1on1ミーティングでやってはいけないNG行動とは？失敗例を解説！
最近では1on1に注目される企業様も増えて、様々な情報が増えてきています。
しかし、それと同時に1on1がうまく機能しなかったというご相談もよく聞くようになりました。そのため、弊社で1on1サポートやマネジメント研修を導入させていただいた際の知見を元に、1on1ミーティングでの注意事項について解説します。
目次
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、１対１で部下と管理職などの上司が定期的に話す施策のことを言います。
実施目的としては、「部下のモチベーションの向上」「部下のスキルアップ」のような目的で実施することが多いです。
しかし、1on1の最上位の目的は「会社の課題を解決する事」です。そのため、「メンバーの仕事の生産性が悪い」という課題が会社にあるのであれば「部下が作業の中で感じている悩みを聞いて解決する機会」として1on1をするべきですし、「メンバーが成長しないため、業績が上がりにくい」という課題が会社にあるのであれば「人材育成の打ち手」として1on1をするのが良いでしょう。
よくある3つの失敗例
まずは1on1でよくある失敗3つの失敗例について解説します。
話が続かない・気づいたら上司ばかりが話している
1on1でよくある失敗としては話が続かなかったり、気づいたら上司ばかりが話しているというものが多いです。
話が続かないと言うことがないように、1on1の公式アジェンダを作成することで、1on1の時間が有意義に使えるようにしましょう。
アジェンダの内容としては、キャリアの話、組織や職場の話などがオススメです。上司ばかりが話てしまうとメンバーの成長につながらないので、相互が話す時間があるように意識しましょう。また、メンバーが直接、「自分の話す時間が少ない」と言うことは少ないので、アンケートで1on1について聞いてみるのも良いでしょう。
キャンセルが多い
1on1のキャンセルが多かったり後回しにされているという事は、その会社での1on1の重要性がそこまで高くないということになります。
1on1はあくまでも会社の課題を解決するための施策なので、「解決した方が良さそう！」と思っていた課題が外れていたか、マネージャーとメンバーで解決すべき課題の認識がすり合っていない可能性が高いです。
そのため、1on1のキャンセル率が高い場合は、「なんのために1on1をやっているか？」を問い直すと良いでしょう。とはいえ、どうしても1on1をキャンセルしないといけない事もあるので、その際は、キャンセルするのではなく、出来る限り早めに1on1のリスケジュールをする事を推奨します。
前回話した内容を覚えていない
1on1や面談の内容を上司が覚えていないとメンバーからの信頼が下がります。逆に、人気のあるマネージャーはメンバーとのやりとりを覚えている方が多いです。
とはいえ、全てを覚えるのは難しいのでメモを利用するなどして記録をしておくと良いでしょう。また、内容が混乱しないように項目ごとにメモを取るのがおすすめです。
1on1で絶対に避けるべきNGワード
次に1on1で絶対に避けるべきNGワードについて解説します。
〇〇さんはできたけど、なんで君はできないの？
多くの人間は誰かと比べられて、劣っていると言われることを嫌います。特に、女性は嫌がる傾向があります。基本的には「昨日よりも今日の方が調子いいね！」とその人の中での成長を見て伝えてあげるようにしましょう。
オレはこうするべきだと思うけど
1on1で一方的な話し方で「オレはこうするべきだと思うけど」と言うのはNGです。
最近ではトップダウン型の大企業でも、メンバーに「君はどうしたい？」と一人ひとりの意見を聞くことが多いです。もちろんメンバーに求められた場合は、言っても問題ありませんが基本的には聞き役になることを徹底する方が望ましいです。
効果的な1on1のコツ
ここからは効果的な1on1のコツについて解説します。
話す内容（アジェンダ）を事前に決めておく
簡単でも良いので、事前にアジェンダを設定して共有しておくと、1on1がより質の高いものになります。
例えば営業部のメンバーで「個人業績の達成」が1on1の目的であれば、目的達成のために必要な事をイメージして予め項目を決めて伝えておくとメンバーも準備がしやすいでしょう。
「個人業績の達成」の1on1アジェンダの例を参考までに記載します。
- 現在の記録と目標値の差分を比較する
- 部下が差分を埋めるのに当たって、困っている内容やその理由を聞く
- マネージャーに一緒に行動してほしい事を聞く
- これからマネージャーと一緒に、改善していくやり方を決める
1on1のアジェンダについてさらに詳しく知りたい方はこちらから
メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける
1on1でフィードバックが多くなると、メンバーが「1on1は指摘の場」という嫌な印象を持ってしまいます。そのため、1on1に承認の時間を設けて1on1に良い印象を持ってもらう事が大事になってきます。
一般的には日本人は、3回承認して1回アドバイスをするくらいの頻度が良いとされています。そのため、「お客様としっかり対話していてよかったね」「今月は絶対あなたが1位だよ」「NEWSから様々な事業について理解してていいね」と承認をした後に、「お客様が納得できるような一覧表とか作ってみるのはいかがでしょう？」と指摘するくらいの頻度が良いでしょう。
また、アドバイスをする際も「資料作らないとダメですよね。」と否定的に言うのではなく、「資料を作るとより良いと思ったんだけどどう思う？」を疑問形で相手に合意を取らせる形の方が良いでしょう。
部下から考えを聞き出すテクニック
部下に内省してもらったり、部下の能力強化をするには部下から考えを聞き出すことが必要不可欠です。
「他には」と「ぐたそれ」で質問をする
部下の話を傾聴する際に、どのように質問をすれば部下から考えを聞け出せるのかがわからない方も多いと思います。そんな方には、「他には」と「ぐたそれ」と言うテクニックを使って、質問をすることがおすすめです。
「他には」は「他にも意識したことはある？？」と質問する事で、会話を横に展開することができるので、メンバーの状況を把握できます。次に、もっと深ぼって聞くと良さそうと思った話が出てきた際に、「具体的にはどんなことしたの？？」と聞くことでメンバーの考えをより明確に知ることができるのです。
仮説込みで質問をする
「他には」や「ぐたそれ」のテクニックを使っても、なかなかメンバーから意見が出てこないことがあります。その際は、仮説を持って質問をすることが重要です。
質問例としては、「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど、あってたりする？？」という質問が有効です。メンバーがどこにこだわっているかを予想する能力が必要なので、経験値が必要ですが、仮説が外れることをそこまで恐れなくても問題ありません。
メンバーとしては、抽象度の高い質問ばかりされるよりも「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど」と聞かれる方が、「意識はしてなかったけどマネージャーにはそう見えていたのか」「無意識の中で自分は〇〇にこだわっていたのかも」と考える視点を与えることができるメリットがあります。
部下に合わせたコミュニケーションをとる
テクニックを使った質問をしてもなかなか部下の考えがわからないケースもあります。その際は、部下から考えを聞き出すテクニックとして、「部下に合わせたコミュニケーションをとる」と言う方法がおすすめです。
例としてはソーシャルスタイルごとにメンバーを場合分けするのがおすすめです。ソーシャルスタイルとは、4つに分類される人のコミュニケーションの種類を活用し、適切なコミュニケーションを選択するものです。コミュニケーションの種類としては、主導型、促進型、分析型、指示型があります。
主導型の方の場合は特徴として上昇思考な傾向にあり、プロセスよりも結果を重視するビジネスライクな方が多いです。そのため、1on1の最中に雑談等は少なめにして、「いかに目標達成していくか？」を軸に話すと、メンバーと信頼関係が構築できるのでおすすめです。
ソーシャルスタイルなどを用いて部下に合わせたコミュニケーションをとると部下の考えをうまく引き出すことができます。
- ソーシャルスタイルによるタイプ分析
- タイプごとの取扱説明書
- ソーシャルスタイルを生かした1on1のやりかた
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まとめ
今回は1on1ミーティングでやってはいけないNG行動と失敗例について解説しました。1on1は成功すると大きな効果が期待できますが、NG行動をしてしまうとメンバーにとっては離職理由になるくらいマイナスの影響を与えることもあるので、気をつけて運用しましょう。
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- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
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