タイムマネジメントとは？定義・フレームワークやコツを理解しデキる人材へ
「マネジメント」とはなんなのか。多くのマネージャーや管理職の方はこのような疑問を感じたことはないでしょうか。これは「マネジメント」とつく言葉が、世の中には多く存在することが原因で生じてしまう問題なのではないでしょうか。
「このような悩みを持つ方」や「マネジメントって言葉は知っているが、上手く利用できていない方」に向けて、本記事ではマネジメントがつく言葉の1つである「タイムマネジメント」について説明します。
タイムマネジメントについては聞いたことがある方が多いのではないでしょうか。タイムマネジメントは業務を効率的に行うことにつながり、成果を出すことに繋がります。そのため、本記事ではタイムマネジメントの定義や部下にタイムマネジメントをさせる方法について紹介しますので、ぜひ最後までお読みいただけますと幸いです。
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タイムマネジメントとは？
本項では、タイムマネジメントについて、定義や目的、重要となる背景について説明します。
タイムマネジメントの定義・目的
タイムマネジメントとは、直訳すると「時間管理」となります。ここでいう時間管理とは、与えられた時間でより効率的に仕事を行うという意味になります。そのため、業務の進め方や作業の改善などの生産性を上げることを目的に行うものになります。
タイムマネジメントが重要な背景
ではなぜ、タイムマネジメントが重要になってきたのでしょうか。タイムマネジメントが重要になった背景には2つあります。
- 働き方の変化
- 労働人口の減少
働き方の変化
タイムマネジメントが重要な背景の1つ目は、「働き方の変化」です。2019年以前までは長時間労働を制限する法律はありませんでした。しかしながら2019年4月から時間外労働の上限が規定が決まり、長時間労働が禁止されることになりました。そのため、労働時間を短縮することが重要になってきました。ここで1つ問題になってくるのが、仕事量が変わらないということです。つまり、少ない労働時間で通常通りの仕事量をこなさなくてはいけないということです。そのため、時間内で生産性を向上することができるタイムマネジメントに注目が集まっています。
労働人口の減少
タイムマネジメントが重要な背景の2つ目の背景は、「労働人口の減少」です。日本では29歳以下の若者の人口は、昭和50年以降一貫して減少しており、働ける人材が年々減少しています。2030年には約1千万人の労働力が不足するといわれているからです。新たに人材を確保できないのであれば、現在働いている従業員の能力を高めて生産性を向上させることで将来的に人手不足の解消に繋がります。例えば1万人の企業で全従業員の生産性を5％向上できれば、500人分の人手不足に対応できます。そして一人ひとりの生産性向上は企業全体の生産性向上に直結します。そのため、生産性を向上できるタイムマネジメントに注目が集まっています。
タイムマネジメントのメリット
この項ではタイムマネジメントのメリットについて説明します。
タイムマネジメントのメリットは3つあります。
- 仕事の効率化・生産性の向上
- コストカット
- メンタル
メリット1：仕事の効率化・生産性の向上
タイムマネジメントのメリットの1つ目は、「仕事の効率化・生産性の向上」です。前述しましたが、タイムマネジメントができるようになると仕事の効率化および生産性の向上を期待することができます。タイムマネジメントでは、業務に優先順位をつけ、優先順位の高い業務からタスクを処理することができます。そのため、効率的に成果を上げることが可能になり、仕事の効率化および生産性の向上につながります。
メリット2：コストカット
タイムマネジメントのメリットの2つ目は、「コストカット」です。タイムマネジメントができるようになると、企業が支払う残業代や水道光熱費などの固定費を削減することが可能になります。タイムマネジメントができるようになると、従業員一人ひとりの残業時間を時間を減らすことが可能です。また、残業時間を減らすことで、残業時間で消費される水道光熱費の削減につながります。そのため、タイムマネジメントがコストカットにつながります。
メリット3：メンタルの安定
タイムマネジメントのメリットの3つ目は、「メンタルの安定」です。タイムマネジメントができるようになると、従業員が定時で帰宅できます。定時での退勤ができるようになれば、仕事とプライベートの両立がしやすくなります。プライベートの時間を充分にとれるようになると、精神的な余裕や人生の充足感がうまれ、メンタルの安定につながります。そのため、タイムマネジメントがメンタルの安定につながります。
タイムマネジメントの方法・フレームワーク
前項まででタイムマネジメントが重要になった背景やメリットについて説明しました。タイムマネジメントは企業の成果を向上させるだけではなく、従業員一人ひとりのメンタルの安定にもつながります。そのため、タイムマネジメントができるようになることは非常に重要です。しかしながら、タイムマネジメントは全ての従業員ができるようにならないと効果は下がってしまいます。そのため、本項では、タイムマネジメントの方法やフレームワークについて説明します。
タイムマネジメントは次のステップで行うことが重要です。
- 仕事の予定を洗い出し、タスクの見える化する
- 優先順位を明確にする
- 目標設定をする
- 振り返りと改善
次の項からそれぞれのステップについて説明します。
1.仕事の予定を洗い出し、タスクの見える化する
タイムマネジメントのステップの1つ目は、「仕事の予定を洗い出し、タスクの見える化する」です。このステップでは、日頃行なっている業務を洗い出し、普段自身が行なっているタスクの見える化を行いましょう。このステップの目的は、自分自身のタスクを詳細に把握することにあります。自身のタスクを把握できれば、無駄な業務の発見や今まで気づかずに無駄にしていた時間の発見につながります。
タスクの洗い出す際には、「細かく洗い出す」ことが重要です。大雑把にタスクを洗い出すだけでは、自身のタスクの把握には不十分です。タスクを詳細に把握するためには「ロジックツリー」のフレームワークが有効です。下記に示したロジックツリーを参考にして、仕事の予定を洗い出し、タスクの見える化を行いましょう。
- What：要素分解ツリー
- Why：原因追求ツリー
- How：問題解決ツリー(イシューツリー)
- KPIツリー
2.優先順位を明確にする
タイムマネジメントのステップの2つ目は、「優先順位を明確にする」です。このステップでは、日頃行なっている業務の優先順位を明確にし、仕事に取り掛かる順番を決めましょう。このステップの目的は、自分自身のタスクの緊急度や重要性を把握することにあります。自身のタスクの緊急度や重要性を把握できれば、効率的に成果を出すことにつながります。
タスクの優先順位を明確にするためには「アイゼンハワーマトリクス」のフレームワークが有効です。アイゼンハワーマトリクスとは、タスクを緊急度・重要度で4つの領域に分類し、優先順位を明確にするフレームワークです。タスクをアイゼンハワーマトリクスの4つの領域に分類し、タスクの優先順位を明確にしましょう。
- 第1領域：重要度も緊急度も高い業務
- 第2領域：重要度は高いが緊急ではない業務
- 第3領域：緊急だが重要度は低い業務
- 第4領域：重要度も緊急度も低い業務
3.目標設定をする
タイムマネジメントのステップの3つ目は、「目標設定をする」です。このステップでは、明確にした業務の目標設定を行いましょう。このステップの目的は、タスクの目標設定を行い、仕事を効率的に行うことにあります。
目標設定をする際には、重要度の高いタスクを「仕事のレベル感」「締め切り」を意識することが重要です。目標設定をするには「SMARTの法則」のフレームワークが有効です。「SMARTの法則」とは目標達成を実現するための、「Specific」「Measurable」「Achievable」「Related」「Time-bound」の頭文字をとって名付けられた目標設定の理論です。
目的達成のためには5つの成功因子が必要であることに着目したフレームワークで、その使いやすさから多くの企業で採用されています。
・「Specific（具体的）」
誰が読んでもわかるような、明確で具体性を持った目標であるのか。
・「Measurable（測定可能な）」
目標の進捗や達成を判断するために、定量的な目標であるのか。
・「Achievable（達成可能な）」
設定した目標を達成することはできるのか。達成不可能な目標を立てていないか。
・「Related（経営目標に関連した）」
企業の経営戦略や方針や、部署の目標と関連しているのか。
・「Time-bound（時間制約がある）」
いつまでに達成するのか、期限は明確な目標であるのか。
この「SMARTの法則」を意識し、目標設定しましょう
4.振り返りと改善
タイムマネジメントのステップの4つ目は、「振り返りと改善」です。このステップでは、業務の目標設定に対してどの程度実行できたのかを振り返り、自分自身の仕事の仕方を改善することを行います。タスクマネジメントは仕事の効率化・生産性の向上にあるので、この振り返りは非常に重要です。定期的に振り返りや改善を行い、タスクの軌道修正を行いましょう。
らの問題に対処するためには、客観的かつ納得しやすい基準の設定や、評価者間の一貫性を確保する取り組みが必要です。組織全体で評価の透明性と公正性を重視し、従業員が評価結果に納得できるような環境を構築することが不可欠と言えるでしょう。
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部下にタイムマネジメントさせるためには
では、部下にタイムマネジメントさせるためにはどうしたら良いのでしょうか。この項では部下にタイムマネジメントの方法を説明します。
部下にタイムマネジメントの意識を定着させる
部下にタイムマネジメントさせるための方法の1つ目は、「部下にタイムマネジメントの意識を定着させる」です。タイムマネジメントで重要な点は単位時間あたりの仕事量を最大化する意識を持つことです。どれだけタスクの見える化を行い、仕事を効率的に行う準備を立てたとしても、この意識がないとタイムマネジメントを継続することができません。そのため、部下にタイムマネジメントをさせたい場合は、「単位時間あたりの仕事量を最大化する意識」を持たせるようにしましょう。
部下に個別の目標を設定する
部下にタイムマネジメントさせるための方法の2つ目は、「部下に個別の目標を設定する」です。タイムマネジメントを行う際には、画一的な目標設定ではなく、部下それぞれのレベルにあった目標設定を行いましょう。なぜなら、人には一人ひとりの得意分野・不得意分野が存在するため、画一的な目標設定ではこれらに対応できないからです。そのため、部下のタイムマネジメントの目標設定をする際には部下に個別の目標を設定するようにしましょう。
1on1ミーティングを導入する
部下にタイムマネジメントさせるための方法の3つ目は、「1on1ミーティングを導入する」です。1on1ミーティングとは「上司と部下の1対1で行う定期的な面談（ミーティング）」のことです。アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、定期的に上司と部下の1対1で行われる対話を指します。
1on1ミーティングは部下にタイムマネジメントをさせることにおいてとても有効な手段です。なぜなら、1on1ミーティングを行うことで、定期的に部下にタイムマネジメントを意識させることが可能になり、部下のタイムマネジメントの改善につなげることを自然と行うことができるからです。そのため、1on1ミーティングを定期的に行うことが、部下のタイムマネジメント力向上につながります。また、1on1ミーティングを人事施策として導入すれば、タイムマネジメントを継続的に行うことができ、部下それぞれの目標設定をすることも可能になります。そのため、1on1ミーティングはタイムマネジメントにおいて非常に重要な施策です。
タイムマネジメント力を向上させる施策
この項ではそれぞれのタイムマネジメント力向上の方法を説明します。
タイムマネジメントの研修を実施する
タイムマネジメント力を向上させる1つ目の方法は、「タイムマネジメントの研修を実施する」です。タイムマネジメントを行なっている方の多くは、タイムマネジメントの体系的な知識があるわけではなく、なんとなくでやっている方が多いのではないでしょうか。タイムマネジメントも知識があれば効果的に行うことができます。タイムマネジメントに関する知識の獲得方法は様々ありますが、その中でも外部の研修サービスを導入することをオススメしたいです。読書等でもマネジメントの知識は獲得できますが、読書と違い研修サービスでは、読書を通じて得た知識を実践に活かすことや、フィードバックを受けることなどのアウトプットをすることも可能です。タイムマネジメントは経験を積むことが非常に重要なので、研修サービスは特にオススメします。
タイムマネジメントツールを導入する
タイムマネジメント力を向上させる2つ目の方法は、「タイムマネジメントツールを導入する」です。タイムマネジメントは毎日の業務で必要になるものです。しかしながら、日々の業務や繁忙期によっては、タイムマネジメントのステップを行うことが困難な場合も多いでしょう。
この問題を解決するためには、タイムマネジメントに掛かる時間を可能な限り少なくすることが挙げられます。これには、システムや管理シート・アプリなどの仕組みを用いて、管理・振り返りの手間を少なくすることが考えられますが、 特に、タイムマネジメントツールのアプリを用いることがオススメです。タイムマネジメントツールは目標の進捗を見える化することが可能になり、進捗の共有や管理、フォローを効率的に行うことができます。そのため、タイムマネジメントにかける時間を少なくしたい場合はタイムマネジメントツールの導入がオススメです。
1on1ミーティングの導入には「Co:TEAM（コチーム）」
コチームは、マネジメントの最先端「パフォーマンスマネジメント」を支援する国内初のマネジメントツールです。
パフォーマンスマネジメントとは、米国TOP500の世界的企業約30%が採用する、メンバーのパフォーマンスを高めるため、一人ひとりの持つ能力やスキル、モチベーションを引き出すと同時に、上司が効果的なフィードバックを行い、目標達成を目指すマネジメント手法です。
パフォーマンスマネジメントを実践することにより、マネジメント業務の負担が軽減されるだけでなく、目的達成による成果の創出にも貢献します！
まとめ
本記事ではタイムマネジメントについて説明しました。タイムマネジメントを成功させることができれば、企業の持続的な成長にもつながると考えられます。ここまでお読みいただきありがとうございました！
