毎週同じような業務の中で週報を書いていると、ネタがない…と悩むこともあるかと思います。
週報のネタに悩んでいる中で書いていると、モチベーションが低下し、必要な内容が含まれない週報ばかりを書いてしまいます。その結果週報から得られる恩恵もうけとれなくなり、週報が形骸化してしまいます。
この記事では週報でネタに悩まない考え方から、上司に喜ばれる週報を書く方法について徹底解説します。
週報とは
週報は、主に上司への業務進捗報告ツールとして利用されていますが、チーム全体の成長を加速させるためにも用いられてもいます。
週報を用いて上司と部下のコミュニケーションを密にすると上司は、部下の計画達成度、課題、翌週の予定を把握し、ベテランとしての経験を生かして的確なフィードバックやアドバイスを与えることができます。
逆に、部下は週報を用いて上司に対して要望や疑問を伝え、個々の成長を促進し、チーム全体の目標達成につながるのです。
日報と週報がどちらも活用される現場もありますが、日報と週報の違いが期間だけではないことを認識しておきましょう。
週報がプロジェクトの全体像や進捗を把握し、問題解決や効率化をするために書かれるのに対して、日報は毎日個人の進捗や状況を書くものです。週報は日報をただ繋げたものではないことに注意する必要があります。
週報の基本構成
週報は基本的に「週の目標・スケジュール」「業務内容と成果」「振り返り」の3つで構成されています。週の目標を立てるときは、前週で振り返った内容を反映させるのがよいでしょう。
また、週の振り返りを単純に「反省」で終わらせるだけでは、新しい目標を的確に立てられず週報を提出する意味がなくなってしまいます。失敗の原因を追求するのはもちろん、目標に対して今後どのような行動を取れば目標を達成できたのか、までセットで考える必要があるのです。
以上のように「週の振り返り→新しい目標の設定→週の振り返り」の流れを繰り返しながら週報を活用することは、部門、部署全体の活動を活性化させることができます。
週報に含めるべき五要素
以下の五つの項目を含めると週報が求められている要素を満たしやすくなります。イメージをつかんでもらえるよう具体例をつけて解説します。
項目1：一週間の目標
「〇〇％まで進める」のように、数値を使って定量的に目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならず、改善策も出しづらくなるので注意しましょう。
（具体例）
- 新規顧客の獲得 〇件
- データ入力 ○○％達成
項目2：業務報告/成果
一週間の業務内容とその結果を記載します。この項目では、主観的な感想や所感ではなく事実のみを明示します。
（具体例）
- 〇月〇日（〇） 新サービスAの商談のため、△△株式会社へ訪問
- 〇月〇日（〇） △△株式会社のコンペに出席
項目3：所感(良かった点/改善点)
業務のなかで気付いたことや課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく、再現方法を記入するように注意しましょう。
（具体例）
- 〇〇株式会社との商談時、料金や機能を紹介する際に利用した資料が、「分かりやすい」と好評だったため、今後はこの資料を特にアピールして使っていきたい。
項目4：次週の目標
項目1～3をもとに次週の目標を設定、更新します。上司のフィードバックも参考に現実的な目標を設定しましょう。1週間の振り返りと次週の目標設定を繰り返し行うことで、業務品質の向上が期待できるでしょう。
（具体例）
- 新規顧客を獲得するための施策について検討し、定例ミーティングで提案する
- 15件訪問営業を行う
項目5：業務のお知らせ相談・共有事項
円滑なコミュニケーションはもちろん、仕事上の部下の悩みを把握することを目的に相談・共有の欄を設けます。重要な連絡をメールやメッセージでももちろんすべきですが、週報を通しても積極的にコミュニケーションをとることで声を上司に届けサポートを受けやすくなったり質問に回答してもらいやすくなります。
（具体例）
- 現時点で○○が問題で○○様に問い合わせているのですが反応がありません。どうすればよいでしょうか。
- Excelの予定していた機能が実導入できず困っています。何か参考になるページやコラムはないでしょうか。
週報の目的と重要性
週報の目的は、主に以下の点です。
- 業務進捗の共有
- チームメンバーや上司に自身の業務内容を報告し、進捗状況を共有することで、全体の把握や連携を図ります。
- 課題の共有
- 週報を通じて、業務上の課題や困難な点を共有し、解決策を提案することができます。
- ナレッジの蓄積と共有
- 週報は社内のナレッジとして蓄積し、自社完結しているアクセスしやすい良質な資料となります。次回に同じような事態が発生した際の助けとなるほか、事例の分析や知見としての提供、活用を行うことができます。
- 成果・目標の管理
- 週報では、一週間の業務での成果や課題を明確にすることができます。
次週までに達成すべき目標やタスク、そのためのプランを設定し、管理することで、各従業員の意識を高めるとともに、担当の上司も目標のための適切な助言を行い、人材育成を促進させられます。
- 週報では、一週間の業務での成果や課題を明確にすることができます。
週報は、個人の業務だけでなく、チーム全体の進捗状況や課題を共有するためにも重要です。定期的に週報を作成し、報告することで、プロジェクトの進行管理や最新情報の共有がスムーズに行えます。また、チーム個人それぞれの目標を適切に管理することで都内の人気な講師が開催しているセミナーやワークショップ、コンサルティングと同等の成長効果をえることもできます。
週報のネタ切れの原因
週報を作成する際に、進捗状況や課題、目標などの報告内容に困ることを週報のネタ切れといいます。定期的に週報を作成するビジネスマンにとっては避けて通れない課題です。ネタ切れが続くと、週報の質や効果が低下し、目標達成にも影響を及ぼす可能性があります。では、なぜネタ切れになってしまうのでしょう。
業務に慣れてしまった
週報を初回の勤務から、新人研修を受けているうちはかけていても、作業に慣れてくると週報に書くことがなくなってしまったという人は多いです。
これは単調な作業を続けた結果、最初は意識していた注意点も無意識にこなせるようになってしまい、目新しいことがなくなってしまったからだと考えられます。いつも同じだ、と考えながら作業してしまうと見つけられる変化も見つけられなくなってしまいます。その結果書くことがなくなってしまうのです。
情報が足りない
週報には、業務改善に活用するためにも業務の進捗や課題に関する情報を詳細に記載する必要があります。
例えばデータ入力作業中にミスで遅れが発生した場合は、
- 発生した原因
- 頻度
- 対策
- コスト
- 防げばどの程度の業務効率化が見込めるのか
- 対策しない場合のリスク
などを合わせて報告書に記せば、圧倒的に生産性を向上させることができます。
しかし、発生した原因などの情報は作業を漠然とこなしているだけでは手に入れることができず、意識的に調査する必要があります。必要な情報が手に入れられなければ、問題が起きてもそれが起きたことしか書けず週報の内容を充実させることは難しいでしょう。
課題が見つけられない
週報では、業務の課題も掲載する必要があります。
しかし、情報不足などが重なり課題が見つけられない場合は週報のネタを考えるのが難しくなります。課題がない状況は一見良いことのように見えますが、そういったときは課題がないというよりも見つかっていないだけなことが多く後々大きな問題となりかねません。
日々の業務を見て本当に課題がないのか、業務内の小さなトラブルから成果のばらつきまで注意して観察することで早期に問題点を発見し、行うべき解決策を管理職が決定することができます。
週報のネタ切れが続くデメリット
週報のネタ切れは様々なデメリットをもたらします。モチベーションやエンゲージメント、評価の低下、目標達成の困難、情報共有の不備、自己成長の機会の損失など、業務に影響を及ぼすだけでなく、社員の能力すら落としかねません。その影響が限定的な範囲ならまだよいですが。影響が広まりすぎると経営にも影響が及ぶ可能性すらあります。
ここでは特に週報を書く側にかかわるデメリット三項目について解説します。
モチベーションの低下
週報は自身の業務内容や成果を報告するための重要なツールです。
しかし、ネタ切れの場合、何を書いていいのか分からず、報告する内容がないことに悩むことがあります。社員にとって週報のために内容を絞り出す時間はとても苦痛なものになりかねません。
苦痛なまま週報に取り組んでいては、さらに週報の内容が薄いものとなってしまい、週報というシステム自体が形骸化してしまう恐れがあります。
評価の低下
週報は自身の業務の成果を上司に報告し、評価を受ける機会でもあります。
しかし、ネタ切れの場合、報告できるような目立った成果がなく、同じ事ばかりを書いてしまい、上司から適切な評価を受けれなくなってしまいます。その結果として、望まぬ人事や年収、拠点移働にもつながりかねません。
週報とは上司から成果の承認を受け、評価されるための手段でもあります。評価されるためにも報告書にほかの人から見ても成果を出したのがわかるように成果を記載しなくてはならないのです。
しかし、評価が悪いのは評価制度に問題があることもあります。
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自己成長の機会の損失
週報は自身の業務に対する振り返りや改善点の洗い出しの機会でもあります。
週報を通じて自身の業務の弱点や改善点を把握し、自己成長につなげることができるます。
しかし、ネタ切れの場合、業務に対する反省や改善点が何も出てこないため、自己成長の機会を逃すことになります。その結果成果が増えたりすることもなくなり、さらなる週報のネタ切れへと悪循環してしまうのです。
週報のネタがない！ネタ切れしないためのポイント
週報に書くネタを思いつかないまま週報を書いていると、自分のためにも上司のためにもならない内容の気迫な週報が出来上がってしまいます。
薄い週報はどれほど使い方に気を付けようと成果につなげることはできません。
では、週報がネタ切れしないためには何を実践していけばよいのでしょうか。
日々の出来事をメモする
週報のネタ切れを防ぐためには、週報を書く準備として週の出来事をあとから説明できるようメモする習慣をつけることが重要です。
日々の業務で起きた出来事や課題、成果などをメモしておくことで、週報を書く際にネタに困ることがなくなります。5W1Hを意識して勤務中の出来事をまとめておくのも効果的です。仕事の中で何を判断したのか、そしてそれがどのような結果をもたらしたのか、なども書いておくとその判断が正しかったのか上司のガイドを受けることもできます。
毎日の朝会や会議の後に、出来事をメモする時間を作ると良いでしょう。また、記載すべき内容に漏れがないようにテンプレートやタスク管理ツール、メモアプリを活用することもおすすめです。
目標を明確に持つ
週報では、目標の達成度も報告する必要があります。
目標をKPIなどで明確に設定し、週ごとの進捗や課題と関連付けることで、週報のネタ切れを解消することができます。
目標に向かって進捗を報告することで、自身の成果を可視化することで最短で成長することにもつながります。
数値化して比較する
週報は具体的な事例や数字を挙げることで、内容が具体的になります。
達成した目標の具体的な数字や、解決した課題の具体的な事例を挙げることで、読み手も簡単に理解できるようになります。また、自分自身の成果を客観的に評価することで、作業にかかる時間の見積なども容易になり、業務スケジュールの設計がより正確に行えるようになります。
週報が上司から評価されるようになる書き方のコツ
会社の上司は常に大量の週報をチェックしています。その中では明確に作業のステップごと工数を減らし効率を強化する提案を含んだような「非常に面白い」ものと名前ぐらいしか記憶に残らない属人的で日記のような「読むのが苦痛」なものとが分かれているそうです。
そのため、良い週報を書けば上司から評価されることができます。ではどのように書けば上司の喜ぶ週報が書けるのでしょうか。
具体的に書く
悪い週報はなんとなくの思いや感想のみが書いており、分析がありません。抽象的な表現を避けて数字を用いて表現し、どれだけの目標を達成したのか、過去の自分と比較したときどれだけ成長したのかを具体的に含めるようにしましょう。
例えば
・ユーザー満足度目標達成率65％
・顧客一覧作成タスク完了率75% 先週比40％改善
のような表記はとても状況がわかりやすく、先週との違いも認識することができます。
仕事と「成果」を含める
やったことのみを書くのは若手社員が週報でよくやりがちな行動です。しかし、どれだけ精一杯努力したとしても、仕事のための「成果」につながっていなければ意味はありません。
例えば、上司の立場で
私は、○○を頑張った。しかし、成果には何もまだつながっていない
と書かれてもプロジェクトの進行状況は全く分からず困惑してしまいますよね。
そのため、どれだけ努力したかではなく、どれだけ有効な成果物を出したかを週報に書く必要があります。また、業務の中で実際の成果物ができていない場合は、できていない原因も同時に記さなければ業務の進捗状況が伝わりません。これらを意識して書くことで、自ずと業務の内容を自分でも再度理解できるので、より詳細な問題点の洗い出しや改善方法を思いつくこともできるでしょう。
「過去」だけでなく「未来」についても書く
週報は本来、「その週にやったことの報告」ではありますが、上司がもっと聞きたいのは「これからどうするか」です。
特に今週あまり成果が出なかった人には、「来週はどのように改善するのか」を書いてもらうとマネジメントや課題解決がしやすくなるため、上司からもうれしい週報になります。・
結局のところ、週報を上司が見る理由は
・サボっていないか
・自分にできることはないか
・どれくらいの成果が出そうか
を見極めるためことです。そのためポイントを押さえて適切な情報開示を心がければ上司から喜ばれる週報が書けるようになるでしょう。
業務計画、目標に対する改善案を書く
週報は、実施した業務内容をマネージャーに報告する資料でありますが、目標管理や業務改善に役立てるものでもあります。
業務中のトラブルへの対応や、遅れに対する支援を求めるためにも、目標や目標に対する進捗、改善案を必ず記載しましょう。
また、この時もオンラインで無料のテンプレートをダウンロードし活用することで記載漏れを防ぐことができます。
業務に関する気づきを取り入れる
業務改善には担当者のリアルな気づきが役に立つことがあります。週報のなかに業務に関する気づきを追加すると、より週報を活用しやすくなるでしょう。
ただし、注意点があります。自由に書きすぎて客観的な事実と主観的な所感を混ぜないことです。この2つが混ざると実情が把握しにくくなります。事実からなる概要と自分の思考である所感は分けて記載し、読み手がわかるようにしましょう。
わかりやすいよう意識する
週報はチームや上司が読むものであり、内容が読み手に直感的に伝わる必要があります。
ただ文字を羅列するのではなく、直観的に内容が理解できるように表や箇条書きを使って分かりやすくシンプルな表現を心がけましょう
さらに言葉の選び方や誤字・脱字にも注意しなければなりません。過去の週報をコピーして言い回しを変えただけのものや、他人の週報を引用するのは週報作成の負担こそ軽減されますが、週報を活用しようとした際、自己分析につながらないばかりか、意欲が低いとして評価を下げる要因にもなってしまう可能性があります。自己分析や業務改善など、週報を作成する意味を考慮して便利に週報が活用できるように、しっかりと丁寧に作り上げるのがよいでしょう。
また週報の文章は、読み手に内容が伝わりやすい文章を意識しましょう。書き方のコツとしては5W1H「Who（だれが）・When（いつ）・Where（どこで）・What（なにを）・Why（なぜ）・How（どのように）」を意識すると、読み手に伝わりやすく誤解を生まない文章を作成できます。
提出する前に内容を確認する
一度作成したら少し時間を空けて再度内容を確認するのも大切です。
内容を確認することで、誤字・脱字を削減できたり、言葉の言い回しを変えたりしてより良いものを作成できます。多くの企業が週報による業務報告を取り入れている実績からも分かるように、週報は業務の効率化を図れるほか、人材の評価材料にもつながります。そのためには見直しによって分かりやすい週報を作る必要性があります。
週報の制度を変える
適切なテンプレートが用いられていなかったり、上司からのフィードバックがなかったりと自分以外の要因が週報を悪くしている場合もあります。
そのようなときは今勤務している組織に週報の運用制度を変えるよう要求してみるのも一つの手です。ルールに抵触しない範囲で、メンターや担当の先輩に話してみましょう。うまくいけば社内報の運用方法やフォームが変更されより書きやすくなるかもしれません。
また、週報を出していても評価されないのは評価制度に問題があるかもしれません。
評価制度は納得感にあり！
●負担を抑えつつ効果を出す人事評価制度の制度設計・運用方法
●人事専任の社員がいなくても成果につなげられる人事評価の制度設計方法
●被評価者の評価結果への納得、その後の成長を促す人事評価の運用方法
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まとめ
週報とは、一週間の活動内容や成果を報告するための資料です。週報はチームや上司に対して報告するための資料であり、業務進捗の共有や業務内容の見直し、振り返り、ノウハウの蓄積と共有、成果や目標の管理を目的として作成されます。
週報を書く際は、業務計画に対する目標・進捗・改善案を記載する、抽象的な表現を避け具体的に記載する、業務への気づきを記載する、伝わりやすい文章で記載する点を意識しましょう。また、週報にこれらを書くことを意識しながら作業をするとネタ切れもおこりづらくなり、自身の成長につなげつつ上司からも喜ばれる週報を作成できるでしょう。
1on1・目標管理・人事評価を一元管理できるツール「Co:TEAM（コチーム）」
コチームは、マネジメントの最先端「パフォーマンスマネジメント」を支援する国内初のマネジメントツールです。
コチームは、MBOやOKR等の目標管理賞賛・承認や1on1等を通じたフィードバック360度評価にも対応する人事評価を一元管理できます。
パフォーマンスマネジメントとは、米国TOP500の世界的企業約30%が採用する、メンバーのパフォーマンスを高めるため、一人ひとりの持つ能力やスキル、モチベーションを引き出すと同時に、上司が効果的なフィードバックを行い、目標達成を目指すマネジメント手法です。
パフォーマンスマネジメントを実践することにより、上記のような効果が期待できます。
