1on1ミーティングは受ける側の方が大事!? 準備方法とコツを解説!

近年画期的な人事施策として注目される1on1ミーティングですが、比較的新しくあまり前例がない施策なだけに、実際に1on1を受けるとなると不安を感じてしまう方もいるのではないでしょうか。今回の記事では1on1での実際のトークテーマや実践できるコツなどを紹介していくので、1on1についてまだ良く分からなかったり、実際に行う予定のある方などは是非参考にしてみてください。

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1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングを行う再上位の目的は、「会社の課題を解決すること」です。

ですので、一概に「1on1ミーティングの具体的な目的はコレ」と定義されているわけではありません。抱える問題や取り組むべき改善点といったものは、会社あるいは同じ会社内の組織やチームといった単位によって全く異なってきますし、それぞれの現状に合わせて1on1ミーティングの目的を設定するべきです。

では、実際に設定される1on1の目的の一例を見てみると、以下のようなものがあります。

  • 信頼関係の構築
  • メンバーの成長促進
  • 離職防止
  • 企業の目標達成

これらの目的が設定されている意味や期待できるメリットなどについて、ひとつずつ確認してみましょう。

信頼関係の構築

信頼関係の構築」は、1on1ミーティングで最も重要な目的の一つです。

「上司と部下との間でのコミュニケーション不足、あるいはそれによる信頼関係構築の不十分」をなんとなく感じているような人も少なくないのではないでしょうか。

上司と部下、あるいは社員と管理職といったような上下関係の間柄だと、同僚や同期といった横並びの関係にあるメンバーと比べて、業務連絡を除いたフランクなコミュニケーションが圧倒的に不足しがちです。

また、従来の面談やミーティングは評価が絡んでくるために緊張してしまうことも多く、やはり業務の延長線上として堅いやり取りになってしまいがちです。その点1on1ミーティングでは、業務に関連する話題に限定せずにさまざまな話題に話を広げることができるため、自然と距離を縮められるのが特徴です。

離職防止

1on1は「離職防止」という目的に対しても強い効果を持ちます。

1on1ミーティングは堅苦しい会議や面談に比べて、比較的フランクに落ち着いて話すことができる場であり、部下の本音や不満などを聞き出すことができる絶好の機会なのです。

そもそも、離職のほとんどは、一身上の都合などの休退職を除いて、社員側と会社側の何かしらのミスマッチやそれによるストレスの蓄積によって起こるものです。

例えば、

  • 社員の求める給与と会社側が支払える給与のミスマッチ
  • 社員の求める働き方(激務だが高給orワークライフバランス重視)と会社側が求める働き方のミスマッチ
  • 社員の適性・希望業務内容と会社側が実際に与える業務内容のミスマッチ

など、一口に「働く」といっても様々な要素が存在するため、どこかしらでミスマッチが発生してしまうことは良くあることです。しかし定期的な1on1ミーティングを行うことで、早い段階で部下の不満や改善要望を聞き出すことができるようになり、離職を決断されてしまう前に手を打つことも可能となります。

また、離職の決め手となるほどではないごく些細な不満や意見であっても、蓋を開けてみれば意外なほど多くの社員が同じような感覚を共通して持っていた、なんてことも少なくありません。会社側が社内環境や働き方を整える上で非常に有益なカギとなるので、1on1において部下側は不満や要望を溜めずに率直に伝えること、上司側はそれを見落としたり過小評価しないようにすることを心がけましょう。


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メンバーの成長促進

メンバーの成長促進」も1on1の重要な目的の一つです。

普段の業務を行う上で都度与えられる上司からの指示やアドバイスに基づいて動くことは、もちろん社会人としての基本ではあるのですが、それだけではトップダウン型の取り組み方になりがちです。部下の主体性を伸ばして自立してもらうためにも、そのような一方的なインプットを部下に与えるだけでは不十分です。

1on1ミーティングではあくまで部下を主軸として業務の達成度や自分のパフォーマンスを分析してもらい、主体的に思考・発言してもらうようにすることが重要です。

上司は部下が自身で考え出した現状分析や考え、今後の指針などを聞き出した上で、必要に応じてアドバイスを与えたり詰まった箇所で一緒に考えてあげるなど、あくまで補助的な役割に徹して部下の成長を促してみましょう

企業の目標達成力の強化

1on1ミーティングは、「企業の目標達成力の強化」という目的においても非常に有効です。

1on1ミーティングは企業の組織力や目標達成力を強化するための有効な手段の1つであり、MBO(上司と部下が共同で目標管理)やOKR(主要成果目標を定め組織全体で目標管理)といった目標管理方法と非常に相性が良いです。定期的な1on1を通じて、目標の進捗管理を週1回と高頻度で行うことができ、目標達成力を向上させることができます。

また、メンバーが目標達成に際して自力で解決できないような課題が生じた場合には、1on1を通して具体的な回答やアドバイスなどを与えることにより、メンバーの目標達成を支援できます。

このように、定期的且つ継続的な1on1の実施によってマネージャーがメンバーの目標達成をサポートすることで、企業全体もおいても目標達成や人材育成が促進され、結果的に組織力の向上に繋がるのです。

↓1on1での目標設定・目標管理について詳しくはこちら

1on1は「部下のための時間」は日本企業には合わない

「1on1は部下のためのもの」という考えから1on1を業務から離れた個人的な話やアイスブレイクのための場として使うというのが通説ではありますが、これは海外の1on1においてベターとされるやり方であって、必ずしもそれが日本のビジネスシーンでも適合するとは限りません。むしろ、日本の1on1ミーティングにおいて海外での導入例やノウハウをそのまま適用すると基本的にうまくいかないとすらも言われています。

その理由として、日本と海外での雇用形態の違いがあります。海外では成果重視の雇用形態が一般的であり元より成果に関するコミュニケーションの質が非常に高いのに対し、日本では伝統的なメンバーシップ雇用が未だ一般的で、成果に関するコミュニケーションの質が低い傾向があります。よって日本のビジネスシーンでは、海外の事例のように1on1で雑談に興じてばかりいる余裕はないというのが現状であり、多少は業務や目標に関する話をしなければなりません。

また、日本の多くのマネジメント層がプレイング業務とマネジメント業務を並行して行うプレイングマネージャーであり、その多忙さゆえ1on1の時間を捻出することが困難なこともあります。このような状況下でマネージャーの負担を可能な限り軽減しつつ1on1を効果的に行うため、部下のキャリアや個人的な話だけでなく、「目標や成果」に関する対話もある程度は行うことが重要です。

受ける側が1on1ミーティングを苦手と感じる理由

このように非常に有益なツールである1on1ミーティングですが、それで苦手意識を持ってしまう人がいるのも現状です。

1on1に苦手意識を持ってしまう主な理由として、以下のような3つの点を挙げることができます。

  • 1on1で話すことがない
  • 上司が自分のばかりしてくる
  • 評価を気にして発言しにくい

このような苦手意識を解消するためにも、対処法も含めて一つずつ確認していきましょう。

1on1で話すことがない

1on1ミーティングで「何を話せば良いのか分からない」と感じる人も少なくはないでしょう。

そもそも話すことが苦手な人や、目上の存在である上司を相手にして緊張してしまいうまく言葉が出なくなってしまう人などは、1on1ミーティングに苦手意識を持ってしまうことも無理ありません。

このような場合は、自身の関心がある話題やフィードバックをもらいたい事例など、予めトークテーマを準備した上で1on1に臨むと良いでしょう。このように1on1をリードする役割は上司側が担うべきではありますが、多忙な上司であればあるほどそこまで手が回らないことも少なくありません。

1on1ミーティングは多忙な上司が時間を取って自分一人にコミットしてもらえる貴重な場でもあります。そのような考え方のもと、1on1を「上手く活用してモノにする」くらいの気概で臨んでみると良いかもしれません。

↓1on1での「話すことがない」を解決する記事はこちら

上司が自分の話ばかりをしてくる

上司が自分の話ばかりをしてくる」ような1on1だと、苦手に思ってしまうのも無理はありません。

上司の傾聴力が弱く「話したがり」な傾向があると、どうしても部下は自分の意見や考えを発言しづらくなってしまい、どうしても1on1に苦手意識を持ってしまいます。

本来1on1は部下と上司がフランクに話し合うことができる場で、上司のマインドやビジネススタイルを伝えるだけのためのものではありません。

そのような良くない1on1に当たってしまった場合は、人事や会社側に勇気を出して相談してみましょう。


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評価を気にして発言しにくい

1on1の内容が評価に反映されるかもしれないと思い、発言しづらい」というのは1on1を苦手とする人に良く見られる傾向です。

実際に、上司側が1on1での内容を評価に入れないと公言していたとしても、そこで印象に残った発言内容や仕事への姿勢が多少なりとも評価に影響してしまうのは避けられない事かもしれません。

そのため、「1on1で評価されるかもしれないから怖い」ではなく、「1on1という評価してもらえる機会をせっかくだから活用しよう」という考えにシフトするのが最も賢い選択です。

1on1ミーティングで部下が準備すべきこと

1on1ミーティングは本来上司側がリードするものではありますが、管理職や上司といった存在は往々にして多忙であり、部下自ら準備をして1on1に臨むと上司の助けになります。

行うべき準備の一例として、以下のようなものがあります。

  • トークテーマと話す項目を事前に用意する
  • 振り返り内容の書き出し

具体的にどのような準備を行えば良いのかを解説していきます。

トークテーマと話す項目を事前に用意する

1on1ミーティングは、日時の設定や進行については上司側がリードするものですが、発言については部下を主軸に進んでいくのが理想です。

スムーズに進行して貴重な1on1の機会を有効活用するためにも、予めトークテーマや話す内容をある程度構想しておくと良いでしょう。

トークテーマの例

具体的なトークテーマの例として、以下のようなものが挙げられます。

仕事についての悩み

仕事をする上で困っていることや不満があれば上司に相談してみましょう。

またその際は「どうしたら良いですか?」と丸投げはせずに、自分なりの解決策や考察を携えた上で、答え合わせをしてもらうくらいの気持ちで臨むと良いでしょう。

キャリアプランについて

自身の描くキャリアプランやそれに至る道筋については、その道の先輩に尋ねるのが最適です。

上司という存在は、部下からすると最も身近な目指すべき姿でもあるといえます。上司が積んできたキャリアと自身の現状や課題を照らし合わせると、より解像度の高いアドバイスを貰うことができるでしょう。

会社についての話

会社の環境や働き方についての不満や要望は、会社側が最も知りたがっているトークテーマの一つです。

会社側は社員に定着してもらった上で高いパフォーマンスを出してもらうことを期待しているので、社内環境改善のためにも社員が日々どのようなことを感じながら働いているのかを知る必要があります。
会社側にとっては耳が痛いような内容であったとしても、遠慮せずに率直な意見を伝えてみましょう。

振り返り内容の書き出し

1on1ミーティングでは、今後の業務効率化や達成度の向上のために、それまでの業務内容についての振り返りをしたり、上司からフィードバックをもらうことができる場でもあります。

1on1の時間は有限であり、過去の業務についての反省やフィードバックなどはスムーズに行うためにも、過去の業務内容については予め振り返ってリストアップするなどさっと提示できるように準備しましょう。

1on1ミーティングで部下側にも共有しておきたい心構え

1on1を行う際に、部下側に知っておいてもらった方が良いことを紹介していきます。

  • 1on1ミーティングはメンバーが主役
  • 悩みを話すことの重要性をわかってもらう
  • 自己開示の大事さを知ってもらう
  • 1on1は詰める場所ではないことを知ってもらう

1on1ミーティングはメンバーが主役

1on1ミーティングの主役は上司側ではなく、部下側であることを忘れてはなりません。

そもそも、1on1は部下側の成長や不満・疑問の解消のために行うことであり、部下を主軸として進んでいくべきものです。

1on1に慣れていなかったり話すのが苦手な部下だとどうしても上司が多く話しながら進んでいってしまうこともあるかもしれませんが、そのような場合は定期的に1on1の目的を共有し、ズレを修正していきましょう。

悩みを話すことの重要性をわかってもらう

悩みを話すことの重要性を分かってもらう」ことは、部下の積極的な発言を促す効果もあります。
 
部下側からすると、目上の存在である上司相手だとやはり緊張しますし、「これは話さないほうが良いかな?」等と不安に思うと、意見や要望があってもなかなか伝えることができません。

しかし、社員の何気ない声にこそ社内環境を改善するヒントは潜在しているものです。上司は部下に対して、会社の意見や不満を伝えることはむしろ「会社のため」ということを伝え、発言のハードルを下げてあげるように心がけましょう。

自己開示の大事さを知ってもらう

上司と部下がお互いに自己開示すること」により、より双方の関係は強化されます。

部下側からはなかなか難しいことかもしれませんが、まず上司側が自己開示してみせることでハードルを下げ、部下側にも「自己開示してほしい、貴方のことを知りたい」という意思を伝えるようにしましょう。

1on1は詰める場所ではないことを知ってもらう

1on1は詰める場所ではないことを知ってもらう」ことは、部下の1on1へのモチベーションを低下させないためにも非常に重要です。

部下がミスやトラブルに直面した時は、どうしても上司という立場としてそのミスの状況や要因を尋ねなければならないことがあります。しかしそれは決して「詰め」や「説教」ではなく、その経験を踏まえて成長してほしいという思いのもとで行っているということを、部下に安心して話してもらうためにも知っておいてもらう必要があります。

マネージャーが1on1ミーティングで準備すること

1on1の主役は部下とはいえ、マネージャーとして1on1に臨む際にも予めの準備をしておくと、1on1をよりスムーズに進めることができます。

  • マネージャーもトークテーマと話す項目を事前に用意する
  • メンバーが話しやすい空気作り
  • 部下に自己開示してもらう
  • 進め方を決める

マネージャーもトークテーマと話す項目を事前に用意する

先述した通り、基本的には1on1の主役はメンバー側であるため、トークテーマはメンバー主体で決めてもらうことが一般的です。

しかしメンバーが1on1に慣れていなかったり、予め用意してもらったトークテーマが尽きてしまった際などに、持ちネタやテーマをいくつかストックしておくことで話のきっかけを提供したりと柔軟にフォローができると、非常にスマートな対応と言えます。

メンバーが話しやすい空気作り

メンバーが話しやすい空気作り」を行うことは、メンバーに発言を促す上で非常に重要です。

マネージャーとメンバーは上司と部下という上下関係にあるため、一対一の面談ではやはりメンバー側が緊張してしまい、思ったことを口に出しにくくなってしまいます。まず第一にメンバーに「話しやすい」と思ってもらえるような雰囲気を作ることを心がけないと、何も始まりません。

部下に自己開示してもらう

より信頼関係を構築するために、「部下側に自己開示してもらう」ことは必要不可欠です。

部下側が上司を信頼し、積極的に自己開示をしてもらえるようになると、「もっと話を聞いてほしい」と悩みや相談事を積極的に伝えてくれるようになるでしょう。

マネージャーの自己開示

チームメンバーとマネージャーとの関係が浅いままだと、まだメンバーは自分の話をしたがらずに自己開示もままならないでしょう。

そのような場合はマネージャー側から進んで自己開示をおこなうことで、アイスブレイクの役割を果たしてメンバーの緊張を和らげたり、心理的障壁を取り除けたりするかもしれません。

部下の話を最後まで聞く

また、メンバーの話を聞く際は、「最後まで聞く」ことが非常に重要です。

話を途中で遮ったり否定してしまって、部下が「もう話したくない」と思ってしまうことが最も悪手です。
メンバーの特性やスキル、価値観を理解するためにも、聞き役に徹してみましょう。

進め方を決める

1on1ミーティングはメンバー主体とはいいますが、慣れないうちから丸投げしてしまうと、やるべきことの多さや煩雑さから1on1への苦手意識に繋がりかねません。

よって、部下が1on1を構築する上で助けになるような雛型や進め方のガイドラインといった情報は最低限指導してあげるべきです。

例えば、アジェンダの一覧を提供したり、進め方のフォーマットであるミーティングシートを活用させたりするなど、大体の指針を示したうえでそこから部下の主体性に任せることにしましょう。

↓1on1のミーティングシートについてはこちら

実際に1on1ミーティングを行うときのコツ

1on1について、理論だけではなく実践で使えるようなコツも知っておいて損はありません。

貴重な1on1の機会を有意義にするためにも、以下のコツを参考にしてみると良いでしょう。

  • 1on1の目的を明確にして、テーマを選んでもらう
  • 経験学習サイクルを意識して行う
  • 部下から上手に話を聞き出す

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1on1の目的を明確にして、テーマを選んでもらう

有意義な1on1にするために、「1on1の目的を明確にする」ことは意識しておきましょう。

1on1をする際にはメンバー側が話すテーマやアジェンダを考えてきてくれることが多いですが、必ずしも設定された目的に沿って的確なテーマ設定や進行ができるとは限りません。部下の主体的な進行を尊重することは大切ですが、あまりにも1on1の主軸たる目的からズレてしまうとせっかくの1on1の時間を有効に使えなくなってしまいます。

そのような場合は適宜マネージャー側からも目的の確認を行って、テーマを軌道修正してあげる必要があります。

経験学習サイクルを意識して行う

経験学習サイクルを意識した対話」も、より効果的な1on1ミーティングのコツの一つです。

経験学習サイクルとは、コルブが提唱した人が成長する過程を示したものです。

  • 経験フェーズ:具体的な経験をする
  • 内省フェーズ:行動の振り返り・フィードバックを行う
  • 概念化フェーズ:何を学んだかを明らかにする
  • 実践フェーズ:次に行うときに学びを応用する

このような4つのステップを踏み、人は学習・成長するとされています。このサイクルにおける内省と概念化を、「日常業務で得た経験を振り返り(内省)し、学びを明確にする(概念化)」と形で活用し、1on1ミーティング内のコミュニケーションで実践することが重要です。

この経験学習サイクルに沿った1on1ミーティングを実現するために、「成功した・失敗したプロセスを聞く」→「成功・失敗の原因は何かを尋ねる」→「成功・失敗を再現・予防するために何をすべきかを問う」というような順序で質問を投げかけることが、部下の頭を整理することに非常に効果的です。

上司から上手に話を聞き出す

「上司から上手に話を聞き出す」ことは1on1を進める上で特に意識すべきポイントの一つです。

上司からアドバイスや意見を貰おうとしても、「どうしたら良いですか?」といったオープンエンドな聞き方だと、上司側も的確な答えを返しづらくなってしまいます。

まずは話している事柄に関連して、「他に○○についての改善点ありますか?」というふうに新たなアドバイスや類似ケースを聞き出すなど、話を横方向に展開してみましょう。その上で特に詳しく聞きたい話やテーマが出てきた際には、詳細な背景や具体例を求めるなど、今度はそれにフォーカスして話を深堀りしてみましょう。

↓1on1での上司への質問例について詳しくはこちら

まとめ

今回は1on1を受けるメンバー・マネージャー双方の立場から、実際に準備すべきことやコツを紹介しました。

この記事を読んで少しでも1on1への苦手意識や不明瞭感を解消できれば幸いです。

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