所感は日報で欠かすことができません。
上司に日報を評価されるためには「所感」を書く必要があります。
「評価される所感を書きたい」
「上司や社内に求められる所感を書きたい」
と考える方も多いのではないでしょうか。
毎日書く作業だからこそ、所感の内容を工夫することで、評価に繋げることができるでしょう。
所感の意味や書き方をしっかり理解し、今日から実践していきましょう。
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所感とは
所感の本当の意味を知っていますか？
ビジネスでは所感を求められる場面が多くありますが、所感の意味を正しく説明できない方もいるのではないでしょうか。
所感の類義語である「感想」や「考察」との違いをしっかり理解しましょう。
所感と感想の違い
所感と感想の違いは下記の通りです。
感想「物事に対して、心に感じたこと」
所感「物事に対して、心中に思うことや考え」
例えば、感想だと以下のようになります。
感想「〇〇の作業が難しく2時間もかかった。」
感想の場合は、ただ心に感じたことを述べれば良いですが、所感では次に活かすことのできる改善点や考えを述べる必要があります。
所感だと以下のようになります。
所感「〇〇の作業が難しく2時間もかかった。次回までに△△の知識をつけることで作業効率を上げて、時間を1時間に短縮させたい。」
上司から仕事の内容に対して適切なフィードバックをもらい、次回からの改善に繋げるためにも、日報には感想より所感が適しています。
所感と考察の違い
所感と考察の違いは以下の通りです。
考察「物事を明らかにするため、よく調べて考えること」
所感「物事に対する自分の考えや気づき」
考察では自分の考えではなく、客観的に見て論理的に筋が通っているかが重要となるため、物事の詳細を調べた上で、分析し検討する必要があります。考察だと以下のようになります。
考察「〇〇のデータから、チームの生産性が以前より10%低下したと明らかになった。理由として考えられることは・・・」
一方、所感では、物事に対して「なぜそのような結果が得られたのか」を自分の考えを中心に記載します。
所感だと以下のようになります。
所感「新入社員への育成に時間が取られるため、以前より業務そのものの生産性が低下したと感じる」
考察では、答えを導くため膨大な時間をかけて調査・分析する必要がありますが、毎日書く日報ではできるだけ短い時間で書く必要があるため、所感が適してます。
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所感が日報で必要な理由
日報に所感を書く必要がある理由は、日報が「単なる業務報告書」から「成長のための気づきを得られるツール」に変化するからです。
所感がない日報は単なる業務報告書です。
所感で自身の行動を振り返り改善策を立てることで、次回から行動に落とし込めるようになります。
さらに、日報で所感を書くと、「行動の結果に対する振り返り」に対し、上司からフィードバックを得られるようになります。
フィードバックから新たな気づきを得られることで、思考や改善策を修正することができるため、より早く成長することができます。
日報そのものの意義についてより詳しく知りたい方は下記をご覧ください。
ネタに悩まない所感の書き方
所感を書くとなっても「何から書き始めたら良いのかわからない」という人もいるのではないでしょうか。
所感を書く際は、以下のポイントを押さえる必要があります。
- 目標に対する定量的な成果の振り返り
- 良い点と改善点の記載
- 具体的な施策
本パートでは、上記の所感を書くポイントについて解説します。
定量的な成果の振り返り
所感で書くこと1つ目は、定量的な成果の振り返りです。
所感では、1日の始まりに立てた目標対してどのような成果が得られたかを、具体的な数値とともに振り返ることが重要です。
目標達成できていれば、達成できた理由を記載し、できなかった時は、その要因を分析します。
数字で振り返ることで、目標と成果の差分が明らかとなり、具体的な改善策を考えることが可能になるでしょう。
良い点と改善点の記載
所感で書くこと2つ目は、良い点と改善点の記載です。
所感では、自身の行動の良い点と改善点のどちらも振り返る必要があります。
たとえ目標達成できなかったとしても、改善点ばかり探していたら、モチベーションが低下してしまう恐れがあります。
特に新人の方は改善点に目が行きがちなため、行動の良かった点も必ず振り返るようにしましょう。
行動の良い点も探すことで、次回からも継続して意識しておくことが分かるだけでなく、自信に繋げることもできます。
具体的な改善策の検討
所感で書くこと3つ目は、具体的な改善策です。
所感では振り返ったのちに、次回に向けた具体的な改善策を示す必要があります。
- 改善点「改善した事項・今後改善を要する事項」
- 改善策「物事を解決するための作戦や対策」
改善点のみの記載だと、具体的にどのような行動をとれば良いのかが整理されていません。
改善点を羅列するだけでなく、その先の改善策を記載することで、行動に落とし込めるようになります。
評価される所感を書くコツ
所感を書く際は2つのポイントを意識することで、より成長に繋がる所感を作成できます。
所感を書くコツは以下の通りです。
- 事実を記載する
- 簡潔に結論から書く
本パートでは、所感を書くコツについて解説します。
事実を記載する
所感を書くコツ1つ目は、事実を記載することです。
所感のみの記載では、第3者に正しい情報を誤解なく伝えることができない可能性が大いにあります。
例えば、所感のみの記載は以下の通りです。
「今日は私の知識不足でお客様を怒らせてしまった。」
これでは、どのような知識が足りていなかったのかや、お客様からどのようなことを言われたのかが第3者が把握できません。
そこで事実を記載すると以下のようになります。
「今日は私が〇〇について知識が足りていなかったため、お客様から別の担当に変わって欲しいと言われてしまった」
上司から適切なフィードバックをもらうために、起こった出来事を第三者にもわかるように伝えることを意識しましょう。
簡潔に結論から書く
所感を書くコツ2つ目は、簡潔に結論から書くことです。
所感では結論から書き、できるだけ簡潔にまとめる必要があります。
上司は1日に複数人の日報を読むことになるため、長々と記載された日報が複数集まれば、読むことが負担になってしまいます。
読むことそのものを負担にさせてしまっては、上司から適切なフィードバックが受け取りにくくなるでしょう。
書き手も、日報にかける所要時間を減らすため、できるだけ簡潔にまとめることが重要です。
Co:TEAMの紹介
日報の所感を成長に繋げるために、所感を書く環境を整えることが重要です。
所感を書きやすくする日報アプリとしてCo:TEAMを紹介します。
Co:TEAMとは「日報」「タスク管理」「目標管理」を一元管理できるマネジメント支援ツールです。
目標管理の機能が別で存在することで、目標に対するタスクの振り返りが行いやすくなります。それにより、所感では具体的な改善策を立てやすくなるでしょう。
まとめ
日報を生産性を上げるツールにするためには、所感を書くことが重要です。
毎日書く日報だからこそ、所感で振り返りをしっかり行い行動を改善していくことで、社内での評価に繋げることができます。
日報を活用し、成長に役立てるためにも所感の書き方を押さえましょう。
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