1on1で振り返り力を上げる方法！ ポイントと1on1の例を解説！

1on1ミーティングはマネージャーとメンバーが一対一で定期的に面談を行う人事施策ですが、1on1の実施のみではなくその後の振り返りも非常に重要な意味を持つことをご存じでしょうか。

本記事では1on1の振り返りが重要となる理由や、「振り返りのための1on1」という視点に立った時の適切な1on1の実施方法やコツを紹介していくので、ぜひ最後までご覧ください。

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングを行う目的は「会社の課題を解決すること」、突き詰めて言うと会社の業績向上です。

「会社の課題を解決する」という最上位の目的を達成するためには、会社が抱えている課題を要素分解して、組織やチームが抱える課題を把握する必要があります。

例えば、「売上が上がらない」という会社の課題を分解すると、「売上をあげる営業マンがやめてしまっている」「新しく入った社員が成長できていない」と言う課題が見つかることがあります。

そのため、組織やチームが抱えている課題を1on1を用いて解決していく事で、会社の課題を解決し業績向上に貢献することができるのです。

具体的な1on1の目的としては、「部下の成長促進」や「離職の防止」、「メンバーとマネージャー間の信頼関係の構築」等を挙げることができます。

1on1の振り返りが重要な理由

1on1はただ実施して終わりにするだけではなく、記録を蓄積して適宜振り返りに使用することで最も大きな効果を発揮します。1on1の記録や振り返りがなぜ重要なのかという主な理由や背景を二つ挙げて解説していきます。

• VUCA時代に備えるため
• 経験学習サイクルを活かすため

VUCA時代に備えるため

現代は流動的で先行きが不透明な「VUCA時代」であると言われています。

企業や会社の盾に守られて安定した雇用がなされていたような時代ではもはやなくなってゆくため、個人のスキルや職能を頼りに自信の価値を上げるほかなく、組織のいち歯車として上に言われたことのみをこなすような働き方では不十分であると言わざるを得ません。

1on1の記録というのは個人の仕事への取り組み方や目標達成といった部分が可視化されるため、長期間にわたって蓄積することでその変遷や成長の軌跡をはっきりと感じることができます。

例えば、マネージャーとの会話の記録を数か月前と比較してみると自身の領域への理解や知見が明らかに深まっていることが見て取れますし、あるいは目標達成やそこから組まれる目標予算の増加には自身の成長やマネージャーからの信頼や期待の上昇を感じることができるかもしれません。

経験学習サイクルを活かすため

また、1on1での効果的な実施のアウトラインの一つとして「経験学習サイクル」というものがあります。

経験学習サイクルとは、コルブが提唱した人が成長する過程を示したものです。
簡単にまとめると、以下のような4ステップを踏んで人が学習・成長すると言われています。

• 経験フェーズ：具体的な経験をする
• 内省フェーズ：行動の振り返り・フィードバックを行う
• 概念化フェーズ：何を学んだかを明らかにする
• 実践フェーズ：次に行うときに学びを応用する

このような経験学習サイクルは、1on1で業務進捗や目標達成について整理した上で目標の設計や微調整を行うためのアウトラインとして応用でき、「過去の業務や行動をピックアップする(経験)」→「成功or失敗要因や他の諸要素などを分析する(内省)」→「分析を踏まえて何をすべきかを問う(概念化)」→「今後の行動や目標の調整に実際に反映させる(実践)」という順序で振り返りから今後への対策を一貫して考えることで、部下自身の頭の整理にも非常に有効になります。

そして、このように実施した1on1を記録として残すことで、いわば「経験学習サイクル実践例」を膨大に蓄積することになります。

各過程でどのように考えて結論を導き出したのか、あるいは分析や考察が結果や目標達成から見て正しいものだったのかなどについて振り返ることで、経験学習サイクルをより適切に回す力を伸ばすことができるでしょう。

振り返り力を上げるための1on1のコツ

より質の高い振り返りが可能となる1on1を実施するために、押さえるべきポイントをいくつか紹介していきます。

• 1on1の目的・導入背景・導入後の理想の状態を明確にして周知する
• 話す内容（アジェンダ）を事前に決めておく
• 組織の公式アジェンダを作成する
• 記録フォーマットと管理する場所を用意する

1on1の目的・導入背景・導入後の理想の状態を明確にして周知する

効果的に1on1を実施するためには、「1on1の目的・導入背景・導入後の理想の状態」を明確にしてメンバーに周知することが必要です。

なんのために1on1を実施するのかという目的や、どのような背景で1on1を実施して最終的にどのような到達点を理想とするかといった要素について、1on1を導入する経営側・マネジメントをする管理職側・マネジメントをされるメンバー側で擦り合わせておかないと、扱うアジェンダや結論として目指したい方向性がずれてしまったり、或いは1on1の実施に意義を感じられなるなど温度差がでてきてしまう可能性もあります。

例えば、「個人の目標達成力を強化してチーム全体の売り上げ増加に繋げるという目的を設定し、最終的には６か月でチーム全体での売り上げを前半期比50％増まで到達させる」というように、マネージャーとメンバー、あるいはチーム全体で、同じベクトルに基づいて1on1を実施できるようにしましょう。

話す内容（アジェンダ）を事前に決めておく

1on1をスムーズに実施するために、話す内容（アジェンダ）は事前に決めておきましょう。

先述したように部下・上司共に準備不足な状態で1on1に臨むのは避けるべきであり、そのためにも部下が1on1の準備を進めやすいような情報を教えてあげましょう。

アジェンダが思い浮かばない、話すことがないと感じてしまうようであれば、公式のアジェンダリストを作成してその中から選んでもらうようにすると時間や手間を削減できます。

↓1on1のアジェンダ9選！詳しくはこちら

組織の公式アジェンダを作成する

1on1の現場の負担を軽減するためにも、公式アジェンダをいくつか作成しておきましょう。

1on1のアジェンダの選択肢を予め与えておくことによっておおよその指針が見えるようになるため、メンバーにとっては非常に強力なサポートとなります。特に、「何を話せば良いのか分からない」という不安を抱える部下には積極的に活用してもらいましょう。

1on1では業務面やキャリア面、あるいは個人的な領域についても上司と幅広く双方向のコミュニケーションが取れることが魅力です。ここでは、実際に1on1で活用できるおすすめのアジェンダの具体例をいくつか紹介していくので、アジェンダに悩んでいる場合は状況に合わせて中から選んでもらい、選んだアジェンダに沿って相談や質問をしてもらうようにしましょう。

1. 業務進捗や目標管理について
   • 進捗の確認
   • 一週間分の業務の振り返り(自己分析、マネージャーからのフィードバックなど)
   • 目標や成果の確認、現時点での達成度と照らして必要に応じて調整
2. キャリアプランについて
   • 今後のキャリアパスについて
   • どのようなスキルや資格を身に付けるべきか
   • 身に付けたいスキルや資格が決まっている場合は、その習得のための相談(利用できる社内制度、効率的な学習方法など)
3. 個人的な悩みや要望について
   • 職場や人間関係での悩み
   • ワークライフバランスや福利厚生等の会社環境への不満や要望

↓1on1のアジェンダの例一覧を知りたい方はこちらから

記録フォーマットと管理する場所を用意する

1on1を適切に振り返るためには、「記録フォーマットと管理する場所を用意する」ことが非常に重要です。

1on1を振り返ろうにも、記録が断片的だったり内容に誤りがあったりしてしまうと、記録として使用することができません。場合によってはその記録の蓄積が人事評価の参考や合意の確認として使用される可能性もあるため、些細な内容もすべて議事録として記録できようにしましょう。

1on1を進行しながら議事録の作成まで行うことは現場の負担になってしまうため、可能な限り負担を軽減するためにも決まった記録フォーマットを提供するようにし、また振り返りを適宜行えるように管理場所を体系的に整理して周知するなどアクセシビリティを高めるようにしましょう。

部下に振り返りをさせるためのテクニック

1on1を振り返るべき理由や実施方法を説明してきましたが、それでは部下に自主的に1on1の振り返りを行ってもらうためにはどのようなことを実践すれば良いのでしょうか。

部下が自主的に振り返りをしようというモチベーションを持たせられ、また振り返りがしやすいようなコンテンツに富んだ充実した1on1を目指すようにしましょう。実際に心がけるべきポイントを5つ紹介するので、参考にしてみてください。

• 部下の話を最後まで聞く
• メンバーが話したくなるように承認をする
• クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける
• 部下の性格に合わせたコミュニケーションをとる
• 問いかけを中心にコミュニケーションをとる

部下の話を最後まで聞く

「部下の話を最後まで聞く」ことを意識して1on1を実施しましょう。

部下の話を途中で遮ったり、あるいは早合点して結論を出してしまうと、「きちんと話聞いてくれていない」と思わせてしまう原因にもなり、1on1のモチベーションを削いでしまいます。また、そのせいで部下の発言や会話量が少なくなってしまった場合、振り返りもしづらくなってしまいますよね。

部下の話を聞く上で訂正やアドバイスを入れたくなったとしても、話が締めくくられるまでは口を挟まずに傾聴に徹するようにしてみましょう。部下に対して「貴方の話を聞きたい」という真摯な姿勢を見せることで、自ずと積極的に発言してくれるようになるでしょう。

↓傾聴について詳しくはこちら！

メンバーが話したくなるように承認をする

「承認・共感を効果的に使う」ことで、部下の心理的安全性を確保し、上手く話を引き出してみましょう。

一般的に、日本人は「3回承認して1回アドバイスを行う」というやり方が一番合っていると言われており、これを「Good Good Good moreの法則」と言います。この「３回承認して１回意見やアドバイス」を実践するために、部下が話してくれる業務の振り返りや相談内容などについて、基本的には承認して部下の心理的安全性を確保した上で一言アドバイスや意見を挟むようにしましょう。

また、アドバイスについても、「指摘ではなく提案形式で投げかける」ことで、角を立てずにすんなりと受け入れてもらうという対話のスキルがあります。

例えば、「この資料だと〇〇についての情報が不足しててダメだよね」ではなく「○○について情報をもう少し盛り込んだら分かりやすくなるんじゃないかな？」というように、命令や指示として思考停止的に受け入れさせるのではなく、あくまで選択肢の一つとして提示することで、部下が自身で考えて納得した上で決定したという認識を持ってもらうことができます。

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クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける

「クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける」ことによってもまた、部下の話を引き出しやすくなります。

クローズドクエスチョンとは選択肢の中から回答を選ぶ質問形式で、相手が気楽に回答できる反面、回答の内容が制限されてしまうというデメリットもあります。また、オープンクエスチョンは自由に内容を考えて回答してもらう質問形式であるため、内容の幅が広がりやすいという特徴があります。

最初に話題や深堀りしたいポイントを模索する際にはオープンクエスチョンで相手の大きい範囲でおおよその関心を特定し、その後はクローズドクエスチョンも織り交ぜながら行うべきアドバイスや支援を絞っていきましょう。

部下の性格に合わせたコミュニケーションをとる

部下の性格に合わせたコミュニケーションをとってみることで、より質の高いコミュニケーションにすることができます。

部下と一口に言っても、「行動力・野心が強い主体的な部下」や「好奇心旺盛で周りと楽しむことが好きな部下」、「論理的で分析力が強い部下」といったようにそれぞれ異なる性格や強みを持っており、画一的なコミュニケーションのみではなかなか会話を充実させることは困難です。

このような異なるタイプにそれぞれ対応したコミュニケーションを取るために、ソーシャルスタイルという理論を活用することをおすすめします。

ソーシャルスタイルは、1968年にデビッド・メリル氏が提唱したコミュニケーション理論であり、人のコミュニケーションのタイプを「主導タイプ」「促進タイプ」「分析タイプ」「指示タイプ」という4つにカテゴライズし、最適なタイプを選択するというものです。

例えば、主導タイプは文字通りリーダーとして周囲を主導するような立場に立つことが多く、主体的な性格を持つ場合が多いです。このようなタイプはリーダーシップがある反面、意思が強く頑固な面もあるので、上司という立場から様々な意見や視野に触れさせて凝り固まらないようにサポートしてあげることが有効です。

また、この主導タイプとほぼ対極に位置するタイプとして支持タイプがあります。支持タイプは発言や主張が控えめで、そのため比較的パーソナリティを把握しづらい傾向にあります。このような部下には積極的に傾聴する側に回ることで、普段はなかなか聞くことができない相談や不満などを引き出してあげることが重要です。

問いかけを中心にコミュニケーションをとる

「問いかけをうまく活用してコミュニケーションをとる」ことでもまた、部下から話を引き出しやすくなります。

問いかけを活用したコミュニケ―ションの方法として、「横方向から縦方向に話を展開する」というものがあります。
並列的な質問をいくつか行って情報を引き出したうえで、気になる箇所に関しては縦方向に深堀りすることで、会話を充実したものにするというテクニックです。

具体的には、まずは現在話している事柄に関連して「他にも○○についての改善点思いつく？」や「他に似たようなケースってあった？」というふうに、別の考えや類似の事例などを聞き出して話を横方向に展開してみましょう。その上で特に詳しく聞きたい話やテーマが出てきた際には、詳細な背景や具体例を求めるなどそれにフォーカスして話を深堀りしてみましょう。

振り返り力を上げる1on1ミーティングのやり方・具体的な流れ

より効果的な1on1の振り返りを行うための実際の1on1の進め方や流れをSTEP0～STEP4の５段階に分けて解説していきます。

STEP0：1on1ミーティングの目的を伝える（初回のみ）

まずは、1on1の目的を参加者間で共有しましょう。

先述したように、「なぜ、どのような目的で1on1を行うのか」といった1on1の目的・導入背景等の擦り合わせを行うことは、1on1の方向性を合わせたり適切なアジェンダを扱うためにも非常に重要です。必ずマネージャーとメンバー間でずれが生じないよう、あらかじめ共有しておきましょう。

STEP1：事前準備・共有、スケジュール・場所の決定

スケジュールや場所の決定といった事務的な事前準備を行いましょう。

繁忙期や片方のタスクが飽和しているような状態だとスケジュールを合わせることが困難な場合もあるかもしれませんが、1on1は週１回の定期性が強みなので可能な限りこのペースは崩さず、まずは実施することを最優先に据えて場所や時間は柔軟に変更しながら対応しましょう。

STEP2：1on1ミーティングの実施・記録

振り返りを適切に行うためにも、1on1を実施しながら一連の流れの記録を作成しましょう。

ボイスレコーダーなどを持ち込んで議事録に起こすような旧来の方法だと時間も手間もかかってしまうため、1on1の実施と議事録の作成がリアルタイムにできるツールや、自動で書き起こしてくれるソフト等を活用するなど、可能な限り手間のかからないやり方を選択するのがおすすめです。

アイスブレイク

1on1では業務進捗や目標についての話を深められることが望ましいですが、いきなりそのような業務に関わる会話を展開することが難しい場合はアイスブレイクから入ってみましょう。

雑談やプレイベートな領域での近況報告といった内容を談笑するアイスブレイクは、場を和ませて心理的安全性を確保するだけではなく、お互いの自己開示を進める役割もあります。

部下の現在の進捗や状況を振り返る

直近の業務について、進捗や目標達成の度合いを振り返って報告してもらいましょう。

もちろんメンバーは自身の進捗や状況を把握しているはためマネージャーに知らせることが主目的ではありますが、報告のために改めて意識的に振り返ることで、メンバー自身の頭の中についても体系的に整理することができます。

部下に成功要因・失敗要因を考えてもらう

現在の状況を一通り報告してもらった上で、その状況を引き起こした成功及び失敗要因を考えるように促しましょう。結果が良いものであるにしろ悪いものであるにしろ、その結果に作用した要因が掴めていないことには何の教訓も得ることができません。

次回からの結果や目標達成をある程度コントロールするためにも、現状の分析は最も注意深く行いましょう。

次の1on1までの具体的なアクションを決める

現状の分析に基づいて、次回の1on1までの目標の修正や新しい方針の打ち立てを行いましょう。

1on1は１週間に一度という比較的短いスパンで行われるため、具体的な先行きが見えやすい短期間の目標を設定し、さらにその達成状況や要因について考察するというPDCAサイクルを回すことにおいて非常に優れています。

次の1on1で結果を振り返る

設定した目標の達成状況や結果について次回の1on1で振り返り、前の1on1と同様にその要因の考察やそれを踏まえた改善点などについて分析しましょう。

このような過程を踏むことで、業務効率化に必須である「Plan（計画）」→「Do（実行）」→「Check（評価）」→「Action（改善）」という「PDCAサイクル」を最低でも週に一度は回すことになり、これ毎週を繰り返すことによってより洗練されたPDCAサイクルの活用が可能となるでしょう。

↓「PDCAサイクル」を含む全６種のマネジメントサイクルについて、詳しくはこちらから！

STEP3：次回の日時・場所の決定

1on1を形骸化させずに継続的に取り組むためにも、必ず次回の1on1の設定を行うようにしましょう。
マネージャーとメンバーどちら側からアクションしても問題はありませんが、関係性やスケジュールの過密度によってはメンバー側から1on1を打診することがハードルが高く感じられる可能性もあるため、余裕があるならばマネージャー側から設定を行った方がスピード感をもって設定することができるでしょう。

STEP4：STEP1〜3を継続的に繰り返す

1on1は、継続してこそその効果を発揮します。

マネージャーとメンバーのスケジュールによっては予定の擦り合わせが困難な週もあるかもしれませんが、時間を短縮したりオンライン上で行ったりするなど、可能な限り週１回のペースは保つようにしましょう。

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• 1on1のスケジュールを何度も設定する
• 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
• 1on1の記録の管理が面倒くさい
• 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない

• 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
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まとめ

1on1は非常に有用なマネジメント手法であり人材育成方法でもありますが、ただ実施するのみで終わりではなく、振り返りを行うことまでを含めてその効果を発揮します。そして、1on1を実施するのみならまだしも、記録の蓄積や振り返りを行うとなるとどうしても現場の負担が大きくなってしまいます。

より質の高い1on1を可能にして目標達成に貢献してもらうためにも、現場の負担を軽減するような1on1の実施を会社側がサポートする必要があるでしょう。