マネジメントの力は、仕事で誰かの上に立ち管理を行う際に、確実に求められるビジネススキルのひとつです。管理職やリーダーにおいては特に、トラブルを避け円滑なコミュニケーションを行い、業務を効率的に進めていく必要があります。
しかし、部長や課長などの管理職となり新しく部門管理を行う中や、日ごろから突破できない課題を抱える中で、このマネジメント力について、悩みながら日々向き合っている人も多いのではないでしょうか？
本記事では、マネジメント力が低い人に共通する理由やマネジメント力を高めるために抑えるべきポイントをご紹介します。
- チームマネジメントができないことからプロジェクトが円滑に進められず困っている
- マネジメントを効率的にできる方法があればすぐにでも実施したい
- マネジメントに必要な能力を理解し、向上させたい
この3つのうちもし1つでもあてはまる方は、この記事を参考にすることで、明日から取り組むべきことがわかります。
マネジメントとは？
マネジメントとは、管理や経営を意味します。ビジネスにおいて組織は、人材によって資金、情報、知識を運用させ、目標の成功を目指します。マネジメントはそのプロセスで業務を効率化させ、同時にリスク管理を行いながら人材育成をする役割にあたります。
マネジメントで有名なドラッカーは、著書の中でマネジメントの役割は以下の３つであると説明しています。
- 自らの組織に特有の目的と使命を果たす
- 仕事を生産的なものにし、働く人たちを活かす
- 社会の問題解決に貢献する
マネジメントと似ているものにリーダーシップがありますが、両者には違いがあります。マネジメントは目標設定に対して組織を運営する際の「手段」を表すのに対し、リーダーシップはその際の具体的な方向性を示しメンバーを鼓舞することを指します。
そのため、メンバーを管理する側、監督する側の立場においてはマネジメント力がかなり重要といえます。
マネジメントが不足する原因
では、なぜマネジメントの不足が発生するのでしょうか？原因は様々ですが、マネジメント層と部下との関係に注目してみると、注意すべき点がわかります。
ここではマネジメント不足が起きた際にまず振りかえって欲しい5つの代表的な原因について掘り下げていきます。自分の置かれた環境、組織に置き換えて、一緒に振りかえってみましょう。
人材の配置が適切でない
組織内での人員配置が適切であるかどうかは、タスクの効率化に大きく影響します。
優秀な人材を集めても人員配置が不適切である場合、そこにタスクがあるにも関わらず、次に行うべき業務を推進するための準備ができていない状態であることを意味するからです。
例えば、ある部署では人手が余るくらい余裕があっても、他の部署で人手が不足していると、今すぐ進められる業務があるにも関わらず人手不足の部署により進行がストップしてしまいます。また、人事異動のタイミングも重要です。効率よく業務がこなせるようになったタイミングの人材を動かしてしまうと、本来発揮するはずだった成長を発揮できないまま、再び1から新しい仕事を覚えてもらう必要があります。
指導を担当していた人材を動かすときにも注意が必要といえるでしょう。信頼関係を構築し、業務を覚えている途中にもかかわらず指導者が変わってしまうと、教えた内容の相違や信頼関係の0からの再構築が双方のストレスになる可能性があるからです。
このよう、部署間での人手の需要と供給タイミングを見直すこと、また適正を見極めた適切な人材配置ができていないと、企業全体の効率ダウンや個人を含めた成長の妨げに繋がります。
上司と部下のコミュニケーション不足
マネジメントが不足する一番の理由は、ズバリ「コミュニケーション不足」だと言われています。
情報がきちんと共有されていないと、業務の進捗がわからず必要な協力ができなかったり、効率よくタスクを進めていくのが困難になり、結果的に時間のロスが発生し、企業にとってはデメリットとなります。
例えば、コミュニケーションが円滑でない環境ではアイデアの共有も難しくなります。アイデアが共有されないことによって組織にメリットを与える革新的な取り組みが生まれにくくもなり、企業の成長にも影響してきます。
さらに、顧客を相手にするビジネスの場合、コミュニケーション不足は大きな痛手となります。チーム内でのコミュニケーションが不足していると、必要なタスクや情報が共有されず、結果的に顧客からの信頼を失うことにもなりかねません。企業全体のイメージダウンにもつながってしまいます。
またコミュニケーションロスが多い環境では、精神的ストレスも溜まりやすいことがわかっています。ストレスを抱えながら業務を行うことは、より効率を下げる原因となりかねません。
このように、コミュニケーション不足がもたらす業務への支障は多く、結果的に円滑なマネジメントを妨げることとなります。
部下に任せずに上司が業務をやってしまう
マネジメントが上手くいかない原因の一つとして、上司が部下に仕事を任せられないと考え、自ら業務を請け負ってしまうことも挙げられます。
一見部下の負担が減り、業務の進捗が早まるかのように思えますが、長期的に考えた場合には大きなデメリットとなってしまいます。
なぜなら、肩代わりを続けることによって時間がたっても部下が育たず、チーム全体での成長が期待できないからです。もちろん新入社員や未経験者が部下の場合、本人がノウハウを知らないこともあり任せられないという問題が必ず発生します。しかし上司が負担できる業務量には限界があり、膨大な業務を請け負ってしまうと逆にチームとしての進捗が滞ってしまいます。
例えば、普段から部下に仕事を任せるようにしていれば、本人たちも自発的に仕事を覚え、積極的に行動するようになり、いずれ戦力となってくれます。大きなプロジェクトをこなす必要のある場面でも、チームで連携して迅速にタスク処理をできるようになります。
このように、部下に仕事を振るということは、マネジメント層と部下の双方にメリットがあります。短期的に考えると手間に感じてしまう場合でも、積極的に仕事を振っていくことが理想的といえます。
マネジメント層がマネジメントを重要視していない
実はマネジメント不足には、根本的にマネジメント層がその重要性に気づいていない事で発生する事例もあります。
マネジメントをする側がマネジメントの重要性を理解していない場合、当然ですが効果的なマネジメントは行われません。なぜマネジメントが必要なのか、なぜ重要とされているのかを当事者が学び考えることは、マネジメント側の責任でもあります。
マネジメント層の責任は、組織を持続的に発展させ、目標達成のために組織を運営することです。マネジメントを通して社会貢献することもマネジメント層の責任の一つです。そのため、マネジメント層のマネジメントとの向き合い方が実際の組織の機能に直接的に影響するのです。
特に近年においては、急速なスマート化・グローバル化が進み、それと同時に少子化による人手不足が発生しています。ビジネスにおいては業務を最大限効率化し、スピード感をもって企業競争を勝ち抜く必要があります。
そのような状況下においては、マネジメントを充実させなければさらに企業の人材が外部に流出し、管理職への負担は重くなります。管理職がマネジメントを軽視することにより、結果的に自分たちの首を絞めるという構図となるのです。
マネジメントへの理解度が足りていないと実感した際には、ぜひスタートラインに戻りマネジメントに向き合うことを考えるべきです。
マネジメント層の業務が忙しすぎてマネジメントができない
管理職やマネージャーに選ばれると、今までとは異なる業務量と責任を同時に受け持つこととなり、忙しさのあまりマネジメントに専念するのが難しくなります。このような状況に陥った場合には、自分の時間を従来のようにプレイヤーとして使うことから脱却し、管理職としてのマネジメント業務を優先させるという切り替えが必要です。
今までプレイヤーだった人材が管理職やマネージャーに任命されると、プレイヤーとしての業務も進めつつマネジメントを行わなければいけなくなります。しかし今までと異なる業務量、責任に圧倒され、マネジメントに割く時間の確保が難しくなります。マネジメントに割く時間がないと部下を育てることができず、業務を任せられないためタスクを進める効率が下がり、マネージャーがさらに忙しくなるという負の連鎖に陥ってしまいがちです。
このような環境で、マネージャーは自分の仕事の効率化を図ろうとしますが、そもそも業務の内容的に自分一人ではこなせないようなものの場合、そこにマネジメントを行う時間の余裕は生まれません。ましてクライアントが相手になる現場においては、効率化をしてマネジメント時間を抽出するほどの余裕もなく、現場での対応が継続的に必要となる場合も多くあります。
プレイヤーではなく管理職になるということは、自分以外のメンバーの状態についても管理するということです。また、現状の維持・管理だけではなく、メンバーの成長やについても考える立場になるという側面もあります。
このような状況においては、それぞれの業務内容の改善のみではなく、根本的にプレイングマネージャーから脱却するという対策が必要となります。ポイントとしては、「自分以外には任せられない」「自分がやった方が早く終わる」という考えを捨てることです。
まずは指示系統を見直したり、プロセスをマニュアルや資料で共通の認識として共有することで、部下が率先して動ける環境を整えましょう。作業内容もより分散され、効率化も図ることができます。
マネジメントが不足することのデメリット
このような原因によりマネジメントが不足することは、組織にあらゆるデメリットをもたらします。
以上までに説明した通り、人材育成の不足によりチームのパフォーマンスが下がることはもちろんのこと、トラブルが発生するリスクも伴います。
マネジメント不足がもたらすデメリットについて、大きく３つに分けて解説します。
組織・チームのパフォーマンス低下による業績不振
管理職のマネジメント能力が不足している状態では、業務の効率が下がるため締め切りに対してのチームのモチベーションが低下したり、目標の未達成が続きます。このように、目標を達成することが難しい状況に陥ってしまうと、組織の成長が止まってしまい、結果的に業績不振になってしまいます。
マネジメントが不足している状況とは、つまり管理職による部下の人材育成が十分に行われていない状態を意味します。部下の人材育成が不十分であると、当然ですがタスクをこなす際の効率が悪い状態となります。人数や時間がたっぷりあるのにもかかわらず、それぞれが期待値よりも低い量の業務しかこなせないチームにおいては、結果的にパフォーマンスが低くなります。
例えば取引先や顧客が相手となるビジネスをマネジメントが不足しているチームで対応した場合、相手が求めているニーズに対してチームのキャパシティが足りずに応えられないという状況に陥ります。要望に応えられない状態では、当然相手からの信頼度も下がり、競合他社に依頼が流れてしまったりと、結果的に利益が下がってしまう可能性があります。
このような状態にまで陥ると、本来であれば必須である人材やサービスの導入にかけられる経費が削られます。業績を回復させようとさらなるプロジェクトや受注の増量を試みても、人材やサービスに十分な経費がかけられないと、現存のメンバーのキャパシティが圧迫されストレスが溜まっていきます。一人一人がモチベーションの維持に悩み、離職を考える可能性が高まります。
このように、マネジメント不足が発生すると期待されている業務を効率的に行うことができず、顧客からの信頼を失い、人材も失いやすくなるため、新たな成約を結んだりしてビジネスを展開させるのがいっそう難しくなってしまいます。
結果的に、マネジメント不足により企業のパフォーマンスが低下し、業績にも弊害をもたらします。
人材育成できず人材が不足する
マネジメントが不足すると、常に組織の人手が足りない状態となってしまいます。なぜなら、プロジェクトや業務量に対して、それを遂行することのできるチームの状態を用意できていないからです。
例えば、あなたのチームが新しいプロジェクトにアサインされたとします。人材育成が上手くいっている5人のチームであれば、マネジメントによりそれぞれが発揮するべき能力・業務タスクをこなす優先順位が理解されており、期日までにプロジェクトの完遂が問題なくできそうです。
反対に、一人一人の人材を育成すれば高いパフォーマンスが期待できるような人員配置であるにもかかわらず、マネジメント不足により育成ができていない5人のチームがあるとします。一人一人のパフォーマンスが低いため、期日までにプロジェクトを終わらせることが不可能なばかりか、クオリティも低くなることが予測できます。
このように人材育成できていない場合、本来であれば5人で足りるばずのチームのメンバーに対して、低すぎるパフォーマンスを補うためにさらなるメンバーの追加が必要となり、組織全体で人材不足が起こります。
人材育成によりメンバーの業務スピードが上がれば自ずと組織も成長しますが、マネジメント不足により部下を育てられないと、一人一人のパフォーマンス力が一定以上伸びない状態となります。確かにマネジメントには時間とコストがかかりますが、そこで労力を投じずに現状を維持していると、業務をこなす上で慢性的に人材が不足している環境が出来上がります。
細やかなマネジメントができていれば、今抱えている人材でも個々のパフォーマンス力により業務が飽和するのを防ぐことができ、一人一人に余裕が生まれ、ストレス値も下がります。それぞれの人材のタイプ・キャリア・年代に合わせたスキルマップの作成等で、計画的な育成が必要です。
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トラブルが頻発する
マネジメントが不足している組織においては、メンバー同士や取引相手との間で勘違いやミスによるトラブルが頻発します。理由としては、コミュニケーションも人材育成も不足しているマネジメント不足の状態においては、業務を行う上での円滑な報連相を行う余裕が無くなってしまうからです。
コミュニケーションが不足することによって、必要な業務が期日までに終わらなかったり、お互いに勘違いがあるままプロジェクトが進んでしまう可能性が高くなります。そして、気づいた時には挽回が難しいといった状況になりかねません。さらに他部署とのトラブル、発注や対応でのトラブル、顧客とのトラブルが増えると対応に割く時間も必要となり、それにより圧迫された業務は新たなトラブルのリスクを抱えることになります。
また、トラブルに対するリスクマネジメントの面でも管理職の能力が試されます。リスクマネジメントがきちんと行われていないと、発生したトラブルが蓄積されるだけではなく、場合によっては社会の人間関係にも影響しパワハラ等のトラブルにも発展しかねません。
このように、マネジメントが不足することはトラブルが頻発するきっかけとなり得ます。トラブルか起きてから対処するのではなく、トラブルが起きないようなマネジメントが求められます。
管理職に求められるマネジメント能力
では、マネジメントクラスの方々にはどのようなマネジメント力が求められるのでしょうか。
次の6つに分けてポイントを解説します。
1.適切な目標を設定する力
マネジメントにおいては、業務の効率化を図るために適切な目標を設定する力が求められます。
目標が具体的であれば必要となる能力が明確になり、そこから逆算して人材を考えることも可能になります。また、ゴールとなる目標を適切に定めることにより業務の進捗が管理しやすくなります。適切な目標設定を行い、進捗を管理しながら改善点を見出すことで、お互いの役割分担の内容にも透明性が生まれ、全体の生産性がアップさせられるでしょう。
また、全員が同じゴールを目指すことにより、連帯感が生まれ、積極的なサポートや協力が生まれます。結果的に、メンバー同士の意識の向上にも繋がります。ただ、部下の心理として、上司が先走って決めたような無謀なゴールを目指し、モチベーションを保つのは至難の業です。
目標設定の際には、メンバーの誰もが納得のいく、現在のパフォーマンスのレベルに合った目標を掲げましょう。
2.業務進捗を管理する力
目標とするゴールが決まったら、それまでの進捗を管理するのもまたマネジメントの力です。
進捗を適切に管理できなければ、目標の達成が難しくなるのはもちろん、メンバーのストレスも生みかねないです。
まずは目標の達成までのロードマップを、短期、中期、長期に分けて考えます。最終地点はこの中で、長期目標にあたります。長期目標は一番最初に設定しておきます。次に中期目標を設定します。中期目標は、長期目標を達成するために必ず通過するべき目標にあたります。最後に短期目標です。短期目標は、長期目標・中期目標を達成するために設定する、最も柔軟性の高い目標です。
例えば、「年間で1万件の契約を取る」のが最終目標だとすると、短期目標は「3か月で3000件の契約を取る」といった設定になります。このように、目標と用意された期間に対して適切な短期目標の値を設定します。
さらに、エクセルで表を作成したり、DX化等、ITツールの上手な活用によって進捗を可視化するのも重要なポイントです。ITツールによってタスクの細分化や役割分担を行い、メンバー全員で閲覧し進捗が把握できるようにすると、協力を必要としているメンバーと協力が可能なメンバー同士が繋がれるのはもちろん、その動向の共有がチーム内で可能になります。
このように、業務スタイルやチームの雰囲気に合わせたストレスのない管理が大切です。
3.目標を達成できるチームを作る力
マネジメントをする側には、チームメンバーの理解と育成が求められます。
チームメンバーの事を理解し育成できていないと、目標設定や進捗管理を通じて成果を出せるチームを作り上げることが難しくなってしまいます。
一つの目標に向かってチームを作ることを、「チームビルディング」と呼びます。チームビルディングでは、メンバーの能力の最大化を目指し、それぞれの得意・不得意や適性を考慮した目標達成を目指します。似ているワードの「チームワーク」が意味する協力・団結はもちろんのこと、チームビルディングにおいてはメンバーの能力の最大化を実現する取り組みを目指します。
チームの運営においてメンバーの実力が発揮されるかどうかは、人間関係や役割分担によって左右されます。チームビルディングは、個々のメンバーだけでなくチーム全体の活動にとっても重要となります。
チームビルディングによりチームが団結し同じ方向を向いていると、メンバー同士が良い影響を与え合う存在となります。また、仕事への意欲が向上し、困難にも前向きに対処できるようになります。
組織ではそれぞれの人材の得意・不得意や適性を考慮したうえで、目標達成を目指していく必要があります。こういった面を考慮せずにチームを運営してしまうと、メンバーの実力が発揮されるかどうかはチーム内の人間関係や役割分担によって大きく左右されます。
マネジメント層には、チームビルディングを通じてチームメンバーの理解と育成を図り、各メンバーをチーム全体の活動にとって重要な存在にすることが求められます。
4.人材を育成する力
マネジメントには、人材の育成も欠かせません。部下がやり方を知らない仕事や、一度もやったことがない仕事をできないまま放置していると、そのしわ寄せは他のメンバーや自分に集まってしまいます。
育てることを怠ることによって、この部下は仕事ができないまま組織に所属することとなり、本人とチーム全体の成長が望めなくなります。人材育成は短期的ではなく中期、長期的に先を見据えて行っていかないと、成長が止まったままになってしまいます。
人材を育成する力は多岐にわたりますが、基本的なスキルとしては「ティーチング・コーチング・フィードバック」の3つの柱があります。その中でも、ティーチング・コーチングは似ているように見えますが、人材育成の手法や目的など多くの部分で違いがあります。ここではそれぞれの定義を解説します。
ティーチングスキル
ティーチングとは、上司から部下に自分の知識やノウハウを伝達することを指します。ティーチングにおけるコミュニケーションのスタイルは、指導者から指導を受ける側への一方通行となります。また、このとき指導者側が明確な答えを持っているという前提で行われることが多いです。
ティーチングのメリットは、短時間で仕事において重要なスキルや情報を伝達できる点にあります。大勢を相手に講義形式で行われることも多いため、一度に指導を行うことができます。短期間でで知見やスキルを習得する必要がある場合などに非常に有効です。反対に、形式の特性上、受講者が受動的になってしまうというデメリットがあります。
こういった特徴から、ティーチングは新入社員や中途入社社員に向けての研修など、対象者のスキルや経験が乏しい場合に効果的です。 具体的には、電話の対応方法や来客時のマナー、社内ツールの利用方法などを教える際にティーチングを用いるとよいでしょう。
ティーチングの際はWhat（何を）- Why（なぜ）- How（どのように）の3点を意識して行うことで、情報がとても伝わりやすくなります。相手へのリスペクトを持った上で行うための重要なポイントは、部下に考える余地を残した、適度な量のティーチングを行うことです。
最初から正解や100％の内容を伝えようとはせず、部下に成長の余白を与えることが大切です。
コーチングスキル
コーチングとは、「メンバーが自分から考えたり行動したりするようにするコミュニケーション」のことを指します。
コーチングでは、基本的に「教える」「アドバイスする」ことをしない代わりに、「問いかけて傾聴する」という対話を通して、相手自身から様々な考え方や行動の選択肢を引き出し成長へとつなげます。
コーチングの最大のメリットは、相手が自主性に考える力を育てられるという点です。コーチングは相手の自発性に委ね、相手のポテンシャルを最大限に引き出す方法です。人材育成において、育成の対象となる社員が受動的になってしまうという課題があります。コーチングはティーチングと対極的な位置にあり、部下がどのように学ぼうとするのかというプロセス自体を評価して、中期的な育成を行います。
一方で、1対1形式で行われることが多いコーチングは、指導に時間がかかってしまったり、一度に複数人を相手に行うことができない点がデメリットでもあります。また、相手の中にある実力を引き出すため、指導を受ける側に最低限の実力や経験値が備わっていることが前提となります。マネジメント層の能力が試される方法でもあります。
コーチングによるマネジメントが上手くいけば、指導者の能力以上に実力を発揮できるようになるケースも少なくありません。
フィードバックスキル
フィードバックとは、相手にポジティブな変化を与えるアドバイスのことです。
基本的にはフィードバックしたいことが起きたなるべく直後に、相手の受け入れ態勢が整っていることを確認し、周囲のメンバーとは離れた場所で行うのが望ましいです。大前提として、フィードバックは、個人の性格や価値観ではなく、行動・言動・仕事の進め方に対して行うものであることを強く意識してください。
フィードバック時のポイントとしては、フィードバック前にクッションとなる一言を添えて、フィードバックを行うことへの同意を取ることです。フィードバックはを行う場面では上下関係がはっきりと出やすいため、相手へのリスペクトを中軸に置くことが重要です。フィードバック実施後は、一方的なコミュニケーションで終わってしまうことを避けるために、相手の意見も確認しましょう。
近年ではティーチング・コーチングのみを重視する風潮もありますが、フィードバックを含めた３つをメンバーの状態・能力に合わせて、適切に使い分けることが効果的なマネジメントとなります。そしてマネジメント側が人材を育成することによって、結果的に成長とやりがいが循環し、よいチームへと成長するのです。
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5.組織やメンバーの状態を把握する力
マネジメント側には、メンバーそれぞれの状態を把握し、組織全体の状態を客観視する能力が求められます。理由として、組織の状態を見極められなければ、組織内のバランスが崩れてしまった場合の対応の難易度が上がってしまうことが挙げられます。
業務を進めていく上では、予期せぬトラブルが発生することが多々あります。このような場面では、素早く状況を把握し、適切に対応する能力が求められます。状況把握力が高いマネジメント層は、組織やメンバーの状態を見極め、即座に柔軟な対応を行うことができます。またメンバーへのヒアリングや、メンバーから報告される内容をもとに、組織の状況を正しく把握して、適切なアドバイスをするスキルが求められます。
このように、ゴールや目標に対して現在の組織の状態が高い実行力を持っているかどうかを冷静に分析することが重要となります。マネジメント側がこの点を常に意識して、メンバーが相談・報告しやすい雰囲気を作っておくことも必要でしょう。
6.意思決定をする力
管理職やマネージャーには、業務を遂行していく中で意思決定が必要な様々なシーンに遭遇します。その際には、自分なりの方針を軸に、チーム全体の士気を保ちながらスピーディーに決断していくことがとても重要です。
なぜなら、管理職に高い意思決定能力があれば、問題の原因を明確に特定でき、システムの導入や業務プロセスの改善といった生産性を向上させるアクションに取り組みやすくなるからです。
時代が変化していくスピードは年々速まっており、こういった激しい変化に組織全体で順応していくためには、管理職があらゆる選択肢の中から適切なものを見抜く力が必要になってきます。このような意思決定の場面において、適切な決断を短時間で行うことができないと、プロジェクトの進捗状況が滞ってしまい目標達成に影響が出てしまうのはもちろんのこと、チームメンバーからの不信感にも繋がってしまいます。また、万が一不測の事態が発生した際にも意思決定力が問われます。
このように、業務を遂行するマネジメント層の決断が必要な場面では、公平感と信頼性のある意思決定の力が注目されます。マネジメント層がスピーディーな姿勢を見せることで、部下との信頼関係も構築できます。
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マネジメント不足への対処法
さらに、マネジメント不足には組織のシステムや風土からも改善のアプローチが可能です。根本的に改善することによって、パフォーマンスのレベルが上がり問題解決につながります。
ここでは、おススメの改善方法を紹介していきます。
1on1ミーティングを実施する
皆さんは1on1ミーティングを実践していますか？1on1ミーティングとは、１対１で部下と管理職などの上司が定期的に話す施策のことを言います。
部下の悩みや現状を把握することにより適切なマネジメントを行うことができ、問題解決につながります。そうすることで部下の成長にも、自分自身の成長にもつながります。また、こまめな情報表有により組織の理念や行動指針が誤解なく浸透し、報連相の落ち度による業務上のトラブルを予防することができます。
1on1ミーティングではマネージャーが直接個々のメンバーと対話する機会が得られます。この際、メンバーの強みや成長の余地、業務上の課題などについて具体的なフィードバックを提供することで、彼らの能力向上に寄与します。また、マネージャーとメンバーが相互の期待や目標を明確にすることで、業務上の認識のずれや誤解を防ぎます。これにより、業務の効率性や品質が向上し、マネジメント不足を解消します。
1on1ミーティングではメンバーが自由に意見や懸念を述べることができるため、業務上の問題や不満が早期に明らかになります。マネージャーがこれらの問題に適切に対処することで、業務の円滑な遂行を支援し、マネジメント不足を解消します。メンバーが自分の声を聞いてもらえるという満足感を得たり、マネージャーからのサポートやフィードバックによってモチベーションが向上するというのもメリットです。
このように、1on1ミーティングによるメンバーのサポートは、業務に対する積極的な姿勢を促進し、業務効率をアップさせ、マネジメント不足を解消します。
マネジメントを評価制度に組み込む
マネジメントそれ自体を評価制度に組み込むというのも、マネジメントの向上に繋がります。
管理職やマネージャーは、
- 目標に対して結果が出せているか
- 人材が育成できているか
- 仕事が管理できているか
- 部下から支持されているか
- 自己研鑽できているか
によって評価されます。ここに挙げられている自己研鑽以外の項目は、ここまででも述べていたようにマネジメントを行う際に欠かせないポイントでもあります。つまり、マネジメントそれ自体が役職にたいする評価制度に組み込まれることによって、必然的にこれら4つの需要ポイントを向上させる必要が出てくるということです。
マネジメントで部下を指導しサポートしつつも、結果的にそれが自身の評価に繋がるとなれば包括的にマネジメント能力を鍛える必要があり、鍛えることで評価も返ってくる。まさに経験学習サイクルを自分自身が実践することで、自己の成長にも繋がります。
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相談しやすい風土を作る
「職場の風通し」という言葉がよく聞かれるように、困ったことが相談しやすい雰囲気があるかどうかがマネジメント不足の解消には重要です。
なぜなら、相談ができるかどうかによって、問題への対処の方法やその後のリカバリーの方向性が変わってくるからです。必要最低限の業務連絡だけが交わされ、ちょっとした雑談すらない職場では、相談や報告の心理的ハードルが上がるもの。人間関係だけではなく、業務の引継ぎや進捗把握等、様々な弊害を招きます。
職場で相談がしづらくなる代表的な原因の一つは、上司と部下という上下関係です。このパワーバランスやにより部下が上司に相談しにくい場面が存在するのはもちろん、立場的に上司から部下に相談することがなかなか難しいパターンもあることが想像できます。
特に「相談することは恥」と捉えられている職場においては、あらゆる方面からの相談が許容されない雰囲気になってしまうでしょう。専門知識が職務レベルに直結される場合などにおいては、その傾向が顕著です。こういった職場においてまず取り組むべきなのは、上の階層の者によるアクションです。部下の様子を観察し、必要に応じて自分から声がけをしましょう。
小さな話題でも問題ありません。上司が率先してチームでのコミュニケーションを増やすことで、現場の雰囲気が和み安心感のある職場になります。
改善中に特に気を付けてほしいのが、ミスに対する指摘が必要なシーンです。相手にネガティブなインパクトを与えるような叱責や指摘の仕方をしてしまうと、その後新たに問題が発生した際の報告のハードルが上がります。また本人に限らず、その様子を見ていた他のメンバーに対してもインパクトとして残り、チーム全体においてミスが共有しにくくなったりと、マイナスな影響をもたらしてしまいます。
ただでさえ切り出しにくい問題を報告された際には、客観的に相手の勇気を想像してからのアドバイスを心がけましょう。
人材配置を見直す
そもそも現在の人材配置は適切であるかどうか、改めて考えてみるのもよいでしょう。人材配置を見直すことによって、業務を遂行するメンバーの適正に対するマネジメントの方針が明確になり、マネジメント不足が解消されます。
まず配置図や組織図を活用し、組織の全体像を分かりやすく把握しましょう。各部署に求める業務や役割を客観的に見た上で、個々のメンバーの強みや能力、興味関心を適切に把握し、それに基づいて適切な役割や責任を割り当てる必要があります。そうすることで、マネジメントの方針を決めやすくなります。また、このように人材配置を実施した際には、効果検証を行うようにしましょう。定期的にPDCAサイクルをまわし、従業員や上司、人事担当者など広い範囲で人材配置の効果を確認します。
メンバー間のコミュニケーションを促進し、フィードバックの機会を設けることも大切です。メンバー同士の相互理解が深まり、チーム全体の連携が強化されます。チームの連帯感が強まることで、業務の効率性や成果にもつながります。
最終的には、マネジメントによりメンバーの成長や挑戦の機会を提供し、彼らの能力を引き出すことで、チームのパフォーマンスを最大限引き出すマネジメントが可能になるでしょう。
マネジメント研修を導入する
マネジメント研修を受けることも、マネジメント力の向上に繋がります。
マネジメント研修とは、その名の通り目標管理やリーダーシップ育成、部下の管理・育成に関わる能力を高めるために行われる研修のことを指します。基本的には管理職、マネージャーレベルを対象として行われますが、場合によってはチームを率いる立場の係長も参加することがあります。
効果的なマネジメント研修では、講義だけでなくグループディスカッションやケーススタディ、ロールプレイングなどの実践的手法を中心とした内容でマネジメント能力を高めることが重要です。自ら考え行動する参加型の研修を実施することが、現場でより効果を高めるためのポイントとなるからです。
マネジメント研修のアジェンダでは、この記事に書かれているようなマネジメントにおける困難への対処について取り組めるのが理想的です。部下や同僚を同じ方向に導けるリーダーシップ、日々ステップアップする育成方針と考え方、1on1のスキル、チームビルディングの仕方に関して学ぶことは基本となります。
また現代の働き方に合わせた、リモートワークでの部下のマネジメント、OJT教育でのマネジメントに関しても学べる研修であると、かなり充実度が高いといえます。
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まとめ
以上のことから、マネジメント不足に陥る環境にはコミュニケーション不足が大きく関係しており、マネジメントをする側の認識を正しく持つことが大切だということがわかります。マネジメント不足によって発生するデメリットは企業の成長や利益を大きく左右し、場合によってはトラブルの頻発も招きかねません。
マネジメント不足に気が付き改善を目指す際には、現在のチームの状況を客観的に捉え、1on1ミーティングの導入や評価制度の見直しはもちろん、人材配置の再確認や研修への参加など、できることから始めていけば、必ずあなたのマネジメントは変わります。
以上のポイントを意識して、状況に応じた効果的なマネジメント不足の解消を目指しましょう！
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