1on1とメンター制度の違いとは？それぞれの特徴・共通点・相違点とテクニックを解説

近年様々なマネジメント制度や人事育成方法が話題になり、ものによっては形態や過程が似通っていることも珍しくはないためなにかと混同してしまいがちです。特に1on1ミーティングとメンター制度については、違いがいまいちよく分からないという方も少なくないのではないでしょうか？

今回は、そんな1on1とメンター制度のそれぞれの特徴や共通点・相違点について、また部下と関わる上でのコミュニケーションのテクニックなどを解説していきます。

1on1ミーティングとは？

1on1ミーティングはアメリカのシリコンバレーで確立された優秀な人材マネジメント方法であり、近年はヤフーや楽天といった代表的なリーディングカンパニーで導入されたことを皮切りに日本でもメジャーになりつつあります。

具体的な1on1の内容や目的について、詳しく説明していきます。

上司と部下が1対1で定期的に行う面談

1on1ミーティングとは、「上司と部下が1対1で定期的に行う面談」のことです。

週に1回定期的に行われ、時間は1回30分ほどが一般的です。1on1では、評価・被評価関係にあるもののなかなか交流の時間を作りにくいマネージャーとメンバーが一対一で話す機会を定期的に持つことができるので、相互理解やそれによる公正な人事評価、またコミュニケーションを通した課題解決や目標管理による人材育成といった効果を見込むことができます。

メインの目的は仕事上のサポート

1on1のメインの目的は仕事上のサポートです。

1on1は一対一でお互いのことのみに集中できるため、個人の仕事内容についての相談や改善点の提案や、あるいは個人的な能力開発やキャリアについてのアドバイスや取り計らいを受けることもできるでしょう。

遠回りに思えるかもしれませんが、1on1においてマネージャーは、メンバーの仕事上の課題発見や解決を助けたり業務成績や効率の改善に寄与することによって、間接的に会社の業績を向上させることができるのです。

対象はメンバー全員

1on1の対象は「対象はメンバー全員」です。

1on1ミーティング自体は一対一で行われますが、「1on1を行う関係」が一対一であるというわけではなく、マネージャーはマネジメント対象のすべてのメンバーに対して1on1を行います。よって、実際に部下をマネジメントする立場にあるマネージャーであったり、後輩を指導している先輩社員であっても、自身もマネジメント対象であればメンバーであるということになります。

メンター制度とは？

それでは、メンター制度とはどのようなものなのでしょうか？

なんとなく言葉自体は知っていたとしても、改めて意味を聞かれるときちんと説明できる方は意外と少ないかと思います。メンター制度と1on1の共通点や相違点を理解するためにも、まずはメンター制度について正しい理解を持つようにしましょう。

先輩社員が後輩社員をサポートする制度

メンター制度とは、端的に言うと「先輩社員が後輩社員をサポートする制度」です。

入社して間もない新人社員を、経験豊富な先輩社員が一対一でサポートを行う制度のことです。後輩社員を「メンティ」、先輩社員を「メンター」と呼び、期間はある程度独り立ちできるまでの一定期間に限定されていることが特徴です。

メンタル面でのサポートがメイン

メンターがメンティに対して行うサポートは、主にメンタル面でのサポートになります。

新卒の後輩社員にとってはメンターは目上の存在であるとはいえ、入社数年目の若手社員がメンターを務めることも多く、業務面での補助や目標管理といったサポートを行わなければいけないわけではありません。

仕事を行う上でのマナーや心構えを教えたり、あるいはマネージャーよりもさらに身近な存在として後輩社員の愚痴や悩みを聞くことで、仕事へのモチベーション低下を防ぐような役割を担っています。

対象は新入社員

メンティとなる対象はほとんどが新入社員です。

新入社員は業務面でのスキルや能力といった職能以前に、そもそも社会人としてのルールやマナーといった常識が備わっていないこともあり、まずはそれらを教えることがメンターの役目になります。

もし新入社員がマナーや常識といった面での不明点や質問があったとしても、いったい誰に訊けばいいのか分からないといった状況を改善でき、新人社員の独り立ちを促進する効果も期待できます。

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1on1とメンター制度の共通点

1on1とメンター制度は、以下のような共通点も挙げることができます。

• 立場が上の者が下の者をサポートする
• 部下の心を開くテクニックが必要

これらについて、詳しく見ていきましょう。

立場が上の者が下の者をサポートする

1on1もメンター制度も、いずれにせよ「立場が上の者が下の者をサポートする」ところが共通しています。

1on1は「マネージャーとメンバー」、メンター制度は「先輩であるメンターと後輩であるメンティ」であり、いずれも立場が上の者が下の者を一対一でサポートする制度になっています。

マネージャーとメンターについては該当する層に違いがありますが、新入社員については1on1あるいはメンター制度いずれにおいても必ずサポートを受けられる立場であると認識して間違いありません。

部下の心を開くテクニックが必要

1on1もメンター制度も、いずれにせよ「部下の心を開くテクニックが必要」ところが共通しています。

1on1もメンター制度のいずれにせよ「サポートされる側」のために採用されている制度であり、この「サポートされる側」である部下に心を開いてもらって正直に悩みや課題感を聞き出すことが最重要です。
上手に話を聞きだすための会話的テクニックをいくつか後述で紹介するので、ぜひ最後まで目を通していただけますと幸いです。

1on1とメンター制度の相違点

1on1とメンター制度の相違点については、以下の3つが挙げられます。

• サポート範囲
• サポートする対象
• サポートする人の立場

これらについて、詳しく見ていきましょう。

サポート範囲

1on1とメンター制度では、サポート範囲が異なります。

端的に言えば、「1on1は業務面、メンター制度ではメンタル面」でのサポートを行います。

1on1では部下の目標管理やキャリア形成といったように、部下がより早く業務面での成果をだすためのサポートを行います。対してメンター制度では、新入社員のメンタルやマインド面でのサポートをメインで行います。

サポートする対象

1on1とメンター制度では、サポートする対象も異なります。

1on1は「マネジメントする側」であるマネージャーと「マネジメントされる側」であるメンバーで行うため、例え複数人のメンバーを抱えマネジメントする立場であっても、自身のさらに上にマネージャーが存在する限り、すべての社員がメンバーに該当します。よって、「マネージャー兼メンバー」や「メンター兼メンバー」といった立場も起こり得ることになります。

メンター制度は、新卒の新入社員がメンティであり、またある程度の期間サポートを受けて社会人のルールやマナーが身について来れば、サポート期間は終了します。

サポートする人の立場

1on1とメンター制度では、サポートする人の立場も異なります。

1on1は部下の目標管理やキャリア形成のサポート等も実施目的のうちの一つであるため、より専門的な知識やマネジメント経験を持ったマネージャーが行います。

対してメンター制度では前述したように新入社員のメンタルやマインド面でのサポートがメインなので、1on1のようにサポートをする人材が限定されるわけではなく、新入社員から見て相対的に先輩に当たる社員であればたとえ若手でもメンターを任されることになります。

1on1ミーティングが必要とされる場面

それでは、どのような場面に1on1ミーティングが必要とされるのでしょうか。
以下の3つの状況について、詳しく見ていきましょう。

• メンバーの成長が必要な時
• 離職を防止したい時
• 経営理念を浸透させたい時

メンバーの成長が必要な時

1on1は、メンバーの成長促進において非常に効果的です。

上司からの指示やアドバイスに基づいて動くことはもちろん社会人としての基本ではありますが、それだけではトップダウン型の取り組み方になりがちです。

その点1on1は「部下のための時間」であり、アジェンダの用意や進行などをメンバー側がメインとなって行う必要があります。メンバーの思考力や主体性を伸ばすためにも、日々の通常業務で行われているようなトップダウン型のインプットだけでなく、否が応でもメンバーがアウトプットをすることになる1on1の場は成長促進に最適です。

また、1on1はメンバーに自身の業務達成度やパフォーマンスびついて自分なりの分析や考察をしてもらえる場です。メンバー自身で現状分析や考察などについてアウトプットしてもらった上で、マネージャーは必要に応じてアドバイスやヒントを与えるなどしてあくまで補助的な役割として立ち回ることで、部下の成長を促すことができます。

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離職を防止したい時

1on1は離職の防止に非常に効果的です。

1on1ミーティングは堅苦しい会議や面談に比べて、比較的フランクに落ち着いて話すことができる場であり、部下の本音や不満などを聞き出すことができる絶好の機会です。定期的に行われるため早い段階で部下の不満や改善要望を聞き出すことができるようになり、離職を決断されてしまう前に手を打つことも可能となります。

また、離職の決め手となるレベルではないようなごく些細な不満であっても、蓋を開けてみれば意外なほど多くの社員が同じような感覚を共通して持っていたなんてことも少なくありません。会社側が社内環境や働き方を整える上で非常に有益なカギとなるので、1on1において部下は不満や要望を溜めずに率直に伝えること、上司側はそれを見落としたり過小評価しないようにすることを心がけましょう。

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経営理念を浸透させたい時

経営理念を浸透させたい時にも、1on1は効果的です。

1on1では経営理念や会社全体としての目標を共有し、またそれに合わせてさらに細分化された目的や達成度を設定することで、メンバーのベクトルを揃えて目標達成や経営理念の実現をを目指すことができます。また、個人の目標達成力を強化できると、全体的な会社全体での目標達成にも貢献できることになります。

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メンター制が必要とされる場面

どのような場面にメンター制度が必要とされるのでしょうか。
以下の二つの状況について、詳しく見ていきましょう。

• 新入社員の従業員が入社した時
• 業務が複雑な時

新入社員の従業員が入社した時

新卒の新入社員が入社したときには、メンター制度が必要とされます。

新卒の社員は覚えることが非常に多く、マネージャー一人ではとても指導しきれません。そこで、マネージャーでなくても教えられるような社会常識的なルールやマナーをメンターが教えたり、あるいはメンタル面でのケアを行ったりすることで、より効率的な人材育成が可能になります。

業務が複雑な時

新人社員に与えられる業務が複雑である時も、メンター制度が必要とされます。

新人社員には不安や不明点が多くあり、さらにそのような不安や不明点をそもそも相談しても怒られないのか、あるいは誰に相談すれば良いのかなどさえ分かっていない場合もあります。与えられる業務が複雑な場合はなおさら深刻化してしまうため、難しい仕事や大きな裁量を与えられている社員ほどそのような悩みに苛まれることになります。

そのような時にたとえ直属の上司や先輩社員には聞きづらかったとしても、既に一対一で交流があり心理的安全性が確保されているメンター相手だと気兼ねなく質問や相談ができるようになります。

部下の心を開くテクニック

1on1もメンター制度もいずれも部下のための制度であり、いかに部下の心を開いて信頼関係を築けるかがカギとなってきます。

部下の心を開くテクニックを5つ紹介するので、参考にしてみてください。

• 部下の話を最後まで聞く
• 問いかけを中心にコミュニケーションをとる
• 承認・共感を効果的に使う
• 相手の性格に合わせた質問をする
• クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける

部下の話を最後まで聞く

「部下の話を最後まで聞く」ことを意識して会話してみましょう。

部下の話を話半分で聞いたりあるいは途中で遮ったりしてしまうことは、会話のモチベーションを削いでしまうため非常に悪手であり、逐一訂正やアドバイスを入れたくなったとしても結論までは口を挟まずに傾聴に徹するようにしてみましょう。

部下に対して「貴方の話を聞きたい」という真摯な姿勢を見せることで、自ずと積極的に発言してくれるようになるでしょう。

問いかけを中心にコミュニケーションをとる

「問いかけを中心にコミュニケーションを取る」ことも意識してみましょう。

問いかけを中心としたコミュニケ―ションの方法として、「横方向から縦方向に話を展開する」というものがあります。横方向に並立的な質問を行って情報を引き出したうえで、気になる箇所に関しては縦方向に深堀りすることで、会話を充実したものにするというテクニックです。

具体的には、まずは現在話している事柄に関連して「他にも○○についての改善点思いつく？」や「他に似たようなケースってあった？」というふうに、別の考えや類似ケースなどを聞き出して話を横方向に展開してみましょう。

その上で特に詳しく聞きたい話やテーマが出てきた際には、詳細な背景や具体例を求めるなどそれにフォーカスして話を深堀りしてみましょう。

承認・共感を効果的に使う

「承認・共感を効果的に使う」ことも、部下の心を開くためのテクニックの一つです。

1on1では目標管理や業務分析といった仕事を省みる話題も扱うためどうしても指摘や説教が発生してしまうかもしれませんが、あまりにも指摘や説教ばかりになっていしまうと、「1on1は指摘や説教をされる場」という印象を持たれてしまい、心理的安全性を大きく損なってしまいます。1on1が上司に詰められる場になってしまうことは、部下が1on1にネガティブなイメージを持ってしまう代表的な理由となっているので非常に悪手です。

一般的に、日本人は「3回承認して1回アドバイスを行う」というやり方が一番合っていると言われています。部下が話してくれる業務の振り返りや相談内容などについて、基本的には承認して部下の心理的安全性を確保した上で一言アドバイスや意見を挟むようにしましょう。

また、アドバイスについても、「指摘ではなく提案形式で投げかける」ことで、角を立てずにすんなりと受け入れてもらうという対話のスキルがあります。例えば、「この資料だと〇〇についての情報が不足しててダメだよね」ではなく「○○について情報をもう少し盛り込んだら分かりやすくなるんじゃないかな？」というように、命令や指示として思考停止的に受け入れさせるのではなく、あくまで提案として投げかけることで、部下が自身で考えて納得した上で決定したという認識を持ってもらうことができます。

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相手の性格に合わせた質問をする

「相手の性格に合わせたコミュニケーションを取る」ことも、部下の心を開くテクニックの一つです。

部下と一口に言っても、「行動力・野心が強い主体的な部下」や「好奇心旺盛で周りと楽しむことが好きな部下」、「論理的で分析力が強い部下」などそれぞれ異なる性格や強みを持っており、このような異なるタイプに対応したコミュニケーションを取るために、ソーシャルスタイルという理論を活用することをおすすめします。

ソーシャルスタイルは、1968年にデビッド・メリル氏が提唱したコミュニケーション理論であり、人のコミュニケーションのタイプを「主導タイプ」「促進タイプ」「分析タイプ」「支持タイプ」という4つにカテゴライズし、最適なタイプを選択するというものです。

例えば、主導タイプは文字通りリーダーとして周囲を主導するような立場に立つことが多く、主体的な性格を持つ場合が多いです。このようなタイプはリーダーシップがある反面、意思が強く頑固な面もあるので、上司という立場から様々な意見や視野に触れさせて凝り固まらないようにサポートしてあげることが有効です。

また、この主導タイプとほぼ対極に位置するタイプとして支持タイプがあります。支持タイプは発言や主張が控えめで、そのため比較的パーソナリティを把握しづらい傾向にあります。このような部下には積極的に傾聴する側に回ることで、普段はなかなか聞くことができない相談や不満などを引き出してあげることが重要です。

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クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける

「クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける」ことは、相手が話しやすくなる会話テクニックの一つです。

クローズドクエスチョンはあらかじめ提示された選択肢から回答を選んでもらう質問形式で、考える量が少ないため相手が気楽に回答できるという特徴があります。また、オープンクエスチョンは自由に内容を考えて回答してもらう質形式で、会話の幅が広がりやすいという特徴があります。

最初に話題や深堀りしたいポイントを模索する際にはオープンクエスチョンで相手の大きい範囲でおおよその関心を特定し、その後はクローズドクエスチョンも織り交ぜながら行うべきアドバイスや支援を絞っていきましょう。

まとめ

1on1とメンター制度は似ているように見えて、意外とその性質や対象などが異なっています。
これらの制度を部下の状況に合わせて使い分けたり、あるいは併用したりして、より自社に合った最適なマネジメント方法を確立していきましょう。

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