1on1ミーティングの日程調整メールの書き方とは?上司側・部下側のメール文例を紹介!

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1on1ミーティングの日程調整メールの書き方とは?上司側・部下側のメール文例を紹介!

今回は、1on1の日程調整メールの作成方法、注意点や正しい書き方、例文などを紹介します。1on1の日程調整メールを書いた経験がない、もしくは経験が浅い方でもこの文章を読むことで簡単に日程調整メールを書くことができるようになります。

そもそも「1on1ミーティングとは?」を知りたい方はこちらの記事をご覧ください

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1on1の依頼メールを書く時の注意点

まず、1on1日程調整のメール文章を作成する際の注意点を5つ紹介します。
これらのポイントを注意するだけで、簡単に日程調整メールを作成することができます。

件名は簡潔にする

件名(タイトル)には、簡潔に要件を書き、一目でメール内容が相手に分かるようにしましょう。それにより、相手がメールを開く確率を高め、重要な内容だと示唆することができます。
一目で相手に分かってもらうコツとして冒頭に、【日程調整のお願い】【営業部】【社内1on1】などの文言を入れましょう。

もし、件名で内容が分からない場合、自分が送ったメールが見落とされてしまったり、後回しにされてしまう可能性があります。

メールでも迅速な対応を心がける

返信を受け取った際は、迅速な対応を心がけましょう。時間はビジネスにおいて最も重要なものです。相手の貴重な時間を無駄に消費しないように、返信を放置することは避けましょう。ただ、どうしても返信が難しい場合、以下のような一次返信をしましょう。

・メール拝見いたしました。詳細につきましては後ほど改めてご連絡させていただきます。
・ご連絡いただきありがとうございます。日程調整につきましては現在確認をしております。◯◯時/日までに回答させていただきます。

これにより、送った相手はメールが届いているとわかるので安心できます。 返信がない場合、届いていないか読んでいないのでは?と再度催促のメールが来てしまう可能性もあるでしょう。

複数の日程候補を提示する

1on1ミーティングの日程を決める際には、いくつかの選択肢を記載しましょう。理想的には、3つから5つの範囲で日程を候補を提案し、過多な選択肢による調整の複雑化を避けましょう。

複数の日程候補を提示することは、ミーティングの予定を効率化し、相手の都合を尊重することができます。これにより、受取人は自身のスケジュールと照らし合わせやすくなり、選択肢の中から最適な日時を選べます。また、複数の日程候補を提示するアプローチは両者間のメールのやり取りをスムーズにし、時間の無駄を減らす効果があります。さらに、予期せぬ予定変更にも対応しやすく、計画の立て直しが容易になります。

注意点として、週初めの忙しい時を選ばない、商談や面接がある日を選ばない、顧客サービスがピークになる時期を避けるなど、参加者のスケジュールを考慮した日程を選ぶようにしましょう。

相手の都合を考慮する

自分の都合ばかり押し付けるばかりではビジネスパーソンとしては良いとは言えません。
相手がどんな方であれ、「お忙しいところ恐縮ですが」「もし難しければ別日程をご提示いたします」などの文章で考慮していることを気持ちよく伝えましょう。

相手のスケジュールや負担を尊重することで、対話が建設的になり、ミーティングの成果も向上します。また、相手の都合を考慮する姿勢は、互いの信頼関係を築き、よりオープンなコミュニケーションを促進する効果があります。

カレンダーのスケジュール上は空いていても臨時で入った予定などの都合までは分からないため、常に相手の都合を考慮しながら日程調整メールを送ることが不可欠です。

返信の期限を設定する

1on1の依頼メールに返信の期限を設定する理由は、効率的なスケジュール管理と迅速な対応を促進するためです。
期限を設けることで、受取人に具体的な行動計画を示すことで、計画における不明確さを解消することが可能です。これにより、両者の予定が確定しやすくなり、他の業務やミーティングの計画にも余裕が生まれます。また、期限を明記することは、メールの優先度を高め、メールの見落としを避けることができるので、タイムリーな対応を促す役割も果たします。

そのため、メールの本文中、もしくは件名に「〇月〇日までに」と返信期限を明記することをおすすめします。

部下から1on1の依頼メールを送る文例

上記で紹介した5つのポイントを押さえた部下から上司に送る1on1の依頼メールの参考文を2つ紹介していきます。

  • 件名は簡潔にする
  • 迅速な対応
  • 複数の日程候補の提示
  • 都合を考慮する
  • 返信期限の設定

例文2では、こちらから複数の日程候補の提示と上司にも都合の良い日程を提示いただく型を紹介します。

例文1:部下から上司に複数の日時を提示する

件名: 1on1ミーティングの日程調整について
〇〇部長

お疲れ様です。××(名前)です。突然のご連絡失礼します。
業務の進捗と今後の目標について、個別にご相談させていただきたくメールしました。

ご多忙のことと存じますが、下記の日程で30分ほど1on1ミーティングを実施いただけないでしょうか?

第1候補: 〇月〇日(火) 13:00~15:00
第2候補: 〇月〇日 (木)10:00~11:00
第3候補: 〇月〇日 (金)15:00~18:00


【開催場所】
〇〇本社 X会議室
※WEB上で開催する場合はURLを一緒に添付すると効率化につながるので必ず添付しましょう。

お手数ですが、ご都合の良い日時を教えていただければ幸いです。
勝手なお願いで恐縮なのですが、返信については、〇月〇日までにいただけると計画が立てやすくなります。
どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

例文2:複数日時の提示と上司の候補日を確認する

件名: 1on1ミーティング日程のご調整
〇〇課長

いつも指導いただき、ありがとうございます。××です。
近況や確認事項の共有と今後の方針についてご相談したいことがあり、30分ほどの1on1ミーティングをお願いできればと思います。

第1候補: 〇月〇日(火) 13:00~14:00
第2候補: 〇月〇日 (木)10:00~11:00
第3候補: 〇月〇日 (金)15:00~16:00

【開催場所】
〇〇本社 X会議室
※WEB上で開催する場合はURLを一緒に添付すると効率化につながるので必ず添付しましょう。

私の方は上記以外でも日時の調整が可能ですので、上司さんのご都合良い日時をご教示いただけますと幸いです。
もし上記の日程が難しい場合は、ご都合の良い日時をご提示いただけますと幸いです。

調整可能な日時がございましたら、〇月〇日までにお知らせいただけますと助かります。ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

(署名)

上司から1on1の依頼メールを送る文例

上記で紹介した5つのポイント「件名は簡潔にする・迅速な対応・複数の日程後方の提示・都合を考慮する・返信期限の設定」を抑えた上司から部下へ1on1(1対1の個別ミーティング)の依頼メールを送る参考例文です。

日程を提示するパターン(例文1)と日程をあらかじめ抑える(例文2)の2パターンをご紹介します。

例文1:上司から日時を複数提示するメール

1on1ミーティングは部下であるあなたのための時間だということをきちんと明記することもポイントです。

件名: 1on1ミーティング日程調整
〇〇さん

お疲れ様です。〇〇(役職)の〇〇です。

あなたとの1on1ミーティングを設定したいと思っており、最近のプロジェクトの進捗やチーム内の状況について、あなたの視点を伺いたく思います。また、あなたのキャリアの目標や現在直面している課題についてもお聞きしたいと思っています。

以下の日程でご都合はいかがでしょうか?

〇月〇日 9:00~10:00
〇月〇日 13:00~14:00
〇月〇日 15:30~16:30


【開催場所】
〇〇本社 X会議室
※WEB上で開催する場合はURLを一緒に添付すると効率化につながるので必ず添付しましょう。

あなたのスケジュールを尊重したいので、これらの提案に対するご意見や他にご都合の良い時間があれば、〇月〇日までにお聞かせください。

よろしくお願いします。

(署名)

例文2:共有カレンダー等で日時を抑えるメール文

社内の共有のカレンダーがある場合、複数日時を仮ブロックして、部下に確定してもらうことも1つの方法です。

件名: 1on1ミーティングの日程調整【〇月〇日までに要返信】
〇〇さん

お疲れ様です。〇〇(役職)の〇〇です。
近況を共有し、業務上のフィードバックや今季の目標について話し合うため、1時間程度の1on1ミーティングを設定したいと考えています。

以下の日程を候補としてカレンダーを抑えました。ご都合の良い時間をカレンダーで確定してもらってもよろしいでしょうか?

〇月〇日 14:00~15:00
〇月〇日 10:00~11:00
〇月〇日 16:00~17:00


【開催場所】
〇〇本社 X会議室

可能であれば、〇月〇日(返信期限)までにご希望の日時をお知らせください。
もしこの中に都合がつかない場合は、私のカレンダーで空いているところに予定を入れていただいても構いません。

以上、よろしくお願いいたします。

(署名)

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