プロジェクトごと、研修ごとなど様々なビジネスシーンで発生する目標の振り返り。「計画通りに実行できたか」「成果は出せたか」と、毎年同じような質問に答えるうちに、その意義を見失ってしまうことはありませんか？「また同じことを書くのか」「忙しいのにこんな作業で時間を取られたくない」と感じる方も少なくないでしょう。
しかし、振り返りは決して無意味な作業ではありません。適切に行えば、個人の成長とキャリアの発展に大きく貢献する、極めて重要なプロセスなのです。
本記事では、振り返りがもたらす本当の効果と、それを最大限に引き出すためのコツ、振り返りの書き方・例文をご紹介します。
振り返りの真の価値を理解し、効果的に実践することで、あなたの仕事人生はきっと大きく変わるはずです。面倒な義務から、成長の機会へ。振り返りに対する見方を180度変える方法をご紹介するのでぜひ参考にしてください。
目標設定の振り返りとは
目標設定の振り返りとは、一定の期間内で設定した目標やその達成度合いを評価し、次の行動に繋げるための内省です。振り返りを通じて、期間ごとの状況や成果をチェックし、改善点を見つけ出すことで業務の質を向上させることができます。
本パートでは具体的な目標設定の振り返り、振り返りと反省の違いを説明します。
振り返りとは(リフレクション)
振り返り(リフレクション)ととは、自己の経験や行動を省察し、そこから学びを得るプロセスです。経験学習理論の提唱者であるコルブは、具体的経験、内省的観察、抽象的概念化、能動的実験という4段階のサイクルを提唱しました。振り返りはこのサイクルの重要な一部であり、特に内省的観察の段階に相当します。
この振り返りを効果的に行う場として1on1ミーティングが適しています。上司と部下が定期的に対話することで、目標に対する進捗や課題を共有し、深い洞察を得ることができます。この過程で、経験を言語化し、新たな気づきを得ることで、次の行動計画を立てる基礎となります。
振り返りを通じて、個人は自己の強みや弱みを認識し、改善点を見出すことができます。また、組織にとっても、メンバーの成長を促進し、パフォーマンスを向上させる重要な機会となり。定期的な振り返りの習慣化は、継続的な学習と成長のサイクルを確立する上で不可欠です。
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振り返りと反省の違いとは
振り返りと反省の違いは、目的と焦点にあります。
振り返りは、成功も失敗も含めて客観的に過去の行動を見つめ直し、改善点を見出す未来志向のプロセスです。一方、反省は主に失敗や間違いに焦点を当て、主観的でその原因を追究することが目的です。
具体的には以下のような違いがあります。
- 振り返り
- 成功と失敗の両方を対象とする
- 改善点を見出し、今後の行動に活かすことが目的
- 客観的な視点で全体を俯瞰する
- 反省
- 主に失敗や間違いに焦点を当てる
- 原因の追究や責任の所在を明らかにすることが目的
- 否定的な感情を伴うことがある
例えば、プロジェクトの振り返りでは「うまくいった点と改善点の両方を挙げ、次回に活かす」のに対し、反省では「なぜ失敗したのか、誰に責任があるのか」を追究します。
振り返りは建設的で前向きな姿勢を育むため、目標設定において特に重要です。
目標の振り返りの必要性
目標の振り返りとは、業務効率を向上させ、組織や個人の活性化に寄与することです。振り返りの過程を通じて、達成できた目標と達成できなかった目標の原因を考察し、次の目標設定に活かすことができます。
- 結果に対する原因・理由を考察できる
- ネクストアクションを明確化できる
結果に対する原因・理由を考察できる
振り返りを行う理由の1つ目は「結果に対する原因・理由を考察できること」です。これにより、成功した場合も失敗した場合も、客観的に分析することができます。
成功体験からは、何が効果的だったのかを学び、それを今後の業務に応用でき効率化することができます。一方、失敗からは、間違いや見落としていた点を洗い出し、同じ過ちを繰り返さないための教訓を得ることが可能です。何が上手くいき、上手くいかなかったのかを考察することは、どのようにその結果に至った原因を理解するために必要なのです。
ネクストアクションを明確化できる
振り返りを行う理由の2つ目は「ネクストアクションを明確化できる」です。
過去の経験と結果を詳細に分析することで、成功要因や改善点が浮き彫りになり、それに基づいて具体的で実行可能な次のステップを特定できるからです。この過程で、目標達成に向けた障壁や必要なリソースも明確になり、より現実的で効果的な行動計画を立てられます。
一方、ネクストアクションを明確化できないと、方向性が不明確なまま漠然と行動してしまい、効率が低下し、モチベーションも維持できなくなります。さらに、リソースの無駄遣いや、重要なタスクの見落としにつながる可能性があり、結果として目標達成が遅れたり、最悪の場合は目標自体が達成できなくなったりする恐れがあります。
振り返り方の基本理論
振り返り方の基本理論には、次に挙げる3つのモデルがあります。これらのモデルは、経験や学習を通じた改善と成長を目指すための枠組みを提供しています。初心者でも理解しやすく、実践の際に役立つ基本的な理論です。
以下では、経験学習モデル、ダブルループ学習、ジョハリの窓の3つの理論について詳しく解説します。この3つの振り返り方は、個人や組織の成長に大いに貢献します。
経験学習モデル
経験学習モデルは、アメリカの教育学・組織行動学者デービッド・コルブが提唱した理論で、現代教育学において主流になっている学習を循環的なプロセスとして捉えています。このモデルは4つの段階から構成されており、それぞれが振り返りと密接に関連しています。
- 具体的経験
- 実際の経験や行動を通じて学ぶ段階。目標設定においては、設定した目標に向けて行動することがこれに当たります。
- 内省的観察
- 経験を振り返り、多角的に観察・分析する段階。目標の進捗状況や結果を客観的に見つめ直します。
- 抽象的概念化
- 観察から得られた洞察を一般化し、概念や理論として整理する段階。目標達成のために効果的だった方法や、改善すべき点を抽出します。
- 能動的実験
- 新たに得た概念や理論を実践に移す段階。次の目標設定や行動計画に反映させます。
このサイクルを繰り返すことで、経験から継続的に学び、成長することができます。振り返りは特に内省的観察の段階で重要な役割を果たし、経験を意味のある学びへと変換する鍵となります。
経験学習モデルを目標設定の振り返りに適用することで、単なる結果の確認にとどまらず、深い洞察と実践的な改善につなげることが可能となります。
ダブルループ学習
ダブルループ学習は、組織学習理論の先駆者であるクリス・アージリスとドナルド・ショーンが提唱した概念です。この理論は、「既におこなっている取り組みにおいて行動と学習を繰り返しつつ、既存の取り組みを時代に合う新たなものに改革していく」という考え方の学習理論です。
ダブルループ学習は、以下の二つのループから構成されています。
- シングルループ学習（第一のループ）
- 既存の枠組みや前提の中で問題解決を図る。
- 目標と結果のずれを修正するための行動変更に焦点を当てる。
- 例：目標未達成の場合、努力不足と考え、単に作業時間を増やす。
- ダブルループ学習（第二のループ）：
- 根本的な前提や価値観を問い直し、枠組み自体を変更する。
- 問題の根本原因を探り、システムや方法論の変革を目指す。
- 例：目標未達成の原因を深く分析し、目標設定プロセス自体の見直しを行う。
ダブルループ学習の特徴は、表面的な症状対処ではなく、問題の根本にある前提や価値観を検証し、必要に応じて変革することです。これにより、より本質的で持続可能な改善が可能となります。
目標設定の振り返りにダブルループ学習を適用することで、単なる数値の達成度チェックを超えて、目標設定の方法や組織の在り方そのものまで踏み込んだ検討が可能となり、長期的かつ本質的な成長につながります。
ジョハリの窓
ジョハリの窓は、心理学者のジョセフ・ルフトとハリー・インガムが開発した自己認識と対人関係を理解するためのモデルです。このモデルは、自己と他者の認識の関係を4つの領域（窓）で表現し、振り返りのプロセスに重要な洞察を提供します。
4つの窓は以下の通りです。
- 開放の窓
- 自分も他人も知っている領域
- 公開された情報や明確な特徴が含まれる
- 自分は知らないが、他人は知っている領域
- 隠れた窓
- 自分は知っているが、他人は知らない領域
- 新しい経験や挑戦を通じて発見される
- 例：潜在的な能力や、予期せぬ障害
ジョハリの窓を目標設定の振り返りに適用することで、以下のような3つの効果が期待できます
- 自己認識の向上：盲点を認識し、自身の行動や能力をより客観的に評価できる
- コミュニケーションの改善：開放の窓を広げることで、チーム内の情報共有と協力が促進され、円滑なコミュニケーションにつながる。
- 潜在能力の発見：未知の窓を探索することで、新たな目標や成長の機会を見出せる
ジョハリの窓を活用することで、より包括的で深い振り返りが可能となり、個人とチームの両方の成長につながります。
目標の振り返りの3つの具体的手法
目標の振り返りには、具体的な手法を用いることで、効率的に業務改善を図ることが可能です。ここでは、代表的な3つの手法「YWT」「KPT」「PDCA」について紹介します。
これらの手法を活用することで、次の行動計画を明確にし、目標達成の確率を高めることができます。それぞれの手法が持つポイントや具体例を見て、実際の業務に取り入れてみましょう。
①YWT
YWTは、シンプルかつ効果的な振り返り手法で、以下の3つの要素から構成されています：
- Y (やったこと)
- 実際に行動に移したこと、達成したタスクを列挙します。
- 具体的かつ客観的に記述することが重要です。
- 例：「週3回のジム通いを2ヶ月間継続した」「プロジェクトの中間報告書を期限内に提出した」
- W (わかったこと):
- 行動を通じて得られた気づきや学びを整理します。
- 成功要因や障害となった点、新たに発見した事実などを含みます。
- 例：「朝の時間帯が自分には最も集中できることがわかった」「チーム内のコミュニケーション不足が進捗の遅れにつながっていた」
- T (次にやること):
- 「わかったこと」を踏まえて、今後の行動計画を立てます。
- 具体的で実行可能なアクションを設定します。
- 例：「毎朝30分早く起きて重要タスクに取り組む」「週1回のチームミーティングを導入し、情報共有を強化する」
YWT法の特徴と利点：
- シンプルで使いやすい：3つの要素だけなので、日常的に実践しやすい。
- 行動と学びの連携：「やったこと」と「わかったこと」を明確に結びつけることで、経験からの学習。
- 未来志向：「次にやること」を設定することで、継続的な改善につながる。
- 柔軟性：個人での振り返りにもチームでの振り返りにも適用可能。
YWT法を目標の振り返りに活用することで、達成状況の確認だけでなく、プロセスからの学びと今後のアクションプランを一連の流れで整理することができます。これにより、目標達成に向けたPDCAサイクルを効果的に回すことが可能となります。
YWTの振り返りのポイントと具体例
YWT法を効果的に活用するためのポイントと具体例をご紹介します。
- Y (やったこと) のポイント：
- 具体的かつ客観的に記述する
- 数値化できるものは数値で表現する
- 時系列順に整理する
さらに上の3つに併せて、行動したときの背景・意図したこと・挑戦したこと・改善したこと・創意工夫したことなども記入します。
- W (わかったこと) のポイント：
- 成功要因と課題を明確に区別する
- 感情的な反応ではなく、事実に基づいた分析を心がける
- 予想外の発見や気づきも積極的に記録する
自分の感じ方やクセなどの個性を自覚して理解することが、さらなる成長につながっていきます。
- T (次にやること) のポイント：
- SMART基準（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）に基づいて設定する
- 優先順位をつける
- 実行可能性を考慮する
さらに、あらためて最終的に目指す目的を確認し、その達成に向けた目標設定を意識することで、振り返りの効果が高まります。
YWT法を活用する際の全体的な抑えておくべきポイント：
- 定期的に実施する（例：週次、月次）
- チーム内で共有し、多角的な視点を取り入れる
- 過去の振り返り結果と比較し、進歩や傾向を分析する
- 「わかったこと」を組織の知見として蓄積し、共有する
これらのポイントを押さえることで、YWT法を用いた振り返りがより深い洞察と効果的なアクションにつながります。
②KPT
KPTとは、「継続すること（Keep）」「問題点と課題（Problem）」「挑戦すること（Try）」の頭文字を取っており、アメリカのコンピュータープログラマーのアリスター・コーバーン氏が考案した振り返りの実践手法です。
KPTは「問題点の改善による目標達成」を目的としており、チームで取り組むプロジェクトに適しています。
次に「K・P・T」それぞれを具体的に解説します。
- K (Keep):「継続すること」
プロジェクトを振り返る際は、以下の観点に焦点を当てましょう:
円滑に進行した要素
優れた成果をもたらした取り組み
次期も継続すべき施策
この振り返りでは、成功事例のみに注目しましょう。失敗は一旦脇に置き、ポジティブな側面に集中します。
成功の背景にあるプロセスや要因を詳細に記録することも重要です。
例えば
- どのような手法が効果的だったか
- チーム内のコミュニケーションで上手くいった点
- リソース配分や時間管理の工夫
自身の成功要因を明確に理解することで、個人の成長につながります。さらに、これらの洞察をチーム全体で共有することで、将来のプロジェクトでも同様の成功を再現できる可能性が高まります。
- P (Problem):「問題点と課題」
プロジェクトを振り返り、以下の2点を箇条書きで整理しましょう:
- 直面した問題点
- 問題改善のための具体的な課題
このとき、問題が生じたプロセスや理由、問題改善にはなぜその課題が必要なのかも併せて書きましょう。
チームでの振り返りの場合は、批判や非難を避け、建設的な議論を心がける、全メンバーが率直に意見を述べられる環境を作る、失敗を学びの機会として前向きに捉えることの3点に注意しましょう。
これらの取り組みにより、個人とチーム全体の成長、そして今後のプロジェクトの成功確率向上につながります。
- T (Try):「挑戦すること」
「K（継続すること）」「P（問題点と課題）」の内容を前提として、以下2つを記載します。
①「K（継続すること）」で書き出した成功事例に、さらによい結果を出せるようなアイデアをプラスした取り組み
②「P（問題点と課題）」で洗い出した課題を克服するための取り組み
ここで書く今後挑戦することは、実践に移しやすく、さらに進捗管理をしやすいように、できる限り「◯回」「◯％」「◯ヵ月」など具体的な数字を入れることが大切です。
KPT法の特徴と利点：
- バランスの取れた評価：成功と課題の両面を見ることで、偏りのない振り返りが可能。
- 改善指向：問題点を特定し、それに対する具体的な改善策を考えることで、継続的な成長を促進。
- チーム活用に適する：メンバー間で意見を共有し、多角的な視点を得やすい。
- 視覚化しやすい：3つの要素を表にまとめることで、全体像を把握しやすい。
KPT法を目標の振り返りに活用することで、達成できた点と改善が必要な点を明確に区別し、今後の行動計画を具体化することができます。これにより、目標達成プロセスの継続的な改善と最適化が可能となります。
KPTの振り返りのポイントと具体例
KPTの振り返りを効果的に行うためのポイントは、各要素を具体的かつ測定可能な形で記述することです。以下、職種ごとに2つの例文をご紹介します。
営業職の例：
- K(継続): 前年よりリピート率が20％増加した
P(問題点・課題): 新規顧客の増加率が5％下がった
T(挑戦): 10月までにホームページでのPRを強化し、新規顧客を10％増やす - K: 顧客へ訪問する時間を増やし、信頼関係を構築した
P: 同業他社に顧客を奪われた
T: 7月にプレゼンテーション研修を受け、営業スキルを向上させる
事務職の例：
- K(継続): 窓口での接客アンケートで好評価を得た
P(問題点・課題): 部署間で情報共有が不足し、対応にばらつきがあった
T(挑戦): 社内システムの掲示板を活用し、6月から情報共有ルールを実施する - K: デジタル化によるペーパーレス化を推進した
P: 窓口マニュアルが古く、わかりにくい
T: 後期から新しい窓口マニュアルを作成し、全員で共有する
クリエイティブ職の例：
- K(継続): ホームページのデザインが顧客に好評だった
P(問題点・課題): コーディングに時間がかかりすぎた
T(挑戦): 難しいコーディングは積極的に外注し、デザイン業務に注力する - K: デザインを比較的スムーズに仕上げられた
P: 顧客との意思疎通が難しく、修正が多発した
T: ビデオ通話を活用し、視覚的な資料を用いて打ち合わせを行う
注意点として、問題を個人の責任に帰さず、システムや環境の課題として捉えることが重要です。また、挑戦は具体的かつ実行可能な内容にし、次回の振り返りで検証できるよう設定しましょう。
③PDCA
PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取ったもので、1950年代、品質管理の父といわれるW・エドワーズ・デミングが提唱したフレームワークです。
継続的な改善と品質管理のための手法で、目標の振り返りにも効果的に適用です。
- Plan（計画）
- 目標を設定し、達成のための具体的な計画を立てる段階
- 目標はSMART基準に基づいて設定することが望ましい
- Do（実行）
- 計画に基づいて実際に行動する段階
- 進捗状況を記録し、必要に応じて小さな調整を行う
- Check（評価）
- 実行結果を分析し、計画との差異を確認する段階
- 目標達成度の評価や問題点の特定を行う
- Act（改善）
- 評価結果に基づいて改善策を立案し、次のサイクルに反映させる段階
- 成功要因の強化や問題点の解決策を考える
Plan→Do→Check→Actの順番で業務を進め、最後のActからまた新たなPlanを進めることで、改善案を次のプランに生かすことができます
PDCAサイクルの特徴と利点
- 循環的プロセス：継続的な改善を促進
- 体系的アプローチ：目標設定から改善までを一連の流れで管理
- 柔軟性：様々な規模の目標や活動に適用可能
- データ駆動：客観的な評価と意思決定を支援
PDCAサイクルを目標の振り返りに活用することで、計画性を持って目標に取り組み、定期的な評価と改善を行うことができます。これにより、効果的な目標管理と継続的な成長が可能となります。
PDCAの振り返りのポイントと具体例
PDCAサイクルの振り返りでは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の各段階を明確に区別し、具体的に記述することが重要です。特に、Check段階で定量的な評価を行い、Act段階で具体的な改善策を立てることがポイントです。
営業職の例：
- P: 月間売上20%増加
D: 新規顧客へのアプローチ数を10件増やす
C: 売上15%増加、目標未達
A: 商品知識を深め、顧客ニーズにマッチした提案を強化 - P: 顧客満足度90%達成
D: アフターフォローの頻度を2倍に
C: 満足度85%、わずかに目標未達
A: カスタマーサポートチームと連携し、対応品質を向上
事務職の例：
- P: 書類処理時間20%削減
D: デジタル化システムを導入
C: 処理時間15%削減、目標未達
A: スタッフ向けデジタルツール研修を実施 - P: ミス率を3%以下に抑制
D: ダブルチェック体制を導入
C: ミス率2.5%、目標達成
A: 成功事例を分析し、他部署にも展開
クリエイティブ職の例：
- P: クライアント満足度95%達成
D: 中間フィードバックを2回に増加
C: 満足度92%、わずかに目標未達
A: クライアントとの対話スキル向上研修を実施 - P: プロジェクト納期遵守率100%
D: タスク管理ツールを導入
C: 遵守率95%、目標未達
A: クリティカルパス分析を導入し、リソース配分を最適化
注意点として、各段階で具体的な数値目標を設定し、客観的な評価を心がけることが重要です。また、改善段階では次の計画につながる具体的な改善策を立てることで、継続的な改善サイクルを確立できます。
「振り返り」を最大限に活かす3つのコツ
振り返りを最大限に活かすためには、具体的なコツを意識することが重要です。ここでは、振り返りの質を高めるための3つのコツを紹介します。これらのコツを取り入れることで、日々の業務やプロジェクトの振り返りをより効果的に行い、次へのステップとして活かすことができます。
振り返りやすい具体的な目標設定
効果的な目標設定と振り返りは、プロジェクトの成功に不可欠です。目標を設定する際は、具体的な作業内容や工夫の仕方を明確に記述し、可能な限り数値で表現することが重要です。
例えば、「作業効率を上げ、生産量を昨年度より増やす」といった曖昧な表現では、達成度の評価が困難になり、振り返りの効果も限定的になってしまいます。
代わりに、「作業工程を見直しミスの多い工程を見つけて改善することにより、ミスの発生率を5％以下に押さえ、作業効率を10％増加させる。その結果、昨年度より生産量を10％上げる」というように、具体的で測定可能な目標を設定しましょう。このアプローチにより、何をすべきか、どの程度達成できたか、そして今後どのような改善が必要かが明確になります。
目標設定時には、具体的な行動計画、数値目標、達成期限を含めることで、進捗の追跡が容易になり、チーム全体で方向性を共有しやすくなります。また、定期的な進捗確認と必要に応じた目標調整を行うことで、プロジェクトの成功率を高め、継続的な改善サイクルを確立できます。
このような詳細な目標設定と綿密な振り返りを行うことで、プロジェクトの成果を最大化し、チームの成長と業績向上につなげることができるでしょう。
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所要時間を予測して、実働時間を記録する
プロジェクトや日々の業務を効率的に進めるには、時間管理が非常に重要です。以下に、効果的な時間管理と振り返りの方法を詳しく説明します。
まず、目標設定の段階で、各タスクやプロジェクト全体に必要な時間を予測します。この予測は、過去の経験や類似作業のデータを基に、できるだけ現実的に行います。
次に、実際の作業時間を正確に記録します。これには、タイムトラッキングツールを使用するか、手動で記録するかを選択します。大きなプロジェクト全体だけでなく、小さな作業単位でも時間を計ることで、より詳細な分析が可能になります。
日々の作業では、1日の始まりに具体的な計画を立てます。例えば、「報告書作成に2時間」「顧客対応に1.5時間」といった具体的な時間配分を決めます。そして、実際の作業中はこの計画に沿って進め、実働時間を記録します。
振り返りの際には、予測時間と実働時間を比較分析します。この分析から得られる気づきは非常に価値があります。例えば
- 作業が早いがミスが多い場合：
丁寧さと速さのバランスを再考し、品質向上のために適切な時間配分を検討します。 - 常に予定より遅れる場合：
作業プロセスを見直し、無駄な工程や非効率な部分を特定して改善します。 - 特定のタスクに予想以上の時間がかかる場合：
そのタスクに必要なスキルアップや、より効率的な方法の模索が必要かもしれません。
この日々の振り返りを通じて、自身の作業パターンや効率的な時間の使い方を学べます。また、長期的には以下のような利点があります。
- より正確な時間見積もりスキルの向上
- 効率的な作業プロセスの確立
- プロジェクト全体の進捗管理の改善
- 個人やチームの生産性向上
ただし、時間管理と記録自体が負担にならないよう注意が必要です。簡単に記録・分析できるシステムを構築し、その効果をチーム全体・周りで共有することで、持続可能な実践につなげられます。
この方法を継続的に実践することで、時間管理スキルが向上し、より効率的で質の高い仕事が可能になります。また、自己管理能力の向上にもつながります。
成功・失敗の両方を客観的に分析する
振り返りを最大限に活かすためには、成功・失敗の両方を客観的に分析することが重要です。具体的には5W1H（Who：誰が、What：何を、When：いつ、Where：どこで、Why：なぜ、How：どのように）の視点を用いて詳細に状況を把握し、成功要因や失敗の原因を明確にすることで、次のアクションに活かせる洞察を得ることができます。
さらに成功体験からは再現性のある良い点を抽出し、失敗からは改善点や学びを見出すことで、バランスの取れた分析が可能となり、このような客観的な分析を通じて、チームや個人の成長につながる具体的な改善策を導き出すことができるようになります。
結果として業務効率の向上やプロジェクトの成功確率を高めることができるため、成功・失敗の両面から学ぶ姿勢が、効果的な振り返りの鍵となります。
1on1で「振り返り」の効果はさらに高まる
振り返りをさらに効果的に行うための手法として、1on1の面談が非常に有効です。上司と部下が個別に話をすることで、業務を振り返るきっかけを作り、同時に振り返りの意義が高まり、業務の効率を向上させることができます。面倒だと感じがちな振り返りも、1on1を通じて実施することで、その効果を最大限に引き出すことが可能です。
以下、1on1を取り入れるメリットと具体的なコツを紹介します。
振り返りに1on1を取り入れるメリット
振り返りに1on1を取り入れることで、振り返りのクオリティが上がり、業務のスピード・方向性を調整できるようになります。
- 振り返りのクオリティが上がる
- 業務のスピード・方向性を調整できる
振り返りのクオリティが上がる
振り返りに1on1を取り入れることで、振り返りのクオリティが格段に向上します。上司と部下が直接対話することで、より深い洞察と具体的なフィードバックが得られ、部下だけではなくお互いの成長に直結する議論が可能となります。
また、1on1の場では、日常業務では見落とされがちな細かな課題や成果も丁寧に拾い上げることができ、より包括的な振り返りが実現します。さらに、信頼関係に基づいたオープンな対話により、自己評価と他者評価のギャップを埋め、より客観的な自己認識を促進します。加えて、上司からの専門的な視点と経験に基づくアドバイスにより、振り返りの質が高まり、より効果的な改善策や成長戦略を立てることが可能になります。
そのため、個人のパフォーマンス向上だけでなく、組織全体の生産性と革新性の向上にもつながる、質の高い振り返りが実現できるのです。
業務のスピード・方向性を調整できる
1on1には業務のスピードと方向性を効果的に調整できるメリットもあります。
上司と部下が定期的に直接対話することで、現在の業務進捗状況をリアルタイムで共有し、迅速な課題解決や方針修正が可能となります。また、組織の目標と個人の目標のアラインメントを図ることで、効率的かつ目的に沿った業務遂行が実現します。
さらに、上司自らのタイムリーなフィードバックにより、不必要な作業の削減や優先順位の最適化が図れ、業務スピードの向上につながります。加えて、将来的な課題や機会についても議論することで、先を見据えた戦略的な業務計画の立案が可能となり、長期的な成果の最大化が期待できます。
結果として、個人の生産性向上だけでなく、組織全体の俊敏性と競争力の強化にも貢献し、ビジネスの成功を加速させる強力なツールとなります。
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振り返りで1on1をする際のコツ
1on1面談を効果的に行うためには、いくつかのコツがあります。ここでは、4つのポイントを解説します。
- 部下から上手に話を聞き出す
- メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける
- 部下に合わせたコミュニケーションをとる
- クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける
部下から上手に話を聞き出す
1on1面談で部下から効果的に話を聞き出すためのポイントは、まず安心で信頼できて本音を言える環境を作ることから始まります。オープンエンドな質問を用いて、部下が自由に考えを表現できるよう促すことが重要です。例えば、「最近の仕事で上手くいったことは何ですか？」「困っていることはありますか？」といった質問から対話を始めると良いでしょう。これらをテンプレート化するのも今後用意する時間を削減できるためおすすめします。
また、積極的傾聴のスキルを活用し、相手の言葉を遮らず、適切なタイミングでうなずきや相づちを入れることで、部下の話を深掘りできます。さらに、パラフレーズ（言い換え）を用いて理解を確認することで、誤解を防ぎ、より正確な情報を得られます。
注意点としては、批判や否定的な反応を避け、常に支持的な態度を保つことです。これにより、部下は自身の考えや感情を率直に表現しやすくなり、より実りある対話が可能となります。また、なかなかメンバーから意見が出てこない際にはマネージャーが仮説を持って聞くことをおすすめします。
質問例としては、「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど、あってたりする？」という質問が有効です。
メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける
1on1面談で効果的な振り返りを行うためには、メンバーが積極的に話したくなるような承認の時間を設けることが必須です。具体的な成果や努力を具体的に褒めることで、メンバーの自信とモチベーションが向上し、よりオープンな対話が可能になります。例えば、「先週のプレゼンテーションでは、データの可視化が非常に効果的でした」といった具体的な承認が有効です。
また、小さな進歩や改善点にも注目し、それを言語化することで、メンバーの成長を促進します。さらに、承認の際には、その行動や成果が組織にどのようなポジティブな影響を与えたかを伝えることで、メンバーの仕事の意義を再確認できます。
注意点として、表面的な褒め言葉や過度の賞賛は逆効果になる可能性があるため、嘘偽りなく具体的な承認を心がけましょう。
一般的には日本人は、「Good Good Good moreの法則」と呼ばれる程度、3回承認して1回指摘するくらいの頻度が良いとされています。
適切な承認は、メンバーの内省を促し、より生産的な1on1面談につながります。
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部下に合わせたコミュニケーションをとる
続いて、効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツ3つ目は、「部下に合わせたコミュニケーションをとる」ということが挙げられます。
例としてはソーシャルスタイルごとにメンバーを場合分けするのがおすすめです。
「ソーシャルスタイル」とは1968年にアメリカの産業心理学者、デビッドメリル氏が提唱したコミュニケーション理論のことで、4つに分類される人のコミュニケーションのパターンを活用し、適切なコミュニケーションを選択するものです。
種類としては、主導型・促進型・分析型・支持型に分けて適切なコミュニケーションを選択します。
例えば、主導型の方は特徴として、合理的に物事を達成していく傾向にあり、プロセスよりも結果を重視するビジネスライクな性格な方が多いです。そのため、1on1の最中に雑談等は少なめにして、「いかに目標達成していくか？」を軸に話すと、メンバーと信頼関係が構築でき、メンバーにとって有意義な時間になるのでおすすめです。
注意点として、個々の社員に合わせすぎるあまり、公平性を欠いたり、組織の方向性とずれたりしないよう注意が必要です。バランスを取りながら、個別化されたアプローチを採用することで、部下の成長と組織の目標達成を同時に実現できる、生産的な1on1面談が可能となります。
【部下の特性ごとの接し方やソーシャルスタイルについてさらに知りたい方へ】
●部下の特性・タイプごとの取扱説明書
●ソーシャルスタイルを生かした1on1のやりかた
●ソーシャルスタイルによる簡単なタイプ分析方法
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クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける
効果的な1on1ミーティングのコツ4つ目は「クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンを使い分ける」ということが挙げられます。
クローズドクエスチョンは「はい」「いいえ」で答えられる質問で、具体的な情報や確認に適しています。例えば、「期限までにプロジェクトは完了しますか？」といった質問です。一方、オープンクエスチョンは「なぜ」「どのように」で始まる質問で、より深い洞察や詳細な説明を引き出すのに効果的です。
面談の初めにはオープンクエスチョンを使用し、部下の考えや感情を広く探ることから始めましょう。その後、クローズドクエスチョンで具体的な詳細を確認していくことで、効率的に情報を収集できます。
注意点として、クローズドクエスチョンの連続使用は尋問のように感じられる可能性があるため、バランスよく使用することが重要です。また、質問の意図を明確にし、部下が快適に回答できる雰囲気を作ることで、より生産的な対話が実現します。適切な質問技法の使用は、効果的な振り返りと問題解決につながり、1on1面談の質を大幅に向上させます。
まとめ
「振り返り」は、自己成長やチームの改善に欠かせない重要なプロセスです。本記事で紹介したように具体的な手法として、YWT、KPT、PDCAといったフレームワークを活用することで、効率的かつ効果的に振り返りを行うことができます。
また、1on1面談を取り入れることで、個々の振り返りの質を高め、次のステップに向けた具体的なアクションプランを策定することが可能です。
これらの方法を組み合わせることで、目標達成に向けたプロセスがより確実なものとなり、業務のスピードと質の向上に繋がります。振り返りを定期的に実施し、継続的な改善を目指していきましょう。
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