Googleカレンダーによる日報の作り方│機能・連携の方法・メリット
Googleカレンダーでスケジュール管理を行っている方も多いのではないでしょうか？
簡単にスケジュールの登録し共有できるGoogleカレンダーによって、仕事を効率よく進めることができるでしょう。
Googleカレンダーはスケジュール管理のイメージが強いかもしれませんが、単なる予定管理ツールとして使うだけでは、生産性を最大限高めることはできません。
Googleカレンダーを賢く活用し、業績アップに繋げるためにも、日報と連携させましょう。
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Googleカレンダーの機能
Googleカレンダーは、スケジュールを登録するだけのツールではありません。大きく分けて、下記の機能を備えています。
- スケジュールの登録・管理
- スケジュールやタスクの共有
- 資料・リンクの送付
- 行動の記録
本パートでは、Googleカレンダーの便利な機能を紹介します。
まだGoogleカレンダーを活用していない人は、ぜひ取り入れましょう。
スケジュールの登録・管理
Googleカレンダーの機能1つ目は、スケジュールの登録・管理です。
定期的な予定やルーティンワークは、予定作成の際に繰り返しにチェックすることで、毎回記入しなくても自動でgoogleカレンダーが予定に組み込んでくれます。
さらに、通知設定を変えれば、時間が来るとGoogleカレンダーが予定をリマインドしてくれます。
リマインドしてほしいタイミングを設定できるため、予定管理に役立ちます。
スケジュールやタスクの共有
Googleカレンダーの機能2つ目は、スケジュールやタスクの共有です。
Googleカレンダーでは、メンバーのスケジュールを回覧することができるため、社内でメンバーの活動状況が共有されます。
そのため、メンバーに1日のスケジュールを尋ねる手間が省けます。
マネージャーがメンバーの予定を把握できるだけでなく、メンバーもマネージャーの予定を把握できるため、質問のタイミングなどのコミュニケーションを最適化することができます。
また、メンバーに予定の招待を送ることができるため、1人がミーティングを設定すると、予定を承諾した参加者全員のスケジュールに自動で登録・共有されます。
資料・リンクの添付
Googleカレンダーの機能3つ目は、資料やリンクの送付です。
Googleカレンダーには、予定とともに資料の添付やリンクを共有することが可能です。
例えば、会議の際に資料をあらかじめ添付した予定を作成・共有することで効率よく会議を進めることができます。
また、Googleカレンダーで予定を作成すると、Google Meet（会議のリンク）も自動で作成されるため、ウェブ会議の際には新たなリンクを作成する手間を省くことができます。
行動の記録
Googleカレンダーの機能4つ目は、過去の行動の記録です。
Googleカレンダーでは、過去数年分の予定も遡って確認できるため、メンバーの活動状況を振り返りやすくなります。
例えば、中途で入社した社員は、メンバーのカレンダーを確認することで、プロジェクトこれまでの経緯や、日々のミーティングの頻度を知ることができます。
さらに、優秀な社員の日々の行動などを後から振り返ることができるため、新人育成や教育に活かすことができるでしょう。
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Googleカレンダーで出来ないこと
便利な機能を多く持つGoogleカレンダーですが、Googleカレンダーのみの使用には欠点があります。
Googleカレンダーで出来ないことは以下の通りです。
- メンバーへのコメント
- 振り返り
本パートでは、Googleカレンダーで出来ないことについて解説します。
メンバーへのコメント
Googleカレンダーで出来ないことの1つ目は、メンバーへのコメントです。
Googleカレンダーは他者の予定を見ることはできるが、コメントを残すことはできません。
そのため、メンバーが「予定通り行動できたのか？」「行動の結果どのような成果が得られたのか？」など疑問に感じたとしても、質問やコメントができません。
振り返り
Googleカレンダーで出来ないことの2つ目は、振り返りです。
Googleカレンダーには、個人の思考や目標を記入する機能が備わっていません。
Googleカレンダーはあくまでも、スケジュールやタスクを登録・共有するツールであるため、活動する際の目標や行動の結果の振り返りを行うことができません。
個々の成長を促し、会社の業績を上げるには、1日の振り返りが必要不可欠です。
振り返りが出来ないことはGoogleカレンダーの大きな欠点といえるでしょう。
日報に振り返りが必要な理由
Googleカレンダーでは社員の成長に必要不可欠な”振り返り”を行うことができません。
日報を導入するのであれば、予定の管理だけでなく振り返りを行う必要があります。
日報に振り返りが必要な理由は以下の通りです。
- 成果の共有
- 改善点の洗い出し
- 目標の設定
日報がただの予定管理となると、社員にとっては「めんどくさい作業」と認識されてしまいます。
日報を用いて、チームの目標を達成するためにも、必ず振り返りを行いましょう。
本パートでは、日報で振り返りが必要な理由を解説します。
成果の共有
日報に振り返りが必要な理由の1つ目は、成果の共有です。
業務の終わりに振り返り、1日の成果を言語化し、共有する必要があります。
Googleカレンダーでは、1日の行動が可視化できますが、「実際にどのような行動をとったのか」「どのような成果を得たのか」などはわかりません。
行動の結果、得られた成果を定量的に言語化し、チームで共有することで、目標達成への道筋を描けるようになります。
改善点の洗い出し
日報に振り返りが必要な理由の2つ目は、改善点の洗い出しです。
1日の行動と結果を振り返ったのちに、目標達成に向けて改善するべき点を探し出すことが重要です。
自身の行動の良かったところと改善点を見つけ、次からの行動に落とし込むことで、成長することができます。
メンバー全員がPDCAを回し、行動を改善していくことで、結果としてチームの生産性向上に繋げることができます。
目標の設定
日報に振り返りが必要な理由の3つ目は、目標の設定です。
1日の始まりに、前日振り返りで得られた改善点をもとに、目標を設定することが重要です。
目標を頭に置きながら行動を起こすことで、「目標に対して今日の行動は適切だったか」という観点から振り返ることができるようになります。
振り返りの質を向上させ、行動に反映させるためにも目標設定は欠かせません。
Googleカレンダーと日報アプリを連携するメリット
Googleカレンダーでできない”振り返り”は、日報アプリと連携することで解消できるでしょう。
Googleカレンダーと日報を連携するメリットは以下の通りです。
- 定性情報の蓄積
- 日報作成する手間が省ける
- 振り返りができる
- フィードバックが可能になる
- 情報共有の促進
Googleカレンダーの利便性を活かしつつ、振り返りも行えるような日報アプリを選択することが重要です。
本パートでは、Googleカレンダーと日報を連携するメリットについて紹介します。
定性情報の蓄積
Googleカレンダーと日報を連携するメリット1つ目は、定性情報の蓄積です。
定性情報とは、数値化することが難しい情報のことです。
例えば、Googleカレンダーでは、「3つのミーティングに参加した」「資料作成に1時間使った」といった情報が数値でわかります。
しかし、メンバーの体調やモチベーションといった定性情報を把握することができません。
メンバーの体調やモチベーションは、活動状況や成果に大きな影響を与えます。
あらかじめメンバーの定性情報を把握した上で、活動状況を知る必要があるでしょう。
日報作成する手間が省ける
Googleカレンダーと日報を連携するメリット2つ目は、日報を作成する手間が省けることです。
日報アプリと連携することで、日報で1日の業務を記入する手間が省けます。
1日の業務について記録する手間が省けると、日報にかける時間短縮に繋がります。
時間が短縮されると、社員が日報を書く際に感じる「めんどくさい」という気持ちも解消できるのではないでしょうか。
振り返りができる
Googleカレンダーと日報を連携するメリット3つ目は、振り返りができることです。
日報アプリと連携することで、Googleカレンダーのみでは出来なかった振り返りが可能になります。
日報で振り返りができると、日報が活用されるため、チームの生産性向上に繋がるでしょう。
フィードバックが可能になる
Googleカレンダーと日報を連携するメリット4つ目は、フィードバックが可能になることです。
日報アプリと連携し振り返りが可能になると、上司から成果や振り返りに対するフィードバックが受け取ることができます。
Googleカレンダーでは、メンバーへ活動状況や成果を尋ねたり、コメントを残すことができません。
日報アプリでメンバーの振り返りにフィードバックができると、それだけでメンバーの育成・管理を行えるようになります。
情報共有の促進
Googleカレンダーと日報を連携するメリット5つ目は、情報共有の促進です。
Googleカレンダーではメンバーの予定を確認できますが、意識的に確認しようと思わなければ進んで確認しない人もいるでしょう。
日報によりメンバーの定性情報や成果が共有されることで
「Aさんは高い成果を上げているがどのようなスケジュールだったのだろう？」
「Bさんは体調が悪そうだが、どのような活動状況だったのだろう？」
と、メンバーのスケジュールに意識が向くようになるため、情報共有が促進されます。
日報管理ならCo:TEAM（コチーム）
Googlカレンダーと連携できる日報アプリとしてコチームを紹介します。
Co:TEAMとは「日報」「タスク管理」「目標管理」を一元管理できるマネジメント支援ツールです。
タスクはGoogleカレンダーから同期できるため、記入する手間を省くことができます。
メンバーへのフィードバックやコメントを気軽に行えるだけでなく、Googleカレンダーでは出来ない「日報による振り返り」「目標管理」を同時に行うことができます。
まさにGoogleカレンダーと日報のいいところ取りを実現し、社員の成長に役立てることができるツールです。
コチームについての詳しい説明は以下をご覧ください。
まとめ
Googleカレンダーはスケジュール管理の用途で使用されがちです。
しかし、日報と連携して賢く活用することで、ただのスケジュール管理からチームの生産性を上げるツールに変化させることができます。
日報を導入しているが手間な作業が多いと感じている方や、まだGoogleカレンダーを利用していない人は、ぜひGoogleカレンダーを取り入れてみてください。
無料で手軽に始めることのできるGoogleカレンダーを、目標達成のための強い味方にしましょう。
