進捗管理とは？意味や目的・プロジェクトや仕事を成功させる方法のコツを解説！
進捗管理とは、プロジェクトや業務が計画通りに進んでいるのかを管理し、評価するプロセスです。
進捗管理はシステム開発プロジェクトや建設プロジェクト、製品・サービスの企画・開発プロジェクトといったプロジェクト型ビジネスにおいて、範囲、時間、コスト、品質など全側面で非常に重要です。現在の位置を把握することで、微調整やリソースの再配分が可能になり、目標達成への明確な道筋を作り出すことができます。
また、進捗管理を適切に行うことで、納期の遅れやトラブルを早期発見・早期解決するだけでなく、チームメンバーの意識改革を促し、生産性の向上、業績アップなどにもつながります。
本記事では進捗管理の概要や意味・目的などをおさえ、失敗要因や成功のコツ、進捗管理の方法やおすすめのITツールなどを紹介します。
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進捗管理とは
進捗管理とは、プロジェクトの目標達成のために、計画に沿った作業の進行状況を把握し、必要な調整を行うプロセスです。
適切に進捗管理を行うことによって、計画と実際の進捗状況との違いを早く捉え、迅速な対応が可能となります。
さまざまな課題や問題点を明らかにし、効果的な解決策の検討を促進することが、進捗管理の大きな意味であり、プロジェクト成功の鍵です。
進捗管理の最重要な目的は、期限内に品質を維持した成果物を完成させることです。計画通りにプロジェクトが進行していない場合、進捗状況を通じて課題や問題点が明らかになります。
これにより、リソースの再配分、作業手順の変更、目標設定の見直しなど、課題や問題に対して適切なアクションを速やかに実施することができます。
現代の変化するビジネス環境において、進捗管理の必要性は明らかです。プロジェクト管理において、進捗管理は判断材料となり、チーム全員の共通理解を深める情報共有のツールにもなります。
進捗管理が必要な理由
プロジェクト管理で進捗管理が非常に重要な理由は、予期せぬ問題やトラブルなどに対して、迅速かつ適切に対応するためです。
プロジェクトが予定通り進むことは非常に稀で、変化に柔軟に適応する必要があるため、定期的に進捗を把握し、必要な調整を加えることで停滞や遅れを防ぎ、リソースを効率的に利用することが必須です。
進捗状況を可視化し、共有することで、チーム内での情報共有を促進し、メンバーが一致団結して目標達成に向けたモチベーションを保つ大きな役割も果たします。
これによって、全員が責任感を持ち、積極的に貢献する環境が育ち、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
進捗管理のメリット
進捗管理の必要性を理解するために、ここでは進捗管理を適切に行うことで得られるメリットについて解説していきます。
業務・タスクの漏れを未然に防ぐことができる
進捗管理を実施するメリットの1つは「業務・タスクの漏れを未然に防ぐことができる」です。
進捗管理を実施することで、タスク量や工数、そして優先順位が明確になります。
それにより、タスクの遅延や漏れを早期に発見し、必要に応じてチーム内の業務バランスを調整することが可能になります。
進捗管理が必要なプロジェクト型の業務では、多数のタスクを同時に進め、一つのミスが遅延につながるリスクがあります。
一般的に、これらの問題は業務量の過多やフォローの不足から生じることが多いですが、進捗管理を適切に行うことで、これらの問題を効果的に減らすことができます。
業務・タスクの抜け漏れを防ぎ、特定の人に業務が集中することを避けることで、全体的な業務のバランスを保つことができるでしょう。
メンバー間の共有・フォローがスムーズになる
進捗管理を実施するメリットの1つは「メンバー間の共有・フォローがスムーズになる」ことです。
適切な進捗管理を実施することにより、プロジェクトの進捗状況が可視化され、チーム内で情報共有のためのコミュニケーションが促進され、各メンバーが現状を正確に把握しやすくなります。
これにより、メンバー間でフォローが自然と可能になり、問題発生時の迅速な対応や適切なサポートがスムーズにできるようになり、チーム力が高まります。
納期の遅れに早く気づける
進捗管理を実施するメリットに「納期の遅れに早く気づける」ことがあります。
プロジェクトを成功させるには、納期を遅らせずに計画通りに進めることが非常に重要です。
効果的な進捗管理をすることで、進捗状況が計画から外れたときに早期にそれに気づき、適切な対応策をすぐに実行することができます。そのため、進捗管理を適切に行うことで、修正計画を素早く立てることができ、早急にプロジェクトの進行を元に戻すことができるでしょう。
納期の遅延は、追加コストが発生したり、クライアントの信頼が失墜するなど深刻な結果を招くことがありますので、進捗管理は非常に重要と言えるでしょう。
プロジェクトの全体像を把握しやすくなる
進捗管理を実施するメリットに「プロジェクトの全体像を把握しやすくなる」ことがあります。
プロジェクト開始段階で進捗計画を立て、進捗管理を実施することで、プロジェクトの全体像がチーム内の全員で把握することができます。
そうすることによって、プロジェクトチームで共通認識を持つことができ、議論の際にも役立つでしょう。
また、実際の進捗に合わせて管理されることにより、チーム全体がリアルタイムで状況を把握し、必要に応じて迅速に計画を調整できるようになります。
加えて、進捗が進むごとにやるべき業務・タスクが減っていくことで、メンバー自身も進んでいるという実感を持てるようになり、モチベーションが向上する効果もあるでしょう。
メンバーの意識改革と生産性の向上が見込める
進捗管理を実施するメリットに「メンバーの意識改革と生産性の向上が見込める」ことがあります。
図や表などで進捗を見える化することによって、各メンバーが目標達成のために効率的に作業を行うよう意識する効果があります。メンバーが自分自身の生産性を把握することができ、自然と効率的にプロジェクトを進めようとする姿勢を醸成することができるでしょう。
また、進捗管理を継続的に実施し、過去のデータ・ノウハウが蓄積することで、類似プロジェクトから生産性を上げるヒントが見つけられることもできるでしょう。
さらに、類似プロジェクトで起こったトラブルも学ぶことができ、トラブルへの対策も計画時点で、事前に立てることができるようになります。
進捗管理がうまくいかない原因
仕事やプロジェクトにおいて、進捗管理が重要であることは、そのメリットから明らかですが、進捗管理を行なっていても、計画通りに進まず、目標達成が困難になることは非常に多くの方が経験されていると思います。進捗管理がうまくいかない背景には、さまざまな原因があります。
ここからは、そんな進捗管理が失敗してしまう原因について説明していきます。
進捗管理が形骸化している
進捗管理が失敗する原因として「進捗管理が形骸化している」ことがあります。
失敗するのは当たり前だと感じると思いますが、多くの組織で進捗管理が形骸化しています。
進捗管理が形骸化する主な原因は、進捗管理の意義や目的を見失い、ただ報告しているだけになってしまっていることです。
単にタスクのチェックだけでなく、チームメンバーがプロジェクトの目標と現状を把握し、現状は計画していた進捗通り進んでいるのかを都度確認することが重要です。
また、実際行っているタスクが、目標とどう繋がっているのかを明確にしたり、タスクの意義を伝えるなど定期的にコミュニケーションをとり、フィードバックを行うことも形骸化を防ぐために大切です。
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情報の共有機会が少ない
進捗管理が効果を発揮する重要な要素の1つに、チーム内で情報共有が多く行われていることがあります。
情報共有の機会が少ないと、それぞれの進捗状況が見えず、メンバーがバラバラに動いてしまいプロジェクトが本来向かうべき方向性を維持することが難しくなります。
また、メンバーがタスクをこなすだけになってしまい、メンバー間でのフォローも難しくなるだけでなく、困っていることにヘルプを出すことができないので、モチベーションも下がってしまう危険性があります。
そのため、チーム内で定期的な報告ミーティングを設けることが重要です。週次ミーティングや朝会などを実施することをおすすめします。
定期ミーティングでは、進捗管理で可視化された計画をもとに、各自が今どのようなことを取り組んでいるのかを共有するだけでも、効果を発揮し、チーム力の向上も期待することができるでしょう。
チーム内で信頼関係が築けていない
進捗管理がうまくいかない要因として、そもそも「チーム内で信頼関係が気づけていない」ことも考えられます。
プロジェクトを円滑に進めるためにはメンバー間の信頼関係が非常に重要です。
生産性の高いチームでは、各メンバーが互いの能力を信じているだけでなく、メンバーそれぞれがお互いをサポートする姿が多く見られます。自然とフォローができる環境であるため、予期せぬトラブルや遅れがあるタスクの対処も素早くなり、プロジェクトの遅れを未然に防ぐことができるようになります。
チーム内で信頼関係を構築するために、プロジェクト初期の段階で決起会などを行ったり、チームビルディングのワークショップを行うことが効果的です。
また、信頼はメンバーの成果を認め合うことからも育まれるので、プロジェクト内の小さな成功でもチーム内で共有して、チーム全体で賞賛する仕組みを作ることで相互の信頼感を高めることができます。
このような小さな賞賛の積み重ねで、コミュニケーションが取りやすくなり、チームのパフォーマンスが向上します。
タスク量の把握が不十分で計画に無理がある
進捗管理が失敗する要因として、そもそも計画自体に無理があることが考えられます。
計画の段階で、必要なタスクを洗い出せず、見込みが甘い計画を立ててしまうことが原因として考えられます。
必要なタスクが後からどんどん出てくる環境では、メンバーのモチベーションが下がり、プロジェクトに遅れが出るだけでなく、業務の質の低下の危険性も高まります。
もう既に計画を立ててしまっている場合は、進捗管理を行うことで現状が可視化できるため、可視化された情報を元に、根拠を持ってスケジュール調整を打診することもできるようになります。
取引先の都合で、タイトなスケジュールを組むこともあると思いますが、その際はスケジュールの背景をきちんとメンバーに説明し、納得してもらうことが重要です。背景の説明をせず、タイトなスケジュールを押し付けてしまうと、メンバーの不満が募り、最悪の場合退職してしまうリスクもあります。
計画を立てる際には、主要メンバーを巻き込みこのタスク量で問題ないかを確認するようにすることが重要です。
プロジェクトのゴールを共有できていない
プロジェクトを進めるにあたって、チーム全員がプロジェクトの明確な目的・目標を理解し共通のゴールを意識することが非常に重要です。
しかし現実では、目的・目標があいまいでチーム内で共有されていないため、プロジェクトに対するモチベーションが低くなってしまうことが多いです。
この状況を避けるためプロジェクト初期で目的と目標を詳細に定義し、チーム全体で共有することが重要です。各メンバーがプロジェクトのゴールを理解し、目的・目標の共通認識がチーム内で作られ、ゴール達成に向けて行動することが可能になります。
また、プロジェクトの目的・目標が明確になることで、メンバー自身のそれぞれの役割を明確に認識することができるようになり、各メンバーの生産性の向上も期待できます。
さらに、各タスクが目的・目標にどう貢献するかを定期的に確認するための、個別でミーティングの機会を設定することも非常に効果を発揮するでしょう。
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進捗管理を効果的に進めるコツとポイント
進捗管理はいくつかのコツを知っておくだけで、効果的に進められます。
ここからは、効率的・効果的に進捗を管理するための具体的なコツについてご説明していきます。
進捗率・進捗管理の定義を決める
進捗管理において、「進捗率と進捗管理の定義」を決めることは非常に重要です。
プロジェクトや業務が順調に進んでいるかを正確に把握するためには、進捗率と進捗管理の共有が不可欠です。進捗率は、プロジェクトの目標達成度を数値や指標で表し、進行状況を視覚的に理解するのに非常に重要です。
例えば以下のような進捗率の定義が考えられます。
完了タスクベースの進捗率
プロジェクトの全タスクの中で完了したタスクの割合基準にした定義です。
例）100個のタスクのうち40個が完了していれば、進捗率は40%となります。
工数ベースの進捗率
全体の工数に対して、現時点で消費された工数の割合基準にした定義です。
例）全体で200時間の工数が見積もられ、現在100時間の工作が完了していれば、進捗率は50%です。
マイルストーンベースの進捗率
プロジェクトの重要な節目（マイルストーン）を達成したことを基準にした定義です。
例）全5つのマイルストーンのうち3つ達成した場合、進捗率は60%です。
責任者を明確にする
進捗管理の成功要因として、責任者の明確化は極めて重要です。各タスクにおいて誰がどの部分を担当するかを明らかにすることで、チームメンバーの責任感を確立し、タスク進行へのコミットメントを高められます。
また、責任者をはっきりさせることで、各タスクごとに担当者が決まり、プロジェクトの進行状況を正確に把握しやすくなり、情報の共有もスムーズに行えます。
進捗が遅れた場合にも責任者が明確であるため、迅速に対処し、計画通りにプロジェクトを進めることができるようになります。
やるべきタスク・業務を細分化する
前項の「進捗管理がうまくいかない原因」で書いた通り、タスクの分解が不十分だと、計画がうまくいきません。
大きな業務を小さな単位（タスク単位）に分けることで、実行可能性を高め、各進捗の成果を明確にしながら進捗をスムーズに管理できます。
また、タスクを細分化することによって、次に行うべきことが明確になり、メンバーが自分自身で役割を認識して進めることができるようになることで、マネジメントコストの低下も期待できます。
そのため、計画を立てる段階や計画進行中でも、都度タスク分解が不足している部分やあいまいになっている部分を探すことが重要です。
タスク分解を全てマネージャーが実施せずとも、各タスクの責任者にタスク分解を依頼することも有効でしょう。
余裕を持ったスケジュールにする
プロジェクトでは、緊急タスクの割り込みやスタッフの人員変更など、予測が難しい事態が生じることが多々あります。
このような事態に、柔軟かつ迅速に対応するためには、ある程度バッファを持たせたスケジュールを立てておく必要があります。
余裕を持ったスケジュールを設定することで、期限に追われるプレッシャーを軽減し、チームメンバーが働きやすい環境を整えることができます。これにより、メンバーの能力を最大限に発揮しやすくなり、成果にも良い影響を与えます。
定期的に進捗を報告する
定期的にメンバーからの進捗を共有する会議を設定することで、責任者だけではなくプロジェクトメンバー全員が状況を把握できます。
進捗の透明性を高めることで、タスク漏れや遅れの早期発見につながったり、経験豊富なメンバーから起こりそうな問題を把握し未然に防ぐこともできます。
会議では、それぞれの進捗状況を共有する必要があるため、進捗状況を可視化した作業工程表などを活用すると良いでしょう。
また、口頭による報告は漏れや記憶違いが起こりやすいため、逐一データとして記録に残すことが大切です。
さらに会議を通じて情報の追加や更新を共有し、メンバー間の意思疎通も図ることでチーム力向上も期待できるでしょう。
進捗状況を可視化する
チーム内で意思の共有を効率化するためには、チャートや図による進捗状況の可視化が不可欠です。
チーム全体のプロジェクトの透明性を高めることで、計画と現状の違いの確認を素早く、簡単に行うことができます。
メンバー全員が、やるべきことを図を見るだけで把握できるよう進捗管理を行うことで、タスクの遅延や抜け漏れを防ぐことにつながるでしょう。
例えば、ガントチャートを用いると、タスクのスケジュールを視覚的に捉えやすくなり、プロジェクトの流れを効率的に確認できます。
また、エクセルを始めとするスプレッドシートや専用のITツールを活用すれば、簡単にガントチャートをカスタマイズすることができるでしょう。
コミュニケーションしやすい環境を作る
メンバーがコミュニケーションが取りやすいと感じる環境を作ることも重要です。
メンバー同士の仲が悪いとコミュニケーションを取りづらくなり、不明点やミスなどの解決も難しくなり、計画の遅れなどに繋がります。
そのため、定期的な全体のミーティングや個別の1on1の機会を設けるようにしましょう。
単に情報を共有するだけでなく、チーム内で生まれたアイデアやメンバー自身が考えたことについて、話し合い、プロジェクトにどう活かせるのかを建設的に議論することがポイントです。
また、ミスや間違いが許されない雰囲気のチームでは、作業効率が下がる可能性がありますので、心理的安全性が高いチームになっているのかを逐一確認することも重要です。
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プロジェクト終了後に進捗を分析する
今後のプロジェクトを成功のためには、完了後の振り返りが重要です。
プロジェクトの成功要因を明確にし、失敗があった場合には、その原因を特定することで、次のプロジェクトへの大切な教訓とします。
さらに、プロジェクトごとの計画と実績の違いを詳しく振り返ることで、リスク管理の精度を高め、効果的なリソース配分に必要なデータを集めることができます。
進捗管理を見える化する方法・手法
進捗管理に使われる方法はたくさんあり、その向き・不向きもシーンによってさまざまです。
- 日報
- カレンダー
- ガントチャート
- 進捗管理ツール
ここでは進捗管理を見やすくするために代表的な方法を四つ、メリットとデメリットも踏まえてご紹介します。
日報
日報は一日ごとに、その日にどのような業務をしていたかを記入するものです。
その日の業務内容がすぐわかるので状況を把握しやすいところが利点と言えます。
しかし、毎日同じフォームに記入しなければいけないところがかえって煩わしく、形骸化しやすいところがデメリットです。
チーム内に日報を書く意味をしっかりと認知させる、また日報のクラウドサービスを活用するのもいいでしょう。
カレンダー
カレンダーに同時にタスクを書き込むことで進捗管理ができます。
その月の長めのプロジェクトやタスクがわかり、また未来のタスクを思いついた時に書き込めるところが大きなメリットです。
しかし、タスクの大まかな管理はできても、各タスクの細かい進捗の把握には不向きと言えます。
そんな人は進捗確認をカレンダーに頼り切らず、あくまでスケジュール確認として他ツールと併用して使うと良いでしょう。
ガントチャート
ガントチャートはExcel（エクセル）などで作成する進捗管理表の一つです。
横軸に日程、縦列にタスクを入れていくのが一般的で、さまざまなテンプレートがあります。
複数のタスクを長期にわたって整理できるので、マルチタスク向きの方法と言えます。
しかし、タスク同士の相互関係や工数が把握しづらいため、細かい進捗を把握することには向いていません。
工程表の進捗を信じ過ぎず、口頭やメッセージで実際の現場担当者に直接確認を取ることが大切です。
進捗管理ツール
あらかじめ出来上がっている工程表を利用できるので、ツールを利用するのも一つの方法です。
専用のツール内で情報共有ができるため、各工程の把握が楽になり、全体のタスクが把握しやすくなります。
しかし、導入にコストがかかること、またツールによっては機能を使いこなすまでに時間がかかることがデメリットです。
とはいえ、昨今はさまざまな形態・価格帯のツールがありますから、きっとぴったりのツールが見つかるはずです。
まとめ
進捗管理は業務を進めていく上で必須の工程といえます。
たくさんある進捗管理方法の中から自分のチームにぴったりのものを見極めれば、効率的に仕事を進めることができます。
また進捗管理のやり方を見直すことは、業務の無駄を減らすだけでなく、チーム内の信頼関係の向上にもつながるでしょう。
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パフォーマンスマネジメントを実践することにより、上記のような効果が期待できます。
