タイムマネジメントの目標設定とは？ 生産性向上の秘訣を解説！

タイムマネジメントを成功させるためには目標設定が大事だと言われますが、具体的にどう設定すればいいのかわからないものですよね。

実際に、適切な目標設定ができずに「タスクが終わらない」「チームメンバーの仕事が遅れる」「チームの管理が追いつかない」などの悩みを抱えるマネージャーやチームリーダーは多くいらっしゃいます。

そこで本記事では、タイムマネジメントの概要から目標設定のポイントまで、成果につながる方法を解説していきます。
最後までご覧いただければタイムマネジメントの成功方法を理解でき、明日から実現できるようになりますよ。

タイムマネジメントとは？

ビジネスにおけるタイムマネジメントとは「自分自身の時間を効果的に使い生産性を向上させる」スキルです。
基本的な考え方として、仕事や課題に優先順位をつけながら時間を適切に配分することで、与えられた時間内で最大の成果を上げることを目指します。

近年のビジネス環境では、多様な業務やタスク管理が求められる中で、時間の使い方が重要なスキルとして注目されています。
効果的なタイムマネジメントを実践することで、締め切りに追われるストレスフルな状況を避け、ワークライフバランスの改善にもつながります。

特に重要なのは、「やるべきこと」と「やりたいこと」を明確に区別し、計画的に時間を配分することです。
例えば、1日の始まりに今日の優先タスクをリストアップしたり、1週間単位で業務の予定表を作成したりするなど、具体的な運用方法があります。

複数のタスクを同時に進める必要があるマネージャーやチームリーダーにとって、タイムマネジメントは必須のスキルとなります。
なぜなら、チームメンバーの作業効率を最大化する役割がマネージャーやチームリーダーには求められ、それを実現するためにタイムマネジメントが必要だからです。

たとえば、タスクの優先順位を誤ったり無駄な時間が発生したりすると、チーム全体の進捗が滞ります。
これを防ぐのがタイムマネジメントの役割です。

タイムマネジメントで目標設定をする方が良い理由

そのような重要なタイムマネジメントでは、目標設定をするとより効果的にタイムマネジメントを実現できます。
タイムマネジメントにおいて、目標設定をする方が良い理由は3つあります。

• 生産性が向上する
• 成果が測りやすくなる
• 仕事に対するモチベーションが向上する

それぞれ詳しく解説していきます。

生産性の向上

タイムマネジメントにおいて目標設定を行うと、チームの生産性を向上させることができます。

目標が設定されることで達成に必要なタスクが明確になり、優先順位をつけやすく無駄な作業も削減できます。
たとえば、目標を「月間売上を10%増加させる」ではなく「月末までに新規顧客5件契約」とすると、必要なタスクが明確になりスケジュールが立てやすくなるのです。

また、目標をチーム全体で共有することでマネージャーやチームリーダーはより正確に進捗状況を把握し、適切なタスク配分が可能になります。

このように、タイムマネジメントにおける目標設定を行うことで無駄なくタスクを進められリソース配分も最適になるため、生産性向上につながります。

成果を測りやすい

タイムマネジメントを効果的に実践するには、明確な目標設定が不可欠です。

単に「時間を管理する」という漠然とした考えではなく、具体的な目標を持つことで、より効率的な時間の使い方が可能になります。
例えば、「今週中に提案書を3件完成させる」といった具体的な目標があれば、それに向けて必要な時間を逆算し、計画的に業務を進めることができます。

目標設定は、タスク管理の基本となるだけでなく、仕事全体の質を向上させる重要な要素です。
明確な目標があることで、チームメンバー間での情報共有もスムーズになり、会社全体の生産性向上にもつながります。また、目標に向かって進む過程で、自身の時間の使い方の課題も見えてきます。

また、目標が設定されることで目標を基準に振り返りが行え、改善が必要な部分や上手くいった時間の使い方を特定することができます。

このように、タイムマネジメントにおける目標設定によりチームメンバーの成果を測りやすくなります。

仕事に対するモチベーションの向上

タイムマネジメントにおいて目標設定を行うと、仕事に対するモチベーションが向上します。

なぜなら、目標設定をするとタスクが細分化され一つ一つの達成が実感しやすくなるからです。人は小さな目標を達成するたびに得られる成功体験が自信となり、次の行動への原動力となるのです。

また、目標達成に向けた進捗を可視化することで、自身の成長を実感しやすくなります。例えば、基本的なタスクの処理時間が短縮されていることや、より複雑な業務にチャレンジできるようになっていることなど、具体的な成長の証を実感できることで、さらなる向上心が芽生えます。

さらに、目標設定により目の前のタスクをこなす「受動的な作業」から目標を達成するための「能動的な作業」へと変化します。目標達成に向けて自ら工夫をして実行することで新たな達成感が生まれ、継続的なモチベーション向上につながります。

タイムマネジメントを成功させる目標設定のポイント

では、実際にタイムマネジメントを成功させる目標設定はどうすればいいのでしょうか。

効果的なタイムマネジメントを実現するには、適切な目標設定が不可欠です。
しかし、単に「効率的に働きたい」という漠然とした目標では、具体的な行動に結びつけることが困難です。

ここでは、タイムマネジメントを成功に導くための目標設定における重要なポイントを解説します。
適切な目標設定のためには事前の準備が重要であり、まずは自分やチームの現状を把握しておく必要があります。
そのうえで、以下の3つのポイントを押さえていきましょう。

1. 具体的な数値目標を設定する
2. 期日を決める
3. 実現可能な目標を立てる

では、それぞれのポイントについて詳しく紹介していきます。

目標数値を決めて具体化する

タイムマネジメントを成功させるには目標は数値を決めて具体化することが重要です。

目標を数値化することで達成までに必要な時間を見積もることができます。
たとえば「営業活動を強化する」という目標では時間の見積もりが難しいですが「1日5件の営業訪問を実施する」と具体化すれば必要な時間を正確に把握できます。

このように、時間の見積もりが可能になることで無理のないスケジュールを立てられ、生産性を維持しながら目標達成に向けて取り組むことができます。

また、目標を数値化することは、具体的なアクションプランや所要時間を見積もりやすくなるだけでなく、達成度を測定しやすくなるというメリットもあります。

「業務の効率を上げる」という抽象的な目標ではなく、「1日のタスク処理件数を15件から20件に増やす」といった具体的な数値目標を設定することで、達成度の測定が容易になります。
例えば、営業職であれば「週間の商談件数を30%増加させる」、事務職であれば「書類作成時間を現状から25%削減する」といった形で表現しましょう。

また、目標を定量化することで、日々の業務における優先順位を明確化させることができます。数値化された目標があることで、どの業務により多くの時間を配分すべきかの判断が容易になり、効率的なタスク管理ができるようになります。

さらにチーム内での情報共有や進捗報告の際にも、具体的な数値があることでコミュニケーションがスムーズになります。

期日を具体化する

タイムマネジメントを成功させるには、期日を具体化することが重要です。

目標の期日を具体化することで達成までの時間を逆算した計画を立てることができ、タスクの優先順位を決めて効率よく作業を進められます。

また、期日が明確になることで作業にメリハリがつきます。
「今日の18時までに終わらせる」「今週末の19時までに完了」といった具体的な期限があればその時間内で集中して取り組むことができ、結果として高い生産性を維持できるのです。

このように、期日を具体化することで時間を効果的に使うことが可能になりタイムマネジメントの成功につながります。

また、期日設定の際は、目標の規模感に応じて、短期・中期・長期といった異なる時間軸での目標を組み合わせることも効果的です。
例えば、1日単位の基本的なタスク管理目標、週単位のプロジェクト進捗目標、月単位の業績目標といった形で、階層的に期限を設定することで、より計画的な時間の使い方が実現できます。

目標は実現可能な物にする

タイムマネジメントを成功させるには目標は実現可能な物にすることが重要です。

目標設定においては、チャレンジングであると同時に実現可能性を考慮しましょう。
現状の業務レベルや使用可能なリソースを踏まえた上で、無理のない目標を設定することで、持続的な成長につながります。
例えば、現在の処理能力を大幅に超えてしまうような目標は、短期的には達成が困難であるため、かえってモチベーションの低下を招く可能性があります。

自身やメンバーの無理のない範囲で目標を設定すると、期日内で確実に達成できる目標だと焦って質を落とすことがなく大幅なやり直しも起きにくいため、結果として最短で目標を達成できます。
たとえば「明日までに100ページの資料を作成する」という非現実的な目標では時間が足りず質の低い資料になったり、後で大幅な修正が必要になったりします。

そのため「3日かけて30ページの資料を作成する」といった予定した時間内で確実に達成できる目標を立てることが、効率的な時間の使い方につながるのです。

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タイムマネジメントや生産性向上には1on1がおすすめ

タイムマネジメントの効果を最大限に引き出すためには、適切なフィードバックと支援体制が重要です。
その中でも特に効果的な手法として、1on1（ワンオンワン）ミーティングが注目されています。

1on1とは上司と部下が定期的に行う個別面談のことで、業務の進捗確認だけでなく、個人の成長やキャリア開発についても深く話し合う機会となります。

タイムマネジメントの文脈においては、1on1を通じて目標の設定や進捗確認、課題解決のためのアドバイスを得ることができます。
また、日常的な業務における時間の使い方の改善点や、より効率的な運用方法についても、具体的なフィードバックを得られる貴重な機会となります。

以下では、1on1がタイムマネジメント改善に効果的である理由を、具体的に見ていきましょう。
具体的な1on1のメリットは以下の2つです。

・上司に質問する事で時短の方法を教えてもらえる
・上司側も部下に仕事を振る事で時短ができる

それぞれ、詳しく解説していきます。

上司に質問する事で時短の方法を教えてもらえる

1on1のメリットとして「上司に質問することで時短の方法を教えてもらえる」という点があります。

1on1の最大の利点は、上司と直接対話できる機会が定期的に確保されることです。
通常の業務では聞きづらい質問や、タイムマネジメントに関する具体的な悩みを相談することができます。
上司は業務全体の進捗や優先順位を把握しているため「どのタスクを最優先で進めるべきか」を明確にアドバイスしてくれます。
たとえば、今すぐ取り掛かる必要のないタスクを後回しにし重要なプロジェクトに集中することで、効率的に時間を使えるようになるのです。

また、1on1では、上司の経験に基づいた様々なアドバイスを得ることができます。
過去の成功事例や経験に基づいて作業の進め方や、チームメンバーの能力にあった具体的な解決策を提案してくれることがあるため、業務や目標達成に行き詰った時にはぜひ1on1を活用してみましょう。

そして、1on1では、基本的なタスク管理の方法から、より高度な時間活用のテクニックまで、個人のレベルに合わせた具体的なサポートを受けることができます。
上司からの的確なフィードバックにより、自身の時間の使い方の問題点を客観的に把握することで、改善につなげることが可能になります。

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上司側も部下に仕事を振る事で時短ができる

1on1では上司側も部下に仕事を振る事で時短ができます。

通常、メールでの指示出しや別途ミーティングでの進捗確認に多くの時間がかかりますが、1on1を活用すればこれらを一度で済ませることができます。
そのため、1on1では部下の状況を詳細を一度に把握し、適切なワークロード管理をその場で指示することができるため、タイエムマネジメントの観点において非常に効率的な手法であると言えます。

さらに、部下にとってもメリットがあります。
1on1の場で直接指示を受けることでタスクの優先順位をその場で確認でき、後から追加の質問や修正が不要になるため、結果として作業の効率が向上し無駄な時間を省くことができるのです。
このように、1on1では上司が仕事を効率よく振り分け部下が指示を的確に受け取ることで、双方の時短につながります。

効果的な目標管理・納得度の高い人事評価なら「Co:TEAM（コチーム）」！

「Co:TEAM（コチーム）」では、MBOを始めとした目標管理を効率的・効果的に実施できます！ MBO/OKR/目標管理で重要となる1on1ミーティング・目標管理・人事評価を全て一元管理できます！

• 1on1をしながら、目標の進捗を入力できる！
• 目標の結果を人事評価に反映！
• 目標の進捗・結果を全て見える化！
• 1on1の記録を人事評価時に活用できる！

まとめ

この記事では、タイムマネジメントにおける目標設定の重要性と実践方法について解説してきました。

タイムマネジメントにおいて目標を設定する際は、数値を決めて具体化し適切な期日を設定すること、そして実現可能な目標にすることが重要です。
これにより、時間を効果的に使い無理のないスケジュールで生産性を維持しながら目標達成に向けて取り組むことができます。
また、より効率的にタイムマネジメントの向上を目指したいときは、1on1ミーティングを活用することもおすすめします。

そして、タイムマネジメントにおける目標設定は継続的な実践が必要です。
本記事で紹介した方法を意識しながら、日々の業務の中で常により良い時間の使い方を意識し、必要に応じて目標や計画を見直すことで、さらなる効率化と成長につなげることができます。