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悩めるマネージャーへの処方箋!リモートワーク下のマネジメントのポイントとは?【おすすめクラウドサービス23選】

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悩めるマネージャーへの処方箋!リモートワーク下のマネジメントのポイントとは?【おすすめクラウドサービス23選】

目次

  • リモートワークのメリット・デメリット
  • リモートワークのマネジメントのポイント
  • リモートワークでの1on1の在り方
  • オンラインコミュニケーションのためのクラウドサービス23選
  • まとめ

新型コロナウイルスの蔓延に伴い、急速に広まったリモートワーク(テレワーク)ですが、現在もリモートワークを継続する企業もあれば、通常出社に切り替える企業もあり、様々な形で導入されています。

リモートワークにはメリットも多くあることながら、そのデメリットを解消できない企業も多いのではないでしょうか。

リモートワークの恩恵を受けながら、デメリットを解消するにはリモートワーク下のマネジメントを見直す必要があります。リモートワーク下ではどのようなマネジメントが求められるのかをこちらの記事でまとめました。

リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークを開始したきっかけは新型ウイルス蔓延に伴う緊急事態宣言であった企業が多く存在します。つまり、リモートワークを余儀なくされたという企業も多かったでしょう。何の準備もなくリモートワークに切り替えた企業ほど、そのデメリットを感じることが多かったのではないでしょうか。リモートワークのマネジメントをを知る前にリモートワークについて整理しましょう。

リモートワークのメリット

リモートワークでのメリットは以下の通りです。

・オフィス維持費(賃貸料金、光熱費、通信費用)の削減

人員拡大中の企業においてコロナの影響でオフィス拡大を中止し、逆にオフィスを縮小することを決断した企業は少なくありません。

・従業員の交通費の削減

販売管理費の削減に有効です。

・多様な人材の獲得

近くに住んでいる人材だけではなく、地方や海外在住の優秀なスタッフを雇用することが可能になります。

・従業員のワークライフバランス向上と離職率の改善

通勤時間の削減で趣味に充てる時間や家族との時間が生まれます。生活にゆとりができることでストレスが軽減し、離職率の改善に繋がります。

・会社自体のPR

リモートワークを実施しているという企業のブランディングが可能です。転職の条件の中にリモートワーク可能という希望が多いようです。

・紙ベースでの管理からデジタル化(DX)

リモートワークになることで紙でのやりとりが困難になることで必然的にデジタル化が進みます。

・BCP対策

台風や雪のなどの自然災害や、大地震やテロ攻撃などの緊急時に事業の損害を最小限にするため早急な復旧という意味でリモートワークは有効です。

リモートワークのデメリット

リモートワークでのデメリットは以下の通りです。

・情報漏洩のリスクが高まる

情報漏洩による企業の損失は計り知れません。セキュリティソフトの導入、VPN通信環境の整備とともに機器等の紛失やネットワークへの留意等、従業員の意識改革が必要です。

・労務管理が困難

リモートワークは通勤時間の削減による自由時間創出とは裏腹に、仕事とプライベートの境目が無くなり永遠と働いてしまう人も出てきます。出勤していないことで物理的に制限をかける(帰るように促す、パソコンの電源を定時で落とす等)ことができなくなるので、管理が難しくなります。

・人事評価が困難

定量的な評価は可能だが、定性的な評価は新人マネージャーにとっては困難になる可能性が高いです。

・コミュニケーションの難易度が上がる

オンラインコミュニケーションのためのツールの整備やルール化、計画的なコミュニケーションが必要になります。

・ネットワークや作業環境の整備が必要

特に自宅環境下では会社での環境と比較してネットワークが不十分であることが多くあります。例えば、マンションでの集団契約の状態だと周囲の住民のネットワーク使用状況に依存してネットワーク速度が不十分になってしまうこともあります。また、デスクや椅子がない場合もあるため物品の準備も必要かもしれません。

・自己管理が難しい

周囲の目がなくなるため自己管理が難しくなる場合があります。

・新人に対するOJTが難しい

新人に対するOJTもリモートで行う必要があるので、教育体制の整備やメンター制度の導入が必要になります。

・会社へのエンゲージメント低下の恐れ

空間共有や対面でのコミュニケーションが物理的に難しくなることから居場所を見出せなくなり、エンゲージメントが低下することがあります。

リモートワークのマネジメントのポイント

リモートワークではメリットも多くあり、デメリットも多くあることがわかりました。リモートワークを成功させるには、チームのマネジメントにおいていかに上述したデメリットを軽減できるかがポイントです。

ではデメリットを改善するためのマネジメントを確認しましょう。

情報漏洩のリスクが高まる

ネットワーク整備は情報システムの部署管轄ではあるかと思いますが、各メンバーへの情報管理の意識づけは各マネージャーの役割になります。具体的に何をしてはいけないのか、会社や個人にどのような影響があるのか、理解してもらうための教育が必要になります。動画マニュアル作成ツールで管理すれば、履修状況も見える化可能です。

労務管理が困難

スケジュール管理やタスク管理が必要であり、それらの情報が全体に公開されている必要があります。カレンダーツールの利用やタスク管理ツールの利用、業務日報ツールの利用がオススメです。

人事評価が困難

定量面では数値管理ができていれば問題ありませんが、定性面の把握が難しくなります。ピアボーナスの導入をすることでチーム内の称賛を見える化し、評価の際に参考にすることができます。

コミュニケーションの難易度が上がる

コミュニケーションの難易度が上がる原因は対面でないことによる情報の制限にあります。メラビアンの法則では、コミュニケーションにおいて視覚情報が55%の割合で伝わるとされており、人は発せられた言葉自体だけでなく細かなニュアンスを表情や声のトーンから読み取っていることがわかります。そのため、ニュアンスを伝えるためにWeb会議システムの導入やコミュニケーションツールによる絵文字の使用等の対策をとることでコミュニケーションがとりやすくなると考えられます。

ネットワークや作業環境のオンライン整備が必要

まず、自宅環境でのネットワークが十分なのかを知る必要があります。MiiTel Speed Testなどで無料で調べることができます。ネットワークや作業環境の整備には費用が発生します。予めリモート手当を設定している企業も少なくありません。また、ワーママさんがいる場合はベビーシッター等のサービスが使えるよう配慮をしても良いかもしれません。

自己管理が難しい

人の目がないことでサボってしまうのであれば、バーチャルオフィスがおすすめです。また、業務日報の提出等で自分の1日の動きが振り返る機会を与えることも有効でしょう。

新人に対するOJTが難しい

OJTもオンライン化するためWeb会議システムの導入が必須となるでしょう。また、社内の動画マニュアル作成ツールを利用することで効率化を図れます。

会社へのエンゲージメント低下の恐れ

エンゲージメントを保つためには、会社のmission/vision/valueはもちろん、今動いている仕事の背景や意図を正確に言語化して伝える必要があります

また、各メンバーが会社にとって必要な存在であることを1on1で伝えること、孤独とならないようにメンター制度の導入など対策も有効です。

また、エンゲージメントサーベイツールを導入することでメンバーのエンゲージメントを見える化し、サポートを補助してくれます。エンゲージメントサーベイは遅行指標となりやすいので、業務日報や週報などの定期的なテキストでの業務報告で現状確認するのもオススメです。

リモートワークでの1on1の在り方

リモートワークでのコミュニケーション不足を補う方法として「1on1」が注目を浴びています。

1on1のポイントは心理的安全性が保たれていること、アジェンダが用意されていること、モチベーション・エンゲージメントを高めることです。

リモートワーク下においてはWeb会議ツールを使う、オンラインホワイトボードを利用する、コミュニケーションツールの通知をOFFにするなどの工夫が必要です。雑談自体は生産性をあげると言われていますが、貴重な1on1の機会でなくても集団での雑談でも効果はあります。緊張感があり心理的安全性の確保が難しいと判断した場合は1on1の際にも雑談を計画的に組み込みましょう。

オンラインコミュニケーションのためのオススメクラウドサービス23選

オススメ動画マニュアル作成ツール

・Teach me Biz – https://biz.teachme.jp/

・ClipLine –https://clipline.com/service/

オススメカレンダーツール

・Google カレンダー(https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/calendar/)

オススメタスク管理ツール

・Asana – https://asana.com/ja

・Trello – https://trello.com/ja

・Jira – https://www.atlassian.com/ja/software/jira

業務日報ツール

・Co:TEAM – https://coteam.jp/

・Gamba! – https://www.getgamba.com

マネジメントDXツール (マネージャー支援)

・Co:TEAM – https://coteam.jp/


Web会議システム

・Zoom – https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

・Google meet – https://apps.google.com/intl/ja/meet/

・Microsoft Teams – https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

コミュニケーションツール

・Slack – https://slack.com/intl/ja-jp/

・Chatwork – https://go.chatwork.com/ja/

・Microsoft Teams – https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

・LINE WORKS – https://line.worksmobile.com/jp/

バーチャルオフィスツール

・tandem – https://tandem.chat/

・Remo – https://remo.co/virtual-video-conference-japan-press/

・NeWorkhttps://nework.app/about/

・oVive – https://ovice.in/ja/

エンゲージメントサーベイ

・wevox – https://get.wevox.io/

・MOTIVATION CLOUD – https://www.motivation-cloud.com/

オンラインホワイトボード

・miro – https://miro.com/

まとめ

リモートワークでのマネジメントはいかにリモートワークのデメリットを軽減するかにかかっています。

マネージャーのスキルだけでそれを埋め合わせることは難しいので、うまくクラウドサービスの導入や1on1を駆使して解決に導きましょう。