職場活性化とは？組織の特徴や活性化のアイデア・事例を徹底解説！

職場活性化とは、組織内の従業員がより活発に参加し、創造性や生産性を向上させることを指します。これにより、組織全体のパフォーマンスが向上し、従業員の満足度やモチベーションが高まることが期待されます。

本記事では、職場を活性化させるメリットや具体的な方法、注意するべきポイントについて解説します。

活性化している職場の特徴とは？

まず、活性化している職場では、どのような特徴が共通しているのでしょうか。

• すべての社員が会社のビジョンや目標を共有している
• コミュニケーションが活発で業務連携がスムーズ
• 社員のモチベーションが高い

すべての社員が会社のビジョンや目標を共有している

活性化している職場の特徴１つ目は、すべての社員が会社のビジョンや目標を共有していることです。

大抵の企業がビジョンや目標を設定していますが、その中でもそれらを共有・把握しているのは上層部のみといったことは珍しくありません。企業全体でビジョンや目標が共有されていないと、各社員は「自分は何のために業務に取り組んでいるのか」を明確に示すことができず、日々の業務にやりがいを見出すことができません。

一方、企業全体でビジョンや目標が共有されている場合、マネージャーから指示された業務をこなすだけではなく、自分で工夫しながら積極的に業務に取り組むことが期待されます。ビジョンや目標共有の結果として、個人業務遂行の生産性向上が見込めます。

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コミュニケーションが活発で業務連携がスムーズ

活性化している職場の特徴２つ目は、コミュニケーションが活発で業務連携がスムーズなことです。

活発にコミュニケーションがとられている職場環境では、社員間の意見交換や情報伝達（報告・連絡・相談）がしっかりと頻繁にされています。これにより、同じ部署内ではもちろんのこと、異なる部署間での業務連絡がスムーズになり、より効率的なプロジェクトの遂行や会社全体としての早期課題発見・解決につながります。

そのため、このような企業では、日頃の連携不足による突如とした重大問題の発生を防ぎ、業績の維持または向上させるための障壁が取り除かれます。

社員のモチベーションが高い

活性化している職場の特徴３つ目は、社員の業務に対する働きがいやモチベーションが高いことです。

社員のモチベーションが高いことで、自分の「成長」や「成果達成」に必要な行動を自分から積極的に取るようになります。

例えば、マネージャーに指示された業務のみに取り組むのと、業務を遂行しつつ、自ら専門スキルやノウハウ習得を目的とした資格の取得や講習会に参加するのとでは、成長速度に大きな差があります。

このような各社員のモチベーション向上を狙うには、成果に見合う報酬の設定や個人の意見尊重などを意識することで、業務のやりがいを高めることが重要です。

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職場活性化の必要性

ではなぜ、各社員がマネージャーから割り振られた仕事をただ終わらせるだけではなく、職場の活性化が必要なのでしょうか。

その理由として、職場活性化によって業務の生産性と成果が飛躍的に向上することが挙げられます。

職場活性化は、各社員のモチベーションを高め、社員同士の意思疎通をスムーズにすることで、1人ひとりの業務遂行を効率化させます。その結果、業績向上に貢献します。

職場が抱える課題と改善点

企業の経営方針や状況は、日々移り変わる社会情勢や企業業績によって大きく変化します。それらの大幅な変化は、時に、職場環境の活性化を妨げます。

近年では、新型コロナウイルスの流行によるオフィスワークからリモートワークへの働き方改革に伴い、職場の活性化における問題が発生しました。

具体的には、対面でのコミュニケーション不足による、「情報伝達ミス」「サポート体制の不整備」「画期的なアイディアが浮かばない」などが挙げられます。これらの問題を解決するためには、各社員の「ビジョンの共有」「モチベーション維持」「スムーズな業務連携」を実現できる職場の活性化が効果的です。

その結果、どのような状況でも従業員の生産性を損なうことなく、柔軟に業務を遂行させることができるようになります。

職場活性化のメリット

活性化されていない職場では、「職場の居心地が悪い」「職場にいるのがストレス」「意見を出しにくい」「マネージャーとの意思疎通が取れていない」などの状況に従業員が陥ってしまっていることが多い傾向にあります。

一方で、活性化されている職場では、従業員は主体性を持って他社員と自信の考えを交換しながら業務に取り組んでいるため、従業員にとって居心地の良い健全な職場環境が整備されています。では、具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

コミュニケーションの活発化

職場活性化のメリット1つ目は、コミュニケーションの活発化です。

日頃から良好なコミュニケーションが取れている職場では、従業員同士が意思疎通にかかる心理的な抵抗が軽減されるため、意見を発信しやすく、情報共有が円滑に行われます。これには、ミーティングスペースやリフレッシュスペースの確保など、チーム内での交流を促進する環境整備が欠かせません。

従業員同士のコミュニケーションがスムーズであれば、ミスが生じた際にも迅速な報告が行われ、事態の対応もスムーズに行えます。

離職率が下がる

職場活性化のメリット2つ目は, 離職率が下がることです。

活性化されている職場の特徴である、良好な人間関係が構築されている職場では、離職率が大きく低下します。厚生労働省の調査によると、自己退職の主な原因の１つに人間関係に関する不満が含まれています。

良好な人間関係が離職率の低下につながる要因としては、各従業員は人間関係を気にすることなく、活気づいて働けるため、貢献意識や愛社精神といった仕事に対するエンゲージメントが高まります。

このエンゲージメントの高まりは、従業員の自己充実感や達成感を向上させ、離職率を低下させます。

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心身の健康維持

職場活性化のメリット3つ目は, 心身の健康を維持できることです。

最近のオンラインワークの普及により、対面コミュニケーション不足や業務が円滑に進まないことなどへのストレスが増大し、精神的な不調を実感している従業員が増加しています。そこで、職場の活性化によってフレキシブルな働き方を定着させることは、業務の進行を促進させ、従業の心身の健康維持につながります。

仕事の生産性向上

職場活性化のメリット4つ目は、仕事の生産性を向上させることです。

社内のコミュニケーションの円滑化は、従業員同士の連携や協働を促します。活発にコミュニケーションがとられている企業において、1人で業務を遂行しようとするよりも、他社員と協働した方が、パフォーマンスの向上やリソース分配の効率化、立案される画期的なアイディア数の増加などが図られ、生産性が高まります。

一方、円滑なコミュニケーションがとられていない企業では、他社員に意見や協力を求めることを躊躇ってしまう社員が多くなる傾向があるため、生産性は比較的低くなります。

そのため、職場活性化は、生産性向上のために欠かせない大変重要な要素になります。

企業理念やビジョンが浸透する

職場活性化のメリット5つ目は, 企業理念やビジョンが浸透することです。

企業理念やビジョンは、企業の核となる価値観や目的を表し、従業員が共有するべき重要な原則です。

企業理念やビジョンが従業員に浸透すると、企業の方向性をより明確に理解することができます。これにより、個々の行動や意思決定が組織全体の目標達成に向けられ、自らの役割を果たそうとする姿勢が醸成されます。

また、従業員全体の行動や意思決定が一貫性を持つようになり、チームワークや協力関係の構築に役立ちます。

従業員に主体性が生まれる

職場活性化のメリット6つ目は, 従業員に主体性が生まれることです。

ビジョンやミッションが明確に伝えられる職場では、従業員は組織の長期的な目標や方向性を理解し、それに沿った行動を自発的に取ることができます。また、マネージャーが自社の経営理念やバリューを従業員に示すことで、従業員に自ら考え、行動することに対するモデルを提供できます。このような環境下では、従業員は自らの責任感を強め、自己成長や企業の成長に貢献する意欲が高まります。さらに責任感の向上により、従業員が自らの意見を積極的に発信し、それが企業の成長につながると感じた場合、より自発的に業務に取り組むことが期待されます。

職場活性化のための2つのステップ

ここでは、職場活性化のための2つのステップを紹介します。

• 職場活性化のための事前準備・職場の課題を特定する
• 職場活性化のための計画・実施

職場活性化のための事前準備・職場の課題を特定する

職場活性化のための1ステップ目は、職場活性化のための事前準備・職場の課題を特定することです。その具体的な方法を3つ紹介します。

ストレスチェックの実施

ストレスチェックは、従業員の心理的な負担やストレスの程度を評価するための取り組みです。

これは、従業員のメンタルヘルス不調の予防目的で使われる、労働環境を改善するために有効な手段の一つです。匿名アンケートの質問項目には、「ストレスの原因」「職場の人間関係」「心身ストレスの程度」「周囲のサポート」などが含まれます。アンケート結果は集計され、ストレスや心理的負担の程度が評価されます。

特に、多くの従業員が同じようなストレス要因にさらされている場合、その問題点を特定、改善することが重要です。

社内アンケートの実施

社内アンケートは、従業員の意見や満足度、不満などを定量的に収集する手法です。

これは企業が従業員の声を聞き、職場環境や企業文化の改善に役立てるための重要なツールです。まず、従業員に率直に回答してもらうために、社内アンケートを実施する目的を明確にすることが重要です。例えば、組織の強みや課題の把握、従業員の意見の収集、職場環境の改善などの目的が考えられます。

このアンケートによって、企業の上層部からは見えにくい不満やストレスの要因が従業員目線で明確になります。さらに、従業員の意見を反映させ、明確になった課題を改善するための取り組みが行われます。

心理的安全性の確認

心理的安全性の確認では、従業員が自分の意見や感情を自由に表明し、リスクを恐れることなく意見を交換できる環境が整っているかどうかを評価します。

心理的安全性が確保されている職場では、従業員は自己表現を抑制することなく、チームメンバーや上司とのコミュニケーションを通じて意見やアイデアを共有することができます。

心理的安全性を測定・診断するアンケート方法として、「エドモンドソン教授の7つの質問」「SAFETY ZONE」「QuestionPro」などの外部サービスの活用が挙げられます。

職場活性化のための計画・実施

ここでは、職場活性化のための計画・実施の方法を紹介します。

職場活性化計画の作成

まず、現状の職場環境のアンケートを通じて得た従業員の意見やニーズを元に、優先的に解決すべき問題点を特定し、この問題点に沿った職場活性化の具体的な目標を設定します。例えば、従業員のエンゲージメント向上、コミュニケーション促進、仕事の柔軟性向上などが考えられます。

次に、リーダーシップトレーニング、コミュニケーション強化、業務プロセスの改善などが含まれる、「段階的な改善」「業務に役立つ改善」を意識した戦略を策定します。また、リフレッシュスペースの設置、フレキシブルワークポリシーの導入など、職場環境の改善策を検討することが重要です。

計画の実施

策定した戦略に基づいて、職場活性化計画を実施します。

注意事項として、職場活性化計画を実施は継続的なプロセスであり、従業員のニーズや組織全体の状況に応じて柔軟に調整することが重要です。

また、各計画の実施に向けて責任者を任命し、進捗状況や成果、従業員のフィードバックを定期的にモニタリングすることで、問題が発生した場合は迅速に対処することが可能です。

計画実施後の成果確認

計画実施後の各従業員の進捗状況や成果、従業員のフィードバックの記録を収集し、評価します。

次に、成果確認を通じて特定した課題や改善点を洗い出し、その課題に対する改善策を見出します。

この改善策は、PDCAサイクルに沿って、従業員のニーズや変化する状況に柔軟に対応する計画の継続的な改善に活かすことができます。

職場活性化のための具体的な取り組み

職場の活性化を狙うには、職場環境を改善できる要素を知っているだけでは不十分で、施策の具体例を知っておく必要があります。

業務の進め方の見直し

職場活性化のための具体的な取り組み１つ目は、業務の進め方の見直しです。

業務の進め方が適切でないと、従業員のストレスの原因となる上、トラブルが発生しやすく、無駄な作業や時間の浪費につながってしまいます。効率的な業務プロセスを整えるためには、まず従業員がトラブルやストレスを抱えやすい業務内容や業務分担、業務スケジュールを特定することが重要です。それらを参考にしながら、個人で、ではなくチーム全体で、一部の従業員に負担が偏らず、協力し合いながら業務を遂行できる新たな業務プロセスの導入を検討する必要があります。

このような業務プロセスを改善するための施策として、「定期的な1on1」「業務工程のマニュアル化」「チームミーティングの開催」などが推進されます。

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安心できる人間関係の環境作り

職場活性化のための具体的な取り組み２つ目は、安心できる人間関係の環境作りです。

人間関係が悪い職場環境では、心理的緊張が従業員のメンタルヘルスに不調をきたす恐れがあります。そのため、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れるような環境を作る必要があります。具体的な施策として、「サンクスカードの導入」「ランチ会の開催」「懇親会費補助」などが挙げられます。これらの施策を通じて、従業員間でのお互いの業務内容の認識や雑談が促され、相互支援が当たり前な職場環境に改革されます。

チーム全員が発言できる仕組み作り

職場活性化のための具体的な取り組み３つ目は、チーム全員が発言できる仕組み作りです。

多くの企業の会議では、上級管理職やベテラン社員が積極的に発言し、一方で若手社員は会議での発言機会が制限され、参加者としての役割が主に聞き手にとどまっているケースが少なくありません。このような状況では、若手社員だからこそ思いつく画期的なアイデアが提供される機会が減り、業績向上は期待できません。

この問題に対する具体的な改善策として、「従業員全員を対象にしたアイデア募集制度」「共有スペースの設置」「フリーアドレス制度」などが挙げられます。これらの改善策の導入によって、会議中だけ若手社員に意見を求める環境が、日頃からアイデアを積極的に交換する職場環境に変わり、職場活性化につながります。

成長を実感できる人材育成の仕組み作り

職場活性化のための具体的な取り組み４つ目は、成長を実感できる人材育成の仕組み作りです。

従業員自身の成長の実感は、仕事を長期的に続け、キャリアアップしたいというモチベーションを維持するために不可欠な要素です。具体的な施策として、「相談窓口の設置」「定期的なフィードバックセッション」「キャリア開発プランの策定」などが挙げられます。

これらの施策は、従業員の改善点を明確にしながら自己成長を促進するだけでなく、従業員の悩みに対するアドバイス提供によって、さらなる成長が期待できます。

心身の健康状態への意識向上

職場活性化のための具体的な取り組み４つ目は、心身の健康状態への意識向上です。

一日の中で多くの時間を費やす仕事で健康維持・向上の施策を取り入れることで、従業員のストレスを軽減することが可能です。

運動機会の増進施策としては、「運動イベントの実施」「徒歩・自転車通勤環境の整備」、食生活の改善施策としては、「食事セミナーの実施」「特定保健指導の実施」などが考えられます。また、メンタルヘルス対策施策としては、「ストレス緩和ケア」「セルフメンタルケア研修の実施」などが効果的です。

これらの施策を通じて、会社全体が心身ともに元気になり、業務に対する集中力が向上します。そのため、実践的な健康マネジメントはコストパフォーマンスの良い業績向上のための投資と言えます。

施策を進める際に注意するべきポイント

ここでは、施策を進める際に注意するべきポイントについて解説します。

現場の声に耳を傾ける

施策を進める際に注意するべきポイント1つ目は、現場の声に耳を傾けることです。

いち早く職場を活性化させたいマネージャーが陥りがちなのが、現場の声に耳を傾けずに、目標・成果達成の指標となる数字だけで意思決定や判断をしてしまうことです。マネージャーの視点と現場の視点には、見える課題や達成度合いの点で大きな差が生じてしまっていることがよくあります。その結果、マネージャーは迅速な変革を望む一方で、現場の意向は正反対ということもあり得ます。

そのため、従業員のモチベーション維持や反感を買わないために、現場の声に耳を傾けることが重要です。

職場の良い点に目を向ける

施策を進める際に注意するべきポイント２つ目は、職場の良い点に目を向けることです。

職場活性化を目的とした施策を導入・実施する際に、どうしても職場の「良い点」を伸ばすことはせず、「足りていない点」を改善しようとする傾向があります。しかしながら、欠点に対する改善策の効果はすぐには実感できず、ある程度の時間が必要です。

そのため、もちろん欠点を改善していくことは重要ですが、すでに改善されてきている良い点をさらに伸ばすことで、効率的な職場活性化が見込めます。

定期的なフォローアップ

施策を進める際に注意するべきポイント３つ目は、定期的なフォローアップです。

始めのうちだけ、施策を進めるための計画の実行・評価においてサポートを提供し、途中からは従業員各自に任せきりになってしまっているケースは少なくありません。活性化の施策は数回の実施で終わるのではなく、継続的にPDCAサイクルを回す必要があります。

そのため、マネージャーは定期的な各従業員の進捗状況や改善策を確認する場（1on1など)を設けることが推奨されます。

段階的に活性化をすすめる

施策を進める際に注意するべきポイント4つ目は, 段階的に活性化をすすめることです。従業員に高い目標を与えることは、その目標を達成した際に、大きい達成感から、さらなる自己成長を促進する効用があります。

しかしだからと言って、従業員の成長速度を最大にするため、いきなり高すぎる目標を設定するのは、従業員が挫折を味わうリスクを増大させ、モチベーション低下につながってしまいます。そのため、初期段階では、比較的低い目標設定を行い、段階的に目標達成のハードルを上げていくことをおすすめします。

従業員同士のプライバシーには十分配慮する

施策を進める際に注意するべきポイント５つ目は、従業員同士のプライバシーには十分配慮することです。

職場活性化のために、社内コミュニケーションの促進を通じた情報共有は重要ですが、従業員のプライバシーを侵害しないよう注意が必要です。必要な情報のみを共有し、個人的な情報やプライベートな事柄に関しては配慮するようにしましょう。

具体的な対策として、企業内に「プライバシーに関するガイドライン」を策定し、従業員が自身のプライバシーを守るための基準を示すことが重要です。

アプローチの主体の違いによって起こるメリット・デメリット

誰が職場活性化のための施策実施主体者なのかによって、メリット・デメリットが大きく異なります。

ここでは、各型のメリット・デメリットを紹介します。

経営者・人事主導型

経営者・人事主導型とは、経営者や人事部門が人材育成を目的とした施策を決定し、従業員に対して実行することを指します。

• メリット
  • 企業全体での一貫性が保たれ、効率的な施策の実施が可能。
  • 企業の変革や課題の解決に迅速に対応できる。

• デメリット
  • 従業員の意識やニーズが反映されない
  • 上層部の決定によって、急な変化への柔軟な対応が制限される場合がある。

管理職主導型

管理職主導型とは、管理職が企業の方針に則って職場環境を改善することを目的とした施策を実行することを指します。

• メリット
  • リーダーシップや強制力を発揮し、チームや部門をまとめることができる。
  • 管理職が部下のニーズや能力を把握し、個別に指導や支援を行うことができる。

• デメリット
  • 部下の情報や意見が管理職に伝わりにくく、全体にギャップが生じる可能性がある。
  • 管理職の負担が大きい。

従業員参加型

従業員参加型とは、従業員が積極的に意見や提案を出し合い、企業の施策に影響を与えることを指します。

• メリット
  • 従業員の企業に対する責任感が高まるため、モチベーションが向上する。
  • より創造的で効果的な施策や方針が生まれやすくなる。

• デメリット
  • 意見の集約に時間を取られ、意思決定が遅れる可能性がある。
  • 意見が対立した場合、企業の方向性に混乱が生じる可能性がある。

まとめ

職場活性化は、従業員のモチベーションや生産性、協力関係などの向上に貢献します。

また、職場活性化を実現するためには、運動機会の提供や食生活の改善、メンタルヘルス対策など、様々な施策を組み合わせて取り組むことが重要です。従業員が健康で満足度の高い職場環境で働くことは、組織全体の成功に不可欠であり、持続的な成長と発展につながります。

この記事が自社の職場活性化に少しでも役立てば幸いです。

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