週報にオススメのツール
週報の作成、共有の制度をゼロから構築するのはとても労力がいります。
週報の構成に気を付けなければそもそもすべてが無駄になってしまいますし、中途半端なデータ管理では過去の週報を活用できなくなってしまうどころか、過去の週報がなくなって業務に支障をきたしてしまう恐れすらあります。また、安易にメールに添付させて管理するのは作成者一人一人のファイルを表示する手間がかかってしまうというデメリットもあります。
そこでツールを用いればその手間を軽減することができ、自社でやるよりも確実に効率よく週報を活用することができます。情報共有に特化したITツールならば、ファイルを集約して一元管理することができますし、適切なテンプレートが最初から用いられているため、週報の作成自体も安心です。また、週報へのフィードバックの方法も多数用意されているものを用いれば社内コミュニケーションを活性化させて、週ごとの定期的連絡や、称賛のコメントなどが行われやすくすることもできます。
ここではオススメのツールを紹介します。価格や導入目的やメンバーの状況、トライアルが可能かといった観点で選ぶと会社に合った週報ツールを選定することができます。
Co:TEAM（コチーム）
Co:TEAMは従業員のモチベーション向上、自走型組織、企業の収益拡大の実現を目的とした「1on1」「OKR」「人事評価」「理念浸透」の4つの機能を備えたツールです。
これらの機能でアメリカで主流となっている最新版の人材マネジメント手法「パフォーマンスマネジメント」を実践し、従業員のモチベーションや成果を改善することができます。また、目標や評価を一元管理することも可能で、業務内容を成果と所感に分けて記録することができ、確認及び情報共有を少ない工数で「楽しく・負荷を抑えて」行うことができるマネージャーのユーザー視点からもうれしいツールです。
kintone
「kintone(キントーン)」とは、ノーコード(プログラミング不要)で初心者でもマニュアルも必要ないほど簡単に業務用アプリを開発できるクラウドサービスです。
ドラッグ&ドロップだけで自社の業務に合ったアプリを作れるだけでなく、クラウド上で動作しているため登録さえすればいつどの端末から見ても有効である仕様が特徴です。
kintoneは週報ツールではありませんがこれを用いることで自分たちが中心となってツールを容易に成することができます。導入のための料金も安く週報ツールに必須の機能は再現することが可能ですし自分たちに都合が良いよう調整することができます。実際に週報ツールを作成したという事例も公開されています。
しかし、週報に特化したツールではないため、機能面では一歩劣るほか、作成が容易とはいっても開発初期にはある程度の学習が必要となり手間がかかります。
Salesforce
Salesforceは実績豊富なデータを蓄積するための基盤となるツールです。顧客情報を中心に、様々な情報の管理、保存や共有が可能なことを利用して、週報を作成できます。
報告書をほかの手段で管理するよりも、情報の収集や分析が早く簡単にできるのがメリットです。
Saleforceでの週報作成には、複数の方法があります。週報用のフォーマットを用意して入力や承認をおこなう、社内SNS機能を応用する、専用のアプリケーションを開発する、などの方法です。自社の環境や週報の内容、週報の情報をどのように活用するかに合わせて選択できます。
Slack
Slackは、世界的な人気を誇るビジネステキストチャットツールです。2000社以上と非常に多くの外部サービスとの連携が可能で様々なファイルが共有できます。こちらでチャンネルを作り週報を共有するようにすれば管理を行えます。また、受けとった際に通知が来るため確認もしやすいです。
しかし、フロー型チャットツールですので他のやり取りが重なってしまったり、週報の数自体が多くなってしまうと情報が流れて確認できなくなってしまう恐れがあります。管理方法には細心の注意を払う必要があるといえるでしょう。
Microsoft Office Word / Excel
Microsoft Excel・Wordは多くの人が使い慣れたソフトです。
この両方のソフトがほとんどの企業で導入、契約されているため、コストがかからないですし、操作にも慣れているため自分たちでレイアウトや書式を自由に設定できます。そのため、外部とやりとりする手間をかけることなく週報を気軽に試験運用するのに適しています。
操作性と慣れから手軽に導入できる反面、運用面では確認や情報共有の際に、ダウンロードやフォルダにまとめるなどの手間がかかるというデメリットがあります。
Googleカレンダー/スプレッドシート/ドキュメント
Googleカレンダー/スプレッドシート/ドキュメント、Googleが提供している無料で使えるWebアプリケーションです。
Webアプリケーションのため、インターネット環境さえあればどこでも使用できますし、編集を行うとリアルタイムでページに更新されるため最新情報の共有がとても簡単というメリットがあります。また、各ファイルを容易に紐づけることもできます。
Officeと操作性が似ているため、Offeceを触ったことがあれば、操作に困ることはありません。
また、Googleカレンダーを用いた場合、スケジュールや計画の確認、修正がとても楽というメリットもあります。
特別な費用なしに今すぐに使用できることもメリットのひとつですが、Excelと同じく確認作業はやはり手間になるため、他のツールと組み合わせることが必要です。
メール
週報の作成に用いるツールとして、メールが挙げられます。
予算なしに導入できるほか、パソコンからだけでなく、スマートフォン等の携帯端末からも記入できるため、移動しながらでも効率よく週報を書き進めることができるというメリットがあります。
しかし、メールだとチーム全体に共有したり、フィードバックをもらうことに手間がかかり、面倒という欠点があります。
まとめ
週報の基本テンプレートを使えば、１週間の業務の進捗をまとめた週報を効率的に作成できます。
また、週報を紙面やExcelファイルなどで作成・管理する際の、不便や手間を解消するツールも多く開発されています。それらの週報ツールを利用すれば、さらにスピーディーな情報共有と、円滑な社内コミュニケーションが可能となります。
週報は機械的に業務内容を確認するためだけのものではなく上司がチームのメンバーの業務を把握することや、自分自身の成長にもつながります。週報を書く目的を理解し、業務の効率化や生産性の向上のために、便利なツールやテンプレートを採用して効率的に作成していきましょう。
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