人事考課における業績評価の6つの項目とフィードバック面談時の3つの注意点

パフォーマンスレビューに関して適切な言葉を見つけるのは難しいものです。

マネージャーは、正直な業績評価を伝えること、成長と発展の機会を強調すること、成功を認めることで従業員のモチベーションを高めること、そして従業員自身が自分の業績をどのように認識しているかを測ることの間で、微妙なバランスを取ろうと努力します。

また、新型コロナウィルスの影響による絶え間ないストレスの中で人事考課を行うことは困難であり、適切な言葉やフレーズを盛り込んだり、避けたりすることがより重要になります。

本記事では、重要な行動やスキルを特定して説明し、建設的なフィードバックを提供するための業績評価における6つの項目と面談時に避けるべき3つのポイントを紹介します。

パフォーマンスレビューとパフォーマンスマネジメントの関係性

正確で、やる気を起こさせるような業績評価を行ったとしても、他のフィードバックがない状態でそれを行っては、効果が得られません。

パフォーマンスレビューを効果的に行うためには、以下のより大きなパフォーマンスマネジメントの一連の取り組みの一部として位置付ける必要があります。

• 中間レビュー
• 年次レビュー
• 定期的な1on1
• 日常的な賞賛やフィードバック

従業員のパフォーマンスを特定する6つのカテゴリー 

このガイドでは、従業員のパフォーマンスの一般的なカテゴリーを簡単に紹介し、それぞれに使用する評価項目の具体例を紹介しています。

ここで紹介した評価項目のほとんどは、従業員が期待に応えている、あるいは期待を超えていることを示すために使われます。

これらのパフォーマンスレビューの例は、行動を説明するための適切な言葉やフレーズを見つけるのに苦労しているマネージャーにヒントを与えることを目的としています。

しかし、これらの例はあくまでも出発点であり、マネージャーは個々の従業員とそのパフォーマンスに合わせて修正し、具体的な例を挙げて拡大していくべき一般的なフレーズであることに注意しましょう。

• コミュニケーション力
• 目標を達成する力
• チームワークとコラボレーション力
• 創造力
• 問題解力
• 柔軟性と適応性

それでは、効果的なパフォーマンスレビューを書くために、従業員のパフォーマンスに関する6つの主要なカテゴリーと、それぞれにどのようなフレーズを使い、どのようなフレーズを避けるべきかを見ていきましょう。

コミュニケーション力

コミュニケーション能力を評価する際には、簡潔なメールを送る能力や、プレゼンテーション後の質問に明確に答える能力だけでなく、それ以外の能力にも注目してください。

従業員のコミュニケーションスキルやスタイルは人によって大きく異なりますが、会社のパートナーとの関係を深めたり、直属の部下に明確な指示や建設的なフィードバックを提供したりするなど、従業員のコミュニケーション能力が職務上の成功をどのように支えているかを具体的に議論することが重要です。

従業員がコミュニケーションの期待に応えている、または期待を超えていることを示す特徴

• 理解を深めるために、すぐにフィードバックを求めることが多い 
• 十分に準備された、あるいは考え抜かれた質問をすることが多い
• 誤解や先見性のなさを指摘するようなフォローアップの質問をすぐにする
• ユーモアのセンスがあり、ビジネスに明るさをもたらす
•  「少し時間がないので、 後で連絡してもいいですか？」と気軽に言える
• 他人に意見を求め、同僚が気持ちよく貢献できるようにする
• 部門を超えたコラボレーションを行い、社内の他部門と強い協力関係を築くことができる
• 自らの知識を共有し、他の人にも同じことをしてもらうことで、協力、コミュニケーション、コラボレーションを促進する
• チームメンバーや直属の部下に対して、期待、目標、主要な結果を明確に伝える

コミュニケーションの改善が必要な社員を示す特徴

• 饒舌で、明確なメッセージを伝えることが困難な場合がある
• 複雑な問題を管理可能な部分に分解するのが苦手である
• 頼まれても、他の部門にスタッフのリソースを割くことを嫌がる

目標を達成する力

成果を説明する際、マネージャーは社員の貢献とビジネスの成果を結びつける必要があります。

この2つを結びつけることで、従業員の行動が組織の目標やアジェンダの達成にどのように貢献しているかを従業員に明確に伝えることができます。

業績評価に具体的な指標を含めることは強力です。

具体的な評価指標は、従業員の成果を現実の世界に即した形で表現するのに役立ち、成功のための明確なベンチマークとなります。

従業員が期待される成果を上げていることを示すフレーズ

• （1〜3の具体例を挙げて）コミュニケーションを改善した
• X製品またはXサービスのサービスおよび/または生産をY%改善した
• Xプロジェクトを主導し、Y四半期に予想以上の利益を上げた 

従業員が期待される達成度を向上させる必要があることを示す特徴

• 自分の役割を十分に果たすために必要なリソースが不足しているとよく言われる
• エラーのない仕事をするのに苦労し、プロジェクトの期限を守れない
• プロジェクトが期待通りに進まないときに、タイムリーな情報提供や支援要請をしないことが多い

チームワークとコラボレーション力

これまで成功を判断するために使用してきた基準が、昨年と同じではないことを認識することが重要であり、評価の言い回しにもそれを反映させるべきだと述べています。

また、従業員の業績がチームや組織の成功を支えていることに触れることは有益です。

従業員が同僚の仕事をより良くすることは、会社全体に価値をもたらしていることになりますから、必ず言及するようにしましょう。

従業員がコラボレーションの期待に応えている、または超えていることを示す特徴

• チームのパフォーマンスと生産性を向上させている
• チーム内での協力を促進し、個々のメンバーの参加を促している
• チームメンバーがそれぞれの強みを発揮できるよう支援し、効果的なチームを構築する
• チームの一体感を醸成し、個人の賛同を得て、グループの共通目標を達成できるようにする。
• 対人関係の問題や課題を解決するために、お互いを尊重した対話を重視する 
• 建設的な批判に加えて、肯定的な肯定と励ましを提供する

従業員がコラボレーションを改善する必要があることを示す特徴

• 困難に直面しているチームメンバーを精神的に励ましたり、手を差し伸べてサポートすることができない
• チームミーティングで他の人の話を遮って、同僚のアイデアの意欲を失わせる
• 自分の権限が問われると、攻撃的に対応する

創造力

新型コロナウィルスの影響下では、創造性を発揮する機会に恵まれたなかった業種や企業も多かったのではないでしょうか。

今だからこそ、アイデアや問題解決のための創造性を認めることが重要なのです。

従業員がイノベーションの期待に応えている、または超えていることを示す特徴

• 日常的な問題を解決するために、創造的なアイデアを実践的に応用している 
• 多様な視点からの意見を取り入れ、チーム内で創造的なコラボレーションを行っている
• 長年にわたるXの問題をYの創造的な回避策で解決した 
• 障害に直面したときに、常に革新的な解決策を提案している
• 創造的なリスクを取るべき時と、従来の解決策にこだわるべき時を理解している
• 異なる視点を求め、実験を受け入れることで、チーム全体の創造性を高める

革新性の向上が必要な社員を示す特徴

• 顧客のニーズの変化に対応して仕事を調整するのに苦労している
• 新しいアプローチやアイデアを採用することに躊躇している
• 同僚の創造的なアイデアを探そうとしない

問題解決力

新型コロナウィルス下においては、複雑な問題を解決することに新たな意味が生まれました。

チームメンバーやマネージャーは、業務、財務、コンテンツ制作、営業など、自分たちの仕事における困難な問題だけに集中するのではなく、パンデミックがもたらす困難な問題を解決するための新たな方法を見つけなければなりませんでしたが、これはそれ自体が挑戦でした。

困難な決断の是非を慎重に判断し、解決策を模索して優れた成果を上げた人を必ず評価しましょう。

通常であれば、他の人と相談してからでないと決められないようなことを、この1年間は自分で決めなければならなかったかもしれません。

こういったことは特に影響が大きく、人事考課で触れるべき重要なポイントです。

従業員が問題解決のために期待されていることを示す特徴

• より効率的な解決策を簡単に見つけられる
• 障害を解決すべき問題としてとらえる
• 遅延を避けるために障害となりうるものを分析する
• 複雑な問題に対して、持続可能な解決策を見つけることができる

問題解決の改善が必要な社員を示すフレーズ

• 繰り返される問題のパターンを見ようとしない
• 問題を細分化してアプローチし、一度に一つの要素だけに集中する
• 問題の根本原因を特定するのに苦労している

柔軟性と適応性

不確実性が続くと思われたこの1年で、柔軟性と適応性が新たに従業員のパフォーマンスに注目されるようになり、従業員のパフォーマンスレビューにもこれが反映されるようになりました。

リモートワークへの迅速な移行に直面しても、適応性と変化への意欲を称賛することは、マネージャーがレビューの他の面で改善の必要性を強調する文脈に反論するのに役立ちます。

従業員が柔軟性と適応性の期待値を満たしている、または超えていることを示す特徴

• チームが迅速に方向転換しなければならないとき、リーダーシップを発揮し、前向きな姿勢を示している
• ストレスや予期せぬ事態に直面しても、冷静さを失わない
• 計画が変更されたり、予期せぬ問題が発生したりしたときに、迅速に新しいアクションプランに適応することができる
• 変化を改善するためのポジティブな機会として捉えているように見える

従業員の柔軟性と適応性を高める必要があることを示す特徴

• 新しい仕事の割り当てを嫌がっているように見える
• 予想外の課題に直面すると、イライラして集中力が低下する
• 新しい全社的な方針やプログラムを日常的に実施することに抵抗がある

効果的なパフォーマンスレビューのために避けるべき3つのこと 

従業員のパフォーマンスの重要なポイントに適切な言葉で触れることが重要であるのと同様に、マネージャーは特定の落とし穴を避けることで、より良いパフォーマンスレビューを行うことができます。

• 曖昧な表現をしない
• 絶対的な表現を避ける
• 急に伝えることを避ける

ここでは、この「やってはいけない3つのこと」をご紹介します。

曖昧な表現をしない

書面や口頭でのコミュニケーションにおいて、曖昧な表現が紛れ込んでいることは意外と多いです。

ビジネスシーンでは、専門用語や決まり文句を使うことが多いため、曖昧な言葉で話したり書いたりするリスクが高くなります。

絶対的な表現は避ける

「いつも」や「絶対」などの言葉は、使うとしても控えめにしましょう。

ある従業員がいつも何かをしている、あるいは全くしないというのは、ほとんど正確ではありません。

よく仕事に遅刻する社員がいたとしても、「あなたはいつも遅刻する 」など 「絶対に時間を守らない」と言うのは避けましょう。

管理職は 「過去半年で少なくとも週に二回遅刻しています」のように、より正確で具体的なフィードバックを行うべきだと述べています。

急に伝える事を避ける

マネージャーと直属の部下は、オープンなコミュニケーションをとり、定期的にフィードバックを交換する必要があるため、パフォーマンスレビューで、チームメンバーが驚くようなことは何もないはずです。

優れたマネージャーは、自分がどのようなパフォーマンスをしているのか、期待に応えられているのかいないのかを、社員に確実に伝えます。

チームメンバーの向上のために何か言わなければならないことがあれば、人事考課のずっと前にそのような会話をしておきましょう。

まとめ

従業員のパフォーマンスを正確に表現する言葉や項目を見つけるのは難しいものです。

特に、激変、変化の激しいこの時期には、適切な言葉を選ぶことがこれまで以上に重要になります。

本記事は、マネージャーがパフォーマンスと行動の中核となる要素を確実に評価するためのものです。