【例文あり】1on1で話すべきテーマ７選！1on1を効果的に行うためには？
2017年に書籍「ヤフーの1on1―――部下を成長させるコミュニケーションの技法」が発刊されて以降、国内では1on1の導入が進み、いち人事施策として市民権を得たと言っても過言ではありません。一方で、その意味や目的が実施主体である現場の上司や部下に十分に共有・浸透されておらず、1on1ミーティングで何を話せばよいのかわからないという悩みを持っている方は少なくないでしょうか。
そのため、本記事では、1on1ミーティングという制度を最大限活用するために、1on1ミーティングで話すべき7つのテーマを説明します。
1on1ミーティングとは？
この項では、1on1ミーティングとは何かについて説明します。
1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは「上司と部下の1対1で行う定期的な面談（ミーティング）」のことです。そして、1on1ミーティングでは、従来の面談とは異なり、仕事の進捗だけ話せばよいわけではありません。1on1ミーティングは仕事の進捗だけではなく、部下の成長やキャリア、時にはプライベート的な話も積極的にすべきものです。
また、アメリカのシリコンバレーでは人材育成手法として1on1ミーティングが導入されており、日本でもヤフー株式会社で取り入れ、書籍「ヤフーの1on1―――部下を成長させるコミュニケーションの技法」により注目を集めた事から、国内でも多くの企業が導入をしています。
1on1 ミーティングの目的
1on1ミーティングの目的は企業によって様々考えられますが、1on1ミーティングの主な目的は部下の育成、成長支援やエンゲージメント向上にあります。そのため、これまでのような人事評価の面談や進捗管理をするだけの面談とは異なり、部下の成長を重視した面談をしなくてはいけません。
しかし、実際に1on1ミーティングを導入してみると、単なる業務上の報連相の場になってしまう事や、上司からの一方的なフィードバックになってしまうケースも枚挙に暇がありません。そのため、1on1ミーティングでは部下のためということ意識し、1on1ミーティングでは事前準備や効果を出すための話し方や質問の仕方を取り入れることが大切です。
【具体例付き】 1on1ミーティングで話すべきテーマ7選
前項で、1on1ミーティングの目的は部下の成長のためであると説明しました。しかし、実際に部下の成長のために1on1ミーティングを導入しようと思っても実際どのようなことを話せばよいのかわからないこともあると思います。本項では、そんな方々に向けて1on1で話すべきテーマを7つ紹介します。
1.仕事の進捗や課題
1on1ミーティングで話すべきテーマの1つ目は、「仕事の進捗や課題」です。部下の成長を促進させるためには、現在部下の進捗状況や直面している課題について聞くべきです。進捗状況に関しては、順調に進んでいる場合は、褒めることと同時に、その部下が持っている現場の知識や経験について聞いてみるのもよいでしょう。現場の知識や経験について吸い出すことができれば、現場のノウハウの顕在化にもつながり、チーム全体の成績の向上にもつながります。
また、進捗状況が遅れている場合や直面している課題については、部下にその状態の解決策を考えてもらい、成長を促しましょう。上司側も解決策を聞くだけではなく、その意見についてもアドバイスしたり、一緒に考えている姿勢を見せることが大切です。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
- 現在の業務の進捗でどんな感じ？
- 業務が進まなくて困っていることはないですか？
- 現在の業務で何か困っていることはないですか？
2.キャリア
1on1ミーティングで話すべきテーマの2つ目は、「キャリア」です。1on1ミーティングの主要な目的は部下の成長です。部下の成長のためには、部下が今後どのようなキャリアに進みたいかを予め知っておく必要があります。そのため、部下が今後のキャリアの希望を持っているのかについては、1on1ミーティングのテーマとして扱うべきです。上司側も部下のキャリア形成について話を聞いたら、ロールモデルや能力開発、社内の人事制度についてもアドバイスしましょう。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
- 現在の業務には満足していますか？
- 今後やってみたい領域や仕事はありますか？
- 1年後、5年後、10年後にやってみたい仕事はありますか？
- こんな仕事があったらいいなと思う部署はありますか？
3.目標管理
1on1ミーティングで話すべきテーマの3つ目は、「目標管理」です。1on1ミーティングの主要な目的は部下の成長です。部下の成長のためには、上司側はしっかりと目標管理をしなくてはいけません。そのため、目標管理は1on1ミーティングのテーマとして扱うべきです。
特に1on1ミーティングにおける目標管理では、「PDCAサイクル」を回すことをしっかりと意識すべきです。部下が成長するためにはPDCAサイクルを回すことが必要不可欠です。成長するためには、進捗管理と振り返りが非常に重要と言われています。そのため、1on1ミーティングでの目標管理は、目標達成度を把握し、振り返りを通じて学びや改善の機会を提供する事に繋がります。そのため、上司側は1on1ミーティングでは、部下がPDCAサイクルを回せるような声掛けをすべきです。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
- 目標と現在の目標で進捗に差がありますか？
- 目標達成に向けて、困っていることはないですか？
4.モチベーション
1on1ミーティングで話すべきテーマの4つ目は、「モチベーション」です。1on1ミーティングの主要な目的は部下の成長ですが、1on1ミーティングの目的の1つには、部下のエンゲージメント向上があります。そして、モチベーションはエンゲージメントと密接な関係があります。そして、モチベーションに関してのテーマは、上司と部下の信頼関係を構築する上で非常に重要な質問となります。信頼関係が構築できると、円滑なコミュニケーションや問題発生時の早期解決などと期待できるメリットが多いです。そのため、モチベーションに関するテーマも1on1ミーティングで扱うべきテーマです。
また、モチベーションに関する質問では、モチベーションを上げる要因とモチベーションを下げる要因の2つについてしっかりと確認すべきです。モチベーションが上がる要因に対しての質問は、部下のモチベーションの源泉を把握ができ、部下の今後の成長に繋げることができます。モチベーションが下がる要因に対しての質問は、部下の心理的ハードルを把握することができます。上司側は心理的なハードルに対して、適切なフィードバックを行なったり、改善策を提案することができます。部下のモチベーションに対して普段の業務の中でも意識できると、部下も上司が見てくれていると感じ、上司と部下での信頼関係を構築しやすくなります。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
モチベーションが上がる要因への声掛け
- どんな仕事をしている時が楽しいですか？
- 最近の仕事の中で、モチベーションが上がったなと感じる業務はありますか？
- これならやってもいいなって思う仕事はないですか？
モチベーションが下がる要因への声掛け
- どんな仕事をしている時が辛いですか？
- 最近の仕事の中で、自信が無い業務ってありますか？
- これは絶対にやりたくないって思う仕事はありますか？
5.健康状態
1on1ミーティングで話すべきテーマの5つ目は、「健康状態」です。この健康状態に関するテーマは肉体的な側面のみならず、精神的な側面の2つの面で確認すべきでしょう。なぜならば、1on1ミーティングの主要な目的は部下の成長ですが、健康についても、モチベーションや離職に関わり、業務にも直接影響する重要なテーマであるからです。また、1on1ミーティングの中で職場環境の改善できる点が明らかになったら、上司側は働きやすい環境の整備に努めましょう。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
- 業務外では休息や十分な睡眠時間を取れていますか？
- 体調面やメンタル面に問題は無いですか？
- ストレスを感じる場面はありますか？
6.経営理念
1on1ミーティングで話すべきテーマの6つ目は、「経営理念」です。経営理念に関するテーマは直接的に部下の成長に繋がらないかもしれません。しかし、経営理念を部署全体に浸透させると、一体感が生まれます。その結果、部下のエンゲージメント向上や、成績向上の効果が期待できます。そのため、上司は部下に経営理念が浸透できるような声かけをできる限りすべきです。
また、上司側は経営理念を部下の行動指針に落とし込こむことを意識すべきです。経営理念はあくまでも経営者の哲学や信念・想いに基づいた企業の存在意義や、果たすべき使命・目的について明文化したものです。しかし、現場に求められる行動は具体的にどのような行動をすれば良いのかということです。そのため、上司は部下の行動に経営理念を落とし込めるような声かけをするようにしましょう。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
- 経営理念についてどう思いますか？
- どのような形であれば、経営理念を体現できそうですか？
- 上層部の決定についてどう思いますか？
7.プライベート
1on1ミーティングで話すべきテーマの7つ目は、「プライベート」です。プライベートに関するテーマは直接的に部下の成長に繋がらないかもしれません。また、プライベートの面の話は踏み込みすぎると本当に話したい話をする時間が減ってしまったり、問題が起きてしまうことも考えられます。しかし、プライベートの話は、上司と部下の信頼関係を構築するきっかけになったり、緊張しがちな1on1ミーティングのアイスブレイク的な側面も持っていることも事実です。そのため、1on1ミーティングでプライベートの話をするときは節度を持って、相手との関係性を意識しながら話をするようにしましょう。
最後に、おすすめの声掛け方法を説明します。
- 趣味は何ですか？
- 休日はどんなことをして過ごしていますか？
1on1ミーティングを効果的にするためには
1on1ミーティングを効果的にするためには、声掛けだけでは不十分です。1on1ミーティングの効果を完全に発揮させるためには、気を付けなくてはいけないことがあります。この項では、1on1ミーティングを効果的にする方法について説明します。
目的をはっきりさせる
1on1ミーティングを効果的にする方法の1つ目は、「目的をはっきりとさせる」ことです。1on1ミーティング自体の導入は多くの企業で実施されているため、周知の事実と捉えやすいですが、1on1ミーティングの目的が部下の成長であると認識している人は意外と多くはありません。そのため、1on1ミーティングが始まってから「最近どうなの？」というように、メンバーの状態に対する仮説がない状態でヒアリングをするのは、部下の成長の最大化につながりません。仮に目的をはっきりしない状態で始めると、メンバー目線に立ったとき、悪い意味で義務感が強まり、本来ヒアリングすべき事柄がヒアリングできない可能性が生まれてしまいます。
そのため、事前に「メンバーの今困っていそうな点」については業務/プライベート問わず、ある程度推察して、1on1ミーティングの目的を事前に設定しておくことが重要です。これを意識しておくと、メンバーからの信頼も高まり、1on1ミーティングへの参加意欲が高まります。
部下の成長の最大化に繋がるために、1on1ミーティングの「目的をはっきりさせる」ことを意識しましょう。
1on1ミーティングを適切なタイミングで実施する
1on1ミーティングを効果的にする方法の2つ目は、「1on1ミーティングを適切なタイミングで実施する」ことです。1on1ミーティングを行う上では、1on1ミーティングを適切なタイミングで実施することが重要になります。1on1ミーティングは、従来の人事面談と異なり、1年に1回やればよいというものではなく、より高頻度で行わなくてはいけません。オススメな開催頻度は最低でも1ヶ月に1回で、1週間に1回や2週間に1回のペースがオススメです。
1on1ミーティングでは、部下の成長のために行うものです。そのため、目標管理であったり、仕事の進捗確認であったりは高頻度で行うべきです。ただ、1on1ミーティングの開催のために、仕事が終わらなくなったり、残業が増えてしまう事態は避けましょう。
クラウドサービスを導入する
1on1ミーティングを効果的にする方法の3つ目は、「クラウドサービスを導入する」ことです。1on1コミュニケーションを行うことで部下の成長に繋げることができ、高頻度で行うことが肝心になります。しかし、高頻度で1on1ミーティングを行なえば行うほど、上司側の負担が大きくなってしまいます。最悪の場合、1on1ミーティングの意義を忘れ、1回に掛ける労力を下げようとしてしまいます。これを回避するためにも、1on1ミーティングを高頻度で行っても、負担にならないようにしなくてはいけません。
1on1ミーティングの負担を下げるためには、クラウドサービスを導入する方法をオススメします。クラウドサービスを導入すると、1回の1on1ミーティングに欠ける労力を下げることができます。そのため、継続的に1on1ミーティングを行うことができ、形骸化を防ぐことにもつながります。
また、導入するクラウドサービスの種類によっては1on1ミーティングを可視化したり、振り返り機能がついていたりします。ぜひ、その企業に合ったクラウドサービスの導入を検討してみてください。
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1on1ミーティングで会話をするとき（実施時）の注意点
1on1ミーティングで会話する時の注意点について説明します。
数々の組織の成功を導いてきた【完全保存版1on1定着マニュアル】とは？
部下の話を傾聴する
1on1で会話をするとき（実施時）の注意点の1つ目は、「部下の話を傾聴する」です。1on1ミーティングでは、部下の話をしっかりと傾聴しましょう。もちろん、上司側もアドバイスをしたり、一緒に何かについて考えるのは非常に重要です。しかし、あくまでも1on1ミーティングは部下の成長のために行うものです。部下の成長のためのアドバイスも、まず部下の話を聞かないと考えることはできません。そのため、部下にアドバイスをする際は、部下の話を遮らず、部下の話を傾聴することを意識してから行いましょう。
また、傾聴とは、ただ話を聞くということだけではありません。求められる傾聴力とは、話を聞くだけではなく、相手をより深く理解するために積極的に聞くということです。そのためには、相手の話を表面上の意味だけ聞くのではなく、話の内容に加え、表情や身振り手振りにも注意しながら、相手の真意を探る聞き方を行いましょう。
十分な時間を取る
1on1ミーティングで会話をするとき（実施時）の注意点の2つ目は、「十分な時間を取る」ことです。1on1ミーティングを実施する際は、締め切りや納期間際に行うのではなく、比較的時間が確保できる時に行いましょう。
仮に締め切りや納期間際の時間に余裕が無い時に行ってしまうと、焦りが生まれ、1on1ミーティングで話し合いたい内容を十分に話すことができないまま、1on1ミーティングが終了してしまうということが起きてしまいます。この状況が続いてしまうと、上司側も部下側も1on1ミーティングに意義を見出せず、1on1ミーティング自体が形骸化してしまいます。また部下側も余裕が無い時に実施されてしまうと、1on1ミーティングよりも実際の業務に時間を費やしたいと感じてしまいます。この状況も1on1ミーティングの形骸化の原因になってしまいます。
そのため、1on1ミーティングを実施する際は、十分に時間に余裕がある際に行いましょう。
感情に任せた叱責をしない
1on1ミーティングで会話をするとき（実施時）の注意点の3つ目は、「感情に任せた叱責をしない」ことです。上司側は1on1ミーティングをする際には、絶対に感情に任せた叱責をしてはいけません。1on1ミーティングはその性質上、部下の困り事や失敗談を聞くこともあります。その際に、上司側は呆れたり、怒ったりなどのネガティブな態度や言動を基本的にはしてはいけません
もちろん上司側も人間なので、ときには部下側のやり取りの中で腹を立ててしまったり、頭に血が上ってしまうことがあると思います。しかし、感情に任せた叱責・喧嘩を行ってしまうと、部下との信頼関係構築が上手くできなくなってしまうでしょう。また、次回からの1on1ミーティングの際に、部下側も叱責を恐れるあまりに部下の本心からの報連相やコミュニケーションが取れず、部下の成長の最大化にはつながりません。最悪の場合はハラスメント認定されてしまい、所属している企業に大きな悪影響を及ぼしてしまいます。
そのため、1on1ミーティングをやる際には、上司側は味方であると部下に感じてもらい、安心感を与えることが重要です。絶対に感情に任せた叱責はやめ、部下との信頼関係の構築を目指しましょう。
1on1ミーティングで起こる問題とその解決策
次に1on1ミーティングの際によくある問題について説明します。1on1ミーティングを導入している企業の方は、これらの問題に直面していることがあるのではないでしょうか。また、併せて解決策も提案させて頂いているので、ぜひ最後までお読みください。
部下に話すことが無いと言われてしまった
1on1ミーティングの際によくある問題の1つ目は、「部下に話すことが無いと言われてしまった」ことです。1on1ミーティングは部下の成長のために、話をヒアリングするものです。そのため、部下に話すことが無いと言われてしまうと上司側もアドバイスができなくなってしまいます。
部下が話すことが無い場合は、3つのパターンに分け、それぞれの場合の解決策について説明します。
1つ目のパターンは、部下が優秀すぎて業務を完璧に遂行できてしまい、誰から見ても本当に話すことが無い場合です。これはほとんどないパターンではありますが、実際に起こりえます。この場合、上司側が行う解決策は、部下の仕事の難易度を上げることや、目標を再定義することが大切です。部下の業務が完璧なことは一見すると問題無いように感じます。しかし、業務が完璧であることの裏返しは、部下の成長が止まっていることです。現状が完璧であると、その状態を維持しようとしてしまい、部下は成長を止めてしまいます。そのため、上司側は部下の仕事の難易度を上げることや、目標を再定義し、部下の成長を促しましょう。
2つ目のパターンは、部下側が何を話していいのかわからなくて、話すことが無いと言ってしまう場合です。これは何をはなせばよいのかと戸惑ってしまい、部下が言いたいことを我慢してしまっている場合です。この場合の解決策は主に2つあります。1つ目の解決策は、「あらかじめ1on1ミーティングで話し合いたい内容を考えてきてもらう」ことです。その場では思いつかなくても、ゆっくりと考えてみれば思いつくということはよくあることです。そのため、1on1ミーティング実施する前に準備する時間を設けましょう。2つ目の解決策は、「上司側の適切な声かけ」です。上司側が適切な声かけをすることで、部下は質問に答える形で、1on1ミーティングに参加することができます。1on1ミーティングで行うべき声かけは前項の【具体例付き】1on1で話すべきテーマ7選で説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。
3つ目のパターンは、本当は話したい事があるけど、言いたくないという場合です。この状況は上司側と部下側で信頼関係が構築できていないことが原因です。信頼関係が構築できていない理由が出会ってから日が経っていないのが理由であるなら、今後信頼関係を構築すればよいと思います。しかし、信頼関係が構築出来てない理由が、上司の機嫌を損ねるのが怖いや、怒鳴られるのが嫌である場合は上司側の改善が必要です。このパターンの解決策は部下との日頃のコミュニケーションの改善であり、すぐに解決できるものではありません。そのため、部下を持つ方は信頼関係を構築することを意識したコミュニケーションを行うことが大切です。
1on1ミーティングに意味が無いと感じてしまう
1on1ミーティングの際によくある問題の2つ目は、「1on1に意味が無いと感じてしまう」ことです。1on1ミーティングは部下の成長を主目的に行うものです。そのため、部下が成長を実感できなかったり、業務に抱えている課題に改善が見られない場合に起こりえる問題です。
この問題の解決策としては、1on1ミーティングの後に振り返りをすることが重要です。1on1ミーティングが終わった後に部下側に話したい事は十分に話せたか、成長を実感できたのかなどのアンケートを取りましょう。ただ実際のアンケートをするのは非常に手間がかかります。そのため、クラウドサービスを導入し、1on1ミーティングにかけるコストを下げましょう。
部下との会話が続かない
1on1ミーティングの際によくある問題の3つ目は、「部下との会話が続かない」ことです。1on1ミーティングは双方向のコミュニケーションであるため、部下との会話が続かないのは改善しなくてはいけません。
この問題の解決策としては、1on1ミーティングの始めにアイスブレイクの質問をして、1on1ミーティングの場を温めましょう。場が温まるのと温まっていないのでは、1on1ミーティングのやりやすさが変わってきます。アイスブレイクの質問としては、【具体例付き】1on1で話すべきテーマ7選で説明したプライベートの話をすると良いと思います。
効果的な1on1ミーティングなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
また、株式会社オーで実施している1on1ミーティングを浸透させるための研修・コンサルティング内容は、会社の課題により異なり、個別最適化した内容を提供させていただきます。
また、弊社が提供するコンサルティング・研修は1on1ミーティングが浸透させるまでご支援させていただくことも特徴の1つです。1on1ミーティングを浸透させるために長い期間が必要です。そのため、弊社が提供する研修は、期間が半年以上と長く、1on1ミーティングが浸透させるまで併走させていただいております。
また、弊社は1on1ミーティング以外の研修も行なっており、以下に提供している研修例を紹介します。
- 1on1ミーティング研修
- マネジメント研修
- 評価者研修
- 目標管理研修
また、弊社では併走するだけではなく、それぞれの企業が自走しやすい環境づくりもご支援させていただくため、クラウドサービスであるCo:TEAM（コチーム）を提供しています。
このコチームは1on1やフィードバック面談、目標管理、人事評価を繋ぐ、「個人の目標達成力を上げる」人材育成サービスです。そのため、それぞれの従業員が経営理念を浸透させるために重要な1on1コミュニケーションを効果的・効率的に行うことができ、様々な企業・団体で1on1ミーティングを浸透させてきた実績があります。
少しでも、1on1ミーティングに悩みを抱えていたり、研修に興味を持った方は下記のリンクから研修をお申し込みください。ぜひ、私達に最高の成果を出せるチーム作りのお手伝いをさせてください！
まとめ
本記事では、1on1ミーティングで話すことについて説明しました。特に1on1ミーティングで話すべき7つの項目について説明しました。1on1ミーティングを効果的に行うことができれば、企業には多くのメリットがありますので、これらの話すべきテーマを活用し、よりよい1on1ミーティングを実施してみてください。
1. 仕事の進捗や課題
2. キャリア
3. 目標管理
4. モチベーション
5. 健康状態
6. 経営理念
7. プライベート
