目次
人事評価シートとは
人事評価シートとは、人事評価の実施にあたり、被評価者のスキルや業績、課題といった項目を伝達・管理するためのシートのことを指します。
一般的に人事評価の際には、制度設計の際に定めた項目や基準に沿って評価を行います。それらに沿って、社員がどのような能力をどの程度保有しているかを把握することはマネジメントにおいて非常に重要です。
また、人事評価の情報を中長期的に管理することによって処遇や人材開発に活用することもできるため、人事評価シートは人事評価における不可欠なツールといえます。
人事評価シート作成の3つの目的
あらゆる業務が目的をもって有機的につながっているのと同様に、人事評価シートの作成にも目的があります。
本パートでは、人事評価シートを作成する目的について、3つに分けて解説していきます。
人事評価の質の向上
1つめの目的は、人事評価の質の向上です。
人事評価の項目や基準がシートとして可視化されることにより、評価の際の論点が明確になり、結果としてより詳細な評価やフィードバックが可能になります。
人事評価の質が向上することにより、正当な評価を得るためのモチベーションが向上し、さらなる生産性の向上が期待できます。
人事評価の公平性の担保
2つめの目的は、人事評価の公平性の担保です。
人事評価シートにより、どのような項目を評価するのか、どのような基準で評価するのかが一貫して明確になります。
これにより、人事異動により評価者が変わったり、昇進によって処遇が変わったとしても変わらず評価の質を保つことができます。
人事評価の質が向上することにより、人事評価への不満からなるモチベーションの低下や離職率の上昇を予防することができます。
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社員の成長の促進
3つめの目的は、社員の成長の促進です。
人事評価シートにより、会社側がどのような能力・成果を評価するのか、どのレベルの能力・成果を求めるのかが明確に被評価者に伝達されます。
これにより、被評価者が自らの成長させるべき部分や到達させるべきレベルが明確になり、自己研鑽の効率化が図られます。
社員個人の成長が促進され、それが組織に還元されることにより、会社としての成長や業績の向上が期待できます。
人事評価シートにおける3つの評価方法
人事評価シートにおける評価方法・評価基準には大きく3つに分けられ、それぞれ評価対象や特徴があります。
本パートでは、それぞれの評価対象について解説していきます。
業績評価
1つめは、業績評価です。業績評価は、字のごとく業務での実績を評価するもので、一般的に事前に部下と上司の間で目標を定めておいた上で、該当の期間が終了した後に達成状況を取りまとめて評価します。
基本的に定量的な指標によって評価されるため、評価者の主観が介入しにくいことがメリットとして挙げられます。
また、MBO、OKR、KPIといった目標管理システムとともに用いられることが多いことが特徴です。
目標管理にも同様のことがいえますが、期初に確実に上司と部下間で話したうえで、何に主眼を置くのか、目標が妥当か否かなど議論をすることが重要です。
また、目標管理においてはツールの利用が非常に有効です。目的別に目標管理ツールを比較したい方は以下の記事をご覧ください。
能力評価
2つめは、能力評価です。持っている能力をどれだけ業務で発揮できたかを評価するもので、職種や業種ごとに必要とされる能力と一般的なものとに分けることができます。
企画力や対人能力など、普段の業務の中でどれだけ業務が発揮されているかが測られ、近年ではコンピテンシー評価といった全社的に統一された必要な能力を測定する評価制度も導入が進んでいます。
人事評価シートにおいては、部署単位で必要な能力なのか否かを検討することが重要です。
情意評価
3つめは、情意評価です。情意評価は業務に取り組む姿勢を評価するもので、具体的には設定した目標に対する取り組み方や普段の勤怠などが要素として挙げられます。
勤怠などは定量的に測定することができますが、業務への姿勢は評価者の主観が介入することが多く、評価者は注意しなくてはなりません。
近年では、会社のバリューをどれだけ体現できたかを評価するバリュー評価の浸透も進んでいます。
人事評価シートの書き方の3つのポイント
人事評価シート全般については以上の通りですが、実際に人事評価シートを書く際にはどのようなことに注意すべきなのでしょうか。
本パートでは、人事評価シートの書き方のポイントを4つに分けて紹介します。
簡潔に書く
1つめのポイントは、簡潔に書くという点です。
フィードバックとして書きたいことがたくさんあったとしても、本人に伝わらなければ意味を持ちません。被評価者の読む負荷を考慮し、できるだけ簡潔な文章で、内容を厳選して書くとよいでしょう。
簡潔に文章を書くことで、被評価者に伝わりやすくなるだけでなく、情報の管理という観点で有用かつ洗練された評価情報とすることができます。
客観的な視点を持つ
2つめのポイントは、客観的な視点を持つということです。
特に先述した情意評価においては、評価者によるバイアスが介在しやすく、評価者の感情を抜きにして客観的な事実から評価を下すことが重要です。
客観的な視点を持つことにより、被評価者にとって納得感の高い評価となり、結果としてさらなるモチベーションの向上につながります。
改善点と改善案を記載する
3つ目のポイントは、改善点を記載することです。
評価の高い点や不足していた点のみを書くというのは、評価という文脈では十分ではありますが、人材開発や育成という点では十分ではありません。
人事評価を被評価者のさらなる成長につなげるために、優先的に改善すべき点とその改善法の一案を示せるとよいでしょう。
改善のための具体的な道筋がフィードバックによって明らかになることで、被評価者は自分が次期に期待されていることが明確になり、それを意識して業務に取り組むことができます。
上司による職種別人事評価シートの書き方・例文
一般的な人事評価シートの書き方のポイントについては以上の通りですが、実際の会社では職種ごとに書く内容が大きく異なります。
本パートでは、7つの職種に分けて、それぞれの人事評価シートの書き方を解説します。
営業職
営業職は、受注数など成果が定量的になりやすいため、それを踏まえつつ、普段の仕事への態度についても客観性に注意しつつ評価するとよいでしょう。
【例文】
今期の目標に対して115%の達成は素晴らしい成果であり、評価に値する。
一方で、新規顧客獲得数が未達に終わったことから、既存顧客にかける工数配分を修正し、新規顧客獲得数達成させることが課題として挙げられる。
企画職
企画職の場合、プロジェクトの成果が定量化できる場合は定量指標を用いるべきですが、定量化が難しい場合、プロジェクト内での役割や貢献について記載するとよいでしょう。
【例文】
○○のプロモーション企画においては、製品のユーザー数15%アップを達成し、評価に値する数値結果を出した。
また、プロジェクト内においてもチームの先頭に立ってデータ分析、企画立案を行い、大きな貢献をしたといえる。
事務職
事務職の場合、業績を定量化することが難しいため、普段の部下の仕事に対する姿勢をよく見ておき、そのうえで細部への評価を行うことが重要です。
【例文】
集荷作業へのコストの削減に向けてのアプローチを提案し、コストの10%削減を達成したことから、業務改善への積極性と成果は評価に値する。
また、普段の業務上のミスの少なさから、業務に対する真摯な取り組みが読み取れる。引き続きこの姿勢を続けてほしい。
コンサルタント職
コンサルタント職の場合、クライアントに対する成果指標を主としつつ、関係調整など数値に表れない点についても評価をすることが必要です。
【例文】
顧客からの要望・指摘に向き合い、計画の改善に取り組んだことでノルマの達成を果たしたことは評価に値する。
また、顧客に対しての評価も高く、クライアントファーストの姿勢も好ましい。
クリエイティブ職
クリエイティブ職の場合、1人で仕事を請け負うことが多いため、チーム内の役割や貢献に代わり他部門との調整力や納期への対応力などが評価の要素として挙げられます。
【例文】
新たなWebサイトの立ち上げに伴うデザインにおいて、納期内に余裕を持って要求にこたえる成果物をあげたことは評価に値する。
また、他の部門との連携をとりながら細かな打ち合わせを行っていた点も評価できる。
技術職
技術職の場合、成果が定量化されることが多く、定量数値に対する評価は必須です。そのうえで、普段の業務に対する姿勢などを評価に加えるとよいでしょう。
【例文】
○○部品の製造コストを2％下げた結果から、コストの最適化に対する成果は評価に値する。
また、その成果に対する姿勢と取り組みに対しても評価できる。
公務員
公務員の場合、業務改善の企画力だけでなく、行政の信頼性を失わないための正確性・安定性が必要とされる傾向があります。それらを踏まえ、フィードバックに還元するとよいでしょう。
【例文】
ホームページのリニューアルにより、市民からの問い合わせ件数と問い合わせ後の満足度の向上に貢献したことは評価に値する。
引き続き市民へのサービス向上に対する真摯な姿勢を持つことが望まれる。
【最小限の労力で最大限の成果を出す評価の作り方】
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まとめ
本記事では、人事評価シートについてその目的や書き方のポイント、具体的な例文を用いて解説してきました。
適切な人事評価シートとその使用は人事評価の納得感を高めるのに非常に有効です。
また、人事評価の納得感の向上のために、人事評価シートのみでなく、人事評価自体の工数削減も有効です。
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