日報へのコメントにもう困らない！～コメントがもたらす効果と効果的な書き方～
毎日の日報へのコメント、面倒だし内容にも困るし大変ですよね。
しかし、日報は上司が反応をしなければ意味がなくなってしまいます。
さらに、役割や意味を理解せずに日報を書いていたり、雑なコメントを返していたりしてはフィードバックをしないよりも悪影響をもたらしてしまいます。
なぜ日報を実施しているのか。
日報へのコメントがどんな効果を与えるのかを再確認し、正しいコメントの返し方を知り、日報をより有意義なものにしましょう！
日報へのコメントで部下を育てる！
義務作業になりがちな日報へのコメント。
しかし返し方によってとても重要な意義を持つものとなります。
ここではコメントの役割、意義について説明します。
日報は部下との意思疎通の場
部下の育成を効果的に行う前提として、部下との信頼関係が構築されている必要性があります。
しかし、どのように築いていけばいいか苦労している人も少なくないでしょう。日報は部下と管理者の意思疎通を助けるツールです。
部下に対し気遣いをしたコメントをすることで業務外の人間関係もよくなって、より一層の相互信頼関係を構築できます。
部下との信頼関係が構築できれば、組織にプラスとなる関係性・環境を作りやすくなるでしょう。
モチベーションの向上につながる
人はどんなに努力しても認められないとモチベーションが下がってしまうものです。
日報に適切なコメントをつけて部下の成果をきちんと評価し、励ます。また失敗や目標の未達成に対しては適切なフォローを行う。これによって部下は承認欲求が満たされ、仕事に対するモチベーションが高まって前向きかつ自発的に仕事に取り組めます。
部下のモチベーションを上げられると以下の効果、メリットが期待できます。
- 仕事への意欲が高まり、教育のコスト・時間が削減。
- 離職率の低下。
- てきぱきと仕事をするようになり、労働生産性の上昇。
業務の進捗を把握し効率化につながる
日報では部下の仕事内容を把握すると同時に、コメント、フィードバックをして進捗管理とマネジメントを行います。日報を使うことで、進捗管理と本人にしかわからない仕事の内容の把握、そのチェックと指導が可能です。
適切なコメント、指導を行い業務の効率化へとつなげましょう！
日報のコメントを書く時のポイント4選
効果的なコメントとはどんなコメントなのでしょうか。書き方のポイントをお教えします。
ポジティブな言葉を意識する
コメントは基本的にポジティブなものにすることを意識しましょう。
部下のモチベーションにつながり、チーム全体の雰囲気もポジティブに変わります。
部下が受け取って気持ちの良いものにしましょう。
例
今日は大変な仕事だったと思うけどおつかれさま。これからさらに難しい仕事も増えるかもしれないけど〇〇さんなら大丈夫！期待しています！
結果だけでなく行動をほめる
育成の基本は褒めることですが、「何を褒めるか」も重要となってきます。
仕事の結果ばかりを褒めていると、
「結果を出さないと褒められない、結果しか見ていない」
と思われてしまいます。
結果に至るまでのプロセスに着目し褒めることで、しっかり見てもらえていると感じ、更なるモチベーション向上につなげることができるでしょう。
例
今日は目標を大きく上回る結果を残せました！これは〇〇さんが指示を受ける前に自分で考えて行動をしてくれたおかげです。これからもこの調子で頑張りましょう！
褒めてからアドバイスをする
ミスがあったりうまく結果に繋がらなかった時、つい怒りたくなってしまう時もあるかもしれません。
しかし、頭ごなしに怒っては逆効果となってしまいます。
結果は正しい行動の積み重ねにより生み出されるものです。まずは共感を示してから良かった点、改善が必要な点を明確に伝えましょう。
また、解決法を完璧に示すのではなく質問を織り交ぜて、
自分で考えさせるようにするのも育成において効果的です。
例
今日は初めての作業おつかれさま。大変だったと思うけど前向きに取り組んでいく姿はとても心強かったです。
〇〇の部分はとても良かったです。〇〇の部分を改善してみるとよりよくなると思うので頑張りましょう！
個人への言葉、メッセージを組み込む
部下に対して、「明日も頑張ろう！」などの誰に向けても言える、ありきたりなことを伝えてもあまり思いは伝わりません。
できるだけその人個人に向けての思いや励ましを組み込むことを意識しましょう。
見てもらえているという認識が生まれるはずです。
例
今日もお疲れ様！新しい仕事にはもうなれてきましたか？〇〇さんは物覚えが早いので安心して業務を任せられます。まだ難しいことや悩みがあったら気軽に聞いてください！
「1on1」って実際にどうすればいいの？
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これを入れれば効果的な日報のコメントに！
コメントはただ褒めるだけではなく、現状の評価、アドバイスが求められます。より効果的なコメントの内容にするためには以下の3つの要素を取り入れましょう
1,何を褒めているのか具体的にする
ただ褒められるだけでは、何が良かったのか、
何が褒められているのか伝わらずこれからに生かすことができません。
できるだけ具体的に、何が良かったのかを伝えましょう。
例
✖
今日の仕事すごくよかったです
〇
今日の仕事のこの部分が丁寧に行えていてすごくよかったです
2,評価だけで無く、その結果どうなるのかを伝える
自分のした仕事がその後どうなるのか分からず、
何のための仕事なのかわからなくなってしまうことがあります。
仕事の評価だけでなく、何のためにやってもらったのか、
どのような位置・役割の仕事なのかを伝えてあげましょう。
これにより仕事の必要性を理解し、モチベーションアップにつながります。
例
✖
今日は無事目標を達成することができました
〇
今日は無事目標を達成することができました、これで〇〇をすることができるようになります
3,今後の方針、課題を明確に伝える
褒めて終わるのではなく、今後の目標やこれからすべき行動について言及するといいでしょう。
現状に満足せず、これからのスキルアップやキャリアアップの道が見えてモチベーションアップになるはずです。
例
✖
今日は丁寧な作業ができていてよかったです
〇
今日は丁寧な作業ができていて素晴らしかったので次回は丁寧かつ迅速な作業を目指してみましょう
まとめ：日報へのコメントは部下を育てる効果的なツール
日報に対し良質なコメントを返すことで部下との信頼関係の構築、モチベーションの向上、業務の効率化をすることができます。
効果的なコメントを意識して、最大限日報を活用しましょう！
