組織図とは、組織内の部門や役職などの関係を階層的な図表で表したものであり、組織全体の構造や各部門の位置付けを視覚的に理解する目的で作成されます。
大規模で複雑な階層を持つ会社にのみ必要だと思われがちな組織図ですが、実は小さな会社にとっても重要な役割を果たします。
本記事では、小さな会社において組織図を作成するメリットや具体的な作成方法について解説します。
小さな会社の組織図とは
組織図は、「会社の内部構造を図式化し、各社員の役割や責任を明確に把握する」ための重要なツールです。
また組織図は、部門間だけでなく、外部との関係性も明確に示すため、会社内外との事業やコミュニケーション、連携をより効率化します。
一般的な組織図では、大企業の複数の階層や管理レベルなどの複雑な構造を図式化する一方で、小さな会社の組織図では、従業員数が少ないため、階層構造が単純化されます。
それでは、中小企業向け組織図の種類や作り方のポイントを見ていきましょう。
組織図の種類と特徴
最初に、組織図にはいくつかの種類があり、それぞれの特徴を理解する必要があります。これにより、自社の従業員数や経営体制、階層数などに基づいて、最適な組織図を作成することができます。ここでは、3つの組織図の種類と特徴を紹介します。
- 階層型（ピラミッド型）組織図
- フラット型組織図
- マトリックス型組織図
階層型（ピラミッド型）組織図
組織図の1種類目は、「階層型（ピラミッド型）組織図」です。階層型（ピラミッド型）組織図は、伝統的な組織構造の一形態です。
特徴として、取締役会や代表取締役などの上層部が下層部を指揮命令する階層的な構造を持ちます。
そのため、各階層の責任と権限が定義され、上司と部下の上下関係が明確です。また、部門ごとの業務が専門化され、営業・人事・マーケティングなどの各部門が、上層部の指揮で配置される特徴があります。
階層型（ピラミッド型）組織図のメリット
- 統一的な指揮命令：上層部が指揮命令を下層部に伝えるため、会社全体で意思決定や業務の進行がスムーズに行われます。
- 部門間の連携：各部門が明確な責任範囲を持ちながらも、上位の統括部門の下で連携しやすい環境が提供されます。
階層型（ピラミッド型）組織図のデメリット
- 柔軟性の欠如：上層部の指示に縛られるため、変化や新しいアイディアに対する柔軟性が制限されることがあります。
- 意思決定の集中：上層部に意思決定が集中するため、現場のニーズや市場の変化に迅速に対応することが難しくなる場合があります。
フラット型組織図
組織図の2種類目は、「フラット型組織図」です。フラット型組織図は、従業員数が比較的少ない会社で用いられることが多いです。
特徴として、上下の階層が少ない、または完全に排除されています。階層が少ない分、各従業員の責任範囲が広く、より多くの分野で能力を発揮する機会を得ることができます。
フラット型組織図のメリット
- 迅速な意思決定：上層部の指示命令を待つ必要がないため、意思決定プロセスが迅速に行われ、会社全体の現場のニーズや市場の変化への対応速度が向上します。
- 従業員のモチベーション向上：各従業員の業務に対する高い責任感は、自らの責任範囲で自主性を持って業務に取り組むため、モチベーション向上につながります。
フラット型組織図のデメリット
- 指示・サポートの不足：従業員が広範な責任を持つ一方で、指示やサポートが不足している場合、業務の遂行が困難になることがあります。
マトリックス型組織図
組織図の3種類目は、「マトリックス型組織図」です。
マトリックス型組織図は、部門・機能・エリア・など複数の要素を組み合わせて構成され、各要素の担当者が他要素の担当者と協働し、業務遂行を目指すという特徴があります。
例として、部門別の担当者とプロジェクト別の担当者が共存しながら、特定の業務を遂行します。
マトリックス型組織図のメリット
- 柔軟性の向上：会社が市場の変化に迅速に対応するための、柔軟で適応力や発想力のある構造を持つことができます。
- 従業員の成長促進：各従業員が複数のプロジェクトや部門で経験を積むことができ、個人の能力向上やキャリアの発展が促進されます。
マトリックス型組織図のデメリット
- 責任の不明確さ：複数の担当者が関与するため、責任の所在が曖昧になり、意思決定や問題解決が難しくなることがあります。
- 情報共有のスムーズさ：複数の部門やプロジェクトが関与するため、情報共有とコミュニケーションがスムーズに行われない場合があります。
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中小企業が組織図を作成する3つのメリット
ここでは、中小企業が組織図を作成する3つのメリットを解説します。
- メリット1：組織全体の見える化が出来る
- メリット2：組織の指揮命令系統を明確にできる
- メリット3：組織の業務を客観的に見られるようになる
メリット1：組織全体の見える化が出来る
中小企業が組織図を作成するメリット1つ目は、「組織全体の見える化」ができることです。
組織図を作成することによって、中小企業の組織構造や各部門の配置、役割分担などが一目で把握できます。
これにより、各従業員は企業内での自身の役割や責任、上層部との関係性を理解しやすくなります。また、各部門や役職の関係性が明確になることで、部門間での情報共有や連携が仕組み化され、コミュニケーションが円滑に行われます。
メリット2：組織の指揮命令系統を明確にできる
中小企業が組織図を作成するメリット2つ目は、「組織の指揮命令系統を明確にできる」ことです。
組織図は、会社内の上下関係や階層構造を視覚的に示すものであり、従業員が誰から指示を受けるのか、誰に報告すればよいのかを明確にする役割を果たします。
これは、突発的なトラブル発生時の混乱を避けることができます。
さらに、指揮命令系統の明確化により、上層部は下層部が業務遂行のためにどの情報を必要としているのかを容易に理解することが可能です。一方、下層部は自らの役割や責任を理解した上で、上層部からの指示を受けることで、業務を効果的に遂行することができます。
メリット3：組織の業務を客観的に見られるようになる
中小企業が組織図を作成するメリット3つ目は、「組織の業務を客観的に見られるようになる」ことです。
組織図を作成することによって、各部門や従業員の役割や責任を明確に示すため、業務の分担が明確化されます。
これにより、どの部門がどの業務を担当し、誰がその責任を持っているのかが明確になります。
また組織図は、業務が従業員間でどのように流れているのかを示す業務フローを可視化します。そのため、従業員は、自分の業務が全体の業務フローにどのように組み込まれているのかを理解でき、責任感やモチベーション向上につながります。
さらに、経営陣にとっては、各業務や部門の重要度が客観的に見られるようになるため、適切なリソースの配分や戦略的な意思決定を行うことが可能です。
中小企業経営に役立つ組織図の作り方
それでは、具体的な中小企業経営に役立つ組織図の作り方を見ていきましょう。
- 3年～5年後の目標を立てる
- 組織の機能をリストアップ
- 機能と役割を組織図として作成
- 組織図に担当者の名前を割り当てる
- 組織図から経営者の名前を無くす方法を考える
ステップ1：3年～5年後の目標を立てる
中小企業経営に役立つ組織図の作り方のステップ1は、「3年～5年後の目標を立てる」ことです。
どのような企業になりたいのか、どのような価値を提供し、どのような成果を達成したいのか、など将来的な会社のビジョンに基づいた長期的な目標を立てることで、会社にとって最適な組織構造を考えることができます。
さらに、3〜5年後の目標達成を目指す上で、現在の役割分担や経営体制は効果的かどうかを考えるきっかとなります。もし、効果的でないことに気づいた場合、会社に足りていない改善するべき要素が見えてきます。そのため、このアプローチは、会社の長期的な目標達成に向けた計画を策定する上で、非常に重要な役割を果たします。
ステップ2：組織の機能をリストアップ
中小企業経営に役立つ組織図の作り方のステップ2は、「組織の機能をリストアップする」ことです。
具体的な手順として、まず主要な業務領域を識別し、それに対応する部門を特定します。
次に、各部門が担当する具体的な業務を分析します。
例えば、営業部門が販売活動や顧客管理を担当し、人事部門が採用や労務管理を担当するなど、それぞれの業務内容を把握することが該当します。
さらに、業務のリストを見直し、重複している業務や欠落している業務がないかを確認します。
効率的な会社の運営には、業務の重複を避けることや、必要な業務がすべてカバーされていることが重要です。
最後に、各部門の業務がどのように相互関係を持っているかを理解します。具体的には、営業部門が顧客からのフィードバックを研究開発チームに提供し、商品の改良に努める、などが例として挙げられます。
このプロセスを通して、各部門の役割分担や責任範囲が明確になり、会社全体と各部門が機能的な面でどのように連携しているかを把握することができます。
ステップ3：機能と役割を組織図として作成
中小企業経営に役立つ組織図の作り方のステップ3は、「機能と役割を組織図として作成する」ことです。
「組織図の種類と特徴」で紹介した「階層型（ピラミッド型）組織図」「フラット型組織図」「マトリックス型組織図」の中から、自社の機能や経営体制を基に、自社にとってベストな形式を選択します。
明確な機能や役割を組織図に当てはめることで、各従業員の役割分担や責任範囲を理解するのに役立ちます。また、各部門の位置関係や繋がりが示されることで、部門間での連携やコミュニケーションが促進され、会社全体の効率的な協働につながります。
ステップ4：組織図に担当者の名前を割り当てる
中小企業経営に役立つ組織図の作り方のステップ4は、「組織図に担当者の名前を割り当てる」ことです。
中小企業における組織図の作成では、「小規模で限られた従業員数」の特徴を活かし、各部門での責任者や役割に具体的な担当者の名前を割り当てることが推奨されます。
このプロセスにより、各従業員の役割が明確になるのはもちろんのこと、「誰と連携して業務を進めれば良いのか」や「誰にサポートを頼めば良いのか」など、従業員間のコミュニケーションや連携がスムーズになることで、従業員同士の相互理解度が高まります。結果として、会社全体として業務効率・生産性の向上に繋がります。
また、人事異動や新規採用により新しい人材が入社・退社した場合は、会社内の混乱を避けるために、定期的に最新の組織図にアップデートすることも重要です。
ステップ5：組織図から経営者の名前を無くす方法を考える
中小企業経営に役立つ組織図の作り方のステップ5は、「組織図から経営者の名前を無くす方法を考える」ことです。最後のステップとして、経営者の名前を組織図に載せない方法を検討します。
経営者の名前を組織図の最上位に載せた方が、会社が経営者によって統制されていて、より効率的な成長を見込める組織図といった印象を持つ方もいるかもしれません。
しかしながら、経営者の名前を除外することは、会社全体の自主性や自立性を促進するために重要な要素です。
このプロセスにより、経営者の指揮命令に依存しない独立した運営体制を構築することが可能になります。そのため、従業員のモチベーション向上により、会社の創造性や生産性が高まるだけでなく、経営者自身も新しい戦略やプロジェクトの構想を練ることに集中しやすくなります。
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組織図作成にオススメのツール
それでは、実際にどのツールを用いて組織図を作成すれば良いのでしょうか。
ここでは、組織図作成にオススメのツールを2つ紹介します。
- Microsoft Office (SmartArt機能）
- Google スプレッドシート
Microsoft Office (SmartArt機能）
Microsoft Office（PowerPoint, Word, Excel）に搭載されているSmartArt機能を利用することで、ビジネスシーンに適した色や図形を用いて組織図を作成することが可能です。
ここでは、PowerPointで組織図を作成する手順を説明します。
- ホームタブから、「挿入」をクリックし、「スマートアート」を選択します。
- 表示されたスマートアートギャラリーから、目的に適した組織図の「階層構造」を選択し、ダブルクリックするか、「OK」をクリックします。
３.スマートアートエディタが表示されます。ここで、図形を追加、削除、編集することができます。各ボックスにテキストを入力し、必要に応じてフォントや色を変更します。 - スマートアートエディタを閉じると、スマートアートがスライドに挿入されます。必要に応じてスライドのレイアウトやデザインを調整します。
Google スプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば無料で利用でき、複数のユーザーとファイルを共有して、同時に編集することが可能です。
Googleスプレッドシートでの組織図作成の手順を説明します。
- 組織図の階層構造に基づいて、組織のデータを入力します。たとえば、名前、役職、部署などの情報を含めることができます。このデータは通常、テーブル形式で入力します。
- 図形描画機能を使用して組織図を作成します。各従業員や部署を表す図形を配置し、上司と部下の関係を線で結びます。役職や部署のテキストを図形に追加して、組織図を見やすくします。
- 組織図の見栄えを改善するために、図形や線のスタイルをカスタマイズします。例えば、異なる役職や部署を色分けして区別し、フォントやテキストの大きさを調整して読みやすさを向上させることができます。
まとめ
大企業だけでなく、中小企業にとっても重要な組織図の導入は、従業員間や部門間の連携に欠かせない各従業員の位置関係や責任範囲、指揮命令系統を明確にしたりといった役割を担っています。組織図の効果を最大限活かすには、「階層型（ピラミッド型）組織図」「フラット型組織図」「マトリックス型組織図」の中から、自社にとって最適な形式を選択することが肝心です。
本記事が自社での組織図作成において少しでも役に立てば幸いです。
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