1on1ミーティングの目的の伝え方とは？例文や導入時のポイントを解説！
最近では1on1を取り入れる企業様が増えてきました。
しかし、1on1ミーティングの目的がうまく伝わっておらず、1on1施策が失敗に終わることが多々あります。そこで、1on1ミーティングの目的の伝え方とを例文や導入時のポイントと共に解説していきます。
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、１対１で部下と管理職などの上司が定期的に話す施策のことを言います。
週に1回～月に1回といった定期的なペースで上司が部下の現状を聞き、その内容にフィードバックしていくことで、部下の成長を促すことができます。
1on1ミーティングの目的
1on1の目的は「部下の悩み事への対応」「部下のモチベーションやパフォーマンスの向上」「部下のスムーズな育成」のように、部下の成長のために1on1を実施することが多いです。
しかし、世間では「1on1は部下のための時間」と言われているが故に、部下のわがままを全て聞いてしまう企業様も多いです。その結果、マネージャーが疲弊してしまう会社様も多いので、部下のために1on1を行いつつもマネージャーが疲弊しないように、マネージャーにとっても部下にとっても良い1on1になるよう心がけることが重要です。
人事評価面談との違い
1on1ミーティングは、上司と部下の1対1の面談であることから、人事評価面談と同じものだと考えてしまいがちです。しかし、実際は1on1と人事評価面談は大きく違います。
1on1と人事評価面談の分かりやすい分け方としては、主体が上司と部下のどちらにあるかで簡単に分けることができます。人事評価では上司が主体となり、上司が適正な評価を下すために部下に質問を行います。
それに対して1on1では、部下の課題をどうやったら解決できるか？を考えて部下に質問を行います。
1on1ミーティングのメリット
続いては1on1ミーティングのメリットについて解説していきます。
社内の人材育成
1on1のメリットとしては社内の人材育成が挙げられます。
仕事をしている中で、課題や困り事を感じることは多くありますが日本人の多くは相談できずにそのままにしてしまう人が多いです。1on1のような定期的に相談ができる場があると、社員の成長の阻害要因を取り除くことができます。
また、メンバーが困っている際に「なんで今の現状になってしまったのだろう？」「AとBならどっちのやり方の方がいいと思う？」と対話を行うことで、メンバーが具体的にどういう行動をすれば成長できるのか、自分なりに考えて試行錯誤する機会が増え問題解決能力が向上します。
効果的に人材育成を行うには、1on1ミーティングと同時にタレントマネジメントシステムや人事評価システムの利用をするとデータが蓄積できるかつ効率よくできるのでおすすめです。
社員のエンゲージメント向上
1on1のメリットとしては、社員のエンゲージメントを高めることが挙げられます。エンゲージメントとは社員の組織に対する愛着や思い入れ、満足度のことです。
1on1では上司と部下のコミュニケーションが定期的に行われるので、単純接触効果という心理学が働きやすいです。単純接触効果とは、複数回接触を繰り返すことで、だんだん接触を繰り返したものを好きになる心理的現象です。
また、上司と繰り返し話してスキル・得意分野・悩みなどの相互理解を深めることで、業務改善効果や意思決定上の誤解も生じにくくなり全体的な効率や生産性の向上が期待できます。
さらに自己実現やキャリアの発展のサポートを1on1で受けることで、転職のリスクも減らすことができます。
1on1ミーティングの目的の伝え方
続いては、1on1ミーティングの目的の伝え方について解説します。
1on1はとても効果的な施策ではあるものの工数のかかる施策なため、事前に1on1の目的を伝える準備をしておくと良いでしょう。
社内の説明会を開催する
1on1ミーティングの目的を伝える方法として、社内の説明会を開催するというものが挙げられます。
一人ひとりに1on1の目的を伝えると多くの時間がかかりますが、社内の説明会でまとめて内容を共有することでより短い時間で1on1の目的を伝えることができます。また、1on1には「信頼関係の向上」「部下の支援」「お互いの価値観の理解」などさまざまな目的があるため、一人ひとりに目的を伝えるのではなくまとめて情報共有をすることで、チームによって誤解釈が生まれないようにすることもできます。
1on1研修を導入する
続いての1on1ミーティングの目的を伝える方法として、1on1研修を導入するというものが挙げられます。
社内で説明会を開く場合、費用は安く済むものの、準備に時間がかかるのと1on1の目的の伝え方に失敗してしまうと、1on1施策自体も失敗になりかねません。特に社内で1on1の目的を伝える際に、「1on1は部下のためのものである」ということのみを伝えてしまう会社様が多いですが、それだけですと1on1を行う上司が疲弊してしまいます。
そのため、「主体は部下だが、上司や会社にとっても利益のある1on1にする」という事を1on1の目的を伝える際に、入れておくと1on1を行う上司からも承認されやすくなるのでおすすめです。
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上司から直接部下に伝える
続いての1on1ミーティングの目的を伝える方法として、上司から直接部下に伝えるというものが挙げられます。
上司から直接部下に伝える際のメリットとしては、細かい内容をメンバーに合わせてパーソナライズできることにあります。例えば、1on1の目的が「部下の成長促進」だったと仮定しましょう。不安症なメンバーの場合は、「1on1は成長をする過程で不安になる事を取り除く場所です」とお伝えする方が良いですし、成長意欲が高いメンバーには「1on1を成功するための手法を紹介する場所にするね」と伝える方が高い効果が期待できます。
このようにメンバーによって適切な1on1の目的を伝えることができるという点で、上司から直接部下に伝えるという方法は優れています。
部下に目的を伝える際の例文
この記事を見て、部下に1on1の目的を伝える方もいると思いますので、部下に目的を伝える際の例文をご紹介します。
まずは、「1on1の時間は指摘をする場所ではなく、あなたの話を傾聴して相談してもらう場所にしたい」という事を伝えましょう。自分を評価する対象である上司との1対１の空間は部下にとってはとても緊張感のある場所です。そのため、「この場所は一方的に上司が話す場所ではない」という事を伝えることで安心感を持ってもらうことができます。
次に、「1on1であなたの将来なりたい姿を教えて欲しい。そこに合わせたアドバイスがしたい。また、まだ理想のビジネスマンの像が見つかっていないなら探す支援がしたい」という事を伝えましょう。
上司が自分の事を考えてくれているという事を伝える事で、部下側は1on1の時間を価値のあるものとして認識してくれるようになります。
1on1ミーティングの目的を伝える手順
続いて、1on1ミーティングの目的を伝える手順についてご紹介します。
STEP1：1on1の目的を考える
まず最初に1on1の目的を考える事が重要です。
実施目的としては、「部下の悩み事への対応」「部下のモチベーションやパフォーマンスの向上」「部下のスムーズな育成」のような目的で実施することが多いです。
しかし、1on1の最上位の目的は「会社の課題を解決する事」です。
そのため、「メンバーの離職が多い」という課題が会社にあるのであれば「部下の悩みを聞いて解決する機会」として1on1をするべきですし、「メンバーレイヤーが成長しないため、業績が上がりにくい」という課題が会社にあるのであれば「人材育成の打ち手」として1on1をするべきです。
世間では「1on1は部下のための時間」と言われることが多いですが、「マネージャーから部下に指導やアドバイスができていない」という状態が会社にあるのであれば「マネージャーが部下に指導する場」として1on1をする事もあります。
上記のように1on1で解決したい課題を明確にしておくことで1on1の成功確率を大幅に向上させる事ができます。
STEP2：1on1の成果目標を決める
続いての1on1ミーティングの目的を伝える手順は、成果目標を決める事です。1on1の成果目標を決めておかないと、1on1施策が形骸化する可能性が高まってしまいます。
1on1の成果目標はケースによって様々ありますが、一番汎用性が高いのは部下にアンケートを行う事です。部下に1on1の満足度を回答してもらう事で、1on1の成果を定量的に測る事ができます。
質問例としては下記のような内容が良いでしょう。
- 「1on1の必要性を5段階で記載してください」
- 「1on1によって上司に発言しやすくなりましたか？」
- 「これからも継続的に1on1の運用をしたいですか？」
STEP3：目的・目標を主要メンバーと合意する
1on1の成果目標を決め他あとは、目的・目標を主要メンバーと合意するようにしましょう。
1on1での失敗ケースとしてよくあるのは、1on1の目的を経営層や人事で決めたものの、現場まで降りてなかったり主要メンバーが1on1の目的に納得していないという事です。そのため、1on1での目的・目標を主要メンバーと合意する事は時間を確保して提案するようにしましょう。
また、1on1は上司の時間を多く使う施策なため、現場からの批判に会う事が多いです。しかし、実際に1on1を行った企業様は「メンバーの課題を直接解決できるので実績が上がった」「メンバーが役割と仕事を求めるようになったので上司側のタスクが減った」という声が多いです。
1on1の目的・目標を主要メンバーと合意する際には、「部下、上司の双方にとって良い施策である」という事を伝えて、1on1の協力を依頼する事でより強化された1on1施策を行う事ができます。
STEP4：管理職・マネージャー向けの説明会を開催する
目的・目標を主要メンバーと合意した後は、管理職・マネージャー向けの説明会を開催するようにしましょう。
目的や目標が同じでも、頻度やアジェンダ、期間などを揃えておかないとマネージャーのよって1on1に大きな差が出てしまいます。さらに、やり方だけでなくコーチング力などマネージャーの能力によって1on1の質に差が大きく出ることも多いです。
そのため、説明会だけでなく1on1の質を向上できるような研修も同時に行う事ができるとより良いでしょう。
STEP5：1on1で各管理職が部下に目的を説明する
管理職・マネージャー向けの説明会を開催した後は、1on1で各管理職が部下に目的を説明しましょう。伝える際に1on1の目的やルールがマネージャー毎に違いがないように徹底しましょう。
1on1施策を既にやった事があり、ナレッジが溜まっている会社であればあえてマネージャー毎に1on1の目的やルールを変更しても良いですが、基本的にはルールや目的を揃えておく方がトラブル回避ができるのでおすすめです。
効果的な1on1ミーティングのポイント
続いては効果的な1on1ミーティングのポイントについて解説します。
話す内容（アジェンダ）を事前に決めておく
効果的な1on1ミーティングのポイントの1つ目は話す内容（アジェンダ）を事前に決めておく事です。
簡単でも良いので、アジェンダを設定しておくと1on1がより質の高いものになります。例えば、1on1の目的が「部下を成長させる」であれば、下記のような手順で1on1の全体を設計すると良いでしょう。
- 部下がどんなキャリアを実現したいのか聞く
- 現場の部下の状況となりたいキャリアの差分を比較する
- 部下がキャリアに向けて挑戦する中で、何が今障害になっているか聞く
- 自分が部下にできることを確認して、一緒に行動していく
経験学習サイクルを意識する
効果的な1on1ミーティングのポイントの2つ目は経験学習サイクルを意識することです。
経験学習サイクルを意識しながら行うと、1on1の質を高めることができます。
経験学習サイクルと似ているサイクルとして、PDCAサイクルがありますが、PDCAサイクルは、計画（Plan）を立てて実行（Do）し、その結果をチェック（Check）、改善（Action）をします。
そして、また計画（Plan）を立て、実行（do）する、といった具合にPDCAを繰り返していくことで、継続的な業務改善につながっていく手法です。
PDCAサイクルでは「業務改善」がテーマである一方、経験学習サイクルは「経験から気付きを得て、深く掘り下げていき学習する」ことがテーマである手法です。経験学習サイクルは、「経験→内省→教訓→実践」の4ステップで構成されています。
- 経験フェーズ
- このフェーズでは、実際に経験して学びます。ちなみに、人間は経験から７割、他人や文献から３割学ぶと言われています。
- 内省フェーズ
- このフェーズでは失敗や成功から、自分自身が経験したことを多様な視点、俯瞰的な立場から振り返ることで原因、背景などを多角的に考察します。
- 教訓フェーズ
- このフェーズでは、経験した結果を内省して得たものをほかのケースでも応用できるよう教訓にします。
- 実践フェーズ
- このフェーズでは、得た教訓をまた実践し次の経験学習サイクルの糧にします。
マネージャーは部下が内省フェーズで客観的なアドバイスをしたり、教訓フェーズのケースで応用できるような概念化の手伝いをします。
部下から上手に話を聞き出す
効果的な1on1ミーティングのポイントの3つ目は部下から上手に話を聞き出す事です。
一つ前の所で経験学習サイクルを意識すると1on1の質を高めることができるとお伝えしましたが、部下が内省するために、多様な視点を与えたり、教訓フェーズのケースで応用できるような概念化の手伝いをするのはかなりテクニックが必要です。
うまくいっている1on1ではマネージャーの傾聴力が高いことが多いので、このパートでは、「部下から上手に話を聞き出す方法」について記載します。
会話を横に展開しながら聞く
一つ目は、会話を横に展開しながら聞くことです。メンバーがどんな事を考えて業務をしていたかを網羅的に聞く事で、メンバーの状況を把握できます。
質問例としては、「他にも意識したことはある？」という質問が有効です。
縦に深ぼる
次は会話を横に展開していく中で、もっと深ぼって聞くと良さそうと思った話を、マネージャーが縦に深ぼって聞くことでメンバーの考えをより明確にし教訓にできるようにします。
質問例としては、「具体的にはどんなことしたの？」という質問がよいでしょう。
仮説を持って聞く
そして最後に、なかなかメンバーから意見が出てこない際にマネージャーが仮説を持って聞くことで、メンバーの話を広げるテクニックになります。
質問例としては、「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど、あってたりする？」という質問が有効です。
メンバーがどこにこだわっているかを予想する能力が必要なので、テクニックが必要ですが、仮説が外れることをそこまで恐れなくても問題ありません。メンバーとしては、抽象度の高い質問ばかりされるよりも「〇〇にこだわって業務しているのかなと思ったんだけど」と聞かれる方が、「意識はしてなかったけどマネージャーにはそう見えていたのか」「無意識の中で自分は〇〇にこだわっていたのかも」と考える視点を与えることができるメリットがあります。
メンバーが話したくなるような承認の時間を設ける
効果的な1on1ミーティングのポイントの4つ目はメンバーが話したくなるような承認の時間を設ける事です。
マネージャーとしてはメンバーに成長してほしい、目標達成してほしいと思うが故にどうしても指摘や厳しいフィードバックが多くなることがあります。これは一定しょうがない事ではありますが、指摘が多くなるとメンバーが心を開いてもらいづらくなります。そのため、メンバーが話したくなるような承認の時間があるかどうかは1on1において大事になってきます。
一般的には日本人は、Good Good Good moreの法則と呼ばれる程度、3回承認して1回指摘するくらいの頻度が良いとされています。
そのため、「先週お客様としっかり対話していてよかったね」「最近スケジュール管理をちゃんとしていて良いね」「会議で自分の意見を言うことができていて良いね」と承認をした後に、「連絡をもっとこまめにするとより良いと思ったんだけどどう思う？」と指摘するくらいの頻度が良いでしょう。
また、指摘する際も「連絡をもっとこまめにしないとダメですよね。」と決めつけるのではなく、「連絡をもっとこまめにするとより良いと思ったんだけどどう思う？」を疑問形で相手に合意を取らせる形の方が指摘感がなくなるのでおすすめです。
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部下に合わせたコミュニケーションをとる
効果的な1on1ミーティングのポイントの5つ目は部下に合わせたコミュニケーションをとる事です。
例としてはソーシャルスタイルごとにメンバーを場合分けするのがおすすめです。ソーシャルスタイルとは1968年にアメリカの産業心理学者、デビッドメリル氏が提唱したコミュニケーション理論のことで、4つに分類される人のコミュニケーションのパターンを活用し、適切なコミュニケーションを選択するものです。
種類としては、主導型、促進型、分析型、指示型に分けて適切なコミュニケーションを選択します。
ソーシャルスタイルには、主導型、促進型、分析型、指示型があります。例えば、主導型の方は特徴として、合理的に物事を達成していく傾向にあり、プロセスよりも結果を重視するビジネスライクな性格な方が多いです。そのため、このケースでは1on1の最中に雑談等は少なめにして、「いかに目標達成していくか？」を軸に話すと、効果的な1on1を行うことができます。
まとめ
今回は、1on1ミーティングの目的の伝え方と例文や導入時のポイントをについて解説しました。1on1ミーティングは有効な施策ではありますが、目的をきちんと伝えられていないとその性能を十分に発揮することができません。
今回の記事の内容に気を付けて1on1を実践して企業の生産性を高めていきましょう。
効果的な1on1を実施するなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1のスケジュールを自動設定！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
