人事の年間スケジュールとは？領域別のスケジュールの具体例を解説！

企業における従業員の管理や人事制度の運用を担う人事部は、企業の経営において欠かせない存在です。近年では人、採用や評価などを通じて人を「管理」することではなく、戦略的に人的資源を活用するという目的であるHR（Human Resource）と呼ばれることも増えてきています。本記事では、中途採用の活発化や法制度の動向などを踏まえ人事領域ごとの年間スケジュールについて解説していきます。人事部に配属されたが何から始めれば良いかわからない、スケジュールの抜け漏れがないか確認したいなどのお悩みを解決されたい方は是非ご参考までにお読みいただきたいです。

人事の年間スケジュールの一覧

企業によって若干異なる場合がありますが、代表的なものは以下の通りになります。

1月	採用業務: 新卒採用準備 給与・労務業務: 法定調書提出、給与支払報告書提出 人材開発・育成業務: 新卒社員向け入社準備
2月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 有給休暇取得確認 人材開発・育成業務: 昇格者研修計画
３月	採用業務: 新卒採用最終面接 給与・労務業務: 期末面接・評価調整 人材開発・育成業務: 新入社員研修準備
4月	採用業務: 新卒社員入社手続き 給与・労務業務: 昇給・昇格反映、住民税更新 人材開発・育成業務: 新入社員研修開始
５月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 労働保険年度更新 人材開発・育成業務: 若手社員研修
６月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 賞与計算・支払届提出、住民税反映 人材開発・育成業務: 階層別研修
7月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 社会保険料控除額確認、労働保険料納付 人材開発・育成業務: 階層別研修、評価面談
8月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 社会保険料改定 人材開発・育成業務: 中堅社員研修
9月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 社会保険料改定 人材開発・育成業務: リーダーシップ研修
10月	採用業務: 昇進・昇格者の選定 給与・労務業務: 社会保険料定時改定、年末調整準備 人材開発・育成業務: 管理職研修
11月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 年末調整業務、被扶養者リスト確認 人材開発・育成業務: 昇格者研修計画
12月	採用業務: 中途採用面接 給与・労務業務: 年末調整、源泉徴収票発行 人材開発・育成業務: 次年度研修計画立案

人事の定型業務の月間スケジュール一覧

企業ごとに多少は異なりますが、毎月発生する定型業務のスケジュール一覧は下記になります。人事業務は法律上絶対やらなくてはならない業務、義務でなくても対応すべき業務、今後を予測して対応しておくべき業務など多岐に渡ります。抜け漏れが無いよう、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどのクラウドベースのカレンダーアプリを利用し、リアルタイムで、チームメンバーなど複数人と予定を共有することが重要です。また、人事業務では、社内外の関係者とスケジュール調整が必要になる場面が多いため、カレンダーの共有機能を使って担当者ごとに業務を割り当て、重複や抜け漏れを防ぎましょう。リマインダー機能を利用することで、期日を忘れず対応することができます。

採用

• 採用候補者の進捗管理と面接スケジュール調整
• 応募者への対応（メール・電話）
• 内定者へのフォローアップと入社準備
• リクルーティングサイトの更新・管理

給与・労務

人事の年間スケジュールで押さえるべき業務

人事担当者が抑えるべき年間スケジュールで押さえるべき業務は何なのでしょうか？ここでは人事領域ごとの業務内容についてご説明します。

採用

新卒採用

採用には大きく分けて新卒採用と中途採用があります。新卒採用は主に大学3~4年生を対象とした採用活動を指し、入社年の4月を目標にスケジュールを立てます。近年では新卒採用の難化もあり、インターンシップなどを通じて早い段階から学生と接点を取る企業も増えてきています。

また、慢性的な人手不足を背景に、高卒採用も広がってきています。特に製造業やサービス業などでは、若い労働力を確保するために、高校卒業者を対象とした採用も活発化しています。高卒採用は大卒者の新卒採用と比較し、各地域の学校と密接に連携を取りながら行われ、学校推薦や職業指導が重視される点が特徴です。

高卒採用には、企業が地方の学校を回って説明会を開催するなど、地域に根ざした採用活動が求められることが多いです。中途採用は、すでに就業経験のある人を対象に、1年を通じて行われる採用活動です。欠員が出た場合や増員が必要な場合など、特定の時期に限らず、採用ニーズが発生したタイミングで実施されます。

中途採用

中途採用は即戦力を求める場合が多く、会計期間や賞与支給、人事異動のタイミングも関係し、4月、7月、10月に採用数が増える傾向があります。近年では中途採用の競争が激化しており、適切な人材を確保するためには、採用の計画をより明確に立て、ターゲットとする人材の要件を具体的に設定することが必要です。

どちらの採用活動においても、採用難易度は依然と比較して格段に上がっているため、計画的な採用戦略を立てることが重要になります。どちらの採用でも、当年に実施した取り組みの効果検証を行うために、データを蓄積しておくことが必須です。

給与・労務

社員に給与を支払うために、残業代、退職金の計算や、社会保険、所得税の計算を行います。また、労働者の賃金や労働時間などの労働条件に関すること、職場内の規律などについて定めた就業規則や、労働者と雇用主の間で取り交わされる約束事である労使協定の作成など、会社にとって必要な手続きを行います。

労使協定の一部である36協定は、毎年必ず締結し、届出を行わなければならないため注意が必要です。

労働基準法では、労働者を守るため、法定労働時間を１日８時間、１週間40時間、週1日の休日を定めています。その時間を超えての労働は、労使協定を締結し、所轄労働基準署へ届出をしなくてはなりません。この届出を確実に行っておかないと、従業員に残業をさせることはできません。もし怠った場合には大きなトラブルに発展する可能性もあるので、期限には注意が必要です。

コロナ禍以降、リモートワークが急速に普及し、従業員がオフィス外で働くことが増えました。これにより、労務管理や給与計算などの業務が従来よりも複雑化しています。特に、リモートワークでは従業員の勤怠管理や労働時間の把握が難しくなり、勤務時間を正確に把握するためのトラッキングツールや、Teams、Slackなどのオンラインコミュニケーションツールの活用が重要となっています。

このように、国が定めたルールや期日を守る必要があるため、専門性の高い業務と言えるでしょう。また、細かい業務が数多く発生するため、Excelやスプレッドシードを用いてスケジュール通りにタスクを管理する必要があります。

人材開発・人材育成

新入社員研修、階層別研修のような研修形式のものや、新入社員や新しく配属された派遣スタッフに対して、上司や先輩が指導役となり、実務を通して知識やスキルを身に付けてもらうOJT(On-the-Job Training)、タレントマネジメントとして、企業における上期、下期の切り替わりであることが多い4月や10月、入社3年目、5年目などの区切りに行うキャリアローテーションなどを指します。

従業員の成長、組織・企業の成長、経営・事業戦略の実現などを目的に行うため、組織や企業の成長にとって重要な業務の1つです。研修は外注も可能なので、その場合は外部の関係者とのコミュニケーションを取ることが増えます。また、どの形式で行うにしても何を課題として行うのか設定し、目的に応じて適切な手法を選択することが必要です。

人事の年間スケジュール（採用）

採用は大きく分けて新卒採用と中途採用の2つがあります。それぞれ異なるスケジュールで採用活動を行いますので、解説していきます。

新卒採用

従来、「就活ルール」と呼ばれる就職活動の基本スケジュールは日本経済団体連合会（経団連）が定めていましたが、近年は政府主導へと移行しています。

企業の採用広報活動(会社説明会の受付等)は大学3年生時の3月1日以降、採用選考活動開始は大学4年生時の6月1日以降と「就活ルール」には定められていますが、新卒採用の難化もあり、インターンシップやオープンカンパニーなどを通し、早期から学生に接触している企業が多くあります。インターンシップは夏季（6〜8月）や冬季（12〜2月）に実施する企業が多くあります。インターンシップを通じて学生に自社の魅力を伝えるだけでなく、将来的な内定候補者としての関係を築くため、企業にとってインターンシップは非常に重要な採用ツールになっています。これにより、学生は企業文化や実務経験を深く理解でき、企業側も学生の適性やコミュニケーション能力を確認する機会を持てます。

また、オープンカンパニーという名称で就業経験を含まないプログラムを提供し、企業文化を学生側に伝える企業も増えてきています。新卒採用の主な流れは以下の通りですが、当年と翌年の採用活動期間が被るため、新卒採用担当者は、当年の採用活動を行いながら、翌年の採用計画を策定するということになります。近年では人材不足、新卒採用の難化もあり、高卒採用を行う企業も増えてきています。高卒採用の活動スケジュールは、大卒採用とは動き方が異なり、行政・主要経済団体・学校組織の三者による協定によってルール化されています。企業は、高卒採用のルールを理解した上で活動を行うことが求められます。

中途採用

経団連（一般社団法人 日本経済団体連合会）によって就職活動の解禁日が決められている新卒とは違い、中途採用の転職活動は通年でおこなうことが可能です。事業の状況により採用計画は異なりますが、一般的なスケジュールは下記になります。下記のスケジュールに加え、現場と必要な人材の要件整理、メリット・デメリットを踏まえた利用する中途採用サービスの選定、選考プロセスの整理など業務は多岐に渡ります。

1月～3月	前年度の採用人数振り返り、来年度の採用計画策定
4月	新年度スタート
7月～9月	半期振り返り、後期の採用計画の見直し
10月1	下期スタート

また、賞与時期などの要因から、求職者の動向にも傾向があります。1～3月、6～7月、9～11月は期の変わり目や賞与時期前などの要因で中途採用市場が活発になります。4〜5月、8月、12月などは休暇期間であることなどが作用し、中途採用市場は閑散期になります。職種や利用するサービスなどによっても採用までにかかる時間が変動するため、採用目標から逆算して計画的に進めることが必要です。

人事の年間スケジュール（給与・労務）

次に、給与・労務のスケジュールについて解説します。給与・労務の担当者は、基本的に給与計算のスケジュールを中心に毎月の業務が組まれています。給与の支払いをミスなく行うため、スケジュールを厳密に守る必要があります。また、最低賃金法に基づく給与改定など労働関連の法改正に合せ、制度の見直しを行うことも重要事項です。専門的な知識を必要とする場合も多いため、社会保険労務士の監修・サポートを受けるなどしてリスクを回避することもおすすめです。

入社（毎月）

毎月新入社員や中途採用者がいる場合、雇用契約書や労働条件通知書の準備が必要です。また、入社手続きとして、社会保険（健康保険・厚生年金保険）、雇用保険の加入手続きを行います。社会保険は資格取得から5日以内、雇用保険は翌月10日までに提出しなければなりません。特に健康保険は提出が遅れると保険証発行も遅れてしまうため、早めの対応が求められます。入社日によっては日割り計算が必要なケースもあり、給与支給口座の情報確認も忘れずに行う必要があります。給与計算は毎月の定例業務であり、入退社の手続きも含めて定期的に管理することが重要です。通勤手当の処理は会社によってことなり、事前に半年分振り込む、毎月給与とともに振り込むなど対応は様々です。自社が利用している給与サービスを踏まえ、適切な方法で行いましょう。

社会保険定時改定（毎月、4月～6月）

7月に算定基礎届を作成し、標準報酬月額を見直します。これは年に一度の定時決定として行われ、従業員の4月、5月、6月に支払った給与を基に計算されます。4月に昇給があった従業員については、4月から6月の給与を基に随時変更届を作成し、これに基づいて社会保険料を改定します。これらの手続きは、管轄の事務センターまたは年金事務所に提出します。10月には、7月に提出された算定基礎届に基づき、各従業員の社会保険料が改定され、新しい標準報酬月額が適用されます。また、厚生年金保険料率が変更される場合には、このタイミングで改定作業を行います。

労働保険料（6月〜7月）

6月1日から7月10日までの間に労働保険年度更新手続きを行います。この期間内に前年度の労働保険料を精算し、確定保険料を申告納付します。これと同時に、新年度の概算保険料も申告納付します。これらの手続きが遅れると追徴金が課されることがあるため、早めの準備が必要です。

賞与（会社規定による）

賞与の支払いは法定では義務化されていませんが、就業規則に記載があった場合支払いを行う必要があります。夏季賞与と冬季賞与の形で支給する企業が多く、賞与支払いのために人事評価制度に基づく人事考課決定を行う必要があります。また、特別な場合にのみ支払う、決算賞与やインセンティブボーナスなどを支払うケースもあります。賞与を支給した場合には、賞与支給日から5日以内に賞与支払届を管轄の事務センターまたは年金事務所に提出する必要があります。賞与は一般的に6月と12月に支給されることが多いですが、企業によっては他の時期に支給されることもあります。賞与は通常の給与とは別計算になるため、給与計算システムの設定変更が必要です。また、賞与の支給に際しては、社会保険料や所得税の控除も正確に行わなければならないため、事前の確認が不可欠です。

年末調整（12月）

年末調整は毎年12月に行われ、その年に支払われた給与や賞与に基づいて、年間の所得税額を確定させます。従業員ごとの年末調整書類を準備し、住宅ローン控除や生命保険料控除などが適用される場合は、該当書類の提出が必要です。給与システムに入力して調整作業を進め、給与総額から給与所得控除を行った後、所得税の確定計算を行います。また、年末調整を終えた結果を反映させ、翌年1月までに源泉徴収票を作成し、従業員に発行する必要があります。これは確定申告などに必要な重要な書類ですので、正確かつ迅速な対応が求められます。

人事の年間スケジュール（人材開発・人材育成）

人材開発は、受講者、外部講師など関係者が多くなるため、少なくとも研修実施の半年前から準備しておく必要があります。ここでは人材開発に関わる代表的な研修とスケジュールについて解説します。

新入社員教育

新卒入社者向けである新入社員研修では、まず研修の目的・目標を設定し、カリキュラムを組み立てることが必要です。新入社員に対する教育として入社時に集合研修を実施する企業が多いですが、1週間から2～3カ月程度の期間を設定する企業が多いです。それに加え、業務を通して教育するOJTを実施する場合であれば、入社してから6カ月間や1年間といった期間を設けます。また、新入社員が壁にぶつかったりモチベーションが落ちたりしやすい配属されてから2～3カ月後や、1年目の後半にフォローアップ研修を取り入れることもおすすめです。新入社員が所属する部署とは異なる部署の先輩社員がメンターになり、さまざまな角度から新入社員をサポートするメンター制度を取り入れている企業もあります。研修内容としては、入社したての集合研修時はビジネスマナーや業務に必要な専門知識など、フォローアップ研修時は時期、年次に応じてプログラムを考える必要があります。研修スケジュールは、他の業務や行事との調整をしながら無理なく組み立て、Excelなどで可視化することで、余裕を持って行うことができます。エンジニアなどの専門知識が必要な場合には、早期の成長を促すためにも計画立案も含め半年ほど長期の準備期間が必要です。

中途社員教育

中途社員研修は、即戦力としてのパフォーマンスを発揮してもらうために、自社の文化やルール、専門用語、仕事内容を理解させることが重要です。中途採用で入社してくる社員の場合、新入社員とは異なり社会人経験があることから研修の必要性を感じない人事担当者も少なくないと思われます。ただ、期待される役割やミッションを明確に伝える、企業文化、仕事の進め方の理解を深めることで働きやすい環境が整備され、中途社員の早期戦力化に繋がります。思うように力が発揮できない場合、早期離職となってしまうリスクも少なく無いため、重要度の高い業務になります。研修内容としては、新入社員研修と同様、集合研修、OJTなどの方法が一般的です。集合研修の場合、会社により異なりますが、中途採用者の入社日に合わせて半日～1日単位で実施されるケースが多いです。

階層別教育

階層別研修は、役職や年齢、スキルによって社員を分類し、それぞれに必要な知識やスキルを習得させるための研修です。新入社員、若手、中堅、管理職といった各階層ごとに役割が変わるため、研修の内容も異なります。研修の目的は、会社が期待する役割を理解し、スムーズにパフォーマンスを発揮できるようにすることと、階層に応じたスキルを短期間で習得させることです。専門的な内容になることは多いため外部講師を招聘することも多く、委託先の選定、研修内容の検討などを2~3か月前から実施していく必要があります。

昇格者教育

昇格者教育は、昇格した社員が新しい役割や責任を果たすために必要な知識やスキルを習得するための研修です。昇格に伴い、リーダーシップやマネジメント、意思決定力など、従来の役割とは異なる能力が求められるようになります。多くの企業では人事異動に合わせ、10月、4月に昇格などの組織変更をを実施することが多いため、そのタイミングで研修を実施することが多いです。昇格の対象となる社員は多忙であることも多いため、最低でも1か月前までに通知し、参加人数が少なくならないようにすることが重要です。

人事の年間スケジュールを組む上で押さえておきたいポイント

ここまで説明したように、人事の仕事は多岐に渡ります。そのため、人事の年間スケジュールを組む際には下記のポイントを意識した上で、抜け漏れの無いように留意することが重要です。

毎月対応する定例業務を考慮する

人事部門では、年間スケジュールに加え、毎月対応する定例業務も多岐にわたります。従業員の給与計算、残業時間の管理、社会保険料や税金の納付、産休・育休の手続きなどがその代表例です。これらの定例業務の負担を考慮し、無理のない年間スケジュールを立案することが重要です。月々の業務を見据えながら、繁忙期とそうでない時期をバランスよく計画に組み込むことで、業務の円滑な運営が可能となります。また、ツールやなどを導入して定型業務を効率化することで非定型業務に割く時間を捻出することも重要です。

年に数回のみ発生する業務がある

人事部門では、年に数回だけ発生する業務も多くあります。例えば、従業員対象のストレスチェックや健康診断の実施、年末調整などが挙げられます。これらの業務は、全社的な周知や産業医との面談の手配など、細々とした対応が必要になることもあります。こうした特定の時期に集中する業務は、定例業務と重なると業務負担が増えるため、年間スケジュールを立案する際には、余裕を持たせて計画することが大切です。

人事の業務は多岐にわたる

人事部門の業務は、採用や労務だけに限りません。職場環境の整備や社員教育、さらにはCSR（企業の社会的責任）への取り組みなど、幅広い分野を担当しています。特に中小企業では、総務や経理の業務まで兼務していることも多く、業務範囲はさらに広がります。これら多岐にわたる業務を効率的に進めるためには、年間スケジュールを把握し、各業務が重なりすぎないよう調整することが重要です。柔軟に対応できるよう、余裕を持った計画を立てることが理想的です。

まとめ

ここまで、人事部門の年間スケジュールについてまとめてご紹介しました。人事部門の業務は非常に多岐にわたり、特定の時期には業務負担が重なることも少なくありません。そのため、年間スケジュールだけでなく、毎月の定例業務の負担も考慮しながら、無理のない計画を立てましょう。期日を厳守しなければならない手続きも多く、企業の信用にも関わるため、抜け漏れのないよう適切にスケジュールを組み、円滑に業務を進めていきましょう。