パワーハラスメントが問題視されている現代において、多くの上司は、「仕事ができない部下とどう向き合えばいいか」という問題に直面しています。
しかしながら、部下の業績や成果が上がらないのは、部下本人の能力不足もありますが、上司のアプローチ次第では、部下の仕事の質を下げている原因にもなり得ます。そのため、まずは上司が自身の言動や行動を見直すことで、部下が生き生きと仕事ができる職場環境を作り上げることができ、部下に良い変化をもたらせるかもしれません。
本記事では、仕事ができない部下の特徴や具体的な対処法、慕われる上司になるためのNG行動について紹介します。
仕事ができない部下の10の特徴
まず、仕事ができない部下の10の特徴を紹介します。
- 業務の分解ができない
- 言い訳が多い
- 「報・連・相」が疎か
- 仕事への責任感が乏しい
- 上司の指示を聞かない
- フィードバックを受け入れない
- 感情的で不満をすぐに言う
- 失敗の反省・謝罪ができない
- プライドが高い
- メモを取らない
業務の分解ができない
仕事ができない部下の特徴の1つ目として、業務の分解ができない点が挙げられます。
業務の分解ができない部下は、仕事の遂行において重大な制約に直面する可能性があります。業務の分解とは、大きなプロジェクトを小さなタスクに分割し、それらを順番に処理する能力です。
業務の分解ができない人は、大きな目標を細かいステップに分解することが難しい傾向があるため、どのタスクを優先すべきかの判断が難しくなります。結果として、時間やリソースの効果的な管理が難しくなり、仕事の進捗が遅れる可能性があります。
また、たとえ仕事が進んでいたとしても、タスクが細かい部分まで分解されていないことで、目標達成のための「行動計画の策定」や「進捗の確認作業」が複雑になり、進捗状況を上司に報告することも難しくなります。
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言い訳が多い
仕事ができない部下の特徴2つ目として、言い訳が多い点が挙げられます。
言い訳が多い部下は、失敗や問題が起きた際に自身の責任を他者のせいにし、問題解決のための真剣な取り組みを避ける傾向があります。また、自身が置かれている立場や状況を言い訳にすることで、自身の行動や努力が結果に結びつくことを理解しようとせず、成長やスキル向上の機会を逃してしまう可能性があります。
さらに、言い訳が多い部下の存在は、自分にだけでなく、会社全体に悪影響を及ぼします。具体的には、常日頃の他者への責任の押し付けが原因で、上司やチームメンバーが彼らに対して信頼を置けないと感じれば、チーム内での協働やコラボレーションが困難になり、業務の効率や質が低下する恐れがあります。
「報・連・相」が疎か
仕事ができない部下の特徴3つ目として、「報・連・相」が疎かな点が挙げられます。
「報連相」は、仕事を円滑に進める上で不可欠なコミュニケーションの原則です。これは、「報告する・連絡を取る・相談する」という意味で、部下がこれらの原則を疎かにすると、会社内での業務連携、さらには業務遂行に支障が生じる可能性があります。
具体的には、チームメンバーに進捗状況や問題点が適切に「報告」されなかった場合、チームプロジェクトの進行やトラブルシューティングに支障をきたす可能性があります。
また、重要な情報やタスクの変更についての「連絡」がメンバーに伝達されなかった場合、メンバー間で情報やタスクに対する認識の齟齬が生じ、チーム内でのミスやトラブルにつながってしまうリスクがあります。
さらに、担当業務における不明点や問題に直面した際に、それを認めず、一人での解決を試み、「相談」することを避けてしまうことで、問題の解決どころか問題の悪化につながる場合があります。
仕事への責任感が乏しい
仕事ができない部下の特徴4つ目として、仕事への責任感が乏しい点が挙げられます。
仕事への責任感が乏しい部下は、自身の仕事や役割について真剣に捉えないため、責任感が強い部下と比べて自己成長や成果向上が期待できません。具体的には、責任感の乏しい部下は、自身の業務や目標に向けた達成意欲が低く、仕事に対するやる気や情熱が薄い傾向にあります。
そのため、仕事に対して手を抜き、最低限の労力しか費やさないため、業務の質や成果が低下する可能性が高くなります。さらに、貧しい責任感は、会社やチーム業績への貢献につながる自分自身の成長やキャリア発展に対する意識の低さを表しています。
これは、専門的なスキルや知識を習得する機会や動機を減らし、可能な限り業務に対する責任から逃れようとする判断や行動に至ります。
上司の指示を聞かない
仕事ができない部下の特徴5つ目として、上司の指示を聞かないことが挙げられます。
一部の部下は、自己評価が高く、自らの能力や判断力を過大評価しています。彼らは、高すぎる自己評価を持つことで、上司の指示を無視することを正当化し、自分のやり方が最善であると信じるなど、自己中心的な対応をとる傾向があります。
例として、「上司から特定の手順でプロジェクトを進めるよう指示されたにもかかわらず、部下は自分の考える手法がより効果的だと主張し、指示通りに作業を進めない」といった状況が挙げられます。
一方、上司と部下間のコミュニケーション不足によって発生する、部下の不十分な指示理解が原因のこともあります。上司からの指示の背景にある目的や理由を理解できておらず、指示された仕事の方向性や優先順位を誤解してしまうといったケースも多く存在します。
フィードバックを受け入れない
仕事ができない部下の特徴6つ目として、フィードバックを受け入れないことが挙げられます。
自らの強固な考えや方法に固執することで、他人からの新しい考えや方法を受け入れることを拒絶してしまう傾向があります。固定観念の強い人は、一度形成された考えを変えることに抵抗を示し、新しい情報や視点を受け入れることが難しく、自身の考え方や方法を柔軟に変えることができません。
また、自己肯定感を保つために情報を選択的に解釈し、自身の考えに基づいて事実を解釈する傾向があります。そのため、現実を客観的に見ることが難しく、認知の歪みが生じることがあります。
結果として、他者の意見や視点を尊重せず、自身の考えを押し付けるため、自己成長できる機会が限られるだけでなく、会社の人間関係において対立を引き起こすリスクがあります。
感情的で不満をすぐに言う
仕事ができない部下の特徴7つ目として、感情的で不満をすぐに言うことが挙げられます。
仕事ができない部下は、ストレスやプレッシャーに対して感情的に反応し、不満や不安をすぐに表現する傾向があります。感情に支配されてしまうと、本来の冷静な問題解決能力を発揮することが難しくなり、問題の本質や解決策を見失ってしまいます。
また、彼らの感情的な発言は、チームの不和や対立を引き起こし、チーム内で円滑にコミュニケーションをとることが困難となります。その結果、感情的な不安定さや不満の表現を頻繁に示す部下は、上司やチームメンバーからの信頼を失うリスクがあります。
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失敗の反省・謝罪ができない
仕事ができない部下の特徴8つ目として、失敗の反省・謝罪ができないことが挙げられます。
自らの過失やミスを認めず、他者や状況のせいにする傾向がある部下は、その過失の原因が自分だと認識していない、またはその事実から現実逃避し続けるため、失敗に対する反省・謝罪ができません。失敗から反省して学ぶことができない部下は、自身のスキル向上の機会を逃してしまうことが多くあります。
また、自身の過失を認めたくないがために、失敗を恐れ、新しい挑戦や難題を避ける傾向にあり、新しい経験を積むことができません。さらに、失敗の反省や謝罪ができない部下は、組織内の人間関係にも悪影響を与えてしまう可能性もあります。
自分の失敗を隠したり、反省しない態度は、上司やチームメンバーからの信頼や評価が落ち、会社内での人間関係のトラブルの原因になるケースも多く存在します。
プライドが高い
仕事ができない部下の特徴9つ目として、プライドが高いことが挙げられます。
プライドが高い部下は、過大な自己評価を持っており、自身の能力や成果を過信し、自分の地位や立場を守るために、他人に助けを求めることを躊躇います。これは、自分のアイディアや方法を優先・過大評価し、他社員とのチームワークや協働を拒否することを意味します。
近年のIT技術の急速な発展により、チームメンバーとお互いの弱い分野を補完しながら協働することがこれまで以上に重要視され始めています。このチームメンバーとの協働は、効率的に専門性の高い業務を遂行でき、企業業績の向上に貢献します。
また、プライドの高い部下は、チームメンバーと積極的にコミュニケーションを取らないため、リーダーシップ能力が向上せず、チームリーダーとしての役割を果たすことができません。
これらのことから、チームワークが重要視される現代において、無駄にプライドの高い部下は仕事ができないとみなされる可能性があります。
メモを取らない
仕事ができない部下の最後の特徴として、メモを取らないことが挙げられます。
社会人としてのマナーや業務遂行の効率性・正確性を考えると、メモを取ることが必要と感じられる場面が多くあります。メモを取らない部下は、会議や業務の際に重要な情報を記録する機会を逃し、業務の手順や指示を正確に把握できていないまま業務にとりかかってしまいます。
その結果、情報の漏れや混乱が生じ、指導側が繰り返し何度も教える手間がかかるため、業務の進行や意思決定が阻害される可能性があります。
また、メモを取らない部下の特徴として、重要な指示や情報を記録せず、トラブルが発生した後で「知らなかった」と主張することで、責任を他人に転換する傾向があり、さらなる混乱を招きます。
仕事ができない部下に対して上司がとるべき対処法
ここでは、仕事ができない部下に対して上司がとるべき対処法を6つ紹介します。
- こまめに声をかけて進捗を確認する
- マニュアルを細かく作る
- 感情的にならず冷静に伝える
- できたことはしっかり承認し、褒める
- 部下の苦手な点をチームでサポートする
- 個々の能力に応じた指導を行う
こまめに声をかけて進捗を確認する
仕事ができない部下に対して上司がとるべき対処法の1つ目は、こまめに声をかけて進捗を確認することです。
上下関係のある職場において、特に部下を叱ることのある上司に、分からないことを積極的に躊躇することなく質問できる部下はかなり少ないです。
そのため、部下からの質問を待つのではなく、上司から部下に定期的に声をかけ、普段から業務の進捗を確認することで、部下の業務が滞ってしまっている原因を把握することができます。これにより、いち早く部下のサポートに回ることができ、部下が間違った手順で業務を進めることによる大きなミスの発生を防げます。
さらに、進捗状況の確認を定期的に行うことにより、「報・連・相」が疎かな部下に対する対策にもなり、業務連携がよりスムーズになります。
部下とのチームワークを作るコミュニケーション方法はこちら
マニュアルを細かく作る
仕事ができない部下に対して上司がとるべき対処法の2つ目は、マニュアルを細かく作ることです。
細かいマニュアルを作るメリットとして、部下の業務を分解することが可能になることが挙げられます。コツとして、業務の「優先順位」「細かい目標」「行動計画」などをより簡単に、そして明確に策定することが挙げられます。
具体的には、業務のルーティンや進め方を明示することで、部下はマニュアルを参照するだけで業務の流れや手順を正確に把握することができます。
また、マニュアル上にミス発生時の対応手順・方法を細かく記載することで、部下の失敗を恐れず、新しいことに挑戦するモチベーションを高めます。これにより、部下は新しい業務スキルを習得する機会を得て、業務に対する責任の向上が期待されます。
感情的にならず冷静に伝える
仕事ができない部下に対して上司がとるべき対処法3つ目は、感情的にならず冷静に伝えることです。
部下が業務上の不明点や不安点をいつでも気軽に上司に相談しやすい雰囲気を作ることは、後々の大きなトラブル発生の抑制につながります。もし、部下が質問しずらい雰囲気が作られている場合、これは部下の問題ではなく、上司の問題かもしれません。
具体的には、「相手の意見や考えを真っ向から否定している」「部下からの相談に対してイライラしている」などが、職場で部下が質問しずらい雰囲気を作っている原因として挙げられます。この状態を放置してしまうと、部下が不明点を明確にできないまま業務を進めてしまい、後々取り返しのつかないミスにつながる恐れもあります。
このリスクを回避するために、上司は自身の言動に気を遣い、常に冷静に根気強く部下の相談に乗ることが効果的です。日頃から良い信頼関係を作っていると、些細なトラブルが起こったときでも、部下から上司に遠慮なく相談をしてくるようになるでしょう。
できたことはしっかり承認し、褒める
仕事ができない部下に対して上司がとるべき対処法4つ目は、できたことはしっかり承認し、褒めることです。
仕事ができない部下に対しては、業務の未達成度に目が行きがちですが、成果を達成したときには、しっかりと気づき、褒めることが重要です。
人は褒められると自己肯定感が高まり、モチベーションアップにつながることが多いです。その影響で、業務に対する集中力や注意力が向上し、業務スキル習得や業務遂行スピードに良い影響を与えることが期待されます。
その結果、部下は自身の業務が会社の業績に貢献できていると認識するようになり、業務に対する責任感が高まります。さらに、他人から認められていると実感できれば、他従業員と協力しながら業務遂行に向けて努力しようという気持ちが生まれるでしょう。また、上司からのフィードバックやアドバイスを素直に受け入れる心を作る効果もあるかもしれません。
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部下の苦手な点をチームでサポートする
仕事ができない部下に対して上司が取るべき対処法5つ目は、部下の苦手な点をチームでサポートすることです。
近年の急速なテクノロジーの発展により、各従業員に専門性の高い業務を与える機会が増えたため、それぞれに苦手分野が出てくるのは当たり前のことです。そのため、チームメンバー間でお互いの苦手分野を補い合えるような工夫を施すことが必要となります。
例えば、各メンバーが自分の得意分野のスキルを他メンバーに教える「スキルシェアリングセッション」や、二人一組でペアを組み、一人が得意分野でリードし、もう一人がサポート役となることで効率的な学びを促進する「ペアプログラミング」などの実施が推奨されます。
これらのサポート体制は、部下の苦手分野を補うだけでなく、苦手分野を得意分野に変える役割を果たします。
個々の能力に応じた指導を行う
仕事ができない部下に対して上司が取るべき対処法6つ目は、個々の能力に応じた指導を行うことです。
個々の能力はそれぞれ全く異なるため、たった１つのフォーマットに沿った指導を部下全員に行うことは、各部下の成長促進において効果的とは言えません。
そのため、部下一人ひとりのためにカスタマイズされた指導を行う必要があります。具体的には、1on1面談を通じて、部下の業務遂行や成果を継続的に見守り、フィードバックを提供することを検討してみてください。
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは週に1回30分や、隔週に1回30分といった短いサイクルでリーダーとメンバーが定期的に1対1で話すことです。1on1は、定期的に部下の業務での悩みを聞き出し、それに対してアドバイスやフィードバックを行うことで、効果的かつ効率的に人材育成を行うことができます。
1on1面談は簡単に始められるという良さがあります。実施する際には、リーダーは何を話すべきか事前に決めておきましょう。また、メンバーには事前に聞きたいことを整理しておいてもらいましょう。この準備によって1on1ミーティングを有意義な時間にできます。
上司の2つのNG行動
最後に、上司のNG行動を2つ紹介します。
- 質問や相談をしにくい雰囲気を作っている
- 自分と違う考え方を切り捨てている
質問や相談をしにくい雰囲気を作っている
上司のNG行動1つ目は、質問や相談をしにくい雰囲気を作っていることです。
まずは、上司から積極的に部下に声をかけるようにしましょう。定期的に声かけをすることで、上司と部下間の距離が縮まり、信頼関係の構築に繋がります。また、声をかける際は、部下を「不安にさせていないか」「怒鳴って萎縮させていないか」「冷たい態度をとっていないか」など冷静に自身の言動や行動に気を付けることがポイントです。
自分と違う考え方を切り捨てている
上司のNG行動2つ目は、自分と違う考え方を切り捨てていることです。
部下の意見をバッサリと切り捨て、自分の意見を押し付けてしまうと、部下のモチベーション低下につながります。そのため、部下の個性や考え方を否定せず、受け入れる姿勢で接することが大切です。仕事に対するスタイルや考え方は人によって様々なため、個人の考え方に寄り添ってアドバイスするようにしましょう。
まとめ
仕事ができない部下の特徴を理解した上で、「1on1面談を活用した個々の能力に応じた指導」「定期的な声掛け」「物事を冷静に伝える」などを上司が実践・改善することで、活気にあふれた職場を作る上げることができます。
その結果、部下の業績や成果の向上に繋がり、「仕事ができない」とみなされる部下の減少が期待できます。本記事が自社の仕事ができない部下の対処法に少しでも役に立てば幸いです。
成果が出る組織づくりなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
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