「1on1ミーティングなら知っているけど、2on1ミーティングは名前しかあまりよくわかっていない」という方は多いのではないでしょうか。
どちらの形式も、「部下の業務上の課題や目標に向けた対話やフィードバックを促進し、部下の成長を支援する」という目的を持っています。しかしながら、2on1ミーティングならではの役割や効果があります。
本記事では、2on1と1on1の違いから、2on1を導入するメリットやデメリット、具体的な導入方法まで紹介します。
目次
2on1ミーティングとは？
2on1ミーティングとは、一般的には、直属の上司と別の上司、部下の三者で行われるミーティングのことを意味します。
このミーティング形式では、部下が複数の上司から意見やフィードバック、コーチングを受けられる機会を提供します。
また、直属の上司だけでなく、別の上司が参加することにより、社内のコミュニケーションが活発になり、部下のパフォーマンス向上が期待されます。
1on1ミーティングとの違い
2on1ミーティングと1on1ミーティングでは、ミーティングの形式や内容、目的に違いがあります。
1on1ミーティングは、部下とその直属の上司との間で行われ、個人業務の進捗状況や課題、目標などに基づいたフィードバックを部下は上司からもらうことができます。また、信頼できる直属の上司との1対1でのミーティングだからこそ相談できる内容もあるため、部下の悩みや不安を効果的に解決することも1on1の目的と言えるでしょう。
一方、2on1ミーティングでは、部下とその上司二人が参加する形式を取り、1on1と同様に部下へのフィードバックの提供が主な目的です。しかし、1on1とは異なる点として、部下は2人の上司の2つの異なる視点からのフィードバックやアドバイスをもらえる点が挙げられます。
2on1ミーティングの目的
それでは、2on1ミーティングの目的を見ていきましょう。
- 評価とフィードバックを異なる視点で提供する
- 目標設定とキャリアの棚卸しをする
評価とフィードバックを異なる視点で提供する
2on1ミーティングの目的1つ目は、評価とフィードバックを異なる視点で提供することです。
通常、2on1ミーティングは、部下とその直属のマネジャーにチーム外の上司を加えた3人で行われることが多いです。普段接する頻度があまり高くないチーム外の上司を加えることで、より広範な視点で自分が上司からどのように評価されているのかを理解するのに役立ちます。さらに、これまでは見つけられなかった解決策が、異なる経験や知識、スキルを持つチーム外の上司から提案されることもあるでしょう。
このように、従来の1on1にはない多角的な視野を普段の面談に加えることで、面談内で提供されるフィードバックや解決策がより効果的なものとなります。
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目標設定とキャリアの棚卸しをする
2on1ミーティングの目的2つ目は、目標設定とキャリアの棚卸しをすることです。
まず、目標設定は、従業員の短期的な方向性を定めるだけでなく、業務に対するモチベーションを高める重要な役割を担います。2on1面談では、2人の上司の異なる視点から見て、各社員の能力や興味に合わせながら具体的かつ実現可能な目標を設定します。
各社員にとって適切な目標設定は、日々の業務が何をゴールとして行われているのかを明確とし、業務に対するモチベーション向上につながるものです。また、大きな一つの目標を設定するのではなく、小さな目標をいくつか設定してあげるなどサポートすることで、部下が迷うことなくスムーズに目標を達成できるようになるでしょう。
次に、キャリアの棚卸しは、自身の職務遂行能力を見直し、自己成長の機会や課題を特定することを目指します。キャリアの棚卸しを通して、自身の能力や課題に合わせてキャリアパスを随時更新することが可能となります。
2on1面談では、2人の上司の視点から、部下の強みやこれまでの経験・成長を振り返り、今後のキャリアの目標を立て、目標達成に必要なスキルや経験などの成長計画について話し合います。また、部下が新しい挑戦や成長の機会を求めているかについても話し合うことで、研修や新しいプロジェクトへの参加など、より具体的な成長計画の策定につながるでしょう。
このように、目標設定とキャリアの棚卸しを行うことで、自分自身が納得できるキャリアを進めます。
2on1ミーティングのメリット
ここでは、2on1ミーティングの4つのメリットを解説します。
- 別の視点でアドバイスをもらえる
- 対話が客観的にできる
- コミュニケーションが密に取れるので信頼関係ができる
- 複数のスキルと専門知識を共有できる
別の視点でアドバイスをもらえる
2on1ミーティングのメリット1つ目は、別の視点でアドバイスをもらえることです。
2人の異なる経歴や経験、スキルを持った上司からフィードバックやアドバイスをもらうことで、自身が置かれている状況や直面している問題をより多角的に理解することができます。
例えば、部下が新しい製品の開発プロジェクトリーダーの役職に着いた場合、その部下には市場理解やプロジェクトマネジメントなど幅広い知識やスキルの習得が必要とされます。仮にその部下の2on1が、スケジュール管理やリスク管理に強みを持っている上司Aと、市場調査や顧客分析に関する専門知識を持っている上司Bの2人と行われたとします。このような二人体制で部下の面談を行うことで、両者のフィードバックやアドバイスを組み合わせ、製品開発プロジェクトの様々な側面を包括的に考えることが可能となります。
このように、各上司が持っている経験や専門知識に基づいた具体的なフィードバックやアドバイスは、部下が抱えている問題を効果的に解決し、業務パフォーマンス向上に貢献します。
対話が客観的にできる
2on1ミーティングのメリット2つ目は、対話が客観的にできることです。
チーム内外の上司と同時に面談を行うことで、直属の上司の主観的な意見やバイアスが排除され、異なる視点からの評価を得ることができるでしょう。
具体的には、1人の上司のみとの面談では、その上司の個人的な好みや評価基準に影響されることがありますが、2人の上司が参加することで、より客観的な評価が得られるでしょう。
また、異なる視点や意見が交わされることで、部下も自分の立場を客観的に理解し、「個人目標達成のために何に取り組むべきか」「キャリアパスを実現するためにどのような業務を担当するべきか」など、より建設的な対話が生まれることが期待されます。
コミュニケーションが密に取れるので信頼関係ができる
2on1ミーティングのメリット3つ目は、コミュニケーションが密に取れるので信頼関係ができることです。
密なコミュニケーションを通して、上手く意思疎通がとれる関係性を築くことで、会社全体がモチベーションを維持しながら一致団結して組織の目標達成に向かうために不可欠な「信頼関係」の構築に繋がります。
信頼関係が構築できると、部下は業務上の悩みや問題を上司に伝えやすくなります。その結果、部下一人ひとりが抱えている問題が大きくなる前に迅速な対策を講じることができ、業務効率・生産性の向上につながります。
また、信頼している上司からのフィードバックやアドバイスは真摯に受け止められる傾向があり、部下の業務パフォーマンスが向上するスピードが早まります。このように、2on1ミーティングで築き上げられた上司と部下の信頼関係は、迅速な課題解決、そして個人の業務パフォーマンス向上を促進します。
複数のスキルと専門知識を共有できる
2on1ミーティングのメリット4つ目は、複数のスキルと専門知識を共有できることです。
2on1ミーティングに参加する2人の上司が、それぞれ異なる専門スキルや知識を持っていた場合、部下の成長速度が飛躍的に向上することが期待されます。
同時に2人の上司からアイデアを吸収することで、部下は新たな視点・視野を持って業務に取り組めるようになるでしょう。例えば、上司Aからはチームビルディングスキルを、上司BからはITスキルを学んだ場合、部下はより広範な戦略やアプローチを駆使できるようになり、問題解決能力やタスク管理能力の向上が見込めます。
2on1ミーティングのデメリット
一方、2on1ミーティングにはいくつかのデメリットが存在します。ここでは、2on1ミーティングのデメリットを4つ紹介します。
- コミュニケーションのバランスが不均衡になる可能性がある
- 目標設定と評価の一貫性がない可能性が出てくる
- スケジュールの調整が難しい場合がある
- 3人分の時間を使うので1on1よりコストがかかる
コミュニケーションのバランスが不均衡になる可能性がある
2on1ミーティングのデメリット1つ目は、コミュニケーションのバランスが不均衡になる可能性があることです。
上司の組み合わせによっては、話す時間や内容に差が出てしまう可能性があります。具体的には、上下関係のある上司が面談に参加する場合、役職が上の上司に気を使ってしまうことで、役職が下の上司が話す時間が短くなることが危惧されます。
その結果、よく話す役職が上の上司と部下の1on1面談となってしまい、部下が自分の意見を伝えにくくなるため、2on1面談をするメリットが無くなってしまいます。そのため、ミーティング中はお互いの意見を尊重し、メンバー全員が発言しやすい環境を作ることが重要です。
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目標設定と評価の一貫性がない可能性が出てくる
2on1ミーティングのデメリット2つ目は、目標設定と評価の一貫性がない可能性が出てくることです。
それぞれの上司のポジションや担当業務の違いから、部下の目標設定と評価に違いが生じることがあります。
例えば、クリエイティブディレクターである上司Aは、部下の独創性や新しい企画を重視し、新しいアイデアを積極的に取り入れようとする一方で、プロジェクトマネージャーである上司Bは、部下の計画性と実行力を重視し、プロジェクト進行状況の適切な管理を強調するかもしれません。
このような状況において、上司Aの視点では、高品質で革新的なデザインを作成するために納期よりも質を優先する一方、上司Bの視点では、質が多少犠牲になってもスケジュールを守ることを最優先にするなど、上司間で目標設定や評価基準に食い違いが生じてしまうでしょう。
その結果、部下はどちらの目標や評価基準に基づいて業務を進めていくべきか混乱し、業務パフォーマンスが低下してしまうリスクがあります。
スケジュールの調整が難しい場合がある
2on1ミーティングのデメリット3つ目は、スケジュールの調整や場所の確保が難しい場合があることです。
2人の上司と1人部下の参加を要する2on1ミーティングにおいて、3人全員の予定が空いている時間帯を確保することは場合によっては難しいでしょう。
特に、「プロジェクトの遂行」「他部署との連携」「部下の育成・指導」など様々な業務責任を持つ上司にとっては、ミーティング時間の確保が難しいことが予想されます。また、この2on1ミーティングが頻繁に行われる場合、ぎっしり詰め込まれたスケジュールで稼働する必要が出てくるため、個人業務に集中できる時間が確保できなくなります。
その結果、会社全体の生産性を低下させ、業績悪化につながる可能性も考えられるでしょう。
3人分の時間を使うので1on1よりコストがかかる
2on1ミーティングのデメリット4つ目は、3人分の時間を使うので1on1よりコストがかかることです。
2on1ミーティングでは、通常の1on1と比較して参加者が1人増えるため、ミーティングの進行に多くの時間が必要になります。具体的には、各参加者が自分の意見やフィードバックを述べるために準備時間を必要とする上、議論もより広範に及ぶ可能性があります。その結果、ミーティング時間が増加し、時間のコストがかさみます。
また、参加者の数が増えることで、効率的な意思決定やアクションプランの策定が難しくなることが予想されます。3人から出たフィードバックや意見の整理に時間がかかり、結果としてミーティングの生産性が低下する可能性があります。
2on1ミーティングの進めるうえでの5つのポイント
ここでは、2on1ミーティングの進めるうえで注意するべき5つのポイントを紹介します。
- 目的・話す内容を明確にする
- メンバーに対する傾聴を心がける
- 2on1ミーティングの目標を明確にする
- 今後の行動計画を策定する
- 業務に対するアドバイス・フォローを欠かさない
目的・話す内容を明確にする
2on1ミーティングを進めるうえでのポイント1つ目は、目的・話す内容を明確にすることです。
各ミーティングの目的や話す内容をあらかじめ明確にしておくことで、2on1ミーティングを効果的かつスムーズに進めることができます。
例えば、部下が商品開発部門の場合は、「商品開発における悩みを聞き出すこと」を目的とし、「技術的な課題や困難を感じているか」「チームメンバーとの連携が上手くいっているか」などが議題の具体例として挙げられます。
このようにミーティングで聞きたい質問やテーマをリストアップしておくことで、参加者全員がミーティングの流れや時間配分を適切に把握できます。その結果、各ミーティングで話したい内容を決められた時間内で話し終えることができ、忙しい上司の計画倒れの防止となるでしょう。
メンバーに対する傾聴を心がける
2on1ミーティングを進めるうえでのポイント2つ目は、メンバーに対する傾聴を心がけることです。ここでは、傾聴を高める上で意識すべき点や取り入れるべき習慣を紹介します。
アクティブリスニング
まず、2on1ミーティング中に、メンバーが伝えようとしていることを理解している、または理解しようとしている姿勢を見せることが重要です。
具体的には、「会話中に頷きを交える」「自分の感情を誠実に包み隠さず言葉に出す」「メンバーの話した内容を言い換え、確認する」など、メンバーの話に集中していることを示すアクティブリスニングを実践することが挙げられます。
このようなアクティブリスニングを意識しながら2on1に取り組むことで、メンバーが抱えている「上司が自分の話を理解しているか分からない」といった不安を払拭でき、メンバーと上司間の信頼関係の構築につながります。
オープン・クエスチョン
また、2on1での部下への質問事項に、クローズド・クエスチョンだけではなくオープン・クエスチョンを取り入れることも重要です。
クローズド・クエスチョンは回答者に「はい」か「いいえ」あるいは短い内容を答えさせる質問である一方、オープン・クエスチョンは回答者に「はい」か「いいえ」ではなく、より詳細な自身の考えを答えさせる質問を示します。
オープン・クエスチョンの具体例として、「プロジェクトの進捗が遅れていますが、一番大きなチームの改善点は何だと思いますか」「このプロジェクトを成功させるために、あなた個人が高めるべきスキルは何だと思いますか」などが挙げられます。
このようなオープン・クエスチョンを質問事項に取り入れることで、メンバーは、自身の考えや感情を自由に表現でき、2on1ミーティングがより建設的になります。
メンバーが話す時間の確保
2人の上司が1人の部下と会話する形式のミーティングにおいて、上司が部下に一方的に「業務スキルの伝授」「業務のフィードバック提供」のみに時間を使ってしまっているケースが多くあります。
しかしながら、2on1ミーティングでは、部下が自分の考えや意見を述べる機会を確保することが非常に重要です。具体的な対策として、ミーティング前にあらかじめアジェンダを組み、メンバーが話す時間を十分に確保することが挙げられます。
各メンバーにミーティングで話す機会を与えることで、上司はメンバーの視点や考え方をより深く理解することができ、各メンバーにとって最適なフィードバックや解決策の提供につながるでしょう。
2on1ミーティングの目標を明確にする
2on1ミーティングを進めるうえでのポイント3つ目は、2on1ミーティングの目標を明確にすることです。
2on1ミーティングの目的を明確にすることで、参加者が共通の目標に向かって効果的な話し合いが行われるようになります。例えば、従来の2on1ミーティングの目標が「チームメンバーのパフォーマンスを向上させる」だった場合、これを「各メンバーが自身のパフォーマンスを向上させるために必要なスキルを明確にする」にアップデートすることができます。
これにより、2on1ミーティング内で話すべき内容が明確化されることが期待されます。
今後の行動計画を策定する
2on1ミーティングを進めるうえでのポイント4つ目は、今後の行動計画を策定することです。
行動計画の策定は、日々の業務を円滑に進める上で効果的なプロセス
です。行動計画は、個々の目標に基づいて策定され、以下の5ステップに分けられます。
- 個人目標を設定する
- 目標と現状のギャップを認識する
- 行動計画を策定する
- 結果を評価する
- 行動計画を改善する
まず、各メンバーのスキルや経験に基づいて個々の目標を設定します。この目標には、「個人業績の向上」「業務スキルの習得」などが当てはまるでしょう。
次に、現状、その設定した目標とメンバーの立ち位置にどれ程のギャップがあるのかを確認します。
そのギャップを埋めるためにどのような行動を取るべきかを考えながら、具体的な行動計画を作成します。例えば、「毎日のタスクリストの作成」「タスクの優先順位付け」「トレーニングプログラムへの参加」などを中心に、日々の業務に取り入れられる行動計画を作成すると良いでしょう。
さらに、行動計画を策定して終わりではなく、「目標達成に近づいているか」「好ましい結果が出ているか」など進捗状況を定期的に確認することが重要です。
最後に、行動計画を実践してみて「日々の業務に取り入れる難易度」「上手くいかなかった点」などを考慮し、行動計画の修正や調整を行うと良いでしょう。
以上のプロセスにより、個々の目標に沿った具体的な行動計画を策定することができ、2on1ミーティングがメンバーの成長において不可欠なものとなります。
業務に対するアドバイス・フォローを欠かさない
2on1ミーティングを進めるうえでのポイント5つ目は、業務に対するアドバイス・フォローを欠かさないことです。
まず、各メンバーの業務に対するアドバイス・フォローを定期的に行うことは、自分1人では解決できないような困難な課題を解決する一助となります。2人の異なる視点からアドバイスをもらうことで、自分から他社員に質問せずとも課題が解決することがあります。そのため、そのメンバーが企業にまだ馴染めていない新入社員であり、他社員との信頼関係が築けていない場合は非常に有効でしょう。
さらに、メンバーが新入社員ではないとしても、新しい業務やプロジェクトに取り掛かっている場合は、自分が正しい方向に進んでいるか不安に思っているメンバーも多いはずです。そのため、定期的なアドバイス・フォローを欠かさないことで、メンバーの小さな不安や悩みが後々引き起こす大きなミスやトラブルを防ぐことができます。
2on1ミーティングの具体例
チームリーダー（上司1）とプロジェクトマネージャー（上司2）がエンジニア部門のメンバー（部下）と2on1を行う際の具体例を見ていきましょう。
2on1の目標：メンバー（M）が抱えている業務に対する不安や悩みの解消の助けとなること。
業務に取り組む中で、不安な点や悩みなどがあれば聞かせてください。
実は最近、仕事に対するモチベーションが上がらず悩んでいます。
モチベーションの低下の原因として何か思い当たりますか？
たぶん仕事が単純作業であることや、同じタスクの繰り返しに飽きてしまったのかもしれないという印象です。
確かに、同じことを繰り返しているとモチベーションが低下しますよね。モチベーションを取り戻す方法を考えてみましょうか。
以前、マーケティング関連の仕事にも興味があると言っていましたが、マーケティングの業務を経験してみるというのはどうですか。
マーケティング業務に興味はありますが、現在はエンジニアとしてのキャリアパスを考えているため、エンジニアスキルを磨いていきたいです。
業務が単調でモチベーションが上がらないというのは、仕事が板に付いてきた証拠だと思うので、来月から始まる新規プロジェクトで、現在よりも裁量のある業務を担当していただけますか？
現在任している業務よりも難しいですが、自分で考えることも多く、やりがいのある業務だと思いますよ。
本当ですか！？その業務を担当させていただきたいです！
このように、上司2人と面談することで、メンバーは異なる視点からの考えや意見をもらうことができ、自分に最適な解決策を見出すことができます。
まとめ
上司2人と部下1人で行われる2on1面談では、「コミュニケーションバランスの不均衡」「目標設定と評価に一貫性が無い」「スケジュール調整が難しい」「3人分のコストがかかる」など、従来の1on1面談では発生しなかった問題点が浮き彫りになることがあります。
一方、「異なるポジションの2人の上司の視点からアドバイスやフィードバックがもらえる」というメリットがあります。自社が、社員の業績や成果が上がらず悩んでいる場合は、2on1面談の導入を考えてみるのも一案かもしれません。
本記事が自社の人材育成に少しでも役立てば幸いです。
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- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
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