5段階評価とは？人事評価のつけ方や評価基準、メリット・デメリットを解説！

従業員を評価する際の人事評価方法にはさまざまなものがありますが、その１つとして「5段階評価」があります。5段階評価という言葉はよく耳にするかと思いますが、評価の正しいつけ方や基準などについて、正確に把握しているでしょうか。

例えば、5段階評価は定量的に評価しやすく、評価者が比較的簡単に評価できるなどのメリットがある一方、導入する際にはいくつかの注意点もあります。

そこで、この記事では5段階評価の特徴やメリット・デメリットについて、詳しくご解説します。本記事を参考に、5段階評価による査定方法を理解し、自社の人事評価制度の運用に役立ててみてください。

5段階評価とは

5段階評価とは、従業員や商品、サービスなどを5つのランクに分けて評価する方法で、「評定尺度法」とも呼ばれます。アンケートで見られる「非常に良い」「良い」「普通」「悪い」「非常に悪い」といった選択肢も、この5段階評価に基づいています。

この評価方法の特徴は、「2段階評価」や「3段階評価」と比べて、評価者がより深く考察し、詳細な評価を行える点にあります。例えば、2段階評価では「良い」と「悪い」という極端な選択肢しかありませんが、5段階評価では中間の評価も可能なため、評価の解像度が高くなり、より正確な評価が可能です。

特に人事評価の場面で、従業員のパフォーマンスをより細かく分析するために、この5段階評価がよく使用されます。従業員一人ひとりの強みや改善点を明確にすることで、適切なフィードバックを行い、個々の成長を促すことができます。

ここからは、5段階評価の具体的な評価基準や、評価を行う際のポイントについて詳しく見ていきましょう。

人事評価における5段階評価では共通基準を使う

人事評価において広く採用されている5段階評価は、通常「共通基準」を用いて行われます。共通基準とは、従業員の役職や業種に関わらず、全員が同じ評価基準で評価される仕組みです。

例えば、「S・A・B・C・D」や「5・4・3・2・1」といった評価尺度がこれに該当し、Sや5が最高評価、Dや1が最低評価に位置します。

この共通基準を使用することで、全ての従業員が同じ5段階で評価されるため、評価プロセスが分かりやすく、評価の公平性が保たれやすくなります。評価者にとっても、同じ基準で全員を評価することで、評価が一貫して行える点が大きなメリットです。

管理職や新入社員といった異なる立場の従業員にも同じ基準が適用されるため、不平等感が生じにくく、組織全体の透明性が向上します。

5段階評価は古くからある評価方法ですが、そのシンプルさと公平性から、現代でも多くの企業がこの方法を採用し続けています。

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5段階評価の2つの評価方法

5段階評価をする際には「絶対評価」と「相対評価」という2つの評価方法があります。絶対評価と相対評価それぞれにはさまざまなメリット・デメリットがあり、注意点を理解したうえで活用することが重要です。

そこで、ここではそれぞれの評価方法のポイントや、評価基準について詳しく解説していきます。

絶対評価

絶対評価とは、あらかじめ設定された目標を達成できたかどうかによって、従業員の評価が決定される方法です。この評価基準は、勤続年数や他の社員の成果に左右されることなく、純粋に個人の目標達成度に基づいて評価が行われます。つまり、各従業員がどれだけ目標を達成したかが、評価の中心となります。

この評価方法のメリットは、従業員が自分の努力次第で高い評価を得られるため、モチベーションの向上が期待できる点です。個々の目標に焦点を当てることで、社員のスキルアップや自己成長を促す効果もあります。こうした理由から、従来の年功序列型の評価制度を見直し、絶対評価を採用する企業が近年増えています。

ただし、絶対評価にはデメリットもあります。たとえば、目標を達成した従業員が多数いた場合、評価が全体的に高くなりすぎる可能性があります。また、上司が部下からの好感を得ようとして、部下の多くを高評価にしてしまうリスクも存在します。このため、評価が公正であることを保つためには、適切な基準設定や評価プロセスの透明性が重要です。

相対評価

相対評価とは、従業員の実績を他の社員と比較し、その結果に基づいて評価を決定する方法です。この評価方法では、評価する前に各ランクに割り当てる人数をあらかじめ決めておきます。たとえば、ある企業で50人の社員がいる場合、「S評価：2人」「A評価：5人」「B評価：8人」「C評価：15人」「D評価：20人」といった具合に、各ランクに割り当てる人数が事前に設定されます。

その後、従業員を評価し、成績順に高い評価を得た従業員から順に上位のランクへと割り当てていきます。これにより、全てのランクに必ず評価される従業員が存在することになり、絶対評価のように全員が高評価になることはありません。

相対評価のメリットは、組織全体での実績を均等に評価できる点です。必ずすべてのランクに従業員を配置するため、評価が偏らず、一定の基準を保つことができます。

しかし、相対評価にもデメリットが存在します。例えば、従業員にとって高評価を得ることが難しくなるため、特に優れた成果を上げたとしても他の優秀な社員と競り合うことになり、結果的に評価が低くなる場合があります。このような状況では、従業員のモチベーションが低下するリスクもあるため、相対評価を導入する際にはその影響を十分に考慮する必要があります。

5段階評価における表現方法

5段階評価の内容については、企業によって表現方法が異なりますが、一般的には「評価5〜評価1」といった数字や、「評価S〜評価D」といった英字が用いられます。この場合、数字の「1」や英字の「D」が最低評価を示し、数字の「5」や英字の「S」が最高評価を表します。また、「非常に優れている」「やや優れている」「標準的である」「やや不十分である」「まったく満たしていない」のように、よりわかりやすく直接的に示す方法もあります。

例えば、評価「5」や「S」、「非常に優れている」という評価結果は、期待を大きく上回る成果を上げた場合に付けられ、その従業員が非常に優れたパフォーマンスを発揮したことを示します。一方、評価「1」や「D」、「まったく満たしていない」という評価結果は期待された基準に達していない場合を示し、改善が必要であることを意味します。

各段階でどのような評価が行われるのかについて、さらに具体的に解説していきます。

評価5・評価S・非常に優れている

評価「5」・評価「S」・「非常に優れている」は、5段階評価の中で最も高いランクに位置し、従業員の中でも最高の評価を意味します。

例えば、「仕事の成果が期待を大きく上回った」「他の従業員の模範となる」といった非常に高い評価である場合が挙げられます。このような評価は、組織内で他の社員にとっての見本となるような、卓越した成果を上げた従業員に対して付けられ、その社員が組織全体に与える影響や貢献度が非常に高いことを反映しています。

評価4・評価A・やや優れている

評価「4」・評価「A」・「やや優れている」は、期待された水準を上回っているものの、最高評価には届かない従業員に与えられる評価です。

例えば、「仕事で期待を超える結果を出した」「他の従業員よりも優れた成果を上げた」といった従業員がこの評価を受けます。日常業務で問題なく成果を上げ、組織の期待に応える以上の結果を残した人材に対して使用されることが一般的です。

評価3・評価B・標準的である

評価「3」・評価「B」・「標準的である」は、仕事での成果が期待された水準を達成した従業員に与えられる評価です。

例えば、「標準的に目標を達成している」「可もなく不可もなく」「他の従業員と比較しても平均的」といった従業員がこの評価を受けることが一般的です。この評価は、5段階評価の中間に位置し、組織が期待する基準をしっかりと満たしていることを示しますが、特に優れた成果や著しい問題がない、標準的な業績を反映しています。

評価2・評価C・やや不十分である

評価「2」・評価「C」「やや不十分である」は、仕事の成果が期待された水準をやや下回っている従業員に対して与えられる評価です。

例えば、「部分的に指導が必要」「他の従業員と比較してやや劣っている」といった従業員がこの評価を受けます。このような程度の評価は、期待を下回る結果を反映しており、達成度に課題があることを示します。そのため、部分的な改善や指導が必要であることを意味する、ややネガティブな評価として位置づけられます。

評価1・評価D・まったく満たしていない

評価「1」・評価「D」「まったく満たしていない」は、5段階評価の中で最も低い評価です。この評価は、従業員が会社から与えられた目標をまったく達成できていないことを示します。

例えば、「仕事の成果が目標から大きく離れている」「指導が必要」「他の従業員と比較して著しく劣っている」などの状況に該当する従業員がこの評価を受けます。この評価を受けた場合、業務に支障が出たり、ミスが多すぎるなど、改善が必要な問題点が多いと見なされることが一般的です。

5段階評価の作成ポイント

では、5段階評価を作成するうえでは、どのような点を意識すべきなのでしょうか。
主なポイントとしては、下記の3点を押さえておくのがおすすめです。

• 中立的な評価基準を設定する
• 評価段階を増やしすぎない
• 評価基準を社員に周知する

これらのポイントをきちんと押さえておかないと、評価が曖昧になったり主観的になり、従業員の不満を招く可能性があります。それぞれのポイントについて、以下にご説明しますので、より適切な5段階評価の作り方を習得しましょう。

中立的な評価基準を設定する

5段階評価の作成ポイントの1つ目は、「中立的な評価基準を設定する」ことです。

5段階評価では、「可もなく不可もなく」「どちらでもない」といった中立的な評価を用意することが一般的です。前述した「評価3・評価B・標準的である」の評価がこれに該当します。これは、評価者が明確に良し悪しを判断できない場合に、心理的な負担を軽減する効果があります。

しかし、中立的な評価が存在することが必ずしも良い評価運営につながるというわけではありません。なぜなら、中立的な評価点があることにより、評価が偏りやすくなり、本来の評価目的が達成されない可能性があるためです。

このような問題を避けるため、評価項目によっては5段階ではなく、「4段階」や「6段階」の評価を採用することも検討すべきです。「4段階評価」については、後ほど詳しくご説明します。4段階や6段階のような偶数段階評価では、中立的な評価がなく、「良い」か「悪い」かをはっきりさせることが求められます。これにより、評価が曖昧にならず、従業員も自分がどの位置にいるかを明確に把握できるようになります。

評価段階を増やしすぎない

5段階評価の作成ポイントの2つ目は、「評価段階を増やしすぎない」ことです。

評価段階を増やしすぎると、評価が複雑になり、評価者の負担が大きくなります。例えば、「7段階」や「9段階」の評価を導入すると、評価者がそれぞれの違いを判断するのに時間がかかり、評価作業が煩雑になります。その結果、評価者が中立的な評価に偏りがちになり、細かく評価段階を設けた意味が失われる可能性があります。

また、選択肢が多すぎると評価が難しくなり、評価の信頼性が低下することもあります。特に、評価の段階が増えると、結果を分析する際に時間がかかり、得られるデータの有効性が損なわれることもあります。例えば、7段階評価では中立的な評価に回答が集中し、5段階評価と大差がない結果になる場合も少なくありません。

そのため、評価段階は5段階程度に抑えることが一般的に推奨されます。これにより、評価者にとって負担が少なく、客観的で信頼性の高い評価が可能となります。

評価基準を社員に周知する

5段階評価の作成ポイントの3つ目は、「評価基準を社員に周知する」ことです。

5段階評価を導入する際は、従業員にその内容について十分に周知することが重要です。なぜなら、事前に評価基準などを明確に伝えることで、従業員は「目標を単に達成するだけでは中間評価にとどまる」ということを理解できるためです。また、「最高評価を得るには、目標を大幅に上回る成果が求められる」という点を授業員が把握することで、従業員のモチベーション向上を図ることができます。

ただし、これから5段階評価を導入しようと考えている場合は、突然の評価方法の変更が、従業員からの反発を招く可能性があることに注意する必要があります。

そのため、事前準備が不可欠で、実際に5段階評価を導入する前に、研修や周知期間を設けて従業員に新しい評価方法を理解させ、スムーズな流れでの移行を目指しましょう。このプロセスを通じて、従業員が評価制度を正しく理解し、評価基準に基づいた行動を取るよう促すことができます。

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5段階評価のメリット

5段階評価のメリットとしては、下記の3点が挙げられます。

• 組織力の向上につながる
• 評価者はプレッシャーを感じずに公平に評価しやすい
• 従業員のモチベーション向上

5段階評価を効果的に活用することで、企業や評価者、そして従業員それぞれに多くのメリットが生まれます。ここでは、各立場における5段階評価のメリットについて詳しく解説していきます。

組織力の向上につながる

5段階評価の1つ目のメリットは、「組織力の向上につながる」ことです。

5段階評価の特徴は、従業員が与えられた目標に対して「どの程度達成できたか」を明確に評価できる点にあります。人並みの業績しか達成していない従業員は、中間の評価に留まるため、「より良い評価を得たい」と感じた従業員は、目標を超える成果を上げようと努力するでしょう。

逆に、目標達成が不十分な従業員には中間以下の評価が与えられるため、「努力している従業員」と「そうでない従業員」、また「能力の高い従業員」と「改善が必要な従業員」を明確に区別することができます。これにより、成果を上げる従業員には高い評価を与え、改善が必要な従業員には成長を促すことができるため、結果的に組織力が強化されていきます。

評価者はプレッシャーを感じずに公平に評価しやすい

5段階評価の2つ目のメリットは、「評価者はプレッシャーを感じずに公平に評価しやすい」ことです。

人事評価は、評価者にとって難しいものでもあります。なぜなら、人が人を評価するのは非常に難しく、細かな基準を用いると評価者の業務量が膨大になりがちであるためです。しかし、5段階評価では中間の評価が用意されているため、評価に迷った場合には真ん中の評価をつけることができ、精神的な負担を軽減できます。

また、5段階評価は必ずしも部下の優劣を厳密につける必要がないため、評価者にとって公平に評価しやすい方法と言えるでしょう。結果として、プレッシャーを感じずに効率的かつ公正に評価を行うことが可能となります。

従業員のモチベーション向上

5段階評価の3つ目のメリットは、「従業員のモチベーション向上」です。

5段階評価の大きな特徴は、評価基準が明確で分かりやすい点にあります。「どの程度目標を達成すれば上位の評価が得られるか」「どの程度なら真ん中の評価になるか」がはっきりしているため、従業員は自分の目標を具体的に設定しやすくなります。例えば、「高い評価を得るには目標の倍以上を達成しなければならない」といった具体的な目標を立てることで、モチベーションが高まります。

さらに、5段階評価には「普通に仕事をしていれば真ん中の評価が得られる」という安心感もあります。これは、4段階評価のように必ずしも優劣がつくわけではないためです。この安心感が、従業員のモチベーションを保ちやすくし、結果的に企業の生産性向上にも寄与する可能性が高いでしょう。

5段階評価のデメリット

対して、5段階評価のデメリットとしては、下記の2点が挙げられます。

• 評価が中央値に偏るリスク（中心化傾向）
• 評価基準の共有が不可欠

それぞれの具体的な内容について、詳しく見ていきましょう。

評価が中央値に偏るリスク（中心化傾向）

5段階評価の1つ目のデメリットは、「評価が中央値に偏るリスク（中心化傾向）」があることです。

5段階評価の2つ目のメリットにて述べた「評価者はプレッシャーを感じずに公平に評価しやすい」という特徴の裏返しになりますが、5段階評価では真ん中に「普通」という評価が存在するため、評価に迷った際や、部下に優劣をつけたくない、または部下から嫌われたくないと考える上司は、多くの評価を真ん中に集中させがちです。こういったケースでは、本来の評価の目的が達成されず、従業員の能力や成果を正しく反映できなくなる可能性があります。

この問題を防ぐためには、評価基準を明確にし、それぞれの段階がどのような成果や行動に対応しているかを具体的に示すことが重要です。上司が適切に評価を行えるよう、評価の基準や手順を徹底して周知し、公平かつ正確な評価が行われるように配慮することが必要です。

また、先程ご説明したように、4段階や6段階のような偶数段階評価を運用することも効果的です。「良い」か「悪い」かをはっきりさせることを前提とすることで、評価が曖昧にならず、偏りのある評価が生じることを防ぐことができます。

評価基準の共有が不可欠

5段階評価の2つ目のデメリットは、「評価基準の共有が不可欠」であることです。

評価基準が曖昧であったり、従業員に十分に周知されていない場合、評価そのものが不透明になり、従業員の不満が高まる可能性があります。従業員が「どのように評価されるのか」「上位の評価を得るためにはどのような行動や成果が必要なのか」を理解していないと、評価結果に対する納得感が得られにくくなります。

また、評価基準が不明確なままでは、評価する側も判断に迷いが生じることがあり、公平で一貫性のある評価が難しくなります。これにより、評価結果がばらつきやすくなり、社内での不満や混乱を招く原因となります。

そのため、5段階評価を効果的に運用するためには、評価基準を明確に定め、全従業員に対して十分に説明することが不可欠です。これにより、従業員は「上の評価を得るためには何が必要か」を具体的に理解でき、評価が低かった場合でも改善に向けた行動を取ることができます。

さらに、評価基準が明確であれば、従業員は会社や上司が恣意的に評価を行っているのではなく、公平で透明な基準に基づいて評価が行われていると感じることができます。これにより、従業員の信頼を得ることができ、モチベーションの向上や組織全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。

4段階評価との違い

最後に、ここまでのご説明にて簡単に触れてきた「4段階評価」について、詳しくご解説します。

5段階評価のデメリットとしてご説明した通り、5段階評価は「評価が中央値に偏るリスク（中心化傾向）」があり、公正な評価にならない可能性があります。そこで、この問題点を解決するために、「4段階評価」を活用するのが効果的です。

4段階評価には、5段階評価のような「真ん中の評価」が存在しません。そのため、評価が真ん中に集中するリスクを回避することができます。

以下に、5段階評価と4段階評価の違いと、それぞれの使い分け方法について詳しくご紹介します。

5段階評価との違い

5段階評価と4段階評価の主な違いは、先程もご説明した通り、「真ん中の評価が存在しない」点です。
4段階評価では、評価を下記のように4つの段階で分けることが一般的です。

• 評価「4」・評価「A」・「非常に優れている」
• 評価「3」・評価「B」・「やや優れている」
• 評価「2」・評価「C」・「やや不十分である」
• 評価「1」・評価「D」・「まったく満たしていない」

このように、4段階で評価を分けることで、5段階評価で起こりやすい「評価が真ん中に集中する」という問題を解消できます。評価の偏りを防ぎ、より明確な判断が求められるのが4段階評価の特徴です。

4段階評価の強みと弱み

次に、4段階評価の強みと弱みについて、それぞれご説明します。

4段階評価の最大の強みは、「普通」や「中立的」という曖昧な評価が存在しない点です。このため、従業員を「良い」または「悪い」といった明確なカテゴリーに分けることができ、評価が成果にダイレクトに反映されます。成果や業績がはっきりと評価に繋がるため、評価結果がより直接的に従業員のパフォーマンスに結びつくのが特徴です。

この明確さは、成果報酬制度や職務等級制度を採用している企業にとっては非常に有効です。従業員のパフォーマンスを基準にして、はっきりと序列化することができるため、業績に応じた適切な報酬や昇進が可能になります。

一方、4段階評価の弱みとしては、評価の選択肢が少ないため、評価者が評価に迷った際の選択肢が限られていることが挙げられます。特に、成果が中程度の従業員に対して、評価が「良い」か「悪い」かでしか判断できないため、評価が過度に厳しくなったり、逆に甘くなったりする可能性があります。

また、チームワークや協力が重視される職場や、年功序列制度が根付いている企業では、ある程度の中立的な評価が必要とされる場合があります。このような環境では、評価が「普通」に固まることも必要であり、その場合、4段階評価の適用は難しくなることがあります。こうした企業では、5段階評価の方が、よりバランスの取れた評価が可能になるでしょう。

まとめ

この記事では、5段階評価について、人事評価のつけ方や評価基準、また、そのメリットとデメリットについて解説してきました。

5段階評価は、企業や評価者である上司、また被評価者である部下など、さまざまな立場の人々にとってのメリットが有り、効果的な評価手法であると言えます。しかし、すべての場合において5段階評価が適しているわけではないため、評価の目的や企業の文化、職種などに応じて、評価方法を適切に選択し、評価基準を明確にすることが重要です。

本記事を参考に、5段階評価についての理解を深めたうえで、従業員のモチベーション向上や企業の生産性向上を目指し、適切な評価の実施に努めましょう。

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