最近では、1on1を取り入れ部下の考えをキャッチアップする事で、より良いマネジメントをしようと考えておられる企業様も増えております。
しかし、1on1を取り入れた企業様の中には「1on1で何の会話したらいいかわからない」「1on1の際にメンバーが気まずそう」という声も聞くようになってきました。
中でも、1on1が気まずくなるという課題の解決のために、アイスブレイクの仕方を知りたい！というご相談も増えてきております。
そのため、この記事では弊社で1on1コンサルを導入させていただいた知見を元に、1on1ミーティングでのアイスブレイクの方法やアイスブレイクが必要な場合と必要でない場合について記載していきます。
1on1をこれから始めたい方や、1on1をやってみたもののうまくいっていない方にはおすすめの記事になっています。
1on1ミーティングにアイスブレイクは必要？
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、「上司と部下1対1が定期的に行う個人面談」です。
上司と部下が一般的ですが、先輩社員と後輩社員という具合に、組織の経験者が経験が浅い方に対して行うケースもあります。
1on1ミーティングの目的は、部下の成長や心理的安全性の醸成、組織課題の発見など、多岐に渡ります。
そのため、目的を見失うことのないように、対話の到達目標と対話内容（話す際に気をつけるポイント）を事前に準備しておくことが重要です。
1on1ミーティングをしておけば、会社のコミュニケーション課題が簡単に解決されると理解されている節もありますが、1on1は業務時間も削られますし、目的に沿って実施しないとメンバーとマネージャーがお互いに気まずい思いをして逆効果になることもあります。
そのため、一般的なミーティングと同様に、テーマやゴール設定のない1on1ミーティングは効果が出ないことを心得ておく必要があります。
アイスブレイクとは
アイスブレイクとは、主に本題に入る前に行われる短い雑談やゲームのことを指します。
堅く張り詰めた空気を氷に例え、氷を崩すように緊張をほぐすことからアイスブレイクと呼ばれています。
アイスブレイクを取り入れる主な目的は、場の空気を和ませて参加者の緊張をほぐすことです。
特に、信頼関係がまだできていない相手と話す際には、お互いに相手がどのような人物かわからないため、雰囲気が堅くなりがちです。
そのため始めから仕事の話に入るのではなく、プライベートの話などを挟むことでお互いの情報を知ることで、1on1の際に質問や提案などのコミュニケーションをより円滑に進める効果が期待できます。
1on1にアイスブレイクは必要な場合と不要な場合がある
ただ、アイスブレイクはどんなチームでもやっても良い万能なやり方という訳ではありません。
例えば、メンバーが意見を言い、マネージャーがフィードバックがするような良い関係性がある場合やキャリアの悩みなどの深い話題が既にできている場合は、アイスブレイクはやらなくても問題ありません。
そこで、次のステップでは1on1のアイスブレイクが必要な場面について、ご紹介します。
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1on1の時にアイスブレイクが必要な場面とは
1on1の時にアイスブレイクが必要な場面はいくつかありますが、今回は3つに絞って記載します。
1on1は時間のかかる施策なため、アイスブレイクが必要かどうかを確認してから始めると良いでしょう。
上司・部下になって間もない1on1のとき
職場移動や新しい人の入社によって、上司・部下になって間もない場合は、新しい組織でうまくやれるか不安に思う方がほとんどなため、アイスブレイクは行った方が良いです。
アイスブレイクによって距離感を近づけることで、メンバーから「ミスがないかチェックしてください！」「〇〇について困っているので参考になる資料があれば欲しいです！」というような声が上がるようになり、上司がフォローやアドバイスをしやすくなる関係性ができて、部下の不安を取り除くことができます。
1on1の相手が悩みを抱えてそうなとき
1on1の相手が悩みを抱えてそうなときもアイスブレイクはおすすめです。
理由としては、「今予算達成のためにどんな挑戦してる？」「来月、改善していくためにどんな行動していく？」等の目標達成の初めから質問をしてしまうと、メンバーが悩みを言いづらくなってしまう事があるからです。
そのため、メンバーを気にかけるような雑談やアイスブレイクをする事でメンバーの悩みを聞き出すことでメンバーの悩みを解消した上で、目標達成等の内容について話すと良いでしょう。
1on1の相手が口下手な場合
社内で口下手な方がいた場合にもアイスブレイクはおすすめです。
口下手な方はどうしても急に仕事の話から入ってしまうと、会話が進みにくいです。
そのため、1on1でアイスブレイクを含めた進め方をすることで、口下手な方でも話しやすくなるので1on1が円滑に進みやすくなります。
1on1のアイスブレイクにおすすめの質問
アイスブレイクを急にしようと思った際、慣れてない方だと「今日天気いいね」といったような広がりにくい内容や「〇〇株式会社の代表の言葉とかいいよね」と言ったような硬すぎる内容を話してしまうことがあります。
そのためここでは、アイスブレイクの際におすすめの質問とその事例を記載したので、参考にしてください。
体調確認（心身の健康チェック）
アイスブレイクの定番としては、「体調確認や心身の健康チェックの内容」が挙げられます。
体調確認や心身の健康チェックを行うことで、メンバーが心を開いてくれて、自分の気持ちを打ち明けてくれる事があります。
例えば、「最近元気ないかもと思ったけど体調とか大丈夫？？」「心身の不調があると仕事うまくいきづらいから何かあったら言ってね！」等の声かけがおすすめです。
悩みを聞く質問
次におすすめのアイスブレイクは、「悩みを聞く質問」です。
ただ、メンバーはそう簡単には悩みを言ってくれないので、下記例で部下が悩みを言いやすい質問例を紹介します。
悩みを言いづらい方の気持ちとしては「マネージャーに評価されたい、よく見られたい」という思いがあるので、下記のような質問がおすすめです。
「〇〇さんはビジネスセンスあるからあんまりないと思うんだけど、自分はマネージャーとしてメンバーの課題解決しないといけないから困ったことあったら気軽に言ってね笑」
「〇〇さんはビジネスセンスあるから」のように枕詞に「褒め要素」を含めることで、部下の自己効力感を高めつつ、
「自分の仕事はメンバーの課題解決だから笑」と冗談ぽく言うことでメンバーとしては「マネージャーがそう言うなら相談してあげようかな」と言う気持ちにさせる事ができるのでおすすめです。
プライベートの相互理解
次のおすすめのアイスブレイクは「プライベートの相互理解」についてです。
最初に上司側がプライベートの話をして、最後に部下側にプライベートの話をしてもらう流れがおすすめです。
理由としては、急にプライベートの話をしてと言われても話せない方が多いので、先に上司が「自分は漫才に興味があって土日によく見にいくんだよね」と話すことで、「自分土日何してるっけ」「よく見るもので言うと映画かな」と無意識のうちに会話を準備する事ができるからです。
また、上司が先に話すことで「こんな話も仕事中にしてもいいんだ！」と会話のハードルを下げることもできるので、アイスブレイクでプライベートの話をする際は是非とも上司側から先に話すようにしましょう。
入社理由や前職やっていたこと（新人向け）
最後にお勧めするアイスブレイクは入社理由や前職やっていたことについて聞くことです。
こちらは、メンバーの大事にしている価値観がわかるので、第1回目の1on1の際にもおすすめの話題になります。
入社理由や前職やっていたことを聞く質問例としては、
「今後仕事振る時の参考になるかもと思っての質問なんだけど、過去どんな仕事してたか聞いても良い？？」
「〇〇さんが何を大事にしているか知れると一緒に仕事しやすいかなと思っていて、何に注目して会社選んでいたかとかって聞いても良い？」
になります。枕詞に質問のメリットや意図をつけることでメンバーが詳しく回答してくれる可能性が上がります。
入社理由や前職やっていたことを聞けた場合はプラスで、
「うちの会社で今後はどんなことやっていきたい？どんな可能性やスキルを広げれると〇〇さん的に嬉しい？」と言うのも聞けるとメンバーの視点がわかるので一緒に活動しやすくなるでしょう。
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アイスブレイクが必要ない1on1にするためのポイント
先程は、メンバーが意見を言えてマネージャーがフィードバックができるような良い関係性がある場合やキャリアの悩みなどの深い話題が既にできている場合は、アイスブレイクはやらなくても問題ないとお伝えしました。
アイスブレイクの時間が省けるくらいの関係になれると仕事が円滑に回りやすくなります。
そこで、今回はアイスブレイクが必要ない1on1を開催するポイントについてお伝えします。
1on1の実施目的や望ましいコミュニケーションを共有する
メンバーが意見を言えて、マネージャーがフィードバックができるような良い関係性がある場合やキャリアの悩みなどの深い話題を話す事ができるようにするには、上司・マネージャーが1on1の実施目的をしっかりと理解して、部下・メンバーと共通認識として持つことがとても重要です。
企業様の中には、人事に言われたからとりあえず1on1施策を行っている方もいます。しかし、とりあえず1on1をやっている状態ですと結果は出にくいです。
そのため、上司・マネージャーが「メンバーがキャリアを描けるようにして離職率を減らす」であったり「メンバーの困りごとを解決して会社の業績アップに繋げる」などの1on1の目的を定めてメンバーと合意をとる必要があります。
また、メンバーが成長欲求が高ければ「1on1では大事な時間もらっているから、変に遠回りで質問せずあなたを成長させることに注力してフィードバックするね。言い方厳しいかもとかあったら教えてね」と伝えたり、メンバーが悩みを言いづらい方であれば「1on1はあなたの課題を解決するための場所だから、どんなに小さい悩みでも教えて欲しい。言わない事が一番良くない事だと思って欲しい」と伝えたりするなどコミュニケーションの指針を策定して、どのようなコミュニケーションが理想なのかを共通認識をとると、良いコミュニケーションを取れるようになるでしょう。
話す内容のアジェンダを作成する
アジェンダとは1on1で話す内容の事です。
アジェンダを事前に用意しておくことで、1on1で話す内容に対して準備ができるのでメンバーが意見を言いやすくなったり、そこに対してマネージャーがフィードバックをしやすくなったりします。
また、アジェンダの中に「今週できたこと」「次回までにやること」というものを毎回入れることで、メンバーが今までやってきたことや成長の過程を振り返る事ができます。
アジェンダの準備をするのは時間がかかりすぎるのでは？と思う方もいるかもしれませんが、行き当たりばったりで話すよりもあらかじめ準備をしてから話す方が、メンバーの課題の早期発見やメンバーの生の声を聞いた上での施策立案ができるので、マネジメント全体の工数は削減できます。
さらに、アジェンダを部下に書いてきてもらうと、部下の成長とマネージャーの工数削減につながるのでおすすめです。
傾聴の姿勢を心がける
続いて、アイスブレイクが必要ない1on1にするためのポイントとしては「傾聴の姿勢を心がける」ということが挙げられます。
傾聴とは、相手の話を、相手の立場に立って、相手の気持ちに共感しながら理解しようとする事です。
ただ、メンバーによって感じ方や考え方が違うので、ソーシャルスタイルごとにメンバーを場合分けして聞くことがおすすめです。
ソーシャルスタイルとは1968年にアメリカの産業心理学者、デビッドメリル氏が提唱したコミュニケーション理論のことで、4つに分類される人のコミュニケーションのパターンを活用し、適切なコミュニケーションを選択するものです。
種類としては、「主導タイプ、促進タイプ、分析タイプ、指示タイプ」があり、それぞれのタイプに分けて適切なコミュニケーションを選択します。
例えば、促進型の方は特徴として、認めて欲しい欲が高い傾向にあり、褒めれらる事が好きな性格な方が多いです。
そのため、褒めや承認の言葉を多めにしながら聞くことを意識すると良いでしょう。
また、分析型の方は特徴として、論理的なことを重視する傾向にあり、ただたくさん褒めてもあまり嬉しいと感じない性格な方が多いです。
そのため、褒める量ではなく「〇〇さんの△△の部分は〜〜と言う観点でいいね」と具体的に褒めたり承認しながら聞くことを意識すると良いでしょう。
※ソーシャルスタイルについてさらに知りたい方は以下の資料『ソーシャルスタイルに基づくパーソナライズド1on1の実践』をダウンロードする事をおすすめします。
まとめ
今回は、1on1ミーティングにおけるアイスブレイクのやり方や必要がなくなる1on1のポイントまで、解説してきました。
本記事が、皆様の1on1質の向上に貢献できましたら幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。
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- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1のスケジュールを自動設定！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
よくある質問（Q＆A）
1on1ミーティングでアイスブレイクにかける時間は？
1on1ミーティングでアイスブレイクにかける時間には明確な答えはありません。メンバーの特性や会社の状況によって変更していくべきものです。
一般的に、1on1ミーティングでアイスブレイクにかける時間は1on1の時間が全体で30分なら目安は5分程度にしておくのが良いでしょう。
その後は1on1をやってみながら、アイスブレイクの時間を伸ばしたり縮めたりしていくと良いでしょう。
1on1ミーティングの効果的な頻度や実施時間は？
1on1ミーティングの効果的な頻度や実施時間も状況や運営方法次第なため、場合によって変わります。
ただ、推奨としては週に1回30分をおすすめします。
一週間は、PDCAサイクルを回すのにちょうど良いと言う点と、問題が起きた際に一週間以上放っておくと大きな問題になりやすいと言う理由から、時間は短くても頻度は多めの方が良いとされています。
1on1ミーティングで話すべきテーマは？
1on1ミーティングで話すべきテーマとしては、様々ありますがメンバーの評価方法を話したり希望の配属先を聞いてなかったりする方が多いので、ぜひテーマとして入れておいていただきたいです。
昨今、転職が増えていく時代なので、評価方法について1on1の際に話しておいて擦り合わせておかないと評価面談後にメンバーが評価に納得できず離職してしまう事があります。
また、移動させてあげれるかはわからないにしろ、希望の配属先などのメンバーの希望を聞いておくことで、会社にシナジーがある場合はメンバーも会社もwinwinな人事異動ができるため希望は聞くようにしましょう。
