作業時間短縮のための目標設定とは？働き方改革に備える時短例を解説！

時代が変わり、日本での人々の仕事に対する姿勢がもう一度問われ、積極的な働き方改革やDX改革が行われています。働き方改革では、具体的には残業時間の改善などが企業に求められています。

さらには、パンデミックを期にテレワークが浸透し、社員それぞれが個人の裁量で業務を管理することも求められるようになりました。ビジネスにおいて、売上を増加させながらコスト削減を目指すためには、そのような環境下における自己管理に加えて業務効率化も明確な課題となります。

業務の効率化を行うために有効な施策としては、数値を用いた適切な目標設定による、作業時間の短縮がポイントです。

この記事では、作業時間を短縮するための目標設定のステップや、おすすめの設定方法、また達成までに重要な事について解説し、まとめてあります。これからの業務において、ぜひ参考にしてみてください！

業務効率化とは

業務効率化とは、仕事を効率的に行うための取り組みを意味します。具体的には、業務遂行における無駄や比重の偏りを排除して、スムーズに作業を遂行することを指します。効率的に業務を行うことで、作業にかかる無駄な時間やコストを削減することができ、企業の収益を増やすことにつながります。

例えば、一つの作業に対して余分に手間をかけていたり、無駄に時間を費やしていたとします。しかし、他の方法を選択することによってこの作業時間が半分で済む可能性がある場合に、このような状態は時間の無駄を生み続けます。つまり、作業内容の完全を行うことによって、同じ時間内に2倍の作業を行うことが可能になるという事です。

このように、作業の内容を見直し、一つの作業時間を短くできるようにするのが業務効率化の一環です。業務効率化を実現するためには、業務プロセスの見直しと改善が必要不可欠です。

しかし作業時間を短縮し業務を効率化できれば、企業の生産性も向上し、競争力を高められます。そのため、競合と差をつけ、企業が成長し成功するためには業務効率化がとても重要な取り組みと言えます。

業務効率化のための手順

業務効率化のためには、組織全体がプロセスに沿って課題を発見し、最後に解決を目指し項目ごとの目標を設定することが必要です。
この章では、業務効率化における目標設定がなぜ重要なのか、具体的にはどのように進めていくべきなのか、その手順ついて具体的に解説していきます。

1.業務を書き出す

1つ目のステップでは、現在抱えている業務をすべて書き出します。効率化が必要な業務とそうでない業務を分けないままだと、効率化が必要ない業務に関して考える時間が発生してしまうからです。効率化が必要でないのに時間を費やしすことは、新たな非効率を生み出します。

そのため、最初に業務の洗い出しを行うことが重要となります。しかし、日ごろから実際に業務を行っているメンバーが、客観的になって情報を出し合うことは、時に難しい場合もあります。

そこでおすすめの方法が、業務可視化という作業です。
業務可視化とは、業務全体のプロセスを視覚的に表現する手法です。これにより、業務の進行状況や課題を把握しやすくなります。たとえば、図や表を用いて業務フローやチームワークの内容を”見える化”することで、業務の流れや問題点を理解しやすくなります。

また視覚的に表現することによって、どのメンバーがチェックした場合も同じように理解することが促進され、共通認識を前提に掲げながら、業務の改善点や対策を探すことが容易になります。

2.効率化させたい業務を選ぶ

2つ目のステップでは、最初のステップで業務可視化で作成した業務フローの流れの中から、全体の中でも特に効率化させたい業務を選んでいきます。

例えば、チームワークの進みが他部署に比べて極端に遅い場合には、チーム全体の業務プロセスの中からどの項目を効率化させたいのかを決定させます。また、多くの従業員の帰宅時間が遅いことが問題であれば、工程の中のどの作業に無駄な時間がかかっているのかを判断する必要があります。

効率化させたい業務の特定には、現在の業務の進行状況の正確な把握が必要なため、一つの作業に対して実際にどのくらいの時間がかかっているのかを数値化した情報を用いながら共有することがおすすめです。こうすることで、どのメンバーが見ても理解し易く、納得のいく業務効率化へと繋がります。

基準としては「工数が少なく」×「効率化のインパクトが大きい」ものから着手することをおすすめします。工数で比較できない場合は、インパクトが大き順で取り組みましょう。

3.解決したい課題を特定する

3つ目のステップでは、先ほどのステップで改善が必要と判断された業務における課題を特定していきます。課題を特定する際には、「その課題の解決が業務効率化に直結するか」についても考えるようにしましょう。

例えば、売上や利益の増加を望む場合には、営業や顧客対応のどのプロセスの改善が必要なのか、そもそも経営の見直しが必要なのかを判断する必要があります。
また、モチベーションアップのためにも従業員の労働時間の改善や働き方改革を求められている場合には、業務効率化による残業時間の削減や、チームワークの向上が重要になります。

いずれの場合においても、洗い出した課題の中でも特に焦点を当てるべきなのはどこなのかを明確に判断するために、数値やデータの分析が有効です。数値やデータのような、具体的な情報を用いて状況を把握することによって、どの業務を効率化させる必要があるのかを正確に理解することができます。また、数値やデータによる根拠の提示により、すべての担当者が業務の改善に対して共通認識を持つことが促進されます。

このように、指標として数値データを用いつつ、目標として設定したい課題を特定していくことが重要です。

4.具体的な打ち手と目標を設定する

4つ目のステップでは、特定した課題に対して、何を達成したいのか、どのような結果を期待するのかをより明確に定めていきます。

例えば、従業員の労働時間を削減したいという目標がある場合には、労働時間を削減するためにどの業務をどのような行動で効率化するのかを具体的に定める必要があります。

また、目標達成の成果を測定する指標とするためにも、目標設定のフレームワークの一つであるSMARTの法則などを参考にするのがおすすめです。SMARTの法則の中でも、特にM（Measurable）の「測定可能かどうか」について考えながら定めることが重要です。

なぜなら、業務効率化においては実際に作業時間を短縮させることが目的となるため、運用した施策の効果を測る方法としては時間や数値の結果を計測することが求められるからです。そのため、目標を設定する際には具体的に期限や時間を数値化して取り入れることが重要です。

このように、具体的に目標を設定することによって、プロジェクトの進捗や成果を可視化しやすくし、達成度の測定も可能になります。目標管理の過程では、進捗を定期的に確認し、必要に応じて目標の修正や再設定を行いながら、段階的な目標達成を目指していくことが効果的です。

作業時間短縮のための目標設定のポイント

作業時間を短縮させるには、業務効率化のための目標を適切に設定することが必要不可欠です。目標が具体的かつ適切な項目で設定できていることによって、数値による進捗の管理を行うことができるだけでなく、明確な目標達成度の確認も可能になります。
この章では、作業時間短縮のために目標設定をする際のポイントを、詳しく解説していきます。

期日を決める

1つ目のポイントは、目標に期日を設定することです。なぜなら、期日が定まっていないと達成までの行動計画を立てることができず、目標未達成となる可能性が高まるからです。

目標達成までの過程では、期日から逆算して短期的な目標を立て、その達成を積み重ねていくことにより最終的な全体目標の達成を目指します。そのため期日が定まっていないと、短期的な目標設定の際に「何日までに何を達成するのか」を決めることができなくなってしまいます。
特に業務効率化のプロジェクトには長期的なものが多いため、先延ばしを防ぐためにも短期的な期間目標を定めることが重要です。

このように、期日を設定することで、目標達成までのプロセスと進捗の確認が明確に行えるようになります。期日を設定したあとには、期日から逆算してスケジュールを立てるようにしましょう。

具体的な数値目標を作る

2つ目のポイントは、目標設定に具体的な数値を用いることです。なぜなら、具体的な数値目標を設定することによって、目標達成の度合いを客観的に評価することが可能になるからです。

例えば、業務効率化により「従業員一人あたりの残業時間を月平均の30％削減する」などの数値目標が設定されていれば、達成度を数値で確認可能です。さらに、週平均を30％削減した残業時間を各週の目標に掲げることによって、週目標を達成することによって月の目標の達成にも繋がります。

つまり、具体的な数値が明確でない場合には、そもそも業務効率化が進んでいるかどうかを判断することができません。また、従業員が目標に向かってどんな行動すればよいのか、どのくらいすればよいのかを理解するのに苦労し、メンバーそれぞれが違う方向を向いてしまう可能性があります。

そのため、定量的、つまり具体的な数値を用いた目標を立てることが重要です。数値目標が明確であれば、誰もが同じゴールを目指して取り組むことができ、チーム全体としても同じ意識を持った取り組みが可能になります。

中間目標など細かい目標を設定する

3つ目のポイントは、最終目標に対するKPI、つまり中間目標を設定することです。なぜなら、目標達成までの期間が長期的すぎると、達成までにどのくらいのペースで業務を進めるべきなのかが想像しづらく、期日までの時間に中だるみが発生しやすいからです。

例えば、6か月後の業務効率化に向けた目標を設定したとします。もし6か月間の間の中間目標を設定しなかった場合、毎月どこまで業務を進めたらよいのかが想像しづらいだけでなく、メンバーそれぞれが異なる進捗となってしまう可能性があります。
しかし、6か月後のゴールに向けて毎月の目標や3か月目までに達成したい目標を設定した場合、全てのメンバーが同じ認識で目的を持って業務を進めていくことが容易になります。

このように、大きな目標に取り組む際には、その進捗状況を把握しやすいように中間目標を設けることが重要です。中間目標によってプロジェクトの進行を俯瞰して管理できるだけでなく、進捗が予定通りに進んでいるかを確認することができ、適切なタイミングでの調整も可能になります。

高すぎず低すぎない目標設定にする

4つ目のポイントは、目標を高すぎず、かつ低すぎない現実的な範囲で設定することです。なぜなら、ハードルが高すぎたり低すぎる目標を設定してしまうと、かえってメンバーのモチベーション低下に繋がることもあるからです。

例えば、現在処理に3時間かかっているある作業に関して、「作業にかかる時間を30分以内に収める」という高い目標を設定したとします。この場合、短縮しなければならない時間が2時間30分と、かなりの努力が必要となるだけでなく、未達成となる可能性も高くなります。目標の未達成が続いてしまうと、メンバーはかえって達成までの道のりを無謀に感じてしまい、諦めモードになってしまいます。

また、反対に「作業にかかる時間を2時間45分以内にする」という低い目標を立てたとします。この場合、通常3時間かかっている作業を15分程度短縮することは、今までも効率よく作業できたタイミングで達成できた場面があったかもしれません。つまり、この低い目標が「さほど努力しなくてもたまに達成できてしまう」レベルで合った場合、メンバーが改善への高いモチベーションを維持することが難しくなってしまいます。そのため、目標の難易度は高すぎず、低すぎない範囲で設定することが大切です。

目標の難易度を設定する際は、上司の意見や過去のデータなどを参考に、具体的で実現可能な目標を掲げ、段階的にレベルアップに取り組むことが重要です。

働き方改革に備える時短例

近年では、働き方改革が積極的に行われており、古くから続くやり方が通用しなくなってきました。

何よりも働き方改革で変化が求められたのが「時間の使い方」です。従業員の労働時間の長さが問題視される中で、無駄な時間や作業を徹底的に省くためにも、ツールを活用した自動化やペーパーレス化の促進が行われたり、社内でのコミュニケーションの方法に変化が現れました。

働き方改革では、時間の使い方に直結する、業務効率化の成功がカギとなっています。
この章では、それぞれの施策の成功事例や目標管理について解説し、共有します。自社でも現場に導入できる項目がないか、ここで紹介する事例を参考に検討してみてください！

ペーパーレス化の促進

ペーパーレス化とは、なるべく紙を使わず、デジタルを使用して業務を進める取り組みです。この施策は、業務効率化を推進するはじめの一歩といっても過言ではないほど、必要性が高いでしょう。

例えば、経費精算や社内稟議などの、長年紙媒体をメインに進められていた業務を電子的に行うことで、多くのメリットが生まれます。
具体的には、経費精算に関しては、ビジネスにおいて膨大な量となる領収書や請求書をデジタルで管理することで、印刷やファイリング、郵送の手間が削減されます。また、従業員にとっては書類の紛失や保管場所の問題について心配することなく、アクセスがしやすいオンライン上のデータとしてで管理できます。

社内稟議に関しても、紙の書類から電子的な承認フローに移行することによって、重要書類の物理的な移動の手間を省き、迅速かつ効率的に意思決定ができるようになります。また、紛失や破損を避けることもできます。

このように、ペーパーレス化は業務効率化を進めていく上での大きな影響力となる施策です。

ツールによる自動化

業務のIT化と共に普及しているツールを利用したシステム自動化は、作業の工数を大幅にカットし、業務効率化を達成する上で非常におすすめです。

例えば、業務の一部を自動化することによって、毎日繰り返し行われるような単純作業やルーチンタスクの作業時間を削減できます。また、このように頻繁に行われる業務の自動化により、人的エラーのリスクを減らし、精度を向上させることも可能です。

また、自動化によって作業の迅速化が図られ、従業員は他の生産的な業務に時間を使うことができるようになります。
ツールによる自動化は、このように重要なデータ整理や処理の速度を向上させるのと同時に、確実な作業時間の短縮を行い、時間に余白を生み出すことができるのです。

これは、業務における意思決定を迅速化し、正確な情報の提供を可能にする点でも効果的です。ツールの自動化は、最初に紹介したペーパーレス化と同時に業務改善への導入を行うのが理想です。

コミュニケーションの活性化

働き方改革に備えるには、チーム内でのコミュニケーションの活性化も業務効率化においてはメリットとなります。なぜなら、メンバー同士のコミュニケーションが円滑に行われることによって、スムーズな情報共有やサポートが可能になり、トラブルへの対処や業務の進捗の把握が効率的に行えるからです。

例えば、チームでプロジェクトを進めている最中に顧客とのやりとりの中で認識のズレに気づいたとします。その場合に、コミュニケーションが積極的に行われているチームメンバー同士であれば、原因に気づき対処法を考えるまでのスピード感が速くなります。
このように、普段から良好なコミュニケーションを行っていることは、いざというときの問題解決にも役立ちます。また、従業員同士がオープンに意見の交換や、アイデアを共有することで、新たな視点や解決策が生まれる効果に期待できます。

しかし、このチームが普段から円滑なコミュニケーションを行えていないと、ミスの隠蔽や伝達内容の誤認が発生する確率が高まり、結果的に問題が大きくなってしまう可能性も考えられます。

つまり、コミュニケーションが活性化されることによって、効果的な業務手法やプロセス改善が実現され、業務の効率化にもつながります。情報が適切なタイミングで正確に伝われば、業務の重複やミスが減少し、効率化が実現可能です。

1on1でコミュニケーションを活性化させると時短できる！？

では、現状に対してどのようにコミュニケーションを活性化させればよいのでしょうか？コミュニケーションの活性化を行う際におすすめなのが、近年注目されている1on1ミーティングです。
1on1ミーテイングとは、通常の複数人で行われるミーテイングとは異なり、上司と部下が1対1となり行う面談です。また、面談中のやり取りも、通常の面談とは違い部下を中心として、人材のポテンシャルを伸ばすために進めていく点が異なります。

業務効率化の過程においては、部下に自分のタスクを探してもらうよりも、マネージャーの方から部下の能力に合った業務を渡し、担当してもらう方が効率よくプロジェクトを進めていくことが可能になります。
また、仕事を渡す側としては部下の能力や経歴について熟知している方がよいでしょう。そのため、日ごろから1on1ミーティングでのコミュニケーションにより、一人ひとりの能力を見極めていることが重要です。

また、部下にとってはわからないことを上司にすぐに聞けるという点がメリットです。日ごろから上司とのコミュニケーションが活発でないと、わからないことがあっても上司に相談しづらいと感じてしまい、自分で調べて解決させようとしがちです。
しかし、1on1ミーティングによって日ごろからコミュニケーションが取れていれば、わからないことが出てきても上司に質問し、すぐに業務に戻ることができるため、効率よく作業を進めることができます。

人員配置でより得意な業務をしてもらう

業務効率化を実現するためには、従業員の能力に合わせた人員配置も必要です。なぜなら、従業員の能力に関係なく不得意な分野の仕事を任せてしまうと、得意な人に任せた場合よりも多くの時間が必要となってしまうからです。

例えば、数学が得意でない人に30分問題を解いてもらったとします。それよりも、数学が得意な人に問題を解いてもらった方が、時間内に解ける問題数が多くなることも、正答率が高くなることも、一目瞭然ですよね？
また、不得意な分野のタスクを負担することによって、モチベーションが上がりにくいことも想像できます。

これは仕事においても同じです。各従業員が持つスキルや能力に応じて、より得意な役割や業務を適切に割り当てることで、最大限の成果が出せるようになります。
同時に、従業員が自分の高いスキルを発揮できる環境が整うことで、仕事へのモチベーションも向上し、作業への取り組み方もポジティブなものになります。

ナレッジを格納する仕組みを作る

ビジネスにおいて組織や社員が保有している知識やノウハウを集約し、共有しやすい仕組みを作ることも、業務効率化に役立ちます。

例えば、営業やカスタマーサービスのチーム全体において、ある内容を相手に理解してもらうのに時間がかかっているのであれば、短い時間で相手の理解を得られた際の成功事例を他のメンバーにも情報共有することで、チーム全体で取り入れることが可能です。
そうすることでチーム全員が同じ方法で効率的に説明が行えるようになり、結果的にトータルの作業時間を短縮することが可能です。

このように、従業員がナレッジや施策を格納し、自社のメンバーがそれを参考にできる仕組みを作ることにより、会社全体の業務改善に繋がります。

AI（ChatGPT等）の導入

作業時間の短縮には、場合によってはAI（ChatGPT等）の導入もおすすめです。AIの普及によってビジネスの世界においても業務の効率化が進み、導入による他社との差別化も発生しています。

身近なAI導入の例では、カスタマーサポートの自動応答などが挙げられます。カスタマーサポートにAIを導入することによって、初歩的な質問に答えたり、ウェブサイトのガイド等を従業員の代わりに行ってもらうことが可能です。

他には、請求書の処理などをAIにより自動化することも可能です。これにより、事務作業にかかる時間を大幅に削減することが可能になります。

しかし、AIの活用には注意点もあります。それは、利用する機能によっては人間の能力には及ばず、再度人の手によるチェックが必要になる場合があることです。
特に、文章の「ニュアンス」を理解し対応する能力は、完全に人間と同じレベルに追いついているとは言い難いです。そのため、AIの対応だけではなかなか解決されない問題が発生してしまったり、その対応によって相手にストレスを与えてしまう可能性も少なくありません。

そのため、業務の内容とAIの適性を私たちが見極め、適切な場所で活用させることは重要です。このポイントを確実に押さえることによって、初めてAIによる業務の効率化が成功したと言えるでしょう。

効率良い組織を実現するなら「Co:TEAM（コチーム）」

組織での業務効率化には、管理ツールである「Co:TEAM（コチーム）」の導入がおすすめです。
コチームが提供している機能は、企業の業務効率化のプロセスにおいて発生するデメリットを解消し、社員の目標達成までの進捗管理等においても効果的です。

コチームを導入すれば、以下の便利なシステムを利用することが可能になります！
・1on1のスケジュールを何度も設定する
・1on1の記録の管理と確認
・従業員が実施している1on1の客観的な把握

この記事では、業務効率化には従業員の状況の把握と、モチベーションの向上が大切であることを解説しました。進捗の把握やモチベーションの向上には、人事評価の結果が大きく影響します。
そのため、1on1ミーテングを用いた人材の管理ができるコチームの導入自体も、社内におけるスケジュールやタスクの管理に貢献し、様々な負担を減らすことが可能になります。

まとめ

この記事でも紹介したように、業務効率化は効果的な目標設定から始まります。作業時間短縮を成功させるための具体的な目標がなければ、取り組むべき方向性が曖昧になり、進捗や成果を測る手段もありません。そのため、人事や目標の管理ツールが重要な役割を果たします。

ぜひとも、適切な施策やツールを導入し、社内の状況や従業員の能力を把握しながらも、従業員のモチベーションを向上させながら業務効率化に向けた目標管理に取り組んでみてください。