1on1ミーティングは上司と部下とが対面で向き合える非常に貴重な機会ですが、部下によってはそのような話し合いの場を嫌がられたり、あるいは「話すことがない」といったようなネガティブな声も少なくありません。しかし、なぜ1on1を拒否したいのか分かれば、それに合わせて対策を打つことができます。
本記事ではそもそもの1on1ミーテングの目的や、「1on1をやりたくない」と思われるような理由、またそれに合わせた解決策の提案もしていきますので、部下との有意義な1on1ミーティングを実現するためにもコツやノウハウなどを習得していきましょう。
目次
1on1ミーティングとは？
そもそも1on1ミーティングとは、「部下と上司が一対一で面談を行う」という人事制度です。
1on1ミーティングは面談の時間はおおよそ従業員１人につき３０分ほど、頻度は週一回ほどに設定されることが標準的です。アメリカのシリコンバレーで導入されはじめてから全世界に広がり、現在では日本企業においても広く活用されるようになってきました。
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングの最終的な目的は、「会社の課題を解決すること」です。
より具体的に分解された目的としては、組織やチームが抱えるそれぞれの課題や目標に合わせて設定されるので、一概に「1on1の目的はコレ」と定義できるものではありません。
例えば、「部下と上司のコミュニケーションの機会が乏しい」という課題があったとすると、「部下と上司が忌憚なく十分な時間を取って話し合いをする」という目的を設定されます。個々の業務や状況にフォーカスして詳細なフィードバックやアドバイスを貰えるなど、上司からより個人的な支援が得られる場として、腰を落ち着けてまとまった時間が取れる1on1ミーティングは最適です。
また、他にも「社員の離職率が高い」というような課題があれば、「部下の不満や悩みを聞き出す」という目的を設定すると良いでしょう。不満点や要望を聞き出すことで会社側の改善点が浮き彫りになり、より社員に満足してもらえるような環境作りの足掛かりになるので、離職率の改善が期待できます。
なぜ、1on1ミーティングを拒否したいと思われてしまうのか
それでは、なぜそのような有益な人事施策である1on1ミーティングが拒否されてしまうのでしょうか。
部下が1on1ミーティングを「拒否したい」と考えてしまうような要因を一つずつ解説していきます。
- メンバーと信頼関係が構築できていない
- 1on1ミーティングの目的を理解していない
- 何を話せば良いのかわからない
- 1on1ミーティングの効果が得られずやる意味を見出せない
メンバーと信頼関係が構築できていない
「メンバーと信頼関係が構築できていない」と、1on1ミーティングをやりたくないと感じてしまいます。
部下が上司に対して、「話してもどうせ変わらない」や「聞いてくれない」と感じていると、1on1ミーティングをやる意味を見出せませんし、「話すことがない」と心を閉ざしてしまうことに繋がります。
「きちんと話を聞いて、対処や反映をしてくれる」という上司への信頼がないと、目上の存在である上司にあれこれ言うのは気が引けてしまい、「それなら何も言わないでおこう」となってしまうことも仕方ないですよね。
1on1ミーティングの目的を理解していない
「1on1ミーティングの目的を理解していない」ことも大きな要因です。
1on1ミーティングの目的を理解しないまま、「会社のルールだから」「上司の指示だから」と1on1ミーティングを設定されても、有意義性を全く感じられません。
目的意識なしにする作業や仕事は、強制されている感じや義務感すら感じてしまう原因にもなります。
何を話せば良いのかわからない
1on1ミーティングで「何を話せば良いのか分からない」人も少なくはないでしょう。
そもそも話すことが苦手な人や、目上の人である上司を相手にして緊張してしまいうまく言葉が出なくなってしまう人などは、1on1ミーティングに苦手意識を持ってしまうことも無理ありません。
そのような部下相手に対しても、話すテーマや聞き出したい事柄をあらかじめ練っておく等の事前準備なしにいつも通り1on1ミーティングを行ってしまうと、会話が尽きてしまったり、部下からの発言が得られず上司側ばかりが話してしまっているような状況になってしまいます。
1on1ミーティングの効果が得られずやる意味を見出せない
「1on1ミーティングに効果を感じられずやる意味を見いだせない」と感じることも、1on1を拒否する要因の一つです。
例えば、1on1ミーティングを通して部下が知りたい内容や得たい知見に対して、上司の回答やアドバイスがてんで的外れで役に立たないものだと、部下は「時間を無駄にした」と感じてしまいます。効果やメリットを実感できないような無意味な施策や作業を切り捨てたいと感じるのは当たり前ですよね。
効率を重視して時間やリソースを有効に使いたいと感じるような部下であればあるほど、そのような思いを強く燻らせてしまうことになります。
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部下から嫌がられる上司の1on1の3タイプ
部下から嫌がられる1on1ミーティングのタイプを知っておいて、反面教師にすることも非常に有益です。
ただでさえ目上の存在である上司と一対一で相対すことにストレスを感じるような人もいる中で、さらに嫌がられるような行動を取ってしまうのは目も当てられませんよね。
以下の３つのタイプに自分が当てはまっていないか、一つずつ確認していきましょう。
- 1on1が「詰められる」「説教」の場になっている
- 部下の話を聞かずに自分の意見を押し付けている
- 業務の進捗確認が中心になっている
1.1on1が「詰められる」「説教」の場になっている
「1on1ミーティングが部下を詰めたり説教するための場になっている」ことが、部下に最も嫌がられることは想像に難くないでしょう。
例えば、「なぜできなかったの？」や「なぜそうしなかったの？」というような上司から部下への問いは一見すると詰めているようには見えないかもしれませんが、しかし部下の立場になると、過去の判断や不手際について「なぜ」を繰り返されてもどうすることもできません。遂には、責められているような感覚になり弁明や謝罪をするしかなくなってしまいます。
また、いきすぎた「詰め」や「説教」を行うと、1on1ミーティングが上司と部下という上下関係によって成立しているがゆえに、相手によっては「パワーハラスメント」と受け取られてしまう恐れもあります。
仕事を進めるうえで部下の不手際やミスはもちろん都度指摘して直させるべきではありますが、落ち着いて建設的な話し合いができる場である1on1ミーティングでそのような「詰め」や「説教」のプレッシャーを与えるのは得策ではありません。
とはいえ、過去の振り返りや見直しというのは1on1ミーティングの定番の話題です。反省や考察を部下だけに求めるのではなく、ヒントやアドバイスを与えたりと上司自ら一緒に考えてあげると良いでしょう。
2.部下の話を聞かずに自分の意見を押し付けている
「部下の話を聞かずに自分の意見を押し付ける」ことも部下に嫌がられる1on1ミーティングでの行動の一つです。
1on1ミーティングは上司のマインドやビジネススタイルを伝えるだけのための場ではありません。もちろん、仕事をする上で有益な方法やアドバイスなど部下にとってためになりそうな情報は積極的に伝えていくべきですが、あくまで部下の話を聞いた上で必要に応じてアドバイスしてあげるべきです。
また、アドバイスの域を超えて部下の行動を一から十まで指示することは、部下の自主的な思考や主体性を奪ってしまうことにも繋がりかねません。意見やアドバイスはあくまで必要に応じて与え、上司が全て考えて結論まで出すような状況は避けるようにしましょう。
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3.業務の進捗確認が中心になっている
1on1ミーティングが「業務の進捗確認が中心になっている」ことも部下にはあまり良い印象を持たれません。
もちろん業務進捗の状況チェックや目標の設定、数値の確認等は大切な作業です。しかし、十分に対話する機会や時間が与えられている1on1の場で、そのような現状の確認だけで終わってしまうのは非常にもったいないですよね。
部下の目標達成力を底上げするためにも確認だけで終わらせるだけではなく、部下の仕事ぶりや進捗に対するフィードバックを行ったり、キャリアやスキルに関する相談に乗るなど双方向のコミュニケーションやサポートを心がけてみましょう。
部下が1on1ミーティングを嫌いにならないようにするための対策
それでは、どのような対策を取れば部下が1on1ミーテイングを嫌いにならないで済むのでしょうか？
ここでは主な５つの対策を紹介していきます。
- 1on1の目的・意味を伝える
- 信頼関係を構築する
- 部下の話を最後まで聞く
- 承認・共感を効果的に使う
- 慣れるまでは雑談などのアイスブレイクを行う
1on1の目的・意味を伝える
「1on1の目的・意味を伝える」ことは、部下が1on1ミーティングを嫌いにならないために有効な対策です。
なんのための1on1なのか、なぜ1on1をするのかをあらかじめ共有しておくことによって部下のモチベーションも向上しますし、目的に沿ってより有意義に1on1を進めることができます。1on1の目的は、前述した「上司と部下の信頼関係やコミュニケーションを促進すること」ももちろんありますが、会社の課題や業務状況などによってそれぞれ変わってきます。
例えば社員の離職率が高さを課題としているような会社だと「部下の悩みや不満を聞き出す」という目的が、あるいは部下が成長しにくいような状況であれば「部下の成長を促す」という目的が設定されることもあります。
信頼関係を構築する
「信頼関係を構築する」ことも部下が1on1ミーティングを嫌いにならないための対策の一つです。
あらかじめある程度の部下と上司の信頼関係があれば、部下がそこまで1on1ミーティングを億劫に感じるようなこともなくなるでしょう。
例えば、十分に信頼できない上司と数十分も一対一で話さなければならないとして、「失言したらどうしよう」や「間が持つが心配」、とネガティブな想像をしてしまうのは当たり前ですよね。
また、1on1に参加する部下が上司に対して、前述したような「部下から嫌がられる1on1のタイプ」に当てはまったらどうしようなどというような恐れを抱いている可能性もあります。そのような事は、部下との信頼関係を構築できていないゆえのことです。部下の心配を払拭するためにも、日頃から部下と適切にコミュニケーションを取りながら信頼関係を構築していきましょう。
部下の話を最後まで聞く
「部下の話を最後まで聞く」ことも部下が1on1ミーティングを嫌いにならないための対策の一つです。
近年のビジネスシーンでは、上司や会社の指示やアドバイスありきで仕事を行う上意下達スタイルではなく、社員ひとりひとりが主体的に考えて行動できるような力が求められ、よって上司や会社の指示におんぶにだっこではうまくいかない場面も出てくることでしょう。
そこで上司に求められる力は、「聴く力」、すなわち「傾聴力」です。
何から何まで部下に指示やアドバイスを与えるのではなく、部下の話を遮らずに十分に話させて、部下が自分自身で課題への答えや仕事に関する見通しを確立できるようになることが大切です。上司や管理職といった上の立場に立つ人は、あくまで聞き役や補助として「傾聴」を十分に行えるようになりましょう。
↓「傾聴力」について詳しくはこちら
承認・共感を効果的に使う
「承認・共感を効果的に使う」も部下が1on1ミーティングを嫌いにならないための対策の一つです。
1on1ミーティングで指摘や説教があまりにも多いと、部下からすると「1on1は指摘や説教をされる場」という印象を持たれてしまい、1on1への意欲や安心感を損なってしまいます。「1on1が詰めや説教の場になっている」ことは部下が嫌がるNGな1on1タイプとして紹介したものでもありましたよね。
一般的に、日本人は「３回承認して１回アドバイスを行う」というようなやり方が一番合っているのだそうです。部下が話してくれる所感や相談内容、日々の業務達成などについて、基本的には承認して部下に安心感を与え、その後にアドバイスを挟むようにしましょう。
また、アドバイスについても、「指摘ではなく提案形式で投げかける」ことで角を立てずすんなりと受け入れてもらいやすいというテクニックがあります。
例えば、「この資料だと〇〇についての情報が不足しててダメだよね」ではなく「○○について情報をもう少し盛り込んだら分かりやすくなるんじゃないかな？」というように、命令や指示として思考停止的に受け入れさせるのではなく、あくまで提案として投げかけてより相手が考えたうえで納得できるようなやり方を心がけましょう。
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慣れるまでは雑談などのアイスブレイクを行う
スムーズに1on1を進行できるようになるまでは、割り切って「雑談などのアイスブレイクを行う」ことも有効かもしれません。
部下が「話すことがない」と感じていたり、あるいは評価が絡むかもしれないといった不安から必要以上に委縮してしまっているような時は、いきなり業務的な話をするよりもまず雑談等でアイスブレイクを行い、部下の心理的安全性を確保するところから始めてみましょう。一対一でのコミュニケーションに慣れてもらい、「話しやすい」と感じてもらうことが先決です。
また、「話しやすい」と感じてもらうことは、なにも1on1ミーティングにおいてのみ効果するものではなく、普段から部下が困ったときに相談してもらいやすくなったりとコミュニケーション全般のハードルを低下させてくれます。
雑談や他愛のない話からはじまった1on1ミーティングでも、相手の緊張がほぐれるのに合わせて徐々に業務上での悩み事や課題などの話を聞き出せるよう変化させていければ上出来ですね。
1on1ミーティングのコツや実施ポイント
実際に1on1ミーティングを実施する上で、いくつかの有効なコツやポイントが存在します。
- 1on1の頻度や時間を工夫する
- 経験学習サイクルを意識した対話
- フレームワークを活用する
- 部下に合わせたコミュニケーションを取る
これらのポイントを、ひとつずつ解説していきます。
1on1のおすすめの頻度と時間
最も効果的な1on1ミーティングの頻度と時間は、「週１回３０分」です。
ただ効率的に業務を回すことだけを考えれば、週1回30分の面談は決して軽いものではなく負担が大きいように感じてしまうかもしれませんが、1on1ミーティングは「メンバーの悩みを聞き出す」や「上司と部下の落ち着いたコミュニケーションの時間を確保する」といった目的に沿って行われているため、あまりにも間隔が空いてしまうとその分目的の達成が遠のいてしまいます。よって、週に１回は実施できるようにしましょう。
また、人間が一度に集中できるといわれている時間は45分が限界であり、よって30分という時間設定は適切であるといえます。
↓1on1の適切な頻度と時間について詳しくはこちら
経験学習サイクルを意識した対話
より効果的な1on1ミーティングの2つ目のポイントは、「経験学習サイクルを意識した対話」です。
経験学習サイクルとは、コルブが提唱した人が成長する過程を示したものです。
- 経験フェーズ：具体的な経験をする
- 内省フェーズ：行動の振り返り・フィードバックを行う
- 概念化フェーズ：何を学んだかを明らかにする
- 実践フェーズ：次に行うときに学びを応用する
という4つのステップを踏み、人は学習・成長するとされています。このサイクルにおける内省と概念化を、「日常業務で得た経験を振り返り（内省）し、学びを明確にする（概念化）」と形で活用し、1on1ミーティング内のコミュニケーションで実践することが重要です。
この経験学習サイクルに沿った1on1ミーティングを実現するために、「成功した・失敗したプロセスを聞く」→「成功・失敗の原因は何かを尋ねる」→「成功・失敗を再現・予防するために何をすべきかを問う」というような順序で質問を投げかけることが、部下の頭を整理することに非常に効果的です。
フレームワークを活用する
より効果的な1on1ミーティングの3つ目のポイントは、「フレームワークを活用する」ことです。
1on1ミーティングの際に会社の事業や社内の状況などをフレームワークを用いて整理することは非常に効果的です。さまざまなフレームワークを1on1に組み合わせて使用することで、会社の事業や強み・弱み、社内の環境などを体系的に整理して把握することで部下の視座を上げられたり、1on1ミーティングを通して得られる効果をさらに増大させることができます。
↓1on1で使用できるフレームワークについて詳しくはこちらから
部下に合わせたコミュニケーションをとる
より効果的な1on1ミーティングの4つ目のポイントは、「部下に合わせたコミュニケーションをとる」ことです。
部下と一口に言っても、「行動力・野心が強い主体的な部下」や「好奇心旺盛で周りと楽しむことが好きな部下」、「論理的で分析力が強い部下」など、それぞれ異なる性格や強み・弱みを持っています。
こういった異なるタイプにそれぞれ対応したコミュニケーションを取るために、ソーシャルスタイルを活用することをおすすめします。
ソーシャルスタイルは、1968年にデビッド・メリル氏が提唱したコミュニケーション理論であり、人のコミュニケーションのタイプを4つにカテゴライズし、最適なタイプを選択するというものです(主導タイプ、促進タイプ、分析タイプ、支持タイプ)。
例えば、主導タイプは文字通りリーダーとして周囲を主導するような立場に立つことが多く、積極的且つ主体的な性格を持つ場合が多いです。物怖じしないため意見やアイデアも引き出しやすく、比較的パーソナリティを把握しやすいといえます。このようなタイプはリーダーシップがある反面、意思が強く頑固な面もあるので、上司という立場から様々な意見や視野に触れさせて凝り固まらないようにしてあげることが有効です。
また、この主導タイプとほぼ対極に位置するタイプとして指示タイプがあります。支持タイプのは他者の気持ちに敏感であり、且つ会議などでの発言が少ない傾向があります。このような部下には、積極的に傾聴する側に回ることで、仕事や人間関係のストレスなどを聞き出せるようにしましょう
まとめ
部下に1on1ミーティングを拒否されてしまったら、それは確実にどこかに理由があります。
- 部下にきちんと1on1の目的が伝わっているか
- 部下と良好な関係を築けているか、萎縮されていないか
- 過去に1on1ミーティングにおいて部下に嫌がられるような行動をしていないか
- 1on1ミーティングを効果的に活用できるようなコツ・ポイントを押さえているか
など、まずは本記事で紹介した内容を参考にしながら、部下が1on1に消極的になってしまう理由を探ってみましょう。理由や課題が分かれば対処の道筋も見えてくるはずです。
1on1ミーティングは、部下一人一人と時間を取って向き合うことを通して普段の業務のみでは見えてこない部下の本音や特性を見出したり、あるいは個人授業のように個々に合わせたスキルや能力を伸ばせたりと、非常に有益なマネジメントツールです。
1on1ミーティングを上手く活用できるようになると、会社の人材育成面や環境づくりの面において大きな効果をもたらすことができるでしょう。
効果的な1on1を実施するなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
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