営業職のように成績を数字で表しにくいルーティンワークの場合、どのように目標設定を行い、人事評価をするのか悩む方は多いと思います。本記事ではそういったお悩みを持つ人事担当者や管理職、そして目標を立てるのに苦戦している業務担当者の方々へ、具体的にその方法を徹底解説していきます。
ルーティンワークで目標設定をすると良い理由
ルーティンワークで目標設定を行う目的として、業務効率の向上、モチベーションの維持・向上、業務担当者の成長をうながすことがあります。直接売上などの利益につながるものではないものの、ルーティンワークを効率化することにより、会社全体の働きやすさが向上し、会社全体の経営効率を上げることにつながります。以下では具体的な目標設定の例やポイントをご紹介します。
業務効率化
業務効率化とは、仕事を効率的に行うことの取り組みです。業務遂行における無駄やムラを排除することにより、作業にかかる時間やコストを削減し、企業全体の収益を向上させることにつながります。例えば、同じ作業を二度手間で行っていたり、不要なプロセスがあることで業務遂行に時間がかかっていたりする場合、企業全体の生産性の低下に繋がります。また、ルーティンワークは少数の担当者で長期的に行っていることも多く、詳しいマニュアルが用意されていない場合もあります。給与計算などの重要な業務も多く、急な退職などに備え、誰でもできるようにプロセスを効率化することが重要です。
モチベーション向上
ルーティンワークや事務作業は、自らが思考したり、創造したりといった事柄をできる限り排除しているため、同じような作業を繰り返すことになります。そのため、人によっては「やりがいがない」「つまらない」「スキルアップしている実感がない」と感じ、仕事に対するモチベーションを低下させてしまう場合があります。このような課題に対しては、目標設定を行うことで一定解決することができます。目標設定を行うことにより、目標を達成しているという「達成感」を得ることができ、定期的に進捗を確認することで「成長実感」を得ることができます。また、目標達成を目指すことにより業務自体を効率化するための工夫が生まれ、高いモチベーションを維持し、マンネリ化を防ぐ効果も期待できます。
ルーティンワーク業務の目標設定のコツ
ルーティンワークは結果が見えにくいため、ミスしないことを最重要とする減点主義のみの目標となってしまう場合や、曖昧で具体性に欠ける目標となってしまうことが少なくありません。それでは逆に目標設定が悪い方向に働いてしまうこともあるため、ここでは具体的な目標設定のコツについて解説していきます。
減点主義だけでなく加点主義での目標設定もする
ルーティンワークでは、ミスしないなどの減点主義的な目標設定がされることも少なくありません。しかしながら、モチベーションのアップや成長速度の向上には加点主義の観点を取り入れることをおすすめします。
例えば、「月末までに給与計算報告書を提出する」という目標の場合、減点主義では、期限や内容にミスがないかどうかを重視し、確実にクリアする姿勢が求められます。ミスが少ないほど評価が高くなり、リスクを避けた業務が奨励されます。一方加点主義では、期限厳守に加え、効率化の工夫や改善提案が評価されます。基準を超える貢献が評価されるため、改善意識が高まります。減点主義が「基準を守ること」を評価するのに対し、加点主義は「積極的な貢献」を評価する点で意味の違いがあります。
ルーティンワークにおける加点主義の目標設定をする場合、作業そのものだけでなく、日々の小さな改善や取り組みを評価することが重要です。例えば給与計算業務の場合、給与計算ソフトの導入や、エクセルを用いた給与計算の半自動化、給与に関する問い合わせ一覧などの作成を目標に設定することで、給与計算におけるミスの少なさ、正確さだけでなく、業務の効率化や従業員全体に対する貢献を評価できるようになるため、ルーティン業務を意欲的に行うための動機付けとなります。
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SMARTの法則の活用
SMARTの法則とは、明確かつ実現可能な目標を立てるためのフレームワークです。SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性）、Time-bound（期限）の5つの要素を指し、これを基に目標を設定することで、目標達成基準を明確化し、ルーティンワークによる業務の価値や効果、そして目標達成実感を感じやすくなります。例えば給与計算業務に置き換えると、「次の3ヶ月間で毎月の給与計算処理時間を現在より10％短縮し、経費削減に貢献する」という目標であれば、具体的で測定可能かつ達成可能な期限付きの目標である且つ、経費削減に貢献するという文言により、会社に対して貢献するという意識も持ちやすいため、目標達成のモチベーションにつながります。また、目標を立てる際、上司が業務内容について一定把握していることも重要です。現在の業務内容や状況について把握していない場合、実現可能性における認識の齟齬や、社員同士での利益相反に繋がってしまうこともあるため、管理職の方はメンバークラスの方と日々コミュニケーションを取るなどして、業務内容の把握に努めましょう。
ルーティン業務を効率化する手順
ルーティンワークの目標設定を行う上で、業務効率化は必ず入ってくる項目と言っても過言ではありません。この項目では、ルーティンワークにおける業務効率化の目標達成するための方法や、計画の立て方について解説します。
現在の業務内容を洗い出す
ルーティンワークには既存のフローが存在することがほとんどです。業務効率化を行う際には、そのフローを細かく洗い出し、効率化できるポイントを探していくことが重要になります。洗い出す際に意識しておくべきポイントは、「ルーティン業務中に無意識に行なっている行動」まで洗い出すことです。属人化しがちなルーティン業務においては、担当者しか知らない細かいチェック内容や進め方が存在することもしばしばです。そのため、このタスクは何のために存在しているのかを念頭に置きながら、改めて日々行っている業務のフローを1つ1つ確認していき、根拠・必要性を検証しつつ優先順位を見直していきます。この際、可能であれば複数人で行うことが望ましいです。担当者1人で行うと、自分では当たり前だと思っていた非効率なフローを見逃してしまう場合があるため、該当業務に知見がある社員や、逆に業務にそこまで関係の深くない社員などを含め、「なんとなく」「今までそうしてきたから」という理由で行なわれてきた業務を洗い出すことが重要です。そうした根拠や必要性に欠けるものを順にあぶり出していく作業には根気が必要ですが、業務の効率化に最も重要な土台となります。
業務内容の中で効率化できそうなことを見つける
業務フローの洗い出しが完了したら、効率化できそうなポイントを探っていきます。ポイントを探る上で必要な視点は下記の3つです。
①作業の重複の確認
同じ作業が複数回行われていたり、作業の一部が他の作業と重複している場合は、重複部分を削除、または一元化を実施することによって、業務を効率化することができます。また、存在しなくても良いフローがある場合、削除することによって業務時間を削減できます。
②手動業務のシステム化・アウトソーシング化
手作業で行なっている業務が多いと、時間がかかる場合が多いです。例えば、給与計算をエクセルの関数で自動化、経費精算をシステム化するなど、自動化できる部分がないかを探ります。近年では様々なITサービスやツールが登場しているため、メリットがある場合は採用も検討しましょう。一部無料で利用できるサービスもあるため、試験的に導入することも可能です。また、コア業務に集中するという考えから、ルーティン業務を一部アウトソーシング(外部委託)する企業も増えてきています。例えば、請求書入力業務、書類管理業務などはアウトソースする企業も増えてきているため、選択肢に入れてもOKでしょう。ただ、一度システムを導入する、業務をアウトソースすると、短期間での切り替えは難しいため、情報収集は慎重に行うことが重要です。
③業務プロセスの整理・見直し
業務プロセスの流れが複雑な場合、作業効率が下がります。手順が複雑すぎる、順序が適切でないなどの原因がないか、全体の流れを見直し、できる限りシンプルにすることを意識しましょう。また、部署外の人が関わる経費精算業務などは、全員が見て分かりやすいようにマニュアル化することも重要です。業務効率化を行う際、自部門での効率化を意識してしまうこともしばしばですが、会社全体で見てどの形式が最も効率的か考える視点も必要になります。
これらの視点で業務フローを見て見ると、効率化できるポイントを探りやすくなります。また、お付き合いのある企業などにアポイントを取り、様々な効率化事例やデータを収集することも、戦略を立てる上で重要です。
効率化するための施策の立案
効率化できるポイントが見つかったら、次は施策の立案です。施策の立案を行う上で押さえておくべきポイントは下記の2点です。
①目標の設定と優先順位の決定
より具体的な目標を設定するために、該当のポイントを効率化することでどのような成果を見込むのか設定しておくことが重要です。例えば、「次の3ヶ月間で毎月の給与計算処理時間を現在より10％短縮し、経費削減に貢献する」という目標の場合、「Aの作業を電子化することで、給与計算に関わる業務時間を10分短縮する」というように定めておくと、効果検証が行いやすくなります。また、優先順位をつけるにあたり、効果が大きく見込まれるポイントから重点的に行うことも重要です。
②スケジュール管理
システム導入などを行う場合、他部署へのヒアリング、サービス選定、マニュアル・ガイド作成など、業務が細かく種類も多いです。業務を漏れなく、遅延なく行うために、細かくタスクを分解して、いつまでにそれを行うかスケジュールを作成することが重要です。ToDoリストやガントチャートを使い、業務の進捗をリアルタイムでチェックできる体制を整えることが重要です。また、想定していなかった業務の発生や、思いがけないリスクが出てくるなどの事態も想定し、計画自体に余裕を持たせておくことも重要なポイントの1つです。
ルーティンワークが多い職種の目標設定の具体例
この項目では、ルーティンワークの比率が多くなりがちなバックオフィス・事務職の中でも代表的な、経理部門、総務部門、人事部門の目標設定に関し、具体例を用いて解説していきます。
経理部門の目標設定例
経理部門において目標設定が必要な理由は、業務効率化や、コスト削減を図るためです。しかし、前でも説明したように、定量的に成果を測定することが難しく、定型的な業務も多いことから目標設定に苦戦される方は少なくありません。この項目では、具体例とともに、経理部門における目標設定の立て方を解説します。重要な観点は、①業務効率改善のアイデアを含める、②できる限り数値目標にする、③部門目標から個人目標に落とし込む、の3点です。
①業務効率改善のアイデアを含める
経理部門での業務効率改善は、残業削減や全社的な効率向上に繋がります。例えば、OCR技術の導入による請求書処理の簡素化や月次決算プロセスの最適化など、デジタルな運用により日常業務の効率化が可能です。これにより経理部門は戦略的な財務パートナーとしての機能も果たせるようになります。若手の育成には、業務効率の改善と併せて資格取得も目標に設定することが効果的です。
②数値目標を設定する
目標を数値化すると進捗が把握しやすく、評価や改善が具体的に行えます。たとえば「月次決算の処理時間を10%削減」「紙請求書の使用量を30%削減」のように数値で示すことで、実績を可視化しやすくなり、他部門との連携もスムーズになります。
③部門目標を個人目標に落とし込む
部門目標から個人目標を設定することで、個人の目標が組織の方向性に沿ったものになります。たとえば「経費10%削減」という部門目標を、個人目標として「IT活用による月次決算の効率化で残業代10%削減」と具体化すると、個々のモチベーションが向上し、行動計画も立てやすくなります。定期的な部内会議で目標や改善策を共有することで、全員で取り組む意識も高まります。
これらに基づいた目標設定例文を以下に記載しておきます。
・今年度中に月次決算業務をサポートなしで遂行し、処理時間を10日から7日に短縮する
・今年度中に請求書の電子化を推進し、紙請求書の処理枚数を前年度比で20%削減する
・上期末までにインボイス制度対策をマニュアル化し、全員が理解度確認テストで70%以上を達成する。
・今年度中に連結決算業務を習得し、四半期決算の作成時間を20日から15日に短縮する
・上期中に財務諸表の読み方勉強会を開催し、社員アンケート内での満足度で80%以上を得る
・上期末までに、日次の請求書入力業務におけるミスを現状の月あたり8件から3件まで削減する
・上期中に簿記3級の資格を取得する
年齢や役職の観点も踏まえ、測定可能且つ適切な目標設定を行うことで、組織全体の成長や個人のキャリア発展にとって有益なものを作成することができます。
総務部門の目標設定例
各企業によって業務範囲の異なる総務部門ですが、経理部門同様もともとルーティンワークが多く、定量的な目標を立てるのは難しいです。しかしながら、備品管理、情報セキュリティ管理、社内規定の整備株式会社であれば株主総会運営など、会社にとって重要な業務を多数抱えていることは少なくありません。重要な観点は経理部門と近く、①経費削減のアイデアを含める、②業務効率改善のアイデアを含める、③できる限り数値目標にする、④部門目標から個人目標に落とし込む、の4点です。
①経費削減のアイデアを含める
総務部は備品管理も担うため、業務効率に加え経費削減も重要です。「消耗品費を前年度比で10％削減」や「コピー用紙利用を10％削減」などが具体的目標となります。ただし、社員満足度が下がらないよう留意しましょう。他社のPDF化や備品の個人所有廃止も参考になります。経費削減は月次で進捗確認がしやすいため、エクセル等で管理すると効果的です。
②業務効率改善のアイデアを含める
総務業務は定型化しやすく、効率化の余地が大きいため重要です。「稟議書の電子化で所要時間10％短縮」や「株主総会資料作成時間10％削減」などが効果的な目標です。プロセス変更には丁寧な業務洗い出しと共有が不可欠です。
③数値目標にする
数値目標は進捗の管理がしやすく、達成度を視覚化できます。「社内システムのマニュアル5つ作成」や「会議時間を10%短縮」などの目標で、変化を把握しやすくしましょう。
④部門目標から個人目標に落とし込む
総務業務は範囲が広いため、部門目標と個人目標の関連が見えにくいことがあります。部門目標を会議で整理し、各担当業務と紐づけることでモチベーションが向上します。また、業務を協力して進める体制も整え、効率化を図りましょう。
これらに基づいた目標設定例文を以下に記載しておきます。
・年度内に各部署と調整し、稟議書の電子化サービスを導入して稟議の所要時間を20%短縮する。
・年度内に電子化の手順を全社に導入し、年間に発生する保有すべき紙書類を10%削減する。
・上期中に全社に影響する業務手続のマニュアルのうち20%を最新版の指示に従って更新し、全社員が参照できる状態にする。
・年度内に従業員からの問い合わせ内容をケースごとにまとめテンプレート化することでFAQを作成し、問い合わせ量を10%削減する
・年度内に部内で行われる会議の設定ルールを策定し、会議時間を10%削減する
・上期末までに、日常のルーティンワークによる入力ミスを、現在の月あたり8件から3件まで削減する
・上期中にビジネス法務検定3級の資格を取得する
このように目標設定を行うことで、組織全体の成長や個人のキャリア発展にとって有益なものを作成することができます。
人事部門の目標設定例
人事部門は企業の成長と社員の働きやすさを支える重要な役割を担っており、近年注目が集まっています。しかし、他の部門と同様に定量的な目標を設定することが難しい場合もあります。人材採用から社員の成長支援、給与計算などの労務周りの業務から退職後のフォローまで多岐にわたる業務を抱えるため、経理・総務部門と同様に目標設定を工夫し、具体的かつ測定可能な形にすることが重要です。目標設定において重要な観点は経理・総務部門と近く、①業務効率改善のアイデアを含める、②従業員のエンゲージメント向上案を含める、③できる限り数値目標にする、④部門目標から個人目標に落としこむ、の4つです。
①業務効率改善のアイデアを含める
人事部門には給与計算や採用、社員研修など時間やコストのかかる業務が多いため、効率化が重要です。例えば、「給与計算システムを導入して業務時間を10%短縮する」や「採用手法を見直し、採用コストを10%削減する」などの具体的な目標を設定することで、コア業務に集中する時間を確保できます。
②従業員のエンゲージメント向上案を含める
採用の難易度が増す中、定着率向上は企業にとって重要なテーマです。エンゲージメントを高めることで、従業員の一体感やモチベーションも向上し、離職率の低減に貢献します。例えば、「タレントマネジメントシステムの導入でエンゲージメント調査の結果を10%向上」や「福利厚生の充実により従業員満足度を5%向上」といった目標が考えられます。
③数値目標にする
数値化した目標設定により、進捗や達成度を管理しやすくなります。「給与計算業務の所要時間を10%削減する」や「新入社員の定着率を90%に維持する」といった数値目標は、評価時にも納得しやすいものです。若手人事向けには、衛生管理者資格の取得など、業務に関係する資格を目標にするのも有効です。
④部門目標から個人目標に落とし込む
人事部門は採用や定着など、組織の安定に関わる重要な業務を担います。ルーティン業務が多いため、部門目標を個人目標に落とし込み、役割の意義を理解させることが重要です。例えば、採用であれば「成長目標に基づきあと〇名採用が必要」といった目標を共有することで、業務の重要性が伝わり、モチベーションが向上します。目標設定会議を通じて部門と個人の目標を紐づけ、目標選定に対する理解を深めましょう。
これらに基づいた目標設定例文を以下に記載しておきます。
・年度内に採用プロセスを見直し、採用までのリードタイムを20％短縮する
・上期中にタレントマネジメントシステムを導入し、下期のエンゲージメント調査結果を10%向上させる
・年度末までに福利厚生を見直し、全職種共通の満足度アンケートで満足度85%を達成する。
・年度内に退職者のフィードバックシステムを導入し、離職理由の把握率を80％以上にする
・年度末までに全社員がアクセス可能なFAQシステムを構築し、次年度の問い合わせ量を10％削減する。
・上期末までに労務管理システムの自動化を完了し、給与計算や勤怠管理などの月次作業時間を30％削減する。
・年度内に、社内向けチャットツールの導入や定期的な部門交流会を実施し、社員満足度を5％向上させる。
これらの目標設定を通じて、人事部門は社員と企業の双方にとって有益な成果を上げることが可能になります。
まとめ
ここまで、ルーティンワークにおける目標設定について解説していきました。ルーティンワークの目標設定は、業務効率化や社員のモチベーション向上、組織全体の成長に役立ちます。具体例を交え、減点主義と加点主義のバランスやSMARTの法則を活用し、効果的な目標設定の方法を解説しました。経理・総務・人事部門それぞれに適した目標設定を通じて、単調な業務にも達成感や改善意識を持たせ、個人と組織の成果を高めることができます。
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