1on1ミーティングをやめてほしいと言われる理由は？原因と対処法を徹底解説！
1on1ミーティングは、アメリカのシリコンバレーで人材育成を目的として確立された手法で、「上司と部下の1対1で行う定期的な面談」の事です。
日本でもヤフー株式会社などが取り入れたことから注目を集め始め、2020年には、規模に関わらず約4割の企業が導入しており、マネジメントの手法のひとつとして人気です。
1on1ミーティングは組織の生産性向上やエンゲージメントを高めるための施策として有効で、1on1ミーティングを導入し始めている企業様も増えてきました。
しかし、1on1を実際に行っている管理職やマネージャー、メンバー双方から「1on1をやめてほしい」「1on1ミーティングが苦手」という声もあります。
本記事では、なぜ1on1ミーティングを苦痛に感じてしまう人がいるのか、その理由と対処法を紹介します。適切な解決策を知ってより良い1on1ができるようにしましょう。
1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは、１対１で部下と管理職などの上司が定期的に話す施策のことを言います。
週に1回～月に1回といった定期的なペースで上司が部下の現状を聞き、その内容にフィードバックしていくことで、部下の成長を促すことができます。
1on1ミーティングの目的
1on1の目的は「部下の悩み事への対応」「部下のモチベーションやパフォーマンスの向上」「部下のスムーズな育成」のように、部下の成長のために1on1を実施することが多いです。
しかし、世間では「1on1は部下のための時間」と言われているが故に、部下のわがままを全て聞いてしまう企業様も多いです。その結果、マネージャーが疲弊してしまう会社様も多いので、部下のために1on1を行いつつもマネージャーが疲弊しないように、マネージャーにとっても部下にとっても良い1on1になるよう心がけることが重要です。
やり方としては、部下の学習したい領域に合わせて上司の持っているタスクを部下に渡していきます。
最初は部下に仕事を教えないといけないので、時間がかかりますが部下が学び終わってからは上司のタスクがどんどん減っていくので長期的に見ると1on1を活用してマネージャーのプレイング業務を減らす事ができます。
さらに、部下ができる仕事が増えることで、会社や経営サイドからしてもメリットになります。
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1on1ミーティングを実施するメリット
マネージャーと1対1でミーティングするとなると、緊張するメンバーも多いでしょう。
しかし、1対1で話し合うからこそのメリットも多くあるので解説していきます。
メンバーとマネージャーに信頼関係が生まれる
1つ目の1on1ミーティングを実施するメリットは、メンバーとマネージャーに信頼関係が生まれる事です。
1on1の中で、マネージャーに相談を聞いてもらったり、アドバイスをもらったりすることでマネージャーの有能さや経験の深さを知ってマネージャーへの信頼が増していきす。
マネージャーの方も「もっといい事を言わないといけないのではないか？」と気を張りすぎる必要はありません。心理学では「単純接触効果」というものがあり、1対1のコミュニケーションを増やすと相互の信頼関係が自然に強くなります。
単純接触効果は、「人が対象と繰り返し接触する」「接触を繰り返すにつれ、警戒心が薄れる」「警戒心が薄れる代わりに、好意度が増していく」という流れで人と接触するほど行為が増すというものです。
また、人間の脳は、自分のとった行動に理由をつける習性があるので、1on1で話す回数を増やすことで、話した人の好感度が上がる傾向にあります。「自分は好感度の高い人とたくさん話す」「最近、マネージャーと1on1で話す事が増えた」「話す機会が多いってことは自分はこの人のこと好きなのかもしれない」徐々にと錯覚していくからです
部下の悩みや不調にすぐに気づける
2つ目の1on1ミーティングを実施するメリットは、部下の悩みや不調にすぐに気づける事です。
近年では、人手不足による過重労働や、システムの発展によって業務も複雑化しているので業務上のストレスで心身に不調を訴える社員や求職者が増えています。
1on1を実施すると、上司が部下とコミュニケーションを取る中で、下記のようなアクションを取りやすくなります。
- 部下の様子を直接話を聞いて、確認できる
- 心身に不調がある部下に対し、早期にアドバイスをして対策を打つことができる
人事評価への納得感が高まる
3つ目の1on1ミーティングを実施するメリットは、人事評価への納得感が高まる事です。
日本では、最初に人事面談で目標を伝えてから半年後の評価が決まった後まで連絡しないというパターンが多くあります。この方法だと、メンバーは評価されると思っていたが、意外と評価が低かったという事が起きてしまいます。
弊社で支援していた企業様でも、「メンバーは個人の目標は達成していたのでボーナスが増えると思っていたものの、マネージャーとしては個人目標も大事だけどそれと同時に新しいメンバーのオンボーディングなどの他業務も任せたかった」のようなすれ違いから評価についてメンバーの不満が溜まるような事例がありました。
このようなケースに陥らないように高頻度でマネージャーからメンバーに「あなたにはこんな仕事をしてほしい」「会社としてはこんな人材を評価している」と伝える事で、すれ違いがないように細かく調整しておく事が重要です。
上記の運用だと人事評価をすることに工数がかかってしまうのではないか？という声が多く寄せられますが、実はそんなことはなく1on1に評価を絡めることで人事評価業務が楽になる事が多いです。
弊社が支援している企業様ですと、平均で評価業務の時間が25%削減されています。
評価業務が削減できている理由としては、細かく時間をとっておくことで期末にまとめて作業をしなくてよくなることと、まとめて作業をする際に出戻りや評価を行うためのデータを取りにいく作業がなくなるからです。
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部下の成長を促進することができる
4つ目の1on1ミーティングを実施するメリットは、部下の成長を促進することができる事です。
1on1で部下の困っていることに対して、コーチングやティーチングを行うことで部下に課題解決能力や知見をつけていくことができます。
また、近年では自分は何が得意なのか？どんなビジネスマンを目指すべきか？自分はどんなスキルを得ていくべきなのか？について悩んでいる方が多いです。
そのような方には、1on1の中で「Aさんは〇〇で成功経験があるよね！あれってなんで成功したんだっけ？」と問いかけていくことで、メンバーの事を理解して、その方の得意な部分を言語化するのにも有効な施策です。
経営理念や行動指針など企業文化が浸透する
5つ目の1on1ミーティングを実施するメリットは、経営理念や行動指針など企業文化が浸透する事です。
近年では経営理念や行動指針など企業文化を重んじる会社が増えてきています。
理由としては、Z世代をはじめとする会社員が給料だけでなく「SDGSや会社の社会への貢献度」を会社を選ぶ軸として優先度を上げていることが挙げられます。
1on1で話す内容の中に、会社が目指している世界や経営理念についての話題や、会社が評価する人材や行動指針についての話題を入れることでメンバーに企業文化を根付かせることができます。
経営理念や行動指針などの企業文化が浸透させる1on1は日本での成功事例はまだまだ少ないですが、事例自体は増えてきているのでこれを機会にぜひチャレンジしてみてください。
離職率が低下する
6つ目の1on1ミーティングを実施するメリットは、離職率が低下する事です。
近年では、転職することでのデメリットが減り、優秀な人は他社が積極的に引き抜いてしまうような時代になりました。
この中でも、離職率を低下させることができていたのは、在籍しているだけで毎年給与が上がる会社や、福利厚生が家族の分まで充実している会社くらいでした。
ただ、近年では1on1制度によって優秀な人材を自社に留めることに成功している企業が増えています。
退職理由として、成長ができるか不安ということがよく挙げられます。
1on1で、メンバーが今後なりたい姿を聞いてそこに対して、今の会社でどんな仕事をしていくとなりたい姿になれるのか？ということを擦り合わせることによってメンバーの成長に関しての不安を解消することができます。
また、優秀な部下に対して上司が不干渉になってしまい部下が離職してしまうというパターンもあります。しかし、1on1を実施すれば、上位2割といわれる優秀な人材に対しても言葉掛けができるので、不干渉が改善されます。さらに、上位２割の方と話し合い、うまく上位２割の方に仕事を割り振ることができれば上司の仕事も減り、次のマネージャー候補の育成もすることができます。
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1on1ミーティングを「やめてほしい」と言われる理由
ここまでは、1on1のメリットについて解説してきました。
しかし、「1on1をやめて欲しい」「1on1をやりたくない」という声も多数あるので、ここではその理由を上司側と部下側に分けて解説します。
上司・マネージャーが「やめてほしい」と言う原因
上司・マネージャーが「やめてほしい」と言う原因は大きく分けると下記3つになります。
それぞれ解説します。
- 業務が多く、1on1の時間がない
- 1on1の実施目的を理解していない
- 話題がない・何を話せば良いのかわからない
業務が多く、1on1の時間がない
「日本の中間管理職白書2014」の調査で、中間管理職と呼ばれている層の約8割は、プレイングマネージャーとして、担当業務や管理職業務を掛け持ちしていることがわかっています。
また、日本ではスキマ仕事をマネージャーがやることが多いのでただでさえ多忙になりがちです。
そのため、自分自身の業務もこなしながら、1on1で部下とも頻繁にコミュニケーションを取ることは、多忙なプレイングマネージャーや現場にとって、大きな負担になることがあります。
1on1の実施目的を理解していない
人事や経営層が現場とすり合わせることなく、1on1施策を行ってしまうとマネージャーが1on1の実施目的を理解せずに施策が進んでしまうことがあります。
目的がわからないまま1on1を進めてしまうと、やる気もなくただ雑談だけをして終わってしまい意味のない時間を使ってしまうことになります。また、弊社で支援させている企業様の中でも、1on1の目的はあるものの人事と現場での目線が合っていないケースもとても多いです。
人事としては、離職率が高いのでメンバーに寄り添って離職の原因を早めにキャッチアップして改善できるような1on1をしてほしいと思っているものの、現場としては離職よりも目の前の目標達成が重要で、メンバーに「どうやったら目標達成ができるのか？についてを言及してしまう」なんてことも少なくありません。
現場と経営層ですり合わせを行い実施目的を双方正しく理解したうえで1on1を行っていくことが必要です。
話題がない・何を話せば良いのかわからない
1on1ミーティングは、1回30分～1時間、週1回～月1回のペースで行うのが一般的です。
うまく活用すれば30分の対話の中で、メンバーの課題を解決してあげることができたり、メンバーの成長支援をすることができます。
しかし、日本ではプレイヤーとして優秀だった方がマネジメントの知見を得ることがなくそのままマネージャーになるケースが多いこともあり、ティーチングやコーチングなどの基礎スキルを身につけていないままマネージャーになってしまうことが多くあります。
その結果、話題作りに困ったり、話題は決めていてもそこからどのように会話を展開していけばいいかわかっていない方が多いです。
部下・一般社員が「やめてほしい」と言う原因
上司・マネージャーが「やめてほしい」と言う原因は大きく分けると下記3つになります。
それぞれ解説します。
- 1on1が上司・マネージャーからの説教の時間になっている
- 心理的安全性が低い環境で話しにくい
- 部下側も何を話せば良いのかわからない
1on1が上司・マネージャーからの説教の時間になっている
現在上司やマネージャーになっている方は30~40の方が多いと思います。その世代の頃の人材マネジメントでは、部下のウィークポイントを厳しく指摘して育てるということが主流でした。
しかし、現代の若者は叱られる事で仕事のモチベーションや効率が下がると言われています。理由としては、自己効力感が低いことに加えて、子供時代に親や教員から叱られた経験が少ないため、叱られ慣れていないことが原因です。
そのため、1on1が上司・マネージャーからの説教の時間になると嫌悪感を示す方が多いのです。
心理的安全性が低い環境で話しにくい
心理的安全性とは、組織の中で安心して本音を話せる状態の度合いのことです。心理的安全性が高い組織のメリットは、お互いを信頼しあっているため、本音をぶつけ合い組織を良くするための話し合いができることです。
しかし、日本では正しい1on1の方法が浸透していない企業が多いので、「部下の話を最後まで聞かずに、一方的なアドバイスをしてしまう」「1on1のキャンセルが多い」等のNG行動をとってしまい、1on1で逆に心理的安全性を低くしてしまうことがあります。
一方的なアドバイスが多かったり、1on1のキャンセルが多かったりするとメンバーが「自分は大事にされていないのではないか？」と思ってしまいより話しにくくなってしまいます。
部下側も何を話せば良いのかわからない
マネージャーだけでなくメンバーも部下側も何を話せば良いのかわからず1on1をやりたくないと答える方も少なくありません。
話すことが決まっていない1on1では、ただ雑談で終わってしまったり、「最近どう？」「あれどうなった？」といった会話の広がらない進捗確認で終わってしまい、せっかくの機会を無駄にしてしまうことが多いです。
また、1on1導入時は話すことに困らなかったとしても、回数を重ねるごとに、話題が尽きてしまう場合もあるでしょう。会話が弾まないと上司の期待に応えられなかったと部下が気を落とし、仕事へのモチベーションが低下してしまうこともあります。
1on1ミーティングを「やめてほしい」から「やってよかった」にする方法
ここまでは「なぜ1on1をやめて欲しいと言われてしまうのか？」について解説しました。
ここからは、1on1ミーティングを「やめてほしい」と言われなくする方法の具体例を解説します。
1on1の公式ルールを決める
1on1ミーティングの公式ルールを設定すると、1on1ミーティングを「やってよかった」と思ってもらえる可能性が高まります。理由としては、マネージャー・メンバーのガイドラインができることで実施のばらつきが生じにくくなるからです。
マネージャーの中には、コミュニケーション能力が高くてマネージャーになった方もいれば、サポート力や周りを見る力が高くてマネージャーになった方などなど得意不得意が分かれがちです。そのため、1on1の公式ルールを決めておけば、マネージャーの能力に差があっても一定ラインの1on1の質を担保できます。参考までに決めておくと良い1on1のルールについて下記に記載しておきます。
- 1on1で話す内容の公式アジェンダを作成する
- 1on1の実施目的を明確化する
- コミュニケーション指針を作成する
- 1on1の頻度・時間を設定する
- 1on1のメモを残す場所を用意する
1on1の公式アジェンダを決める
1on1でアジェンダを活用するメリットとしては、1on1の時に話すことが明確になり、目的に応じて1on1を実施できることにあります。1on1では、「目標達成」「キャリア支援」「部下育成」「行動指針・バリュー浸透」「人事評価の材料を集める」等様々な目的がありますが、目的に応じたアジェンダを予め立てておく事で、質の高い1on1を行うことができます。
また、1on1の公式アジェンダを決めておくと、1on1の準備時間が短くなり負担が減るというメリットもあります。実際に弊社の1on1ツール「Co：TEAM（コチーム）」を使うことで、1on1の準備時間が半分になっただけでなく、話す内容も3倍になったという事例もあるので、1on1の公式アジェンダを決める事で効率的で質の高い1on1を目指しいきましょう。
マネージャー向けの研修を実施する
1on1ミーティングを手っ取り早く「やめてほしい」から「やってよかった」にする方法は、マネージャー向けの研修を実施する事です。
日本ではプレイングマネージャーが8割を占めているため、部下にタスクを上手に渡せずマネージャーが疲弊してしまうということが多いです。その結果、1on1の際に「部下の課題解決をしつつも、上司の仕事を徐々に部下に移管していく」という行動ができている企業は限りなく少ないといえるでしょう。
また、海外と違って日本ではマネジメントの手法が体系的にまとまっていないので、プレイヤーとして優秀だった方がマネージャーになった途端成果が出なくなるということは多いといえます。
マネージャー向けの研修を実施することでマネージャーの能力を引き上げて、その後に1on1施策を実施することがとてもおすすめです。
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1on1を実施する目的・メリットを伝える
1on1でよくある失敗例は目的やメリットがメンバーやマネージャに伝わっていないことです。
逆にいうと、やってよかったと言われる1on1は明確に目的が決まっています。目的を決める際は、今会社にある課題を明確にしてその打ち手としてどのように1on1を使うか？を考えることがおすすめです。
「メンバーの離職が多い」という課題が会社にあるのであれば「部下の悩みを聞く」ことを目的に1on1をすると1on1施策が成功に近づきます。
また、今やっている1on1は何のためにやっているのかをメンバーに伝えて合意をとっておくことも大事です。何のための1on1なのかということを共有しておかないと、メンバーとしては大事な業務時間がなくなるので1on1施策が形骸化します。
ただ、「メンバーの離職が多い」という課題が会社にある場合、本音で「これはメンバーの離職を止めるための1on1です」と伝えるわけにはいかないので、「この1on1はあなたの会社での満足度を上げるための1on1です」と伝え、そこから、メンバーが会社に何を期待しているのか？メンバーが会社に不満に思っている事を探っていくことになります。
まとめ
今回は、1on1ミーティングをやめてほしいと言われる理由と
1on1ミーティングを「やめてほしい」から「やってよかった」にする方法について解説しました。
1on1はうまく運用すればとても効果的な施策ではあるものの、失敗すると部下・マネージャーから多くの批判を浴びることになるため、気をつけつつ運用していきましょう。
効果的な1on1を実施するなら「Co:TEAM（コチーム）」
1on1支援ツールの「コチーム」では1on1のよくある困りごとを簡単に解決できます！
- 1on1のスケジュールを何度も設定する
- 毎回1on1のアジェンダを決めるのに時間がかかってしまう
- 1on1の記録の管理が面倒くさい
- 従業員がどんな1on1を実施しているのか把握できない
- 1on1で話した内容をチャット形式で簡単に記録・管理・保存できる！
- 1on1のスケジュールを自動設定！
- 1on1で話すことに困らないアジェンダテンプレート機能！
- 1on1の実施率・アジェンダの使用率をチェックできる分析機能！
