導入事例

無駄な1on1回数削減に繋がり、効率化とリスクヘッジができただけでなく導入説明コストも想定以上に少なかった【利用事例】

株式会社モバオク(DeNA)
事業内容
オークションサイトの企画・運営
設立
2005年
従業員数
40名
無駄な1on1回数削減に繋がり、効率化とリスクヘッジができただけでなく導入説明コストも想定以上に少なかった【利用事例】

本日お話をお聞きした方
株式会社モバオク 小田切 航平さん (企画部部長)

「Co:TEAMでメンバーへの支援強化と目標達成に向けて障害が見つかった際に細かく軌道修正したことで売上目標を3ヶ月早く達成」記事の公開から、ご利用を続けていただいた後の続編記事となります。

複数の職種間での状況共有が課題になっていた。

──前回ご利用いただいてからもアップデートを続けているCo:TEAMをお使いいただく中で、もう一度インタビューさせていただくことになりました。本日はよろしくお願いいたします。まず最初に、改めて現在の課題感についてお聞きしてもよろしいでしょうか

私はほぼ事業全体を見ていて、実際に直接マネジメントしているメンバーは8人となりますが、チームの中にプランナーと呼ばれる企画メンバーが4人おり、彼らの「タスク管理」や「他メンバーへの業務内容の共有」については改善できる点があると思っていました。

具体的に言うと、私の管轄範囲は30名程の職種混成チームなので、「他職種のメンバーと、もっと全体/個別の状況を共有してほしい」という部分が望みとしてありました。
例えば、企画⇔エンジニア、企画⇔デザイナー、企画⇔マーケ…といった具合です。

これはマネジメント層の私のみでなく、チームの中でも、特にエンジニアやデザイナー間で共有している課題でもありました

──その課題は以前からあって、改善策は既に実施されていたのでしょうか

はい。タスク管理ツールの「Trello」を使ったり、「Slack」上での日報コミュニケーションを通じて、全体共有強化を図っていましたが、うまくいくところもあれば、他の業務との兼ね合いで徹底できていない部分もあります。

部署全体の取り組み方として、マイルストーンを設定しているプロジェクトもあるのですが、 アジャイル的に次々と「これは良い」と思った施策を投入していくような進め方をする機会が多く、 「次はどんな施策に取り組むことになるのか」という点について他のメンバーに共有されないままプランナーの仕事が先立って進んでしまうことを、エンジニアやデザイナーが気にかけることがあります。

逆に、施策立案する立場のプランナーメンバーは、企画以外でエンジニアが取り組んでいるような内容(リファクタリング等)で 何が進んでいるか気にする機会も多々あります。 

──具体的にありがとうございます。御社はITのイメージが強いですが、日報を実施されているのですね。

そうですね。モバオク社に関して言うと、前の前の社長の時代から日報をやっていました。

一応フォーマットがありますが、厳格に強制せず、自由に書いてもらっています。 個人でカスタマイズするメンバーが多いので、例えば新しく入った人は、自分が合いそうな他人のフォーマットを真似して、日報を書いているような状態です。

状況は日々変化する、だから「日報」。毎日書くことで問題を検知できる

日報に書かれる内容は定性的な文章ですが、同じ人においても、日々内容が変化します。その差分から「いま問題があるのか」を検知することが可能になります。

例えば、急に毎日遅い時間まで働いているメンバーが現れたり、 同じタスクが毎日書いてあって消化されないままのメンバーが生まれるときがありますが、こういった気になる点を早めにキャッチすることで、大きな問題になる前にマネージャーとして対処が可能になります。

こういった変化に気づけることが、日報をやる最大のメリットですね。

──小田切さんの立場から見て、「大きな問題」とはどのような問題のイメージになりますでしょうか。

かなり意識しているので実際に発生しているわけではありませんが、「重要な役割を担っている人間が、様々な理由で急に働けなくなること」です。

中でも「急に」という部分がポイントで、突発的に問題が起きて対策が取りづらいときはあらゆる面でチームに悪影響が起きます。

「急」に思えることでも、本当はアラートが出ている。それを手遅れにならないうちに拾い上げることができるかどうか

おそらく急に動けなくなった本人は、その前からアラートを自分なりに周囲に表明しているのですが、これを意識的に拾い上げられるかが、マネージャーのスキルとして重要なポイントだと思っています。

このあたりはマネジメントの重要で基本的なポイントなのですが、支援する仕組みやツールはあまりないなとは感じていました。
まさに「Co:TEAM」がそこにはまった印象です。

──日報に焦点を当ててお聞きしますが、どのような運用をされているか詳細お聞きしてもよいでしょうか。先程フォーマットはそこまで意識されていないとのお話がありましたが。

第1のポイントとして、「今月のmisson」や「今週やること」をまず書いてもらうように公式的には伝えています。実質は目標に該当しますが、そういう設定にしてしまうと、メンバーが少し身構えてしまいます。

 「今月はこれやりたい」といった内容を、書式はメンバーに任せる形にしていて、評価に紐付けることはしませんが、もし本人がそうしてほしい、ということであれば評価にもつなげるようにしています。

タスクだけだと細かいところに目が行きがちになる。ミッションと紐付けることで中長期的な目線で仕事に取り組むように。

タスク情報だけだと細かいところにどうしても目が行きがちになるので、ミッションを書くようにすることで、中長期的な大きな目線で考えることに繋がり、メンバーの優先度認識や仕事に対する取り組みレベルが向上している感覚はあります。

このあたりは難しいポイントですが、「目標書こう」と厳密に言わないくらいの温度感が良い結果となるコツのように感じています。 

第2のポイントとしては、「気になる誰か1人の1日分の日報に囚われすぎない」ことです。
1回の日報で気になる点があったとしても、少し間があくと解決していることがあったり一過性に過ぎないこともありますので、毎日の日報の変化を見極めて少しだけ連続的に日報を見ることが重要だと思っています。

他には、ポイントという程でもないですが、自分でも毎朝7時に「おはようございます」とメンバー向けのメッセージを必ず投稿しています。

──非常にうまく日報を実践されていますね。日報がちゃんと運用されているチームの共通点として「リーダーもきちんと発信する」ことは重要です。
一方、日報の運用に関して、課題を感じられている部分もあるのでしょうか。

問題だと思っているのは「日報を細かく書く人」がいて、日報作成に時間をかけすぎることと、「これは自分にはできない」といったことを書いて、首を締めている人がいるので、そのあたりなんとかできないかと思っていることですね。

──後者の方は珍しいですね。非常に心理的安全性が高いからそのような発言が生まれやすい一面もありそうです。

マネジメントは1on1や日報といった原始的な仕組みが一番強い。

そうですね。課題感に関して続けると、私は意識的に1on1に注力しているマネージャーなので、チームや個人のタスク・状態を把握できていますが、私以外のメンバーはもっと「他のメンバーの行動・タスクと全体の状況」を知りたいと考えています。

もっと日報を活用できればそういった情報を周知させられるのではと思っています。

私個人の思想になりますが、マネジメントに関しては、1on1や日報といった非常に原始的な仕組みが一番強いと思っています。

先程タスク管理の話になりましたが、タスク管理についてはまだ理想のゴールがない状態です。色々と実践しましたが、既存のタスク管理サービスもまだ完成されていない、といったイメージを抱いています。

最初の社内の導入説明コストが想定以上に少なかったのが印象的

──アップデートされたCo:TEAMに期待されていたのはどのあたりになりますでしょうか。

端的に言うと「1on1の回数が減らせる可能性を見極めることができ、マネジメント効率化とリスクヘッジができる」点です。業務の中でマネジメント面での心配が減ることを期待していました

そのために、いくつか重要な要素を細分化すると、

  1. メンバーのコンディション(体調)の把握
  2. メンバーが継続しやすい仕組み


となります。

1.について話をすると、毎日テレワークのリモート環境で働いているメンバーの状態は非常に見えづらいですが、1on1時には押さえておきたい情報です。

1on1時に体調を聞くこともできますが、本人が配慮して真のコンディションを表に出さないこともあったり、利用ツールの関係で、資料を共有している画面で複雑な話をしているときは顔が見づらくなり、お互いの話をきちんと理解しているのか把握しづらいので進めにくいときがあるので、コンディション情報が事前にわかることは有用です。

2.について、弊社チームは日報を既に実践していて課題感を持っていたので、最初の導入説明コストが想定以上に少なかったのが印象的でした。

現場のストレスが予想より少なく「日報の代替」という部分は他のタスク管理ツールや目標管理ツールにはない無二の長所だと思います

既存の仕組みの代替だったので導入負荷は低かった。また既読機能でメンバーが書く意義も一層強化。

正直に言えば最初Co:TEAMについて、ただでさえ様々なツールを使っている中で、また新しいサービスを使うことになるので、社内でどう説明しようか迷いましたが、「今のslack日報の置き換え」という言い方をしたことで、他のメンバーもスムーズに利用できました。

また、利用する中でメンバーが好意的に受け取った点は「日報の既読機能」です。これはslackで日報を書いているとわかりませんが、「自分の日報がちゃんと読まれているかどうか」判定される点は、一番インパクトがありました。

他には、他人の日報に対して「いいね」やコメントができる点が「他の部署に自分の仕事を知ってもらえる」ことにもなり、肯定的にCo:TEAMを受け止めています。

──非常にありがたいお言葉です。最後に、今後Co:TEAMに改善を期待されている点についてお聞きしてもよろしいでしょうか。

ダッシュボードや目標管理機能の搭載、現在各種使っているツールが統一できれば更に価値の高いマネジメント支援ツールになる

まだ足りない機能が一部ありますが、私のような「日報をやっていて、1on1も積極的に導入している」マネージャーにとっては、UXUIなども含めて価値のあるマネジメント支援ツールになる確率は非常に高いなと感じています。

もしあったら良いなという機能についてお話すると、「ダッシュボード」や「目標管理機能」でしょうか。

ダッシュボードがあると、日報を1人ひとり見ずとも問題が把握しやすくなりますので、マネジメントの効率化につながるためです。

もう1つ、「目標機能」については、私がOKRに興味があるという前提もあります。

MBOやOKR、評価制度に細かく対応していなくて全然良いかと思いますが、「各タスクと紐づく短期的な目標進捗」がわかるようになると、日報・目標・タスクが有機的に業務上でしっかり連携するだけでなく、いま様々なツールが乱立して、入力項目が各ツールにバラバラになっていることもありますので、統一されて入力負荷も減り、非常に現場が使いやすくなるかなと思います。

──非常に有益なご意見をありがとうございました。ダッシュボードや目標管理機能は現在強化しておりますが、少しでも早くお使いいただけるようにします。仕事は「人と人」が関わり合って進めていくもの。だからこそ1on1や日報のような原始的な仕組みが有用になることを小田切さんのお話で改めて感じました。

その仕組みをより簡単に運用しやすく継続しやすくするためのDXとして今後もCo:TEAMをブラッシュアップしていきます。本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。

Co:TEAMの紹介

効果的に日報を活用するツールとしてCo:TEAMを紹介します。

Co:TEAMではメールで発生するデメリットを解消し、日報の運用に役立てることができます。

Co:TEAMにおける日報では以下のようなメリットがあります。

  • 日報の既読機能により見てもらえる安心感を得られる
  • 他者の日報に気軽にコメントを残せる(誰でも閲覧可能)
  • 場所を問わず作成・後からの編集が可能

さらに、Co:TEAMの大きな特徴として、「日報」「タスク管理」「目標管理」といった3つの機能を同時に管理・可視化できるということがあります。

3つの機能が存在することで、以下のようなメリットがあります。

  • 業務の進捗状況が振り返りやすい
  • 日報を目標達成に紐付けやすい
  • 業務の優先順位や重要度が可視化される

日報を目標達成するためのツールにするには、日報だけでなく「タスク管理」や「目標管理」も同時に行う必要があります

3つの機能が1度に実現できるCo:TEAMについて詳しく知りたい方は以下をご覧ください。

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