報連相ができるようになるための目標設定とは！例文付きで解説！

ビジネスの現場で欠かせないスキルとして知られる「報連相」は、新入社員からベテラン社員まで、すべての社会人に求められる基本的なコミュニケーション能力です。
特に、働き方が多様化している現代では、オフィスワークやリモートワークを問わず、より正確で効率的な報連相の実践が重要になっています。

この記事では、報連相の基本的な考え方から実際の事例、目標設定の方法まで、実践的なポイントについて詳しく解説していきます。
また、上司の立場からの指導方法についても紹介していくので、組織全体でのコミュニケーション向上に役立てるためにもぜひ最後まで読んで参考にしてみて下さい。

報連相とは

報連相は「報告・連絡・相談」の略語で、ビジネスにおける基本的なコミュニケーション手法です。

報連相の基本は「報告・連絡・相談」を通して必要な情報を適切なタイミングで相手に伝えることにあり、会社やチームという組織の一員としてチームの目標達成に向けて積極的に情報共有を行うために、ベテラン新人問わずに全ての社員が徹底すべき基本でもあります。
また、報連相を通じて上司や同僚とのコミュニケーションが活性化されることにより、より良い職場環境づくりにつながるという側面もあります。

報告

「報告」は、業務の進捗状況や結果を上司に伝えることを指します。

ただ単に情報を伝えるだけでなく、上司が適切な判断を下せるように必要な情報を整理して伝えることが重要です。
特に、結論を先に述べてから詳細な説明に入る「結論→理由→詳細」というステップを踏むことを意識すると、相手に伝わりやすい上手な報告になります。
また、報告する内容の優先順位を考えて緊急性の高いものから順に伝えることや、「5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）」を意識するといった工夫によって、必要な情報を効率的に漏れなく伝えることができます。

連絡

「連絡」は、関係者全員で認識を揃えるために情報共有を行うことを指します。

予定変更や新しい情報など、業務に影響を与える可能性のある事項については、速やかに関係者に伝えることがポイントです。
特に、リモートワークが普及した現在では、チャットやメールを活用した連絡の重要性が高まっています。
連絡する際は、相手の立場に立って必要な情報を過不足なく選択し、簡潔かつ分かりやすい言葉で伝えることを心がけましょう。
また、連絡事項の優先順位を考えてタイミングを見計らって伝えることも大切です。

相談

「相談」は、判断に迷う事項について上司や責任者のアドバイスを求めることです。

相談する際は、単に問題を投げかけるのではなく、自分なりの考えや対応案を持った上で行うことが望ましいとされています。
具体的には、「このような状況で、このような打開案を考えているのですが、いかがでしょうか」といった形で、お互いに意見を出し合いながら建設的な話し合いができるように心がけましょう。
また問題に直面してから相談を行うまでのスピード感は非常に重要であり、問題が大きくなる前の早い段階で相談することで、問題の波及や拡大を最小限に抑えるなどより効果的な策を打つことが可能になります。
さらに、相談を通じて上司との信頼関係を築くことにも繋がるでしょう。

報連相を行う目的

報連相の目的は単なる情報伝達にとどまらず、組織全体の生産性向上とチームワークの強化というねらいもあります。

特に、多様な働き方が一般的となった現代では、より効率的且つ徹底した報連相の実践が求められています。
報連相を適切に行うことで、チームメンバー間の認識のズレを防ぎ、業務の重複や手戻りを最小限に抑えることができる上に、問題が発生した際の早期対応やチーム全体での課題解決に貢献することもできます。

報連相の詳しい目的や効果について、いくつか詳しく解説していきます。

・情報共有
・問題の早期発見
・業務効率の向上
・信頼関係の構築

情報共有

報連相の最も基本的な目的として先ず挙げられるのは、間違いなく情報共有でしょう。

効果的な情報共有は、チーム全体の業務効率を向上させる重要なピースです。
特に、複数のプロジェクトがスピード感をもって同時進行する現代のビジネス環境では、タイムリーな情報共有がプロジェクトの成否を左右します。
情報共有を通じて、チームメンバー全員が同じ方向を向いて業務に取り組むことができ、それぞれの役割や責任を明確に理解することができます。
また、情報共有の質を高めることでチーム内での意思決定がスピーディーになり、業務の質向上にも繋がります。

問題の早期発見

報連相を実施することで、問題の早期発見が可能になります。

日常的な報連相により業務上の問題点を早期に発見し、発見段階では小さな問題が大きな課題に発展する前に対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることが可能です。
また、問題の早期発見はコスト削減やクオリティ管理の面でも大きなメリットがあります。
問題を確認した時点でチーム全体で問題意識を共有し、それぞれの立場から解決策を提案することで、より効果的な対応が可能になります。

業務効率の向上

報連相によって業務効率の向上も期待することができます。

適切な報連相は、メンバーの業務の重複や手戻りを防ぎ、チーム全体の生産性を高めることができます。
特に、リモートワークが増えた現在では、メンバーの行動が可視化されづらくなり、且つコミュニケーションも対面での業務よりも圧倒的に不足してしまうため、オンラインツールを活用した効率的な報連相が不可欠になっています。
また、定期的な進捗報告や情報共有により、チームメンバー間の業務バランスを調整することができ、より効率的な業務分担が可能になります。
さらに、報連相を通じて知見やノウハウを組織内で共有することで、チーム全体のスキルアップにもつながります。

信頼関係の構築

報連相を日常的に徹底することで社内やチーム内のコミュニケーションが活性化され、信頼関係の構築を促進することもできます。

定期的な報連相を通じてコミュニケーションの量が増加し、またオープンなコミュニケーションを心がけることで、チームのエンゲージメントが高めてより良い職場環境が実現させることができます。
また、報連相を通じて相手の期待や要望を理解することで、より効果的且つ無駄のない業務遂行が可能になります。
信頼関係が構築されることで、困ったときに気軽に相談できる環境が整い、チーム全体の問題解決能力やリスク耐性も向上するでしょう。

報連相ができるようになるための目標設定の例

報連相のスキルを向上させるためには、具体的な目標設定が不可欠です。
特に、数値化できる目標を設定することで、自身の成長を客観的に評価することができます。
また、目標達成に向けたプランを立て、定期的に振り返りを行うことで、継続的な改善が可能になります。

ここでは、報連相の各側面における具体的な目標設定の例を紹介します。

• 報連相のスピードを目標にする
• 報連相で上司に聞き返されないようにする
• 報連相の上司からの評価でB以上を取る

報連相のスピードを目標にする

報連相は可能な限り迅速に行う方が良いとされ、このスピード感について目標を立ててみても良いかもしれません。

具体的な目標として、「緊急性の高い案件は発生から30分以内に報告する」、「日次報告は毎日17時までに行う」といったタイムラインを設定しましょう。
また、メールやチャットアプリを使用する際は、既読から2時間以内に返信するなど、具体的な時間枠を設けることで、レスポンスの質を向上させることができます。
特に、クライアントに関わる重要な情報については、できるだけ早い段階で上司に報告することを心がけ、組織としての対応の遅れを防ぐことが重要です。

一回で伝わるような簡潔且つ過不足ない報連相を行う

簡潔かつ過不足ない「報連相」を行うことを目標にしてみましょう。

効果的な報連相を行うためには、必要な情報を過不足なく簡潔にまとめて伝えるスキルが求められます。
具体的には、「5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）」を意識しながら、相手が求める情報を適切に取捨選択して伝えることを目標にしましょう。
また、一つの報告に含める情報は3点程度に絞り、優先順位をつけて伝えることで、相手の理解を促進したり情報の抜け漏れを起こりにくくすることができます。
もしメールで報連相を行うような場合は、「件名で要点を明確にし本文は3段落以内にまとめる」など、具体的な基準を設けることで、より分かりやすい報連相が可能になります。

報連相について上司からより良い評価をもらう

より質の高い「報連相」を行い、上司に「報連相」について評価されることを目標にしてみましょう。

上司からの評価を向上させるためには、報連相の質を磨くことが重要です。
報告内容に対する上司からの質問や指摘を記録し、次回の報告に活かすことで、着実なスキルアップを図ることができます。
特に、後述する「報連相で気を付けるべきポイント」を押さえ、結論ファーストの報告や自分の考えや提案を含めた相談やを心がけ、単なる情報伝達にとどまらない価値ある報連相を目指すことが重要です。

報連相をしないことで起こる弊害

報連相を適切に行わないと個人とチーム双方に大きなリスクをもたらします。
特に情報共有の不足は、業務の遅延やクオリティの低下につながるだけでなく、チームのコミュケーション不足や協力体制の低下といった悪影響を及ぼす可能性があります。
ここでは、報連相を怠ることで生じる具体的なデメリットについて解説します。

• 情報不足による判断ミス
• 問題の原因が分かりにくくなり問題が拡大する
• 業務効率が低下したままになる
• 信頼関係の損失

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情報不足による判断ミス

業務や分担状況などについての情報が不足してしまうと、判断ミスや業務の重複といった問題が発生してしまうリスクが高まります。

リモートワークやフレックスタイム制の普及により、いつでもチームメンバーを顔を合わせながら仕事ができる環境ではなくなっている現在では、情報不足による業務効率低下やミスが非常に起こりやすくなっています。
しかし反面、オンラインでのコミュニケーション環境は以前よりも遥かに整っているため、テキストでの情報共有がタイムリーにできるだけでなく、簡単にインターネット上で資料をシェアしたり、共同編集で作成したり、リモートで会議を行ったりといったことも可能です。
そのため、これらの環境を利用して報連相を徹底すれば、対面で報連相をしながら業務に取り組むよりもむしろ時間・場所を問わないタイムリー且つ円滑な情報共有が可能となり、ミスや問題のリスクを低下させたり業務効率を向上させることができるとも言えるでしょう。

問題の原因が分かりにくくなり問題が拡大する

報連相を適切に行わないことで、小さな問題が大きなトラブルに発展するリスクが高まります。

例えば、取引先とのちょっとした行き違いも、早期に報告されないことで信頼関係を損なってしまうような重大な問題に発展する可能性があります。
また、プロジェクトの進捗の遅れや予算超過などの問題も、早期発見・対応ができずに取り返しのつかない事態を招くことがあります。

特に、リモートワークが普及し対面でのコミュニケーション機会が減少している現在は、意識的な報連相がより重要になっています。
問題の早期発見と対応のためにも、日常的な報連相の習慣化が不可欠です。

業務効率が低下したままになる

報連相が疎かになると、業務効率が低いまま改善されない事態を招きかねません。

適切な報連相がないと、チーム内での業務の重複や手戻りが発生し、全体の生産性を低下させてしまう恐れがあります。
特に、複数のメンバーが同じタスクを重複して行ったり、既に解決済みの問題に時間を費やしたりするなど、リソースの無駄遣いが生じやすくなります。
また情報共有が不足することで、チームメンバー間での認識のズレが生じ、それぞれが異なる方向性をもって業務を進めてしまう可能性もあります。
これらの問題は組織全体のパフォーマンス低下やプロジェクトの遅延やコスト増加につながりかねません。

信頼関係の損失

報連相の不足は、上司や同僚とのコミュニケーションの機会損失に直結するため、信頼関係構築が遅れたり難しくなってしまいます。

特に、重要な情報が適切なタイミングで共有されないことで、チーム内での不信感が生まれやすくなったり、問題が発生した際に相談せずに一人で抱え込むことで、周囲からの支援を得られにくくなり、結果として業務の質の低下を招くといった事態もあり得るでしょう。
さらに、そのような事態に発展した場合、上司からの評価にも悪影響を及ぼしキャリア形成の面でもマイナスとなる可能性があります。
良好な職場関係の構築と維持のためにも、日常的且つ適切な報連相は欠かせません。

部下が報連相できるようになるポイント

部下の報連相スキル向上には、上司から適切な指導とマネジメントを行うことが不可欠です。
特に、新入社員や若手社員に対しては、方法や具体的な例を指導するのみでなく、報連相を実践しやすいような環境づくりを意識することが大切です。

ここでは、部下の報連相能力を効果的に向上させるための具体的な指導ポイントについて解説します。
・結論から先に述べる
・報告、連絡、相談のうち、どれを行いたいのか明確にする
・報告の優先度や緊急性の高さを明確にしておく
・報連相の相手を明確にする
・主観と事実を分けて伝える

結論から先に述べる

まず報連相を行う際は、「結論ファースト」を意識することが重要です。

部下には、その都度の報連相において「最も肝要である情報」を冒頭で伝えることの重要性を指導しましょう。
特に、上司の意思決定に必要な情報や、即座の対応が必要な事項については、結論を最初に述べることを徹底させます。

例えば、「プロジェクトの納期が1週間遅れる見込みです」という結論を先に述べ、その後に理由や対策案を説明するよう指導します。
この「結論→理由→詳細」という手順で情報を伝えることで、受け手の理解が促進され、迅速な意思決定が可能になります。
また、メールでの報告の場合は、件名にも結論を端的に記載することを習慣づけさせましょう。

報告、連絡、相談のうち、どれを行いたいのか明確にする

「報連相」のうち、「報告」、「連絡」、「相談」のどれを行っているかを明確にしましょう

部下には、報告・連絡・相談の違いを明確に理解させ、各々の目的に応じた適切なアプローチを指導しましょう。
具体的には、「報告」は完了した事項や進捗状況を伝えること、「連絡」は情報共有が目的であること、「相談」は判断や助言を求めることと、それぞれの性質を明確に区別して覚えてもらうようにします。

報告の優先度や緊急性の高さを明確にしておく

報告の優先度や緊急性の高さを明確にして報連相を行うことを徹底しましょう。

部下に対して、「案件の優先度や緊急性を判断して明確に伝える」ということは、最も徹底すべきこととして指導しましょう。
特に重要なのは、「至急対応が必要」「本日中に判断が必要」「週内に検討」など、時間軸を明確にした伝え方を実践することです。

また、複数の案件がある場合は、優先順位を付けて報告するよう指導します。
緊急性の判断基準として、「顧客への影響度・コストへの影響点・期限の切迫度」などの要素を考慮するよう教え、さらに緊急度に応じた適切な報告手段（対面、電話、メール等）の選択方法についても具体的に指導すると、よりスムーズな実践が可能になるためおすすめです。

報連相の相手を明確にする

報連相を「誰に対して」行っているのかは必ず明確にしましょう。

個人間のチャットやメールでは問題ありませんが、チームや部署全体に掛かる内容であれば複数人が閲覧可能な環境で報連相を行うケースもあるでしょう。
その際に閲覧可能な全員が報連相の対象であれば問題ありませんが、もし「対象となる人」と「対象外の人」がいる場合は、「対象となる人」に確実に内容が伝達されるように「対象であること」を明記しましょう。
もし適切なツールや場所で報連相がなされていたとしても、共有相手となる対象がその情報を把握していない限りは意味がなく、報連相をしていないことと同義になってしまいます。

主観と事実を分けて伝える

報連相の際には、必ず主観と事実を分けて伝えるようにしましょう。

この「主観と事実を混同しない」ことは、報連相においてのみならず社会人としての一般的なコミュケーションにおいても基本中の基本であると言えます。
「事実(客観)」と「個人の意見や解釈(主観)」を明確に区別して伝えなければ、共有相手が適切に情報を把握することが困難になったり、認識の相違を生む原因となってしまいます。

例えば、「取引先からクレームがあった（事実）」と「クレームの原因は納期遅延にあると考えられる（主観）」を区別して報告するといったような指導を行いましょう。
また、推測に基づく情報を伝える場合は、「～と推測されます」「～の可能性があります」など、推測であることを明確にする表現を使うことが必要不可欠であり、報告内容に自身の提案や対策案を含める場合も、事実に基づく現状分析とそれに基づく提案を明確に区別して伝えることを習慣づけさせましょう。

まとめ

報連相はビジネスパーソンの基本スキルであり、適切な報連相を実践することで、業務の効率化、問題の早期発見・対応、チーム内の信頼関係構築など多くのメリットを生むことができます。
特に働き方が多様化する現代では、より日常的且つ効率的な報連相の実践が求められています。

報連相スキルの向上には、具体的な目標設定と継続的な実践及び改善が重要です。
特に、記事中で解説した「報告の迅速さ」・「情報の過不足のない伝達」・「緊急性の明記」といったポイントを押さえることで報連相のスキルを向上させることができ、それらに関する具体的な目標を設定して普段から効率的な報連相を徹底することで、上司からの印象や評価を挙げることにも繋がるでしょう。

上司の立場からは、部下の報連相スキル向上のための適切な指導とサポート、そして何よりも報連相しやすい環境づくりが求められます。
これらの報連相に関する取り組みを通じて、より効率的で生産性の高い職場環境を実現させましょう。