1on1ミーティングで重要な傾聴のスキルとは？明日から使えるやり方を解説！

1on1ミーティングは、上司と部下が直接対話する貴重な場であり、信頼関係を築くための重要な手段です。しかし、表面的な相談だけで終わってしまうことも少なくありません。部下が本当に抱えている悩みや不安を引き出せなければ、1on1の本来の目的を果たすことはできません。そこで鍵となるのが「傾聴」です。傾聴は、相手の話を深く理解し、心理的安全性を高めるために欠かせないスキルです。

本記事では、1on1ミーティングで大事な傾聴スキル、リーダーに必須の傾聴スキルについて詳しく解説します。ぜひ最後まで読んで、実践に役立ててください。

傾聴とは？

傾聴とは、相手の話をただ聞くだけでなく、話し手の感情や意図を理解しようとする行動です。

これは、自己の価値観を脇に置き、相手の言葉や感情をそのまま受け入れることを意味します。ビジネスシーンでは、上司が部下の話をしっかりと聴くことで、部下は自分の考えを整理し、納得のいく結論を導き出すことができます。また、企業において傾聴は、社員の育成やマネジメントの手法としても活用されています。特に、コーチングやティーチングの場面で、相手の成長を支援するための基盤となっています。

例として、ヤフー株式会社では、1on1ミーティングを導入し、上司が部下の経験を引き出すために傾聴を活用しています。部下が自分の考えを言葉にすることで、自己理解を深め、成長の機会を得ることができます。このように、傾聴は単なる聞き手に留まらず、相手の成長をサポートする力となります。

そのため、傾聴は、1on1ミーティングを成功させるための重要なスキルであり、相手の話を真摯に受け止めることで、信頼関係を築き、効果的なコミュニケーションを実現するための必須スキルです。

1on1における傾聴の重要性

1on1において傾聴のスキルは非常に重要です。上司と部下の間で定期的に行われる1on1は、業務の進捗、個人の悩み、キャリアの向上など多岐にわたるテーマを話す場です。

普段は厳しくても1on1で傾聴すれば部下の信頼が得られる

普段は厳しいマネージャーでも、週に一度の1on1ミーティングで傾聴を実践することで、部下の信頼を得ることができます。

1on1ミーティングは、部下が安心して自分の考えや悩みを話せる貴重な場であり、そこでの傾聴が部下に「このマネージャーは自分のことを考えてくれている」と感じさせる事ができるからです。忙しさの中で厳しい態度をとることがあっても、1on1での傾聴を通じて、部下は自分の意見がきちんと受け止められていると感じることができます。この感覚が、部下にとっての信頼の基盤となり、マネージャーへの信頼感を高めます。

例えば、ある企業で普段は厳しいと評判のマネージャーが、1on1ミーティングで部下の話に真剣に耳を傾けたところ、部下は自分の意見が尊重されていると感じ、仕事への意欲が向上した。

1on1ミーティングでの傾聴は、部下の信頼を得るために非常な有効な手段です。そのため、忙しい中でも、できるだけ部下の話に耳を傾けることを意識して、よい信頼関係を構築しましょう。

部下は簡単には上司に悩みを打ち明けない

部下が上司に悩みを打ち明けるのは簡単ではないが、傾聴スキルを持つ上司であれば、部下は安心して相談できるようになります。

職場では、部下が上司に対して悩みを相談することはハードルが非常に高いです。部下は、上司に対して弱みを見せることに不安を感じたり、評価に影響するのではないかと心配します。ここで重要なのが、上司の傾聴スキルです。

前述の通り、傾聴とは、相手の話をしっかりと受け止め、共感を示しながらその背景や感情を理解しようとする姿勢のことで、これにより、部下は自分の意見や悩みが尊重されていると感じ、安心して話せるようになります。

そのため、部下が上司に悩みを打ち明けるためには、上司の傾聴スキルが不可欠です。傾聴を通じて信頼関係を築くことが、部下の相談を促進し、職場環境の改善につながります。

傾聴の1on1にするためのコツ

傾聴の1on1を実現するためには、3つの効果的なコツがあります。

• 部下の話を最後まで聞く
• 承認・共感を効果的に使う
• コミュニケーションのガイドラインを策定する

部下の話を最後まで聞く

1つ目の傾聴の1on1にするためのコツは「部下の話を最後まで聞く」です。

1on1ミーティングで部下の話を最後まで聞くことは、信頼関係を築き、効果的なコミュニケーションを促進するために重要です。

部下の話を途中で遮らずに最後まで聞くことで、部下は自分の意見が尊重されていると感じることができます。これにより、部下は安心して仕事に対する考えや悩み、プライベートのことを共有できるようになります。逆に話を途中で遮ってしまうち、部下は自分の話が軽視されていると感じ、今後のコミュニケーションにも影響を及ぼす可能性があります。

また、マネージャーが部下の話を最後まで聞くことを心がけると、部下は気持ちよく話すことができるようになり、自信を持って自分の意見を述べることもできるようになるので、ミーティングの質向上にも繋がります。

部下の話を最後まで聞くことで、信頼関係を築き、部下が安心して意見を共有できる環境を作ることができます。

承認・共感を効果的に使う

2つ目の傾聴の1on1にするためのコツは「承認・共感を効果体に使う」です。

1on1で指摘があまりにも多いと、メンバー側に「1on1は指摘される場」という嫌な印象を持ってしまい1on1での心理的安全性がなくなってしまいます。そのため、1on1に承認の時間を設けて1on1に良い印象を持ってもらう事が大事です。一般的には日本人は、3回承認して1回アドバイスをするくらいの頻度で承認をすると良いとされています。

例としては「空いている時間や休日もセミナーで営業の勉強してるなんて偉いね」「ナレッジを毎週、部署に情報共有してると聞いたよ！えらいね！」「ミスがないようダブルチェックを徹底しているね」と具体的な承認をした後に、「お客様が納得できるようなシンプルな資料を作ってみるのはいかがでしょう？」とアドバイスをするとよい印象を持ってもらうことができます。

また、アドバイスをする際も「資料作らないとダメですよね。」と否定的に言うのではなく、「資料を作るとより良いと思ったんだけどどう思う？」を疑問形で相手に合意を取らせる形の方がより相手に寄り添った言い方になるので良いでしょう。

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コミュニケーションのガイドラインを策定する

3つ目の傾聴の1on1にするためのコツは「コニュニケーションのガイドラインを作成する」です。

1on1ミーティングをより効果的にするためには、部下の話を最後まで聞きつつ、承認・共感を効果的に用いて、コミュニケーションのガイドラインを策定することが必須です。

ガイドラインを設けることで、1on1ミーティングの目的や進行方法が明確になり、双方が安心して話せる環境を作ることができます。これにより、ミーティングがただの形式的なものではなく、実りある対話の場になります。具体的なガイドラインには、話す順番を決める、フィードバックの方法を明確にする、質問を歓迎する姿勢を示すなどがあります。

例としては、1on1ミーティングの際に「まず部下が話し、その後に上司がフィードバックを行う」というガイドラインを設定するといいでしょう。これにより、部下は自分の意見を自由に述べることができ、上司も適切なタイミングでフィードバックを提供できるようなります。また、質問を歓迎する姿勢を示すことで、部下が疑問や不安を気軽に相談できる環境を作ることができます。

1on1で使える傾聴スキル

1on1ミーティングでは、傾聴スキルの有効な活用が不可欠です。これにより、部下とのコミュニケーションの質が向上し、相互理解が深まります。傾聴のスキルには3つの具体的なテクニックがあり、本セクションではそちらを詳しく解説します。

• 問いかけを中心にコミュニケーションをとる
• 相手の性格に合わせた質問をする
• クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける

問いかけを中心にコミュニケーションをとる

1つ目の1on1ミーティングで効果的な傾聴スキルは「問いかけを中心にコミュニケーションをとる」です。

問いかけを通じて、部下の考えや感情を引き出すことができる。これにより、部下は自分の意見を整理し、自己理解を深めることができきます。問いかけは、相手の背景や状態を理解するための重要な手法であり、相手の経験や価値観を尊重する姿勢を示すことができます。また、コーチングやティーチングの場面でも、問いかけは部下の成長を促す有効な手段です。

例えば、ある企業の取締役が1on1ミーティングで「このプロジェクトで一番の課題は何だと思いますか？」と問いかけた。この質問により、部下は自分の考えを振り返り、具体的な解決策を見つけることができた。また、「この経験から何を学びましたか？」といった問いかけは、部下の成長を支援し、マネジメントの質を向上させます。

問いかけを中心にしたコミュニケーションことにより、1on1ミーティングをより効果的にし、部下の信頼を得るための鍵です。問いかけを通じて、部下の話を傾聴し、相手の成長をサポートすることができます。

相手の性格に合わせた質問をする

2つ目の1on1ミーティングで効果的な傾聴スキルは「相手の性格に合わせた質問をすること」です。

人間はそれぞれ異なる性格や価値観を持っているため、画一的な質問では相手の本音を引き出すことが非常に難しいです。相手の性格に応じた質問をすることで、相手は安心して自分の考えや感情を表現できるようになります。これにより、上司は部下の真の状態や背景を理解しやすくなり、適切なアドバイスやサポートを提供できます。

例えば、内向的な社員には、具体的な状況を振り返る質問をして、自分のペースで考えを整理してもらうと良いです。「先週のプロジェクトで一番印象に残ったことは何ですか？」といった質問は、相手の頭の中を整理しやすくし、具体的な行動や判断を引き出す助けとなります。また、外向的な社員には、自由に話せるようなオープンな質問を投げかけることで、彼らの意見やアイデアを活発に引き出すことができます。

1on1ミーティングで相手の性格に合わせた質問をすることは、効果的な傾聴スキルの一つであり、信頼関係を築き、部下の成長を促進するために重要です。これにより、企業全体のコミュニケーションが円滑になり、組織の価値を高めることにも繋がります。

クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける

3つ目の1on1ミーティングで効果的な傾聴スキルは「クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを状況に応じて使い分ける」です。

クローズドクエスチョンは、相手に「はい」か「いいえ」で答えてもらう形式で、迅速に明確な答えを得るのに適しています。一方、オープンクエスチョンは相手に自由に答えてもらう形式で、相手の考えや背景を深く理解するのに役立ちます。これらを使い分けることで、相手の状態や意図をより正確に把握できます。

例えば、社長が1on1ミーティングで「このプロジェクトは予定通り進んでいますか？」というクローズドクエスチョンを使って進捗を確認した後、「どの部分が一番難しかったですか？」というオープンクエスチョンを使って、具体的な課題を深掘りをします。このようにクローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分けることで、短時間で効率的に情報を収集し、適切なアドバイスをする子ができるようになります。

クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンの使い分けは、1on1ミーティングでの傾聴を効果的にし、相手の話を深く理解するための鍵です。これにより、相手の意識を高め、信頼関係を築くことができます。

傾聴スキルをうまく活用した1on1の流れ

本パートでは、1on1の流れの一例を記載する事で、読んでいただいた方により1on1を具体的にイメージしていただけたらと思います。今回は、人材紹介サービス会社の営業チームでの1on1で、1on1の目的は「チームとしての売り上げアップ」の設定で記載します。

また、メンバーの部下さんは予算の大幅達成を記録しているハイプレイヤーで、マネージャーとしては、ハイプレイヤーである営業メンバー部下さんのノウハウを言語化して、他の方に広げる事でチームでの売り上げを向上させたいと思っていると仮定します。

実際の1on1の会話例

実際の1on1の会話例

マネージャー：「こんにちは。最近の営業成績、素晴らしいですね。どんな工夫をしているのか、ぜひ教えてください。」

部下：「ありがとうございます。最近は、クライアントのニーズをしっかりヒアリングすることに力を入れています。」

マネージャー：「なるほど、ニーズのヒアリングですね。それが効果的だった具体的な場面を教えてもらえますか？」

部下：「あるクライアントは、最初は予算が厳しいと言っていたんですが、話を聞くうちに、実は別のサービスに興味があることがわかりました。」

マネージャー：「それはすごいですね。クライアントの本音を引き出せたんですね。どうやってその話を引き出したんですか？」

部下：「オープンクエスチョンを多く使って、相手が自由に話せるようにしました。例えば、『今一番の課題は何ですか？』と聞いてみました。」

マネージャー：「その質問はいいですね。他のメンバーにも参考にしてもらいたいです。何か他に意識していることはありますか？」

部下：「クライアントの反応をよく観察して、話題を変えるタイミングを見極めるようにしています。」

マネージャー：「それも大事ですね。あなたのノウハウをチーム全体に広げるために、何かサポートできることがあれば教えてください。」

部下：「ありがとうございます。チームで共有するための資料作りを手伝ってもらえると助かります。」

マネージャー：「もちろん資料作成のサポートをしましょう。これからもチームの成長に貢献していきましょう。」

会話の中に含まれていたポイント

今回の会話の中で良かったポイントがとして大きく分けて4点あるので、解説します。

• 部下の話を最後まで聞けていた
• 承認・共感を効果的に使えていた
• 問いかけを中心にコミュニケーションをとれていた
• クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分けることができていた

部下の話を最後まで聞けていた

1つ目は、マネージャーが部下の話を最後までしっかりと聞く姿勢を示している点があります。

具体的には、部下が「クライアントのニーズをしっかりヒアリングすることに力を入れています」と言った後、マネージャーはすぐに評価や意見を挟まず、「それが効果的だった具体的な場面を教えてもらえますか？」と問いかけています。これにより、部下は自分の経験を詳しく話す機会を得ています。

また、部下が「オープンクエスチョンを多く使って…」と話し始めると、マネージャーはその内容を受け止め、さらに深掘りする質問を続ける。このように、部下の話を遮らずに最後まで聞くことで、部下は安心して自分の考えを述べられ、信頼関係が築かれます。

承認・共感を効果的に使えていた

2つ目は、マネージャーが承認と共感を効果的に使っている点があります。

最初に「最近の営業成績、素晴らしいですね」と部下の成果を承認することで、部下の自信を高めています。また、「それはすごいですね。クライアントの本音を引き出せたんですね」と共感を示し、部下の努力を認めています。さらに、「その質問はいいですね」と部下の手法に対する承認を与えることで、部下のモチベーションを維持し、積極的に意見を述べやすい雰囲気を作っています。

このように承認と共感の表現は、部下との信頼関係を強化し、より深いコミュニケーションを促進するために重要です。

問いかけを中心にコミュニケーションをとれていた

３つ目は、マネージャーが問いかけを中心にコミュニケーションをとっている点があります。

最初に「どんな工夫をしているのか、ぜひ教えてください」と質問することで、部下に自由に話す機会を提供しています。また、「それが効果的だった具体的な場面を教えてもらえますか？」と続けて、部下の経験を深掘りもしています。さらに、「どうやってその話を引き出したんですか？」と具体的な手法についても問いかけることで、部下が自分の考えを整理しやすくしています。

問いかけを中心にコミュニケーションを取ることで部下の意見を尊重でき、積極的に引き出すための効果的な手法であり、1on1の効果を最大限にでき、信頼関係を築く上で非常に重要です。

クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分けることができていた

4つ目は、マネージャーがクローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを効果的に使い分けていることです。

最初に「どんな工夫をしているのか、ぜひ教えてください」とオープンクエスチョンを使うことで、部下に自由に話す場を提供しています。これにより、部下は自分の考えや工夫を詳しく説明できるようになります。一方で、「何か他に意識していることはありますか？」という質問は、部下に具体的な追加情報を求めるクローズドクエスチョンとして機能し、特定の情報を引き出すのに有効な質問の仕方です。

このようにクローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分けることで、部下の考えを深く理解し、効果的なコミュニケーションを促進することができます。

まとめ

本記事では1on1ミーティングにおける傾聴の重要性と具体的なスキルについて解説しました。

傾聴を効果的に行うための3つのコツ「部下の話を最後まで聞く」「承認・共感を効果的に使う」「コミュニケーションのガイドラインを策定する」、そして、傾聴の3つのスキル「問いかけを中心にコミュニケーションをとる」「相手の性格に合わせた質問をする」「クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける」ことを理解し、ぜひ次回の1on1で実践してみてください。

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