上司への業務進捗報告のために利用されてきた週報は、在宅勤務による働き方やチームの変化が起きる時代の中で上司に対してだけでなく、チームでも活用されることが増えてきました。週報はうまく活用すれば仕事に対しての魅力が満載の制度です。
しかし、現状では手間がかかってぶっちゃけ無駄なだけだと思っている方もいるのではないでしょうか。そんな悩みを持つ方こそこの記事は必見です。
この記事では、週報が無駄と感じる原因と、有効に活用するための方法について解説します。
週報（週次報告）とは
週報(週次報告)とは、1週間で行った業務について、上司へ報告する書類・資料です。
週報では、設定されたタスクや目標に対しての進捗度や成果、振り返りなどを記載します。
週報を作成することで、上司は計画に対する進捗度や課題、翌週の予定などを把握することができます。上司はこれらの情報をもとに部下に対してフィードバックや助言をすることで、作業の進捗度を管理したり、部下の目標達成を手伝うことができるのです。
週報は上司が進捗を把握するのに役立っているだけでなく、社員自身の成長にも欠かせない役割を果たしています。
週報が「めんどくさい」「無駄」に感じる原因とは
週報が「めんどくさい」「無駄」と感じてしまうのは週報に対しての取り組み方に問題があるからです。
週報には確かな効果がありますが、適切なやり方で行わなければ効果は実感できません。具体的な内容が全く書かれていない週報では上司はなにも把握することできず、業務の改善を行えません。また、内容が詰まった週報でも上司がそれを読むだけで何もしなければ業務改善は期待できないでしょう。
効果を実感できなければ週報に対して意欲的に取り組むことは当然難しいですし、さらに週報の内容が薄くなったり、週報をきちんと見なくなったりとさらなる悪循環を生んでしまいます。
週報の取り組み方の問題は必ず解決すべきです。
週報の取り組み方に存在する問題点とは大きく分けて次の二つに分類できます。
目的の理解不足
一つ目は目的の理解不足です。こちらに分類される問題は次のようなものが考えられます。
- 日報の内容をそのままつなぎ合わせただけで分かりずらい
- 目標や計画に対しての進捗がない
- 問題があっても記載がない
- 論理的に記載がない
- 原因分析、考察がない
これらに共通するのは「週報を出すこと」自体が目的となっていることです。週報を通じて、プロジェクト全体の進捗を管理し、社員の成長と成果につなげることこそが目的と理解する必要があります。
これは上司と部下どちらかがわかっていればいいというものではありません。内容のない週報を見せられても上司はそれを活用して何かを行うことは難しいです。逆に部下が目的を意識した良い週報を書いても上司がそれを活用しなければ意味がありません。週報を書く側と、見る側双方がしっかりと理解する必要があるのです。
活用法がわかっていない
二つ目は活用法がわかっていないことです。これに分類されるのは次のような問題です。
- 様式や項目が適切でない、統一されておらず、比較検討が行いづらい
- 上司に共有されていても、関連メンバー間や組織間で共有されていない
- エクセルで送信するなど業務に関わる人に共有しづらい方法で提出されている
- 共有された内容が確認すべき人に確認されていない
- 共有されてもそれを共有する会議などが別に存在し、二度手間となっている
これらを見ると、週報の意味やメリットをその悪い活用法によって自分たちで打ち消してしまっていることがわかります。目的がわかっていたとしてもそれを達成するための正しい活用法をしらなければやはり週報の効果を発揮することはできないのです。週報を無駄なものにしないためにも週報の正しい活用方法はしっかりと理解する必要があります。
週報の3つの目的、メリット
先ほど述べた通り、週報の効果を最大限発揮するにはその目的と必要性を認識して週報を利用することが重要です。
目的を理解せずに週報を書いても、「無駄な週報」ができあがってしまい、週報を活用して業務を良い方向に動かすどころか、週報に対してのモチベーションが低下し社員にとって週報が厄介なものになってしまいます。しかし、その目的と魅力を理解させれば社員の週報に対する動きをより良いものにすることができます。
週報の目的は次の3つに分けられます。
業務改善
週報の1つ目の目的は業務改善につなげるためです。
週報を活用すると一週間の業務の進捗度を上司が把握しやすくなります。一週間の業務を可視化することで、業務全体のボトルネックを特定し解決、改善が行い、結果として効率的に業務を進めることができるのです。
また、経験豊富な上司が週報に対してフィードバックやサポートを実施することで、社員の新たなアイデアのきっかけを生み出すことにもつながります。逆に上司に部下の声を届かせることによって上司の働き方自体も改善できたケースもあります。
このように週報は全体の業務改善に大いに役立つ可能性を持っている資料なのです。
作業状況を共有
週報を用いる2つ目の目的は、作業状況を効率的に共有するためです。
上司は部下からの週報を確認することで全体の進行度合いを確認できるほか、作業が遅れている場合の個人のタイムマネジメント不足などの課題の発見を行えます。週単位で実行することで、その遅れが致命的なものとなる前に上司が課題の発見解決を行えるのです。
週報は業務進捗の正確な把握と致命的な遅れの防止にも大きく貢献しています。
情報資産としての活用
週報は情報資産としても運用することができます。
週報には一週間ごとの課題や、業務進行度が含まれているため、これを蓄積する環境を整備しておけば企業の情報資産として扱うことができます。その後これらの知見を用いて、過去の情報から効率的な課題解決や、顧客に対して価値を提供ができるのです。
これで週報の目的に関しては理解できたかと思います。それではここから週報の実践方法について解説します。これは週報を実際に書く時の「書き方」と週報の仕組み自体にかかわる「活用方法」にわけられます。
週報を無駄にしない書き方の注意点やコツ
週報の目的がわかってもそれを意識するだけで適切な週報がかけていなければ意味がありません。
見づらい表現ばかりの週報では上司が確認するときや自分が見返すときに負担が大きくなってしまいますし、業務の現状把握や進め方の改善に必要な情報や事実が含まれていないと、職場に何の変化ももたらせずただ毎週週報を書くだけになってしまいます。
どうすれば効果的な週報を作成できるのでしょうか。ここでは週報を書く際にの注意点やコツを解説します。
適切な表現を用いる
週報は自分が理解できればいいわけではないため、読まれることを意識して内容が的確に伝わる表現を用いる必要があります。ここではそのポイントを説明します。
具体的に書く
週報は業務報告でもあるため、一週間で行った業務を具体的に書く必要があります。
例えば、「見込み客への訪問」と書くのであれば、見込み客ではなく具体的な社名や担当者名を記しておいたほうが良いでしょう。
このような記述を心がけることで誰が見てもわかりやすい週報を作成することができます。
冗長で分かりづらい表現を避けシンプルに表現する
上司はたくさんの週報を確認しなければならないため見やすく、簡潔でなくてはなりません。簡潔な表現をするための考え方は5W3Hを意識することです。
5W3Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）です。これらを意識することで具体的かつ簡潔に文章をまとめることができるようになります。
定量的な表現を用いる
定量情報とは、数字や日付といった数値で表す情報です。定量情報の使用を意識することで、業務内容及びその進捗状況をさらに具体的に記載できるようになります。
定量情報を記載することで、整った文章以外に表や、箇条書きなどで表現することも可能になり書く側、見る側双方の手間を削減しつつわかりやすく業務内容を伝えることができます。
例えば営業活動なら、「アポ〇件、会話成立〇件、継続〇件、再架電〇件」と書くだけでも業務内容の記録になります。それに問題点や課題、次回の準備に関して付記することで、関連性も明確になります。
わかりやすい形式で表現する
単純に見た目がわかりやすい形式で表現することも重要です。案件やワークの内容次第にはなりますが画像や動画を使ったり、表形式で表現したりすることで従来の週報と差別化されたよりよい週報を生み出すことができます。
必要な内容を盛り込む
週報は次の5つの必要項目が網羅されていなければいけません。
一週間の計画、目標
一週間の計画と目標は必ず記載することが大切です。あいまいな表現にならないよう具体的な数値や行動に落とし込んだ内容を記載するのがポイントです。
また、一週間かけて行うものなので一日ごとにやらなければいけないことを整理して考えることで極端に高くて無理な目標や簡単すぎる目標になることを防ぐことができます。
業務報告/成果
実際に行った業務の内容や成果を記述する項目です。どれだけカスタマイズされていても大多数のテンプレート、一日ごとにこれを記入する欄が用意されているほどに重要です。
毎日の業務を具体的に記すことで、自分の振り返りだけでなく、上司がプラン通りに仕事が進んでいるか確認するのにも役立てることができます。さらに感覚的な表現にならないよう定量的な表現を用いることでわかりやすくすることが可能です。
例えば、「大方資料作成完了」より「90％資料作成完了」としたほうが状態を確認しやすくなります。
所感
感想だけでなく、自分が感じたこととそこから何をするか、何をしたいかをつなげて書くことが重要です。
具体的には「商品○○の機能および特典について多くの顧客が興味を持っていたような気がします」ではなく「商品○○の機能および特典について6割程度の顧客が興味を示したため、それらに関する資料を作成し、より強調して提案をしていきます」のほうが優れているといえるでしょう。
業務に取り組む中で感じたことを今後の行動につなげることが所感なのです。
次週の目標
今週の目標の達成度を確認しながら次週の目標を定めます。目標値は少しづつ高めていくようにすると個人のペースに合わせた適切な目標を設定することができます。
相談、共有事項
一週間の業務をした際にチームに共有すべきことや上司に相談しなければならないことを記載します。ここは特に他人から見ても簡潔にわかりやすくなるよう記載しなければなりません。あとから読み直してみると説明不足な部分や、冗長な表現になっていることに気づきやすくなります。これらを記載することで週報を報告書としてよりよいものにすると同時に仕事に関する報連相を活性化することができるのです。
これらを含めて、伝わりやすいよう意識すれば週報の質を向上させることができます。
PDCAサイクルを意識する
週報を書く際はPDCAサイクル(計画→実行→評価→改善)の流れを意識しましょう。次の四つの項目を参考に、その週報が自らの成長につながるかを考えることが重要です。
- Plan：業務の目的が明確か
- Do：実行したことと、課題の分析が適切だったか
- Check：過去の失敗が繰り返されていないか
- Action：適切な目標が設定されていたか
PDCAサイクルを意識して週報を書くことで、週報をこれを書く人および組織の成長につなげることができます。特にこのサイクルを踏まえたうえで「どうしてそうなったのか」を意識しながらかけると成長効率は格段に向上するでしょう。社員が成長を実感できるようになると社員が週報に対して主体的に取り組むようになるというメリットもあります。
週報のよい活用方法の特徴
書く側の意識だけでなく、その活用方法によっても大きく得られる成果は変わります。
様式が統一されていない状態で週報を書かせても、スムーズに確認比較がしづらいですし、上司が適当に週報を確認しただけで終わらせていてはどれだけ熱量をもって社員が週報を書いていても、なにも成果を得ることはできません。
週報を無駄なものにせず成果を出すためには、週報の様式や週報を確認した後にどどうするか、などを週報を実際の業務に役立てることを念頭に置いたうえで考える必要があるのです。
では、週報を実務につなげ成果を出すにはどのように週報を活用していけばよいのでしょうか。
テンプレートを利用する
一つ目の特徴は、テンプレートを活用していることです。
テンプレートを活用することで書かなければならないことが明確になり「週報の内容が薄い」ことを防止できます。先ほども説明した通り週報には含めなければならない情報がありますが、それを毎回意識して書ききるのは困難ですし社員に「めんどうくさい」と思われてしまいます。その結果社員が必要な内容を満たした週報を書かなくなってしまうのです。
そこで基本のフォーマットをあらかじめ提供することによって、社員を支援し書くことを考える負担を軽減すると同時に再現性の高いよい週報を作成させることができます。また、これにより様式が統一されるため、確認するために必要な時間を短縮し、上司の負担もへらすことができます。
フィードバックを残すことを徹底する
二つ目の特徴は、部下から共有された週報に上司が必ずフィードバックをしていることです。
フィードバックがなく「出して終わり」の週報では、部下のモチベーションも上がらず、本人たちの成長にもつながらなくなってしまいます。しかし、フィードバックを毎回残すようにすれば、部下との会話の機会になり、進捗をわかりやすく確認できるようになるだけでなく、部下の成長にもつなげることができます。
また、部下のモチベーションを最大限に高めるためには本人が気づいていないことを指摘できるフィードバックをするのがよいでしょう。答えを教えるのではなく、部下に自分で答えにたどり着かせるアドバイスが望ましいです。
最後に忘れてはいけないのはフィードバックする際に賞賛のコメントもセットで書くことです。どれだけアドバイスの内容が多くてもアドバイスばかりでは気が滅入ってしまいます。部下のモチベーションの維持のため必ず本人が成し遂げたことは褒めましょう。
部下のモチベーションを向上させ、やりがいをあたえることは離職防止にもつながります。
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週報とコメントをセットで管理している
三つ目の特徴は、週報とコメントを一元管理していることです。
たとえば、週報をslackなどのチャットで共有していると時間経過や、ほかのやり取りで埋もれてしまう可能性があります。その結果週報が活用されなくなってしまうのです。
そこで、週報とコメントを紐づけて管理できるITツールを用いたりして、それらをセットで管理すると、週報を振り返りやすくなりうまく活用することができます。
週報で上司が質問を行っている
四つ目の特徴は、週報で上司が質問を行っていることです。上司の中には週報を一方的なコミュニケーションだと考えている人もいます。しかし、それは間違いです。普通の週報の構成をベースとして自由形式の質問を設定することで、チームメンバーの内省、モチベーションにつながります。
もちろん、質問は何でもいいというわけではありません。意味のある質問をすることが重要です。例えば「今週一番うまくいったことは」「今週予想以上にうまくいかなかったことは」といった質問は今後の業務に役立てることのできる良い質問といえるでしょう。
週報の中で、今後の業務改善につながる良い質問をすることで社員自身の振り返りになるほか、上司はよりよいフィードバックを出すことができます。
週報だけで終わりにしない
五つ目の特徴は週報をほかの作業に繋げないまま終わらせたりせず、週報を活用し、何かの行動につなげることまでをセットにしていることです。
週報だけではチームのコミュニケーションは十分ではありません。週報とはあくまで「足がかり」であり、それをもとに個別面談や、パフォーマンスレビューを定期的に行っていくことが必要です。週報を基にすることで互いの要望や、現状の業務の問題点などが明確化されるため、生産的な会話で業務をよくするためのコミュニケーションを行うことが可能になります。
週報とは、プロジェクトおよび社員の状況を把握し、次のステップを知るためのツールであり、ほかの活動に用いることで真価を発揮するものなのです。
週報の作成・共有ツールのおすすめ｜
週報の作成、共有の制度をゼロから構築するのはとても労力がいります。
週報の構成に気を付けなければそもそもすべてが無駄になってしまいますし、中途半端なデータ管理では過去の週報を活用できなくなってしまうどころか、過去の週報がなくなって業務に支障をきたしてしまう恐れすらあります。また、安易にメールを用いて管理するのは作成者一人一人のファイルを開かなければならず手間がかかってしまうというデメリットもあります。
そこでツールを用いればその手間を軽減することができ、自社でやるよりも確実に効率よく週報を活用することができます。情報共有に特化したツールならば、ファイルを集約して一元管理することができますし、適切なテンプレートが最初から用いられているため、週報の作成自体も安心です。また、週報へのフィードバックの方法も多数用意されているものを用いれば社内コミュニケーションを活性化させて、週ごとの定期的連絡や、称賛のコメントなどが行われやすくすることもできます。
ここではオススメのツールを紹介します。価格や導入目的やメンバーの状況、トライアルが可能かといった観点で選ぶと会社に合った週報ツールを選定することができます。
週報ツール①｜slack
Slackは、世界的な人気を誇るビジネスチャットツールです。2000社以上と非常に多くの外部サービスとの連携が可能で様々なファイルが共有できます。こちらでチャンネルを作り週報を共有するようにすれば管理を行えます。また、受けとった際に通知が来るため確認もしやすいです。
しかし、フロー型チャットツールですので他のやり取りが重なってしまったり、週報の数自体が多くなってしまうと情報が流れて確認できなくなってしまう恐れがあります。管理方法には細心の注意を払う必要があるといえるでしょう。
週報ツール②｜Microsoft Excel・Word
Microsoft Excel・Wordは多くの人が使い慣れたソフトです。
このソフト自体がほとんどの企業で導入されているため、コストがかからないですし、操作にも慣れているため自分たちでレイアウトや書式を自由に設定できます。そのため、外部とやりとりする手間をかけることなく週報を気軽に試験運用するのに適しています。
操作性と慣れから手軽に導入できる反面、運用面では確認や情報共有の際に、ダウンロードやフォルダにまとめるなどの手間がかかるというデメリットがあります。
週報ツール③｜Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。
Webアプリケーションのため、インターネット環境さえあればどこでも使用できますし、編集を行うとリアルタイムでページに更新されるため最新情報の共有がとても簡単というメリットがあります。
Excelと操作性が似ているため、Excelを触ったことがあれば、操作に困ることはありません。
特別な費用なしに今すぐウニ使用できることもメリットのひとつですが、Excelと同じく確認作業はやはり手間になるため、他のツールと組み合わせることが必要です。
週報ツール④｜Chatwork
ChatWorkは、直感的に操作できる国内で代表的なオールインワンビジネスチャットツールです。
本来は文字での連絡が主な機能ではありますがビジネス向けの管理機能を備えており、タスク管理機能での業務の進捗確認や、ファイル管理機能による週報の管理など、多彩なコンテンツの管理を行うことができます。
週報運用に特化したツールとは言えませんが、メールを使用するよりは機能が統合されていて週報運用に向いているツールです。
週報ツール⑤｜kintone
「kintone(キントーン)」とは、ノーコード(プログラミング不要)で業務用アプリを簡単に開発できるクラウドサービスです。
ドラッグ&ドロップだけで自社の業務に合ったアプリを作れるだけでなく、クラウド上で動作しているためいつどの端末から見ても最新の情報を確認できることが特徴です。
kintoneは週報ツールではありませんがこれを用いることで自分たちが中心となってツールを容易に成することができます。導入のための料金も安く週報ツールに必須の機能は再現することが可能ですし自分たちに都合が良いよう調整することができます。実際に週報ツールを作成したという事例も公開されています。
しかし、週報に特化したツールではないため、機能面では一歩劣るほか、作成が容易とはいっても開発初期にはある程度の学習が必要となり手間がかかります。
週報ツール⑥｜Co:TEAM
Co:TEAMは従業員のモチベーション向上、自走型組織、企業の収益拡大の実現を目的とした「1on1」「OKR」「人事評価」「理念浸透」の4つの機能を備えたツールです。
これらの機能でアメリカで主流となっている最新版の人材マネジメント手法「パフォーマンスマネジメント」を実践し、従業員のモチベーションや成果を改善することができます。また、目標や評価を一元管理することも可能で、業務内容を成果と所感に分けて記録することができ、確認及び情報共有を少ない工数で「楽しく・負荷を抑えて」行うことができるマネージャー視点からもうれしいツールです。
効果的な1on1を実施するなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1のスケジュールを自動設定！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
週報を無駄にしないためのポイントまとめ
週報は無駄ではなくしっかりと活用すれば、業務全体の改善や社員の成長につながります。
しかし、その恩恵を得るためには社員が週報作成に意欲的になるようにテンプレートを用いる、上司が適切なフィードバックをしたりうまく活用するといった様々なことに気を配る必要があります。
適切な運用をすることで会社の生産性を向上させていきましょう。
また、週報は若手社員の育成にも効果的です。
「若手社員の考えがわからない」「若手社員の育成方法がわからない」というお悩みを持つ方必見！
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週報に関するよくある質問
ここでは、週報に関するよくある質問をまとめていきます。
Q1.日報、月報との違いは？
それぞれ期間が異なりますが概念的には対象が異なります。期間が短くなるほど個人、長くなるとプロジェクト全体の業務進捗が対象になることが多いです。それぞれで目的が違うため、どれをやればいいということでなく、そのすべてをこなすことで大きな相乗効果を得ることができます。
Q2.週報ツールは無料アプリではだめ？
メールなどの無料アプリでも代替可能ではありますが、確認に手間がかかったり、振り返りがしづらいなどのデメリットがあります。ツールの導入が手間と考える方もいるかもしれませんが導入に関するコンサルティングやガイドを行ってくれるツールもあります。気になったツールがあればぜひ問い合わせてみることをおすすめします。
