人事制度は、会社で働く全ての従業員に関わる制度であるため、手軽に見直したり、修正する事が難しいという特徴があります。
したがって、人事制度を設計する際には、施工後の従業員の納得感やこれまでの人事プロセスとの整合性を考慮した慎重な設計が求められています。
本記事では、人事制度の設計方法について、その種類・目的導入の手順や注意点を網羅的に、詳しく解説します。
人事制度の要素
人事制度を設計する方法を知る前に、人事制度を構成する要素の認識が必要です。
人事制度の要素は以下に示す3つがあります。
等級制度
1つめは等級制度です。
等級制度は人事制度の骨格ともいわれ、その目的は能力、職務、役割ごとに人材を序列化し、業務を遂行する際の権限や責任、さらには処遇などの根拠となる制度です。
組織として、重視する内容によって主に３つの制度があります。
- 能力等級制度（メンバーシップ型）
- 職務等級制度（ジョブ型）
- 役割等級制度（ミッショングレード制）
制度導入にあたって、目的や各制度のメリットを踏まえ、適切な制度を導入しましょう。
評価制度
2つめは評価制度です。
評価制度には主に以下の３つがあります。
- 業績評価
- 能力評価
- 情意評価
重視すべき評価項目を明確にすることで社員が業務に当たる際に重視する事項が明瞭になります。
経営方針に沿った制度を慎重に選択しましょう。
賃金制度
3つめは賃金制度です。
賃金制度は社員にとって直接的なリターンを得られる重要な項目です。
社員の貢献度や成長度に応じて適切な報酬を払う必要があります。
また、等級や役職によって配分の仕方が変わるなど複雑化しやすい部分ですが非常に重要な制度と言えます。
賃金の内訳には、
- 基本給
- 手当
- 賞与
- 退職金
があります。
人事制度の目的
人事制度設計には、組織内のスケールごとの目的があります。
スケールの小さい順に、従業員個人への目的、チームへの目的、そして企業全体への目的です。
本パートではそれぞれのスケールでの重要なポイントについて紹介します。
社員のモチベーションの維持・向上
1つめの個人スケールでの目的は社員のモチベーションの維持・向上です。
人事制度を設計することで企業が求めている理想的な人材像が明確にされます。
それによって、社員がどこに注力すべきかがわかり、かつ昇給や昇格といったリターンへの直接的なアプローチが可能となるためにモチベーション向上に繋がります。
経営戦略の実行
2つめのチームスケールでの目的は経営戦略の実行です。
社員のモチベーションの維持・向上によって社員全体が同じベクトルで業務に取り組むことができ、会社全体でみたときに経営層の意図に沿った業務が可能となります。
その結果、経営戦略を社員全体に人材像として伝えられ、それに沿った報酬体系を準備できるようになります。
企業の成長
3つめの企業スケールでの目的は企業全体の成長です。
経営戦略の実行が可能なことにより、業績という点で企業の成長が促進されやすくなります。
企業の成長が進むと、実際に業績を出している社員や会社の理想の人材像に当てはまっている社員に報酬が与えられるために成長に直接関与できている実感がわくのです。
人事制度の設計方法・手順
ここまでは人事制度を構成する要素と目的について述べてきました。
実際に設計するにあたってどのような手順をとればよいのでしょうか。
本パートでは、人事制度の設計方法とそれらの順序を解説していきます。
方向性を定める
最初にやるべきことは、人事制度設計の方向性を定めることです。
方向性を決定づける具体的な項目は、経営方針との合致、理想的な人材像の決定です。
これらが的確に行われないと、経営方針や全社的な目標と制度が合致せず効果が低くなってしまいます。
現状を把握する
次にやるべきことは、社内の現状を把握することです。
従業員からのヒアリングをまとめ、自社が抱える人事上の課題を明確にしましょう。
周囲の状況を把握する方法としてヒアリングはとても効果的です。
抱えている課題を明確にすることで、より効果的な方法で課題を解決できます。
等級制度を設計する
3番目にやることは、等級制度を設計することです。
等級制度の選定は自社の組織風土や経営方針に合わせて適切な等級制度を選びましょう。
不適切な等級制度を導入してしまうと、組織の規模が拡大したときに社内の序列付けができず、組織全体の運営が円滑にならない事態に陥ってしまいます。
将来的な組織構築なども視野に入れて選定しましょう。
評価制度を設計する
4番目は評価制度の設計です。
評価制度の設計では、等級制度や求める人材像、組織風土に基づいて評価制度・評価手法・具体的な評価項目などを決定していきましょう。
評価制度を曖昧にしてしまうと、評価基準が不明瞭なので報酬に反映される明確な基準がわからないために、社員のモチベーション低下へ繋がります。
賃金制度を設計する
5番目にするのは賃金制度の設計です。
社員のモチベーションの要とも言える制度です。
社内外の要因を総合的に考慮し、等級や評価制度で決まった評価基準を給与や報酬に反映できる制度にしましょう。
賃金制度を不明瞭なものにしてしまうと、賃金の増減の基準が明確にならず、人件費の過度な増加にとってとどまらず社員の不満が蓄積してしまいます。
昇格制度を設計する
6番目では昇格制度を設計しましょう。
通常のキャリアプランだけではなく、ハイパフォーマーに対して飛び級昇格の制度も準備しておくと良いでしょう。
小刻みな昇格のみでは大きなモチベーションは生まれません。
ハイパフォーマーに対して的確に対応するためにも広いキャリアパスが展開できるように設計しましょう。
人材育成・開発・福利厚生を定める
7番目の手順では人材育成・開発・福利厚生を決めます。
人材育成・開発に関する細かい制度や手法を定めると同時に、会社や社員に必要な福利厚生の具体的な部分を定めましょう。
企業として人材育成・開発：全社的な人材育成の基準や方針が一致していないと、効率的な人材育成はできません。
社員のライフワークバランスを重視する観点から福利厚生の整備も必須です。
福利厚生の整備をないがしろにしてしまうと具体的な運用に統率がとれません。
明文化し、法的チェックを行う
8番目のステップは法的チェックです。
これまでの７ステップの内容を明文化して法律の専門家に内容をチェックしてもらいましょう。
この工程を飛ばし、万が一、制度確立後に法的問題が見つかってしまうと、制度の修正は余儀なくされ、大幅なコストをともないます。
シミュレーションを行う
9番目はシミュレーションの実施です。
設計した人事制度に基づき、人件費や人材育成・福利厚生へのコストの変化などを長期的な視点からシミュレーションをして、問題がないかチェックしましょう。
シミュレーションをせずに運用してしまうと、事前に解決できたはずの課題を残したままにしてしまいます。
設計した人事制度によってはコストが大きくかかり、経営を圧迫する事態になってしまい長期的に運用することは困難となります。
運用・改善を行う
最後となる10番目は制度の運用・改善です。
実際に社内での運用を開始し、社員からのフィードバックやデータを収集することで改善点をみつけ、改善に着手していきましょう。
フィードバックを無視したり、改善点を放置して適切でない制度を運用し続けてしまうと、社員の不満感が高まり、モチベーションの低下に繋がります。
人事制度設計のポイント・注意点
本パートでは、工程を進めるにあたって注意点はどのようなものがあるのかを7つ解説します。
経営方針に合っているか
1つめの注意点は、経営方針との合致です。
会社が目指すべき方向を社員レベルに落とし込んだときに人事制度が乖離していないかという点に重点を置きましょう。
経営方針と制度のベクトルを合わせることによって会社レベルから個人レベルまで統一感のある経営ができます。
社員の納得感が醸成できるか
2つめのポイントは社員との意志統合です。
社員から賛同が得られておらず、報酬が成果や努力と見合っていない場合、社員の納得感の醸成に時間がかかるどころか制度の制定が困難になってしまいます。
社員と反発した状態で運用に移ってしまうと、社員のモチベーションが低下し、離職の増加につながってしまいます。
会社のフェーズに合っているか
３つめは会社のフェーズとの照らし合わせです。
自社が現在成長させるべき段階なのか、安定させるべき段階なのかによって導入すべき人事制度は変わってきます。
自社の規模や段階をふまえて導入する制度を決めましょう。
会社のフェーズに合っていない制度を導入してしまうと、人事制度がうまく機能せず、期待される利益が出なかったり、全体の生産性が落ちてしまいます。
社会環境に合っているか
4つめの注意点は社会環境と合っているかへの注意です。
現在求められている働き方改革やダイバーシティに対応する制度となっているか、業界の成熟度や傾向をふまえて制度設計ができているかに着目しましょう。
社会環境に対応していることを対外的にアピールできることで優秀な人材を確保する一助となります。
人材育成を考えられているか
5つめは人材育成制度のチェックです。
形骸化せず、現場レベルでの理解・運用可能な人材育成の制度になるかを確認しましょう。
現場のニーズに合わない人事制度を導入してしまうと、人材育成がうまくいかず、次の世代の管理職・幹部候補が育たないために長期的な会社の成長が見込めなくなってしまいます。
制度の内容が複雑すぎないか
6つめは制度全体の確認です。
制度は明文化するだけではなく、会社の人間全員で共有するものです。
人事制度が現場の社員全員に理解可能なものにするために体系化・具体化しましょう。
適切に共有されなかったり現場の社員が理解できないと、人事制度が部分的に形骸化してしまったり、期待された効果が得られなかったりします。
自社での設計が難しいとき
担当者に時間がないなど、自社での設計が難しいときもあるでしょう。
その様な場合に採るべき2つの対処法について解説します。
人事制度設計のセミナーを受講する
第一の方法は自社の社員に外部セミナーを受講させます。
昨今、人事制度に関するセミナーは活発に開催されているのでコストも抑えられます。
人事制度は法改正やトレンドの影響を受けやすく、外部のセミナーを受けることで新鮮な情報に触れられるのでより新しい情報を仕入れられます。
また、セミナーを受けた従業員はノウハウが身に着くので今後人事制度の改正が必要になった時、再び活躍してもらったり、職場で共有してもらうこともできます。
外部の人事コンサルタントに相談する
第二の手段として外部のコンサルタントへの依頼があげられます。
外部コンサルタントはその道のプロフェッショナルであり、相談することにより専門的な知識やノウハウ、最新のトレンドまで活用できます。
第三者の目線で現状を把握して人事制度の設計ができるので社内のしがらみや利権に影響を受けない客観的な制度が設計可能です。
まとめ
ここまで人事制度の構成要素とその目的設計手順とポイントについて紹介してきました。
人事制度を的確に制定、運用することで、従業員個人レベルだけでなく、チーム、延いては企業全体での生産性の向上につながります。
本記事で紹介した手順や注意点を参考にして人事制度の設計を考えてみてはいかがでしょうか。
