日報は、上司が業務の現状を把握したり、仕事のフィードバックを適切にしたりするのに役立ちます。そのため、業界・業種を問わず、体裁の整った「分かりやすい日報」を作成する必要があります。
しかし、「日報はどのように書くのが正しいのだろう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会社に評価される日報を書くコツや例文、内容を中心にご紹介します。
- 日報の正しい書き方がわからない
- せっかく日報を書くのなら上司に評価される日報を書きたい
- 日報を書くのに時間がかかるせいで定時に帰宅できない
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすく、かつ会社に評価される日報を簡単に作成する方法を知ることができます。
日報を書く3つの目的
日報を活用するためには、日報の目的を明確化し、社内でも周知する必要があります。日報を書く目的は、自分自身の業務内容や進捗状況を記録することなど、様々ではありますが、ここでは主に次の3つを取り上げます。
1.一日の業務内容や成果の見直し
日報を作成する目的の一つは、その日の業務内容や成果を見直すことです。
業務内容や成果の記載をすることで、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのかを確認したうえで書類として残しておくことができます。また、振り返りを通じて自らの目標と成果の比較を比較して自己評価を行い、目標達成できたこととできなかったことを正確に文章で分析することで、作業の課題やその解決策を見つけることができます。
次にその作業をするときに意識することを具体的に記すのもおすすめです。次の日に同じ業務を行う際には、前日の反省点を踏まえた改善を行うことができ、自己成長や業務効率化につながります。
2.上司への進捗報告
二つ目の日報の目的は日報を通じて上司に作業進捗を報告することです。
上司が部下のスケジュールと作業進捗を確認することで進捗に遅れが生じているメンバーのフォローや割り当てる業務量の調整ができます。また、日報を提出することによって業務に関するノウハウを社内で共有できるので、社内全体の生産性を向上させることにもつながります。
3.ノウハウとして蓄積する
日報はノウハウとして蓄積する使い方もあります。
日報には一日ごとの課題や、業務進行度が含まれているため、これを蓄積、管理する環境を整備しておけば企業の情報資産として扱うことができます。その後これらの知見を運用して、新入社員の研修に用いたり過去の情報から効果的な施策をうちだして社内の課題解決を素早く行えたり、クライアントに対して価値を提供ができるのです。
日報を蓄積するためには日報をツールを用いて管理するのが効果的です。
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日報に必要な5つの基本内容
ここまで、日報の目的について説明してきましたが、注意点があります。日報は決して適当に制作すれば効果を発揮できるというものではなく、日報の形式や構成、報告書として必要な内容が含まれている必要があります。
ここでは日報に必要な5つの基本内容について解説します。
内容1：業務内容
日報を書く時にはまずその日に行った業務内容を含める必要があります。抽象的な表現だけではなくアポ数や架電数、成果などの定量的な表現を用いるとよいでしょう。日報はビジネス文書でありかつ上司や現場全体とのコミュニケーションでもあるので伝わらなければ意味がありません。わかりやすく情報共有をするためにも誰が見てもすぐ内容が理解できる5W3Hを活用して書くことをおすすめします。
5W3Hとは、正確に伝えるための確認項目のことで、 When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）の8つになります。日頃からこの8つを意識して書くことで、スムーズに一日の業務をわかりやすく文章化できるようになるうえ、業務の優先順位などもつけやすくなるでしょう。
箇条書きを意識したり、表を用いたりすると時系列もわかりやすくなります。
具体例
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・実施時間：10-12時
・実施場所：オンライン
・実施人数：（セミナー担当 ○○ △△の２名）
・実施内容：人事や経営陣が開発を推進すべきIT技術の基礎知識から導入事例、実績の説明
内容2：所感
日報は「所感」も書く必要があります。所感と感想は同じものと認識されがちですが、単なる感想だけではなく、普段業務を行う中で自分で業務について「考察」したことを記述します。それによって、現在の業務を整理し、課題点を見つけるきっかけになるほか、上司も部下どう考えて行動しているのかを知ることができます。
たとえば、「〇〇はうまく達成できなかった」ではなく、「新しくスタートした〇〇は△△が難しく、想定より1時間以上かかってしまった。次回は余裕をもって臨みたい」のように具体的な数字と対策を盛り込むことでこれからの業務改善につながります。
また、達成状況などとともに、良かった点や反省点を付け加えると、達成できた場合は上司やチーム員へ共有できますし、できなかったことや反省していることに対しては、改善ポイントなどのアドバイスをもらえることも期待できます。自分の所感を後日見返すことで、自分の成功パターンを理解したり、同じ失敗を防いだりするのにも役立ちます。
具体例
今回のセミナーでは通常よりも1.5倍ほどの商談機会を獲得できたし、受けも全体的に良かったように感じる。その理由としては以前のセミナーでも問い合わせや質問の多かった株式会社●●の製品との数値や特徴の比較を盛り込んだからだと考えられる。
内容3：予定と進捗
日報では、予定と今日までの進捗を記載しなければなりません。進捗状況は、部下が1日で業務をどこまで進めているか、また期日までに終えることができるのかを上司が把握しプラン修正などの対応を行ううえで非常に重要です。
上司がすぐ状況を確認できるようにできるだけ簡潔に書くことをおすすめします。
上司は進捗状況から部下の行動が間違っているか確認できるので、間違っていた場合は明日から修正できるよう注意、支援を行うことが可能です。上司からの正しい支援は離職防止にもつながります。
具体例
・データ入力業務 → 完了。成果一覧は●●フォルダに格納済み
・○○社への営業業務 → 〇〇社に架電するがツールの料金と機能のバランスに不満があるよう。翌日、無料のトライアル資料をダウンロードしてもらい再度営業する予定
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内容4：課題とその対策
日報の項目の中には、いわるゆPDCAサイクルのCheck(振り返り)にあたるその日の活動で直面した課題と、それに対しての対策を入れるべきです。上司が日報を見た時に、その対策方法が適切なものであったか、そしてこれからどう対策していくかに関してフィードバックをもらうことができます。
課題を書くことで、自分1人では課題への対策が考えつかない時でも上司やチーム員から助けを活用することでより良い対策が構築できるので、業務の更なる効率化が期待できます。
具体例
セミナーは全体的にはうまくいった。
一方でWordやExcelについて解説した記事(https://○○)を訪問したことをきっかけに登録、訪問してくださった方たちの疑問には答え切れておらず商談獲得には至らなかった。
次回から連絡を取り、直接相談に応じる日程を確保することで内容を調整していきたい。
内容5：翌日のタスク
日報の最後には、翌日のタスクを箇条書きで端的に書き出しておくのがおすすめです。これにより、業務に入った時点でtoDo項目が明確化されているので業務への入りがスムーズになります。また、翌日に必要な資料などの業務に必要な準備を明確にすることでそれを事前にこなしたり、依頼して、さらに業務をスムーズに開始できるでしょう。
上司とチームが動きを事前に確認しやすくもなるので、同じ業務をしてしまったりといった無駄な動きも事前に防ぐこともできます。日報に翌日のタスクを記載することでチームの連携の悪さや遅れも解消することができるのです。
具体例
・数値入力を行う
・セミナー企画書作成
・○○社への営業業務
日報記入で大事な5つのポイント
日報を会社から評価されたり、自身とチームメンバーの成長につながるような有意義なものにしていくためには様々注意点が存在します。ここでは基本的な5つのポイントについて説明します。
その日中に提出する
終業時に作成するのが日報の基本です。翌日に書くのでは業務内容や課題などの詳細を思い出すのが困難になるため良い振り返りができません。なるべくその日のうちに日報を作成することで、正確に業務の様子を思い出し、報告を行うことができます。
書式を確認する
日報は確認をスムーズに行うために組織によって書式やフォーマットがルールで決まっており、統一のためにテンプレートを採用しているという部署もあります。
日報が決まりごとに沿っていないと、上司が確認することが困難になるほか、ルールを守らない人が増えた場合、自分自身でほかの人の日報を確認するときに苦しむことになります。
ルールに則った日報を普段から作成することで、自分含めたメンバー全体がその恩恵を受けることができます。
備忘録と報告を兼ねる
日報を備忘録として活用するのも非常に有効です。
人間の記憶力はあてにならないものです。ましてや1日の中で多くのインプットとアウトプットを重ねる仕事において、忘れてはならないことを記憶だけに頼るのは危険です。
備忘録として日報を活用すると、1日を振り返ることで思い出せますし、後日見返して改めて確認することもできて便利です。
定量的に記載する
プロジェクトにかかわる情報は定量的な表現を用いることで、一目で上司が進捗を確認しやすくなります。
また、目標を管理する際にも数値を含めることでどれだけ達成できたかどうかを一目で確認することができます。
具体例
・1日ごとに行う定例ミーティングにて三件の新規施策の提案を行ったところ二件が採用された
・商談にて新規顧客を7名獲得した
上司の目線に立って書く
日報は上司のみならず、チームのさまざまなメンバーが見ます。
他人にわかりづらい形になっていないか、無駄に冗長な表現をしていないか気にして書くようにしましょう。
日報の書き方手順
日報を効率的に書くには次の順番を意識して書くとよいでしょう。
STEP1：5W3Hを活用しその日に行った「業務内容」を書く
まず、その日に行った「業務内容」を5W3Hや箇条書きを用いて記します。
STEP2：簡潔に「業務の予定と進捗」を書く
次に、上司が状況を確認し、支援を行いやすいように簡潔に業務の予定と今日までの進捗を記載します。
STEP3：その日に見つかった課題とその対策を書く
日報にその日の活動で直面した課題と、それに対しての対策を記載します。ほかの人が確認して、チームや上司からアドバイスをもらえるようこちらもわかりやすく具体的に記載します。
STEP4：自分なりに業務について考察したこと・所感を書く
日報に「所感」を記載します。所感とは「感想」ではなく、業務について「考察」したことをさします。今後の業務に生かすためにもこの考察、という部分を他社に伝えるよう意識して書きましょう。
STEP5：翌日のタスクを洗い出して書く
最後に、翌日のタスクを箇条書きで端的に書き出します。業務のスムーズな開始や、同じ業務をやってしまうといった無駄な動きを防ぐためにもチームメンバーと上司が確認することを念頭に置いて書きましょう。
短時間で良い日報を作成するコツ
日報は、それ自体で成果を生むわけではなく、改善活動などとセットで行う必要があります。そちらの活動に時間をかけるためにもできるだけ時間をかけずに書けるとよいでしょう。ここから短時間で内容が伝わりやすい日報を書くためのコツを説明します。
PDCAサイクルを意識して書く
日報を書く際はPDCAサイクル(計画→実行→評価→改善)の流れを意識しましょう。次の四つの項目を参考に、その日報が自らの成長につながるかを考えることが重要です。
- Plan：業務の目的が明確か
- Do：実行したことと、課題の分析が適切だったか
- Check：過去の失敗が繰り返されていないか。
- Action：適切な目標が設定されていたか。
PDCAサイクルを意識して日報を書くことで、効率よく日々の業務について記録することができます。
小分けに書く
日報は小分けにして書くようにしましょう。ただ、文章を羅列していくのは見栄えも効率も悪いです。普段から業務ごとに内容をメモする習慣をつけ最後にそれぞれを小分けにしながらまとめるイメージで日報を書くと効率よく日報をまとめることが可能です。
箇条書きでまとめる
先ほども述べた通り、文章を羅列するのはいい日報とは言えません。書く人のことを考慮して、箇条書きで確認しやすく簡潔にまとめるようにしましょう。表や図を用いるのも効果的です。
日報を実施する方法
日報は書く側の意識だけでなく、その実施方法によっても大きく得られる成果は変わります。
様式が統一されていない状態で日報を書かせても、スムーズに確認比較がしづらいですし、上司が適当に日報を確認しただけで終わらせていてはどれだけ熱量をもって社員がよい日報を書いていても、なにも成果を得ることはできません。
日報を無駄なものにせず成果を出すためには、日報の様式や週報を確認した後にどどうするか、などを日報を実際の業務に役立てるということを念頭に置いたうえで考える必要があります。ここでは日報の実施方法について解説します。
また、日報を活用して人事評価を行うのも効果的です。
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メール
メールで日報を管理するのはコストがかからず導入がしやすいというメリットがありますが多くのデメリットを抱えています。
書き手にとってメールで日報を作成するのは効率の悪い作業でモチベーションがわきづらいです。また、確認する側にとっても保管がしづらい、検索ができない、提出状況などの管理がしづらいです。
Googleカレンダー
実はGoogleカレンダーは以下のような機能が充実しており日報作成の際に用いる方法として優秀です。
- スケジュール調整機能
- スケジュール共有機能
- 行動履歴振り返り機能
- 書類やurlの添付機能
Googleカレンダーを使った日報の作成方法は、スケジュール管理、共有、振り返り、添付などの機能があり、日報作成に便利です。しかし、Googleカレンダーには、会社の業務でGoogleアカウントを利用する必要がある、閲覧履歴やコメントが残せないなどのデメリットに注意することが必要です。
Excel
エクセル日報は、コストをかけずに運用を始めたり、自由度の高い日報のフォーマットを利用、作成したい場合には、日報を運用する1つの選択肢になり得ます。
一方で、中長期的に日報を運用したり、毎日提出された日報のデータからマネジメントや事業運営に活かせる示唆を得ようとした場合には、ムダやデメリットが多い点に留意する必要があります。
ツール
メールや紙、ビジネスチャット等のツールを活用した日報は、安価な運用が可能な一方で、日報そのもののポテンシャルを十分に開放する事が出来ません。
日報システムが搭載されたツールやサービスは日報の効果を高めたり、運用を効率化したり、日報運用の形骸化を防止することができます。ぜひ各ツール無料トライアルを申し込んでみましょう。
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パフォーマンスマネジメントを実践することにより、上記のような効果が期待できます。
すぐに使える日報のテンプレート集
本項では、無料で利用できる日報フォーマットやテンプレートを紹介します。
サクっと書く日報フォーマットは、日報導入初期に効果的です。PDCAに則って書く日報テンプレートではフォーマットの時点でPDCAを意識させ、社員の成長を促進します。
本項で紹介する日報フォーマットを利用して、効率的に業務内容を記載しましょう。
サクッと書く日報
PDCAに則って書く日報
業務報告書
ダウンロードはこちらから（Microsoft公式テンプレート）
まとめ
ここまで日報の目的や必要な内容と日報を無駄にしないための書き方のポイントをご紹介してきました。
日報は、1日の業務を上司やチーム員と共有し、業務効率化や自身の成長につなげるためのツールです。したがって、自分で日報の書き方やポイントが整理出来たら、それを実践して、継続して運用することが大切となります。
「業務外の面倒で無駄なもの」と思わずに、「自分自身と会社の成長につながるツール」と捉えて、ここまでに述べてきたことを踏まえ意識的に取り組んでみてください。
日報に積極的に取り組ませることはメンバーの育成にもつながります。
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日報作成でよくある質問
日報はいつ書くべきですか？
日報において大切なのは「継続して毎日書くこと」です。また、日報を書く時間がどのくらい割り当てられているかは、組織によって異なります。日報を書く時間が特に割り振られていなかったり、毎日１０分程度で書く必要があったりする場合には、１０行程度で書きます。毎日３０分ほど割り振られている場合は、Ａ４用紙１枚程度の分量で記入しましょう。
決して日報を一週間の終わりにまとめて記述するようなことはしないように、一日の負担になりすぎない時間で書くことが重要です。
日報のネタを見つけるにはどうしたらいいですか？
日報のネタ切れを防ぐためには、日報を書く準備としてその日起きた出来事や気づきをあとから説明できるようメモする習慣をつけることが重要です。
日々の業務で起きた出来事や課題、成果などをメモしておくことで、日報を書く際にネタに困ることがなくなります。5W1Hを意識して勤務中の出来事をまとめておくのも効果的です。仕事の中で何を判断したのか、そしてそれがどのような結果をもたらしたのか、なども書いておくとその判断が正しかったのか上司のガイドを受けることもできます。
毎日の朝会や会議の後に、出来事をメモする時間を作ると良いでしょう。また、記載すべき内容に漏れがないようにテンプレートやタスク管理ツール、メモアプリを活用することもおすすめです。
