日報を書くことに対して、「意味ない」や「面倒くさい」なんて思っている方も意外と多いのではないでしょうか。
本記事では、日報がそのように思われてしまう理由や、より効果的な日報の活用方法などを解説していきます。
日報は意味がないと感じる主な6つの理由
日報に「意味がない」「不要」と感じてしまう原因は人それぞれですが、より代表的だと思われるような6つの理由を紹介します。
理由1：日報の目的や必要性を理解していない
「日報の目的や必要性を理解していない」ことは、日報を意味がないと感じてしまう要因の一つです。
日報を書くことによるメリットを知らなかったり目的を見い出ないでいると、ただ「会社のルールだから」という理由だけで日報を書くようになってしまいます。このように目的意識なく義務感によって行う作業というのは、どうしても煩わしく感じてしまいますよね。
そうなってしまうと「日報を提出する」という手段が目的になってしまい、ただ「提出すればいいや」と今日あったことをつらつら報告するだけになってしまったり、あるいはただの感想文のような内容になってしまいがちです。そのため、日報を書くことによるメリットや目的、またはその魅力をしっかり社員に共有することが大切です。
理由2：日報が誰からも評価・フィードバックされない
せっかく日報を書いたのに誰からの評価・フィードバックを得られないと、わざわざ書く意味がないと思うのも無理はありませんよね。
会社のルールや業務上の指示として書くように言われている状況であるにもかかわらず、いざ作成した日報に反応やコメントがないと、会社や上司への不信感や不満にも繋がってしまいますし、自分の作成した日報が価値の無いもののように感じてしまうかもしれません。
簡潔にまとめられていたり考察が鋭かったりするような「良い」日報を適切に評価し、あるいは不足している部分は都度フィードバックを与えることで、社員の日報を書くモチベーションも向上するはずです。
理由3：日報が活用された経験がない
理由3つ目は「日報が活用された経験がない」、あるいは「活用されている実感がない」ような状況だと、日報を書く意義が感じられなくなります。
日報には、1日の業務内容の報告やそれを踏まえての考察や反省点、そして翌日の業務に関わる目標管理など、様々な情報が記載されています。
せっかく日報を書くことでそれらの有益な情報を提供しているにもかかわらず、それらが有効利用されている気配がないと、何のために時間と労力を割いて日報を書いているのか分からなくなってしまいます。
理由4：書くことに苦手意識を持っている
「書くことに苦手意識を持っている」と、日報に対する苦手意識も自ずと発生してしまうこともあります。
仕事自体は好きなものの、文章を書くことについては苦手意識があるという方も少なくはないのではないでしょうか。仕事やプライベートで文章に触れる機会がないと、どうしても文章を書くことが不慣れに感じてしまいますよね。
モチベーション自体はあるにもかかわらず、文章を書くことが苦手という理由で日報を書くことへのハードルが上がってしまうことは非常にもったいないといえるでしょう。
日報の形式的なテンプレートや報告文の型をあらかじめ決めておくなど、文章を書くことが苦手な人へのサポートを適切に行うことで、作成のハードルを下げてあげるような対策が有効です。
理由5：作成が面倒だと感じている
そもそも日報の作成を面倒に感じてしまっているのも、「日報離れ」の要因の一つです。
業務内容とは別に日報作成が課せられていたりすると、どうしても日報の作成が手間になってしまいがちです。
よくあるのが、飲食や小売業等で業務終了後に日報を作成しなければならないような事例です。一日の業務終了後で疲労が溜まっているうえに、就業時間外に日報の作成を求められるのは非常にストレスですよね。
日報は「ついで」などではなく、立派な情報共有の業務です。適切に一つの業務としてカウントすることが大切です。
理由6：行動を管理されたくないと考えている
「行動を管理されたくない」と感じることも、日報を書きづらくなる理由の一つです。
日報の内容として、その日の成果や進捗状況などの業務内容や、またそれらを踏まえたうえでの考察や反省などを具体的かつ事細かに要求されることもあります。
全ての業務内容を逐一事細かに伝達することは、上から行動を管理されているように感じたり、また信頼されていないように感じてしまうこともあります。
社員に伝えるべき日報を書く6つの意味
日報を書く意味や目的を社員に伝えることは、モチベーションを上げるという意味でも非常に重要です。
ここでは、代表的な６つの日報を書く意味についてそれぞれ詳しく紹介していきます。
業務進捗を共有できる
「業務進捗を共有する」は、日報を書くことの何よりも重要な目的であり、また情報共有はビジネスシーンにおいて基本中の基本です。
プロジェクトやチームの規模が大きければ大きいほど、全体の進捗や成果などの情報をすべて確認・把握することは難しくなってしまいます。
日報は基本的に毎日の業務の終わりに作成され、その決まったタイミングで必ず一日に一度は全体での情報共有を行うことで、他所の部署や店舗に関する情報不足や認識の齟齬をカバーすることができます。
また、日報を通して事細かに一日の業務進捗を共有することで、何を「やった」か、あるいは「やってないか」が一目でわかるようになり、このことは仕事に取り組む上で非常に有益な情報となります。
例えば、
- 仕事をまだ「やってない」という思い込みによって、同じ業務を重複して行ってしまう等の無駄を防げる
- 各部署や各店舗の「やった」「やってない」状況や、作業スピードが分かることで、仕事の再割り振りやスケジュール調整がスムーズになる
といったようなメリットが、他の部署や店舗の業務進捗が明瞭に「見える化」することによって発生します。
また、日報を通して上司や他部署など、書き手・受け取り手の間でコミュニケーションが発生することも、日報を書くメリットの一つです。日報自体をコミュニケーションツールとして活用できると、職場内の人間関係や上下関係の潤滑油になるかもしれませんね。
業務の改善が図れる
日報を書くことにより、「業務改善が図れる」こともメリットの一つです。
日報には、単なる業務進捗の報告のみにとどまらず、反省や考察、また翌日の目標といった内容も自分で考えて書かなければなりません。一日の業務を通して「何がいけなかったか」「明日はどうすべきか」を主体的に考えることによって、今後の業務進捗をより向上させることができます。
自分の成長を振り返ることができる
「自分の成長を振り返ることができる」ことも、日報を書くことによるメリットの一つです。
日報は情報共有のツールでもありますが、一日の業務進捗が詳細に記載されているという点では記録や保管のためのツールであるとも言えます。
過去の日報をアーカイブすることによってその日の業務内容や進捗を詳細に見返すことが可能であり、また過去のものと直近のものを比較することで成長や変化を感じることもできます。
自己成長のためにうまく日報を活用してみましょう。
成果や努力を伝えられる
「成果や努力を伝えられる」ことも、日報を書くことによるメリットの一つです。
日報は、それを見る上司や関係者に自身の成果や能力をアピールする機会でもあります。
例えば、あなたが難しい商談を成功させたり、業務効率の改善を試みた結果より多くのタスクを処理できるようになったとしても、その成果が必ずしも上司に注目されたり適切に評価されるとは限りません。成果を過小評価されたり見落とされたりしないように、あくまで主観や誇張は入れずに実際の成果として記入するようにしましょう。
また、もちろん日報は一日の業務を通して得た成果や達成した数字などを報告する場でもありますが、加えて日報の内容や精度それ自体すらも「伝える」能力の尺度として評価の対象になり得るのです。
たとえばあなたが日報を読む上司の立場だったとして、分かりやすく簡潔に業務進捗が報告されていたり考察部分で反省点や改善点を鋭く見抜けていると一目で分かるような内容だと、スムーズに個人の業務進捗を把握できたり部下の仕事ぶりやスキルを見極める助けにもなるので非常にありがたいですよね。
このような「伝える」能力は何も日報業務だけでなく、どの業務内容や職種においても必要不可欠です。営業職であれば扱う商品についての「伝える」能力が営業成績に直結しますし、また顧客が存在しない職種においても、社内でのプレゼンやコンペにおいてわかりやすく「伝える」能力は大きな威力を発揮します。
身近な第一歩として、日報を「伝える」能力を養う機会として取り組んでみるようにしましょう。
知識や情報を共有できる
日報を書くことによって、「知識や情報を共有すること」もできます。
蓄積されている過去の日報は、いわばきわめて具体的な事例を伴ったマニュアルでもあります。
例えば、自分一人の頭ではとうてい解決策が思いつかないようなミスやトラブルに直面したとします。ここで過去の日報を参考にしてみると、同様な事例を対処した記録や、あるいはそこで得られた改善点や反省についての記述を見つけられるかもしれません。そこで実際に有効であった対処法や手続きに関しては真似をしてみたり、「これがだめだった」「こうするべきだった」という反省点を踏襲することで、やみくもに対処法を探るよりも確実に安全に事を運ぶことができます。
このように「日報を知識や情報の共有・蓄積の場として活用する」ことは日々の業務を回すうえで非常に有益ですが、これには日報を紛失しないように保存することや、なるべく時間や場所を問わずにアクセスフリーな状態で管理することが求められます。
また、日付やキーワード等で索引検索ができるようになるとより一層マニュアルとしての有用性が上昇することは言うまでもなく、近年では日報を紙面ではなくデジタルなデータとして作成・管理するやり方のほうがメジャーになってきています。
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上司とのコミュニケーションのきっかけになり、信頼関係が築ける
「コミュニケーションのきっかけになり、信頼関係が築ける」ことも日報を書くメリットの一つです。
日報は情報共有や記録のためのツールだけではなく、意思疎通のツールとしての役割も担っています。
上下関係にある上司と部下の間では、同僚や同期の仲間などとは違ってなかなかコミュニケ―ションが発生しづらいなんてこともあるかもしれません。
日報を通して、部下からは「日々こういうことを考えて仕事をしています」といったことを伝えられたり、また上司の立場から見ても部下の考えていることや性格、適性などを垣間見ることになり、日報は職場の人間関係を構築するうえで有用なツールであると言えます。コミュニケーションを活発にすることは離職防止にもつながります。
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社員が日報を書くようにするための7つの方法
では、社員に主体的に日報を書いてもらうようにするにはどのようにすれば良いのでしょうか？
ここでは特に有用な７つの方法について詳しく紹介していきます。
日報を書く目的・メリットを伝える
「日報を書く目的やメリットを知る」ことは日報を書く上での大きなモチベーションになります。
先ほど紹介したような日報を書く目的やメリットを社員に知ってもらうことで、日報を書くことが単なる目的ではなく業務効率化を図るうえでの有効な手段の一つであるという目的意識を持ってもらうことが大切です。日報を書くこと自体をゴールと捉えてしまうとただ「空欄を埋めて作成する」作業になりがちですが、業務進捗の共有や改善点や反省点の洗い出しといった目的に沿って作業するようになると、より中身のある日報を作成できるようになります。
日報を基に振り返りを行う
「日報を基に振り返りを行う」ことを推奨することも、日報作成のモチベーションに繋がります。
過去に作成された日報を参照することで、現在までの成長や変化を目に見えて実感することができます。
例えば、
- とある過去の日には２日掛かっていたタスクが直近だと半日掛からずできるようになっていた
- 一商談で獲得した数字が過去のものに比べて大幅に大きくなっていた
など、日々忙しく仕事に励む中でなかなか意識しづらい成長や実績の変化を感じてもらうためにも、日報を活用した振り返りを行うようにしてみましょう。
振り返りには1on1を活用するのがお勧めです。
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テンプレートを用意する
「テンプレートを用意する」ことは、文章を書くことが苦手な社員に対して日報作成のハードルを大幅に下げる効果を持ちます。
日報を書こうという意思はあるのに書き方が分からない、そもそも書く作業が好きではないという社員にとっては、テンプレートを使用できることで日報作成のハードルが大幅に下がるはずです。
このような社員には、PDCAサイクル(Plan:計画・Do:実行・Check:評価・Action:改善)を意識した項目のテンプレートを用意してあげると良いかもしれません。
PDCAサイクルとは、計画・目標段階から始まり(Plan)、実際に計画に沿って行動して(Do)、その行動に対して事後評価を行い(Check)、そしてそれを踏まえた改善点を考察する(Action)という一連のサイクルのことを指します。
■PDCAサイクルに則った日報作成の一例
- 計画、目標を記述する(Plan)：その日設定していた進捗目標や計画を説明する。
- ex）新規顧客への訪問３件
- 実際の行動、結果を報告する(Do)：計画に沿って実行した結果や得られた成果を報告する。
- ex）新規顧客への訪問２件(A社は先方理由により●月×日に延期)
- 事後評価を行う(Check)：実際に得られた結果や成果について評価する。
- ex）訪問が完了した２社に関してはいずれも前向きな反応を得られた。B社から資料に不足している情報について尋ねられたので、A社訪問までに資料を更にブラッシュアップする必要あり。
- 考察する(Action)：結果や評価を踏まえて、「課題は何か」や「次どうするべきか」を考える。
- ex）新規顧客訪問時に持参する資料について、B社から質問があった○○に関する詳細な記述を追加する。→明日の進捗目標に追加
このように、一日の業務を４つのセクションに分けて整理することで、文章を書く力量を問わずに分かりやすく体系的な日報を作成できるようになります。
日報の効果的な書き方を教える
「日報の効果的な書き方を教える」ことも、日報により親しんでもらうための方法の一つです。
日報を書くときは、テンプレートの有無にかかわらず、上記の「PDCAサイクル」に則って記述することをおすすめします。「PDCAサイクル」に則ると、日報を作成する上での大まかな枠組みが見えるため書き手として非常にありがたいのは言うまでもありませんが、読み手としても体系的且つ時系列的にタスクやイシューの「計画」から「考察」までを一連の流れとして読み進めることができるため、非常に効果的な書き方であるといえます。
このようにある一定の書き方の基準を伝えることで、心理的な負担も減り、日報が定着していきます。
日報をチームや組織で共有する
「日報をチームや組織で共有する」ことで、さらに効果的に日報を活用することができます。
日報は、何も部下から上司へと報告を上げるためだけのものではありません。他人や他店舗が作成した日報を公開や共有してもらうことによって、書かれているノウハウや取り組みの中から自身の業務においても活用できそうな学びや企業の状態がわかります。
また、仕事内容に関する疑問点や問題点を記入することで、それに対するフィードバックや有効な意見を得られる可能性もあります。普段は関わりが薄いような社員や同僚間で日報が共有されることで、作成者の仕事ぶりや姿勢、考え方を伺い知ることができる数少ない機会にもなり得ます。
メモを取る習慣をつけさせる
「メモを取る習慣を付ける」ことで、日報作成は簡単になります。
商談がまとまった時やイレギュラーな対応をした時、あるいは取引先との電話のおおまかな内容など、「これは日報に書くことになるかも」と思うようなタイミングがあればその都度メモに記録しておきましょう。きちんとメモに取っていると、その内容を繋ぎ合わせるだけで日報の報告部分は完成するので、一日の終わりの仕事を大幅に減らすことができるため効率的でもあります。
日報作成を楽にするだけでなく、その日報の正確性や客観性を担保するためにもメモを残しておくことは大切です。人の記憶とはあてにならないもので、どんなに記憶力に自信がある人であったとしても、その日のすべての出来事を一片たりとも間違いもなく記憶することは不可能でしょう。
日報を書くために一日の終わりにすべてを思い出そうとして不明瞭な部分が残ってしまうのは当然ですが、自信を持てない部分をあやふやにぼかして日報を作成してしまう等の「ごまかし」は、読み手によって認識の齟齬を生んでしまったりとトラブルに繋がりかねません。
部下自身に作成した日報に対して責任を持ってもらうためにも、メモを取る習慣をつけさせましょう。
管理職・マネージャーを中心に部下の日報をきちんと見る習慣をつける
「部下の日報をきちんと見る習慣をつける」ことは、日報を書いてもらうようにする上で最も重要であるといっても良いでしょう。
当たり前ですが、管理職やマネージャー職など、いわゆる「上司」からより高い評価を得ることは全社会人の基本的な目標の一つです。日報を通してポジティブなフィードバックを貰えるとなるとそれ以上のモチベーションなどないですし、改善点や不備などについてアドバイスを受けたとしてもそれはきちんと上司に気にかけてもらえている証でもあります。
また、「上司」という立ち位置にある人は、「ちゃんと日報読んでますよ」という部下への意思表示のためにも、きちんと評価やフィードバックを与えるところまで完遂するところが非常に重要なポイントです。ただ上がってきた日報をチェックするだけで終わってしまうと、見ているのか否かを知るすべのない部下からすると、見ていないことと同じになってしまいます。
部下の日報を書く努力や内容の精度を適切に評価して、日報を書く意味を見出せるようなモチベーションを持たせてあげることが大切です。
まとめ
「意味がない」「何のために書いているのか分からない」と思われてしまいがちな日報ですが、いままで紹介したような目的やメリットなど、様々なポジティブな効果をもたらします。
もちろん会社のルールとして会社側や上司に「報連相」するためのものでもありますが、日報を作成することは自分自身の成長にも大きく寄与するということが、ここまで読んでいただけ方には分かるのではないでしょうか。
日報をうまく活用して、日々の業務により円滑に取り組めるようにしていきましょう。
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