【研修実施中】管理職・リーダー向けの必要なコミュニケーションスキルとは?

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【研修実施中】管理職・リーダー向けの必要なコミュニケーションスキルとは?

社会人にとってコミュニケーションスキルは、非常に大切な能力の1つと言えるでしょう。特に、管理職のコミュニケーションスキルは部下との信頼関係の構築やモチベーション向上にも関係し、チーム全体のマネジメントに直結してきます。 

株式会社O:(オー)では「パフォーマンス・マネジメント」ツールであるCo:TEAM(コチーム)を用いた管理職向けの研修も行っています。

今回の記事では、弊社が研修の時に重要視している、管理職に求められるコミュニケーションスキルがなぜ重要なのかやコミュニケーションの大切な考え方まで説明していますので、ぜひ最後までお読みください!

コチームを用いた管理職向けの研修

対象者

管理職・プレイングマネージャー

よくある悩み

・業務量が多すぎてメンバーとのコミュニケーション時間が取れない
・マネジメント経験が浅く、1on1コミュニケーションが上手くいっていないと感じる。
・年上で接しづらいなどの理由で、相性があまり良くない部下との接し方に困っている。

研修の狙い・内容

本研修は、管理職・プレイングマネージャーの方を対象に、これらの方のよくある悩みを解決することを目的とした研修です。

現代では管理職・マネージャーに求められるマネジメントスキル・コミュニケーション能力は非常に高く、マネジメントの難易度が跳ね上がっています。特に、自分自身の結果を出すことも求められるプレイングマネージャーは周りに頼ることができず、孤軍奮闘になりがちです。マネージャーが孤軍奮闘する状況はチーム全体の生産性の最大化にならないだけでなく、部下からの信頼関係の構築に繋がらず、孤軍奮闘を続けるといった悪循環にはまります。

株式会社O:(以下オー)では、この現状を少しでも打破するお手伝いができればと考え、コチームを用いた管理職・プレイングマネージャー向けの研修を行っています。

オーの研修では、一般的な研修とは異なっており、マネージャーと現場が併走できるような環境を作るお手伝いをすることを目的とした研修を行っています。そのため、研修の初めに、マネージャーがリアルに抱く悩みや障害をヒアリングし、解決すべき課題を抽出します。そして、ブランド・商材・企業文化・組織やマネジメントにおける課題を理解します。その後、人事施策を展開し、マネージャーが孤軍奮闘するのではなく、マネージャーと現場が併走できるような環境を共に創り上げていきます。 

少しでも、マネジメント・コミュニケーションに悩みを抱えていたり、研修に興味を持った方は下記のリンクからをお問い合わせください。ぜひ、私達に最高の成果を出せるチーム作りのお手伝いをさせてください!

 

また、研修に参加する時間が無いほど忙しい方や、研修に参加するのは手間だという方は、今回の記事で、オーが研修の時に重視している考えを説明していますので、ぜひ最後までお読みになって、自身のマネジメント・コミュニケーションの参考にしてください。

管理職・マネージャーにおけるコミュニケーション能力の重要性

管理職・マネージャーが行うマネジメントにおいてコミュニケーション能力は非常に大切です。ほとんどの社会人において、コミュニケーション能力は必要不可欠な能力と言えるでしょう。その中で、管理職・マネージャーにおいてはコミュニケーションが特に大切と言えるのには理由が2点あります。

チーム全体の成果向上につながる

管理職・マネージャーの役職はチーム全体の成果を最大化するためにあると言えます。チームの成果最大化のために、管理職・マネージャーは1on1でコミュニケーションをとったり、目標設定をしたりと様々な業務を行います。これらの業務の中では、チームメンバーに対してプロジェクトの方針や目標・フィードバックを明確に伝えることが求められます。

管理職・マネージャーが高いコミュニケーション能力を有していれば、チームメンバーと円滑にやり取りができます。効率的にタスクを進行することができるため、管理職・マネージャーは周囲の人々と円滑なコミュニケーション関係を構築でき、チームの成果を最大化することが可能です。

離職・不祥事などの有事の際のリスクヘッジになる。

2つ目の理由は、管理職・マネージャーのコミュニケーションは離職・不祥事などの有事の際のリスクヘッジに貢献できるからです。

管理職・マネージャーは部下とコミュニケーションを取ることを頻繁に求められます。そのため、管理職・マネージャーが高いコミュニケーション能力を有していれば、オープンで効果的なコミュニケーションがとれる環境を提供できます。そのような環境では、部下は報連相をしやすくなり、マネージャーがチームメンバーと密接に連絡を取り合うことができるため、障害や課題を早期に共有することが可能です。また、オープンな環境下で部下のことを適切に評価していれば、部下も管理職・マネージャーに悩みの相談をしやすく、離職の予防やモチベーションの向上につながります。

 反対に、部下にオープンで効果的なコミュニケーションがある環境を提供できなければ、早期に問題を発見することが困難になったり、離職率の増加につながってしまいます。

そのため、管理職・マネージャーのコミュニケーション能力は離職・不祥事などの有事の際のリスクヘッジに貢献できると言えるでしょう。

管理職・マネージャーに求められるコミュニケーション

管理職・マネージャーになると、様々な立場の人や状況でコミュニケーションを取ることが求められます。この項では、それぞれのコミュニケーションにおいての必要な視点について説明します。

上司・経営陣とのコミュニケーション

管理職・マネージャーは上司・経営陣とコミュニケーションを取ることがあります。この際には、組織の戦略やビジョン、経営陣の考え方という視点を持ったコミュニケーションを取ることが大切です。管理職・マネージャーが、自身のチームやプロジェクトについて組織の目標にどのように寄与するかを明確に説明できるよう目指しましょう。

部下とのコミュニケーション

管理職・マネージャーは部下とコミュニケーションを日々行います。前述しましたが、管理職・マネージャーはチーム全体の成果を最大化するためにあります。そのため、組織の戦略やビジョン、経営陣の考えに則り、チーム全体の成果を最大化するためのコミュニケーションを取ることが大切です。具体的には、1on1ミーティングや目標設定、目標達成ための支援を行うことが挙げられます。

オンラインにおけるコミュニケーション

昨今では働き方改革の推進もあり、テレワークやオンライン会議が広まっています。そのため、管理職・マネージャーが自宅で部下や周囲の人々にコミュニケーションを取る機会が過去に比べて増えています。このテレワーク導入後、部下とのコミュニケーション不足に悩まされる管理職・マネージャーは少なくなく、また、会社の人とのコミュニケーションが減ってしまい、すれ違いが生じてしまった経験がある管理職・マネージャーの方は多いのではないでしょうか。

このコミュニケーション不足によるすれ違いを防止するためには、意識的にコミュニケーションをとる機会を増加させる意識を持つことが大切です。特にオンライン形式では、ネガティブフィードバックや、些細なことを相談するのを躊躇してしまいがちです。そのため、テレワーク環境下では積極的にお互いの顔が見える1on1ミーティングを実施することが大切です。

管理職・マネージャーにとって円滑なコミュニケーションのために大切なコツ【5選】

次に管理職・マネージャーに求められる、コミュニケーションの大切なコツを5つ紹介します。

傾聴力を養う

円滑なコミュニケーションのために大切なコツの1つ目は、「傾聴力」です。コミュニケーションとは話を聞くターンと自分の考えを話すターンを繰り返して創り上げていくものです。この話を聞くターンを有効活用するために、管理職・マネージャーは傾聴力を高めることが求められます。

そもそも傾聴力とは何なのでしょうか。傾聴力は英語で「Active Listening」と呼ばれています。つまり、傾聴力とは「積極的に相手の話を聴くこと」と言えるでしょう。

ただ、傾聴力と聞くと、人の話を聞くという当たり前の事なので、誰しも傾聴力を有していると考えてしまいます。しかしながら、管理職・マネージャーに求められる傾聴力とは、ただ話を聞くということだけではありません。求められる傾聴力とは、話を聞くだけではなく、相手をより深く理解するために積極的に聞くということです。

そのためには、相手の話を表面上の意味だけ聞くのではなく、話の内容に加え、表情や身振り手振りにも注意しながら、相手の真意を探る聞き方が求められます。

論理的で分かりやすさを重視した話し方をする

円滑なコミュニケーションのために大切なコツの2つ目は、「論理的で分かりやすさを重視した話し方をする」です。前述しましたが、コミュニケーションとは「話を聞くターン」と「自分の考えを話すターン」を繰り返して創り上げていくものです。この「話を聞くターン」を有効活用するために、管理職・マネージャーは論理的で分かりやすさを重視した話し方を身に付けることが重要です。

論理的な話し方は、誤解や混乱を避けるために適切な情報共有において重要です。目標や指示、プロジェクトの進捗状況などを明確に伝え、関係者が正しい情報を持つよう努めましょう。

周囲の人々に敬意を払い、公平な態度を取る

円滑なコミュニケーションのために大切なコツの3つ目は、「周囲の人々に敬意を払い、公平な態度を取る」ことです。公平な態度を取るために重要なことは、互いを尊重し、周囲の人々に敬意を払うことです。

一般的に、管理職・マネージャーとは一般社員に比べ、役職が高いことが多いです。また、プレイングマネージャーであるならば、チームメンバーより成果を出している場合もあると言えます。

しかし、役職が高かったり成果を出しているからと言って、周囲の人々や部下に敬意を払わない態度を取ってはいけません。なぜなら、横柄な態度を取ってしまうと部下が委縮してしまい、適切な報連相が行えず、チーム成果の最大化につながらなくなる可能性があるからです。

また、この公平な態度を取ることを意識しておくと、年上の部下を持った際にも問題なく業務を遂行することができます。そして、このように管理職・マネージャーが誰に対してもオープンなコミュニケーション環境を作ると、チームメンバーが不平等感を感じることなく、自分の仕事に集中して取り組むことができ、チームの成果が向上します

非言語コミュニケーションを意識する

円滑なコミュニケーションのために大切なコツの4つ目は、「非言語コミュニケーションを意識する」ことです。コミュニケーションとは言葉だけでするのでなく、喜怒哀楽などの顔の表情や視線、身振り手振り、服装や声のトーンなどの非言語情報と言語を併せて行うものです。

ここで非言語コミュニケーションについて説明します。非言語コミュニケーションとは、ノンバーバルコミュニケーション(non-verbal communication)とも言われ、言語以外で行うコミュニケーション方法のことです。時にこの非言語コミュニケーションは他者とコミュニケーションを図る上で、表情や顔色、声のトーン、話す速度、身振り手振りなどは、言葉以上に大きな役割を果たします

管理職・マネージャーにおいても、この非言語コミュニケーションが果たす役割は非常に大きいです。例えば、チームメンバーから相談された際に、ぶっきらぼうに話を聞くよりも、視線を合わせ、適度に頷きがあれば、チームメンバーも安心感を持ってコミュニケーションを取れるでしょう。このように非言語コミュニケーションはチームメンバーとの信頼関係構築につながります。また、チームメンバーに何かを伝える際、管理職・マネージャーが相手の顔を見て笑顔でいうか、イライラしながらボソッと伝えるかでは、受け手側の印象は全く異なります

そのため、管理職・マネージャーは特にTPOに合わせた非言語コミュニケーションを取ることが重要になります。

部下にとって尊敬される管理職になる

円滑なコミュニケーションのために大切なコツの5つ目は、「部下にとって尊敬される管理職になる」ことです。チームメンバーにとって、管理職・マネージャーが尊敬できる存在であるということは非常に大きな意味を持ちます。 

理想の管理職・マネージャーがいる職場であると、自分も同じような存在になりたいと努力し、チームのモチベーション向上が期待できます。また、優秀な管理職・マネージャーであれば、報連相がしやすく、業務での困りごとの解決も早くなります。そのため、働く上での心理的ハードルが下がり、離職率も低下につながることになります。

逆に管理職・マネージャーが尊敬できない場合は、チームメンバーが業務の指示を聞かなくなったり、チーム全体にモチベーション低下の雰囲気が流れてしまいます。このような状況が続くとチームの生産性は上がらず、離職率の増加に直結してしまいます。

そのため、チームの生産性や成果のためにも、尊敬される管理職・マネージャーを目指しましょう。

管理職・マネージャーが絶対にやってはいけないコミュニケーション

ここからは逆に、絶対にやってはいけないコミュニケーションについて説明します。

感情に任せた叱責をする

管理職・マネージャーが絶対にやってはいけないコミュニケーションの1つ目は「感情に任せた叱責をする」ことです。

過去に感情に任せた叱責をされた管理職・マネージャーは多いと思います。そのため、現在のチームメンバーにも感情に任せた叱責・喧嘩を行ってしまう方は多くいると思います。しかし、自分がされてきたからと言って、感情に任せた叱責は絶対にやってはいけません

管理職・マネージャーも人間なので、ときにはチームメンバーのやり取りの中で腹を立ててしまったり、頭に血が上ってしまうことがあると思います。しかし、感情に任せた叱責・喧嘩を行ってしまうと、部下との信頼関係構築が上手くできず、適切なチームマネジメントができません

また、信頼関係構築ができないと、部下からの報連相やコミュニケーションが取れず、チームの成果・生産性が最大化されません。そして、最悪の場合はハラスメント認定されてしまい、所属している企業に大きな悪影響を及ぼしてしまいます。絶対に感情に任せた叱責はやめましょう。

チームメンバーに対して過干渉気味に接する

管理職・マネージャーが絶対にやってはいけないコミュニケーションの2つ目は「チームメンバーに対して過干渉気味に接する」ことです。管理職・マネージャーは周りからの評価やお客様の信頼関係を失いたくない一心で、部下に対して過干渉気味に接することはよくあることです。また、特にテレワーク環境が普及してきた現在では、今まで以上に起こりやすいコミュニケーション方法です。しかし、チームメンバーに対して過干渉気味に接するのも管理職・マネージャーが絶対にやってはいけないコミュニケーションです。

では、なぜ管理職・マネージャーは「チームメンバーに対して過干渉気味に接する」ことはしてはいけないのでしょうか?それには大きく分けて、2つの理由があります。

1点目はマイクロマネジメントになってしまう点です。

マイクロマネジメントとは、管理職・マネージャーが部下に対して強い監視や管理をするマネジメントのことを言います。もちろん、マイクロマネジメントも常に悪いマネジメント方法ではありません。緊急性の高いプロジェクトやプロジェクトの立ち上げ期、仕事に慣れていない新人や中途採用の方といった限定的な状況では、マイクロマネジメントをむしろすべきです。

しかし、これらの限定的な状況以外でマイクロマネジメントをしてしまうと2つの点で問題が生じます。

① 部下の自主性が育たず、チームとしての成長が見込めない

 過干渉気味に接されてしまうと、次第にチームメンバーは管理職・マネージャーに言われたことしかしなくなります。この状況が続いてしまうと、自分で考えて行動しなくなり、管理職・マネージャーのイエスマンが量産されてしまいます。イエスマンではお客様の利益の最大化のために行動することより、上司のご機嫌を取ることを優先してしまいます。そのため、チームとしての成長が見込めず、成果の最大化につながりません。

② モチベーションが低下してしまう

過干渉気味に接されてしまうと、次第にチームメンバーはモチベーションが低下してしまいます。

管理職・マネージャーの方でこんな経験はないでしょうか?小学生の時の夏休み期間で、保護者の方から「あんた、宿題やっているの?やってないなら早くやりなさい!」と言われ、今からやろうと思ってたのにと思い、やる気が無くなってしまった経験がありませんか。

チームメンバーは管理職・マネージャーから過干渉気味に接されてしまうと、この夏休みの小学生と同じ感情を抱いてしまいます。そして、モチベーションの低下につながり、成果の最大化につながりません。

そのため、管理職・マネージャーはマイクロマネジメントを行うのはやめましょう。

2点目は、管理職・マネージャーのキャパシティをオーバーしてしまう点です。

部下に対して過干渉気味に接することで、管理職・マネージャーのキャパシティをオーバーしてしまうことがあります。 

管理職・マネージャーも1人の人間です。どれだけ業務効率化を図ってタイムパフォーマンスを高めても、業務時間内にできる仕事の量には限界があります。また、管理職・マネージャーにしかできない仕事は非常に多いため、チームメンバーに過干渉気味に接することで、本来の業務が終わらないことが起こりえます。そのため、必要以上に仕事を抱えてしまうと、長期的な残業が続き、管理職・マネージャーのキャパシティをオーバーしてしまう可能性があります。

これは、管理職・マネージャー自身にとってはもちろん悪影響で、体調を崩すことにつながります。そして、同様にチームメンバーにも大きな悪影響を及ぼします。チームメンバーの立場の目線で考えると、管理職・マネージャーが常に長時間の残業をしていると、チームメンバーも休みにくいと感じてしまいます。このような状況になってしまうと、マネジメントとしては失敗ですし、成果の最大化につながりません。

この2つの理由から、チームメンバーに対して過干渉気味に接することはやめましょう。

部下や周囲の人々の意見を聞かない

管理職・マネージャーが絶対にやってはいけないコミュニケーションの3つ目は「部下や周囲の人々の意見を聞かない」ことです。管理職・マネージャーは一般的に過去に実績や経験がある方から選ばれることが多いです。そのため、部下や周囲の人々の意見を聞かない管理職・マネージャーも少なくはありません。

認知バイアスという言葉を聞いたことがあるでしょうか?

認知バイアスとは、心理学において主に自分の思い込みや先入観によって、無意識に発生する「思考の偏り」のことです。そのため、過去に実績や経験がある管理職・マネージャーは、この認知バイアスに陥りやすく、部下や周囲の人々の意見よりも、管理職・マネージャー自身の意見を優先しがちです。 

時として、自分の経験で判断した方が良い場合ももちろんあると思います。しかし、常にその経験がベストな選択肢になるかはわかりません。そのため、部下や周囲の人々の意見を聞き、適切な判断を下すことが管理職・マネージャーには大切です。

管理職・マネージャーに必要なコミュニケーションスキルの獲得方法

最後に、このような管理職・マネージャーのコミュニケーションスキルの獲得方法について説明します。

自己啓発本やビジネス書を読む

管理職・マネージャーに必要なコミュニケーションスキルの獲得方法の1つ目は、「自己啓発本やビジネス書を読む」ことです。管理職に必要なコミュニケーションスキルの獲得方法として、自己啓発本やビジネス書を読むことも有効な手段です。

これらの本を読むことで、自分自身が今まで知らなかった知識やテクニックを身に付けることができます。それに伴って、視野の拡大につながり、より幅広い人々と効果的にコミュニケーションをすることができます。

しかし、読書だけではインプットで終ってしまいます。そのため、読書を通じて得た知識を実践に活かすことや、フィードバックを受けることなどのアウトプットをすることも重要です。

優秀な管理職にコツを聞く

管理職・マネージャーに必要なコミュニケーションスキルの獲得方法の2つ目は、「優秀な管理職にコツを聞く」ことです。管理職に必要なコミュニケーションスキルの獲得方法として、優秀な管理職・マネージャーにコミュニケーションのコツを聞くことも有効な手段です。活躍している上司や同期は最も身近な目標設定のロールモデルであり、その会社にあったコミュニケーションを明確にしてくれる存在です。

コミュニケーションスキル研修の活用

管理職・マネージャーに必要なコミュニケーションスキルの獲得方法の3つ目は、「コミュニケーションスキル研修の活用」です。管理職に必要なコミュニケーションスキルの獲得方法として、コミュニケーションスキル研修を活用することも有効な手段です。

コミュニケーションスキル研修は自己啓発本やビジネス書を読む場合と同様に、自分自身が今まで知らなかった知識やテクニックを身に付けることができます。そして、読書と違い、研修プログラムでは、読書を通じて得た知識を実践に活かしたり、フィードバックを受けることも可能なので、アウトプットを自然に行うことができます。

そのため、インプットとアウトプットを同時に行うことでき、自分自身の成長につながりやすいのが、この「コミュニケーションスキル研修の活用」です。

まとめ

今回の記事では、O:が研修の時に重要視している管理職・マネージャーに求められるコミュニケーションスキルについて説明しました。

特に管理職・マネージャーに求められるコミュニケーションスキルは高度なものが多く、気を付けるべきことも非常に多いです。その中でもやるべきコミュニケーションコツの5つと、やるべきではないコミュニケーションの3つはぜひ、実践してみてください。

 やるべきコミュニケーションのコツ
1. 傾聴力を養う
2. 論理的で分かりやすさを重視した話し方をする。
3. 周囲の人々に敬意を払い、公平な態度を取る
4. 非言語コミュニケーションを意識する
5. 部下にとって尊敬される管理職になる

やるべきではないコミュニケーション
1. 感情に任せた叱責をする
2. チームメンバーに対して過干渉気味に接する
3. 部下や周囲の人々の意見を聞かない

今回の記事を読んで、自分自身も高度なコミュニケーションスキルを獲得したいと思った方はぜひ、下記のリンクからお問い合わせしてみてください。